zaman yönetimi

162 Pages·2006·1.77 MB·Turkish

CORE Metadata, citation and similar papers at core.ac.uk
Provided by Trakya University Academic Open Access System

T.C.
TRAKYA ÜNĠVERSĠTESĠ
SOSYAL BĠLĠMLER ENSTĠTÜSÜ
ĠġLETME ANABĠLĠMDALI
YÜKSEK LĠSANS DÖNEM PROJESĠ

ZAMAN YÖNETİMİ: LİTERATÜR
TARAMASI

GÜRAY TEVFĠK KERESTECĠ

TEZ DANIġMANI
YRD. DOÇ. DR. SEYHAN BĠLĠR GÜLER

EDĠRNE 2011

I

ÖZET
“Zaman” kavramı, bilim ve teknolojinin hızlı bir Ģekilde geliĢmesi ve dünyanın
hemen her tarafında görülen etkileri sonucunda geleneksel anlamından
uzaklaĢmaktadır. Günümüz modern toplumunda zaman, ikinci derecede önemli bir
kavram olmaktan çıkmıĢtır. Zaman artık hem kiĢisel hem de profesyonel yaĢamda
yeri doldurulamaz bir kaynak ve doğru yönetildiğinde önemli bir rekabet unsuru
olarak ortaya çıkmaktadır.
Zaman kavramının bu Ģekilde önem kazanması onun doğru kullanılması ile ilgili
uygulamaları ifade eden “zaman yönetimi” kavramını da ortaya çıkarmıĢtır. Bu
kavram ise disiplinler arası bir anlam barındırmaktadır. Bu çalıĢmada olabildiğinde
geniĢ bir perspektiften zaman ve zaman yönetimi kavramları incelenmiĢ, hem kiĢisel
hem de yönetsel olmak üzere çeĢitli kavramlarla olan iliĢkisine literatürdeki kritik
çalıĢmalar incelenmek suretiyle değinilmiĢtir.
Anahtar kelimeler: Zaman, Zaman Yönetimi, Yönetsel Zaman, Yönetim ve
Organizasyon
II

ABSTRACT
The term of “time” backs out of its conventional meaning by reason of fast
growing of science and technology and its impacts that is seen from around of world.
In modern society of present day, the time is not anymore a secondary term. The time
hereafter appears as an irreplaceable source and important competitive element when
handle adequately in both personal and professional life.
Becoming more important of the term of the time as such, brings about the term
of “time management” which means practices about using time correctly. And this
term has multidisciplinary meaning. In this work, the terms of time and time
management have been examined with perspective as large as possible and their
relations with several terms about both personal and managerial by reviewing critical
workings in literature.
Keywords: Time, Time Management, Managerial Time, Management and
Organization
III

ÖN SÖZ
Literatür derlemesi olarak yapılan bu proje çalıĢmasında olabildiğince, Alan
Lakein ve Therese Hoff Macan gibi zaman yönetimi literatürünün köĢe taĢlarını
oluĢturan ve ona yön veren araĢtırmalara değinilmiĢtir. GeniĢ bir perspektifte zaman
ve zaman yönetimi kavramı incelenmiĢ, diğer kavramlarla olan iliĢkilerine, karĢılıklı
etkilerine değinilmiĢtir. Bunu yaparken özellikle yabancı kaynak ve araĢtırmaları
içerecek Ģekilde bir bilgi havuzu oluĢturulmaya çalıĢılmıĢtır.
Bu çalıĢma süresince öncelikle sonuna kadar sabır gösteren aileme, daha sonra da
tez danıĢmanı hocam Yrd. Doç. Dr. Seyhan Bilir Güler’e, kendisinin dersinde zaman
yönetimi kavramında kendimi geliĢtirmeme vesile olan Doç. Dr. Sinan Ünsar’a
teĢekkürü bir borç bilirim.
Güray Tevfik KERESTECĠ
Tekirdağ 2011
IV

İÇİNDEKİLER

ÖZET............................................................................................................................. I
ABSTRACT ................................................................................................................ II
ÖN SÖZ ..................................................................................................................... III
ĠÇĠNDEKĠLER .......................................................................................................... IV
ġEKĠL LĠSTESĠ ......................................................................................................... IX
GĠRĠġ ........................................................................................................................... 1
BĠRĠNCĠ BÖLÜM ....................................................................................................... 4
ZAMAN KAVRAMI ................................................................................................... 4
1.1 Zamanın Tanımı ................................................................................................. 4
1.2 Zaman Fenomenine YaklaĢımlar ........................................................................ 7
1.3 Zaman Algısı Ve Zaman ÇeĢitleri ...................................................................... 8
1.3.1 Zaman ÇeĢitleri ............................................................................................ 9
1.3.2 Zaman Çizgisi Teorisi ve Öznel (Sübjektif) Zaman .................................. 12
1.3.3 Toplumlarda ve Kültürlerde Zaman .......................................................... 13
ĠKĠNCĠ BÖLÜM ........................................................................................................ 18
ZAMAN YÖNETĠMĠ KAVRAMI ............................................................................ 18
2.1 Dört KuĢak Boyunca Zaman Yönetimi Ve Zaman Yönetimi Matrisi .............. 21
2.2 Öncelikler ve Pareto Prensibi (80/20 Kuralı) ................................................... 27
2.3 Zaman Yönetimine Farklı YaklaĢımlar ............................................................ 29
2.3.1 Düzenli YaĢam YaklaĢımı ......................................................................... 29
2.3.2 SavaĢçı YaklaĢımı ...................................................................................... 31
2.3.3 ABC YaklaĢımı .......................................................................................... 32
2.3.4 Sihirli Araç YaklaĢımı ............................................................................... 33
V

2.3.5 Beceri YaklaĢımı........................................................................................ 34
2.3.6 Hedef Belirleme YaklaĢımı ....................................................................... 36
2.3.7 ĠyileĢtirme (Rehabilitasyon) YaklaĢımı ..................................................... 36
2.3.8 Kendini Akıntıya Bırakma YaklaĢımı ....................................................... 37
2.4 Zaman Yönetiminin Kavramsal ĠliĢkileri ......................................................... 37
2.4.1 Stres, Performans ve Zaman Yönetimi ...................................................... 38
2.4.2 Planlama ve Zaman Yönetimi.................................................................... 46
2.4.3 Karar Verme Ve Zaman Yönetimi............................................................. 49
2.4.4 Organizasyon ve Zaman Yönetimi ............................................................ 52
2.4.5 Yetki Devri ve Zaman Yönetimi ............................................................... 53
2.4.6 EĢgüdüm ve Zaman Yönetimi ................................................................... 56
2.4.7 Denetim ve Zaman yönetimi...................................................................... 56
2.4.8 Eğitim, Zaman Yönetimi Eğitimi ve Zaman Yönetimi ............................. 57
2.4.9 Yaratıcılık ve Zaman yönetimi .................................................................. 64
2.4.10 EndiĢe, Kaygı (Anksiyete) Ġle Zaman Yönetimi Üzerine Yapılan
AraĢtırmalar ........................................................................................................ 66
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM ................................................................................................... 71
ZAMAN TUZAKLARI ............................................................................................. 71
3.1 KiĢiden Kaynaklanan Zaman Tuzakları ........................................................... 72
3.1.1 Öz Disiplin Yokluğu ve KiĢisel Düzensizlik ............................................. 72
3.1.2 Bireysel Hedeflerin Belirsizliği ................................................................. 74
3.1.3 Erteleme Ve Oyalama ................................................................................ 76
3.1.4 Dağınık Ortam ........................................................................................... 77
3.1.5 Hayır Diyememek ve Sosyalliğin YanlıĢ AnlaĢılması .............................. 79
3.1.6 Kararsızlık .................................................................................................. 81
3.1.7 Mükemmeliyetçilik .................................................................................... 82
VI

3.1.8 Açık Kapı Politikası ................................................................................... 83
3.1.9 Önceliklerin Belirsizliği ............................................................................. 85
3.1.10 Stres ve Zaman Baskısı ............................................................................ 86
3.2 ĠĢten Kaynaklanan Zaman Tuzakları ................................................................ 87
3.2.1 Sık ve Uzun Süren Telefon GörüĢmeleri ................................................... 87
3.2.2 Ziyaretçiler ................................................................................................. 89
3.2.3 Gereksiz Toplantılar .................................................................................. 90
3.2.4 Bürokrasi, Kırtasiyecilik Ve Büro Patoloji ................................................ 92
3.2.5 Sağlıksız ÇalıĢma Ortamı .......................................................................... 94
3.3 Yönetim AnlayıĢından Kaynaklanan Zaman Tuzakları ................................... 96
3.3.1 Yetki Devrinden Kaçınma ......................................................................... 96
3.3.2 Yetersiz ĠletiĢim ......................................................................................... 98
3.3.3 Yönetsel Hedeflerin Belirsizliği .............................................................. 101
3.3.4 Merkezi ve HiyerarĢik Örgüt Yapısı ........................................................ 102
3.3.5 Koordinasyon Eksikliği ........................................................................... 102
3.3.6 Krizler ve Örgütsel Belirsizlik ................................................................. 104
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM ............................................................................................ 107
ZAMAN YÖNETĠMĠ KONSEPTĠ .......................................................................... 107
4.1 Ġhtiyaç, Arzu, Amaç Ve Hedefleri Belirlemek (Vizyon Ve Misyon
Tanımlamaları) ..................................................................................................... 107
4.2 Bu Hedeflere Götürecek Kısa Ve Uzun Dönemli Aksiyonları Belirlemek
(Faaliyet Planlaması) ............................................................................................ 112
4.3 Tüm Bu Hedef Ve Aksiyonları Öncelik Sırasına YerleĢtirmek (Prioritising) 113
4.4 Tüm Bu Listeleri Uygulamaya Geçirmek (Zaman Yönetimi Mekanikleri) ... 114
4.4.1 Listeleme Ve Ajanda Kullanma ............................................................... 115
4.4.1.1 Günlük Yapılacak ĠĢler Listesi Çıkarmak ........................................ 116
VII

4.4.1.2 Zaman Tutanağı Hazırlama Ve AkĢam Analizi ............................... 117
4.4.1.3 Uzun Vadeli Takvim Belirlemek (Uzun Vadeli Planlar) ................. 118
4.4.2 Fiziksel Ortamın Organizasyonu ............................................................. 119
4.4.3 Bilgi Ve ĠletiĢim Teknolojilerinin Etkili Kullanılması ............................ 122
4.4.3.1 Telefonlar ......................................................................................... 122
4.4.3.2 Ses Kayıt Cihazı ............................................................................... 124
4.4.3.3 Bağlantı Yöneticisi Yazılımları........................................................ 125
4.4.3.4 E-Posta Yönetimi ............................................................................. 125
4.4.3.5 KiĢisel Dijital Asistanlar (PDA) Ve Elektronik Ajanda Türü Cihazlar
...................................................................................................................... 126
4.4.4 ĠĢ Yapma Yöntemlerini GeliĢtirmek ........................................................ 127
4.4.4.1 Etkin Ve Hızlı Okuma/Yazma Teknikleri GeliĢtirmek .................... 127
4.4.4.2 Bir ĠĢ Üzerinde YoğunlaĢarak Onu Bitirmek; Büyük ĠĢleri Uygun
Dilimlere Bölmek ......................................................................................... 128
4.4.4.3 Ertelemeciliğin Üstesinden Gelmek ................................................. 129
4.4.4.4 Profesyonel Yardımcı ya da Sekreter Ġle ÇalıĢma ........................... 131
4.4.4.5 Yetki Devrini YaygınlaĢtırmak ........................................................ 132
4.4.4.6 Ziyaretçi Trafiğini Planlama ............................................................ 133
4.4.4.7 Astların Zamanını Etkili Kullanmak ................................................ 134
4.4.4.8 Ġstisnalarla Yönetim ......................................................................... 135
4.4.4.9 Toplantı Yönetimi ............................................................................ 136
4.4.5 KiĢisel GeliĢim ......................................................................................... 138
4.4.5.1 Enerji Periyotlarına Göre Hareket Etmek (Biyoritim) ..................... 138
4.4.5.2 Belleği GeliĢtirmek .......................................................................... 139
4.4.5.3 Yenilenmek ve Kendine BoĢ Zaman Ayırmak ................................ 140
SONUÇ .................................................................................................................... 142
VIII

KAYNAKÇA ........................................................................................................... 144