visualiseringstavla adam yf sam

63 Pages·2013·3.69 MB·Swedish

VISUALISERINGSTAVLA
Visualisering av Kanban boards
VISUALIZATION BOARD
Visualization of Kanban boards
Institut:
Kungliga tekniska högskolan
Datalogi
June 30, 2013
Författare:
Adam Y. F. Sam
[email protected]
Handledare:
Kai-Mikael Jää-Aro
Arbetsgivare:
Charlotte Bjuggren
(Samarbetande Konsulter)
Examinator:
Olle Bälter
Visualiseringstavla Adam Sam
Sammanfattning
Visualiseringstavla - Visualisering av Kanban boards
Hos många företag används whiteboards för att visualisera arbetsprocessen. En
vanligmetodikfördettaärsåkalladeKanban boards,ettsystemavtabellerochlap-
par för att indikera olika avvikelser eller moment i projekt med datum och annan
relevantinformation.Företagkanävenväljaattanvändaenmjukvarasomsimulerar
samma metodik, ett exempel på detta är så kallade Elektroniska kanban boards. I
detta arbete har båda dessa metoder (whiteboard samt en digital lösning) observer-
ats hos tre olika företag på uppdrag av ett managementkonsultföretag i Stockholm
som använder sig av Kanban boards och liknande metodik med sina kunder. En
omvärldsanalys har genomförts genom att studera olika funktioner hos existerande
elektroniskakanbanboardssamtenlitteraturstudieöverexisterandeforskninginom
ämnet. Många problem upptäcktes med existerande arbetsmetod såsom komplika-
tioner med säkerhet och problem med att dela med sig av en tavla till människor
som inte är lokalt närvarande. I detta arbete har efter förstudien ett lösningsförslag
presenterats och delvis implementerats. Förslaget utvecklades genom en iterativ
designprocess och kontinuerliga samtal med arbetsgivare, där fokus har legat på
interaktion. Den slutliga prototypen testades med några potentiella slutanvändare
genom låta dom utföra enkla uppgifter med programmet och sedan diskutera för-
och nackdelar med interaktionsupplevelsen. Slutligen demonstrerades programmet
för arbetsgivare och managementkonsulter. Förslaget godkändes för vidare utveck-
ling och en stor pekskärm köptes in för vidare experiment.
Abstract
Visualization board - visualization of Kanban Boards
Many corporations use whiteboards to visualize the work process. A common
method for this is the so called Kanban boards, a system of tables and notes to
indicate different deviations or parts in a project with dates and other relevant
information. Companies can also choose to use software that simulates the same
method, oneexampleofthisisthesocalledElectronickanbanboard. Inthis paper,
both of these methods (whiteboard and a digital solution) were observed in three
different companies on behalf of a management consultancy in Stockholm who use
Kanban boards and similar methods with their clients. A small market research
was carried out by studying the functions of existing electronic Kanban boards
as well as a literature review of existing research on the topic. Many problems
were discovered with existing working methods such as complications with security
and problems with sharing boards to people who are not locally present. In this
work, a proposed solution is presented and partially implemented. The proposal
was developed through an iterative design process and ongoing discussions with the
employer, where focus has been placed on the interaction. The final prototype was
tested with some potential end-users by allowing them to perform simple tasks with
the program and then discuss the advantages and disadvantages of the interaction
experience. Finally, the software was demonstrated to the employers and other
Visualiseringstavla Adam Sam
management consultants. The proposal was approved for further development and
a large touch screen was purchased for further experiments.
Visualiseringstavla Adam Sam
Innehåll
1 Bakgrund 1
1.1 Avgränsning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
2 Förstudie 4
3 Existerande arbetsmetod 6
3.1 Whiteboardlösning (Företag A och B) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
3.1.1 Delbarhet och historik . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
3.1.2 Krångligt och resurskrävande . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
3.1.3 Ergonomi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
3.2 Digital lösning (Företag C) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
4 Existerande lösningar 9
4.1 Interactive Boards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
4.1.1 Forskning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
4.1.2 Smart boards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
4.1.3 PQ Labs multi-touch overlay . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
4.2 Elektroniska Kanban Boards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
4.2.1 Oracle och SAP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
4.2.2 Team Foundation Server (Microsoft) . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
4.2.3 Swift-Kanban (Digité) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
4.2.4 LeanKit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
4.2.5 iObeya . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
5 Metod 19
5.1 Iterativ design . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
5.2 Parallell design . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
5.3 Arbetsmetod . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
6 Lösningsförslag 20
6.1 Medium . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
6.1.1 Plattform . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
6.2 Gränssnitt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
6.3 Post-WIMP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
6.3.1 Komponenter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
6.4 Inmatning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
6.4.1 Persondator . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
6.4.2 Pekskärm/interaktiv tavla . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
6.5 Delbarhet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
6.5.1 Hela upplägget globalt och lokalt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
6.5.2 Webtjänst . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
6.6 Lappar lokalt med förbipasserande . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
6.7 Import och export . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Visualiseringstavla Adam Sam
6.8 Historik och statistik . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
7 Implementering 29
7.1 Iterativ designprocess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
7.2 Den slutliga prototypen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
8 Utvärdering 35
8.1 Interaktionstest . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
8.1.1 Resultat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
8.2 Presentation för arbetsgivare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
8.3 Test med pekskärm . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
9 Diskussion 40
10 Slutsats 41
10.1 Forsatt utveckling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
11 Referenser 44
12 Appendix 48
A User Requirement Document (URD) 48
Visualiseringstavla Adam Sam
1 Bakgrund
I många arbetsmiljöer visualiseras information i form av tavlor med färgglada pluppar,
lappar och tabeller istället för skriven text eller instruktioner. Man använder denna teknik
till exempel i samband med visualisering av Kanban, en teknik introducerad av Taiichi
Ohno på Toyota för att med lappar synliggöra materialbehov vid produktion.[1] Kanban
är ett kalendersystem som ger en stor överblick över vad som behöver produceras, när
det ska produceras och hur mycket som ska produceras. Detta system används som ett
bokningssystem för Lean och Just-In-Time (JIT), den signalerar för dessa arbetsmetoder
resursbehov eller belastning med mera. Lean är en produktionsmetod och filosofi, även
den utvecklad av Toyota för hanteringen av resurser och effektiviseringen av arbetspro-
cesser, för ökat ackumulerat värde för slutkund. Inom Lean behandlas alla resurser som
inte direkt medför något värde för slutkunden som slöseri som bör elimineras från pro-
duktionsprocessen. Just-In-Time är även det en filosofi som förlitar sig på Kanban för
visualisering. JIT är en produktionsstrategi som bygger på att en produkt bör produceras
just när den behövs och enbart i den mängd den behövs. På så sätt håller man lagrings-
och transportkostnader nere. För att få en bra överblick av produktion och tillgångar så
att man kan ta viktiga beslut inom dessa två system används Kanban Boards. Dessa kan
vara digitala eller faktiska tavlor som visar veckor, dagar, olika projekt, beställningar,
avvikelser/problem och dom resurser som är tillgängliga. Den mängd av information som
visas på tavlan och dom metoder som används för visualiseringen skiljer sig från företag
till företag.
Figur 1: En Heijunka Box. Kolumner är tidsperioder och antal lappar av varje bokstav
anger efterfrågan.
Företag använder också tavlor för att visualisera implementationen av Heijunka (Pro-
duktionseffektivisering), en metodik även den framtagen av Toyota för att jämna ut pro-
duktionsflöde och resursslöseri under hög och låg efterfrågan. Heijunka visualiseras med
hjälp av en så kallad Heijunka Box (se Figur 1), denna kan vara en enkel tavla med
post-it-lappar på som anger efterfrågan för en viss produkt. Kolumner kan till exempel
1
Visualiseringstavla Adam Sam
fungera som veckor och rader indikera olika produkter, eller varianter av samma produkt.
Utöver dom nämnda visualiseringsmetoderna används tavlor i företag för andra syften
såsom egna grupplaneringar, scheman eller projektöverblick. Företag använder sig till ex-
empel av whiteboards med tabeller, post-it lappar eller fotografier och egna utskrivna
pappersmallar. Det är runt dessa tavlor en grupp samlas för att ta beslut eller följa upp
ett projekt. Ibland krävs en kontinuerlig överblick av tavlan beroende på vilken teknik
man visualiserar, som till exempel i Continuous-flow manufacturing (CFM). I denna ar-
betsmetod använder man sig genom JIT och Kanban av produktionseffektivisering för
att helt eliminera kö-tid, material-förluster och skapa billigaste möjliga produkt. Man
åstadkommer allt detta genom att ha kontinuerliga korta möten där utvecklare ombeds
att fokusera på ett specifikt moment och försöka förbättra produktionen där.[2] Det är
dock fler arbetsmetoder än CFM som kräver kontinuerliga möten, inom arbetsmetodiken
Scrum används tavlor för att visualisera iterationsstegen i en mjukvaras utveckling, I den-
na metod finns till exempel dagliga obligatoriska möten runt tavlan. [3] Oftast är tavlan
en vanlig whiteboard och går under många olika namn såsom teamboard, task board eller
Kanban Board. Task boards är speciellt vanliga för att illustrera vad som görs just nu, vad
som bör göras och vad som är färdigt i ett arbete, därför består tavlan oftast av enbart
dessa tre kolumner och lappar för att beskriva dom olika momenten man jobbar med.
Även här används färger för att illustrera hur viktigt ett moment eller arbete är. Dessa
moment kallas i Scrum för “Stories”, som måste slutföras under en så kallad Sprint. En
Sprint är helt enkelt en kort tidsperiod (oftast mellan en vecka och en månad) under
vilken arbetet ska utföras.[3] Digitala lösningar såsom Electronic Kanban eller eKanban
har blivit vanligare på senare tid. Dessa utgör en blandning av traditionell teknik såsom
lappar och tavlor, men också med streckkoder på som kan skannas och skickas som text-
meddelanden till lager eller andra enheter i ett företag. Dessa digitala lösningar använder
sig oftast av internet för informationsflödet.[4] Dom har till exempel använts av Ford
Motor Company för att förbättra arbetsprocesser.[5]
Den dominerande arbetsmetoden som observerats i dom företag som besöktes i samband
med detta arbete har varit att visualiseringen sker med hjälp av en whiteboard (se Fig-
ur 2). Problemet vi ställs inför är att skissa fram och implementera en förbättring av
existerande arbetsmetod, för att förenkla visualiseringen för företag.
2
Visualiseringstavla Adam Sam
Figur 2: Ett upplägg på en whiteboard
1.1 Avgränsning
Vårt mål är att förbättra existerande arbetsmetod, en sådan förbättring har avgränsats
till att enbart behandla interaktionen med en whitebord som används för kanban. En
mjukvara har utvecklats, där även där en avgränsning gjorts med mål att enbart fokusera
på användarvänlighet, utformning och interaktionen mellan människa och dator/tavla.
Säkerhet, plattform och andra kanban-relaterade detaljer har berörts flyktigt. Eftersom
kanban boards används i många olika yrken har fokus valts att läggas på målgruppen
managementkonsulter. Detta har gjorts med uppdragsgivarna (Samarbetande konsulter
AB, Gamla Stan), som är managementkonsulter, i åtanke. Detta innebär helt enkelt att
vi är intresserade av alla sorters kanban-lösningar, från dom mer strikta lean- eller JIT-
tavlorna där kort enbart visar resurstillgångar, Heijunka-Boxar som visar efterfrågan där
kolumner symboliserar olika datum och simpla Task boards, till mer avslappnade former
såsom gruppplaneringar eller projektöverblick där kanban-korten, kolumnerna och hela
utformningen kan skilja sig markant från företag till företag. Vårt fokus är därför mer att
simulera en whiteboard och allt vad det innebär, så att våra slutanvändare (management-
konsulter) kan behålla samma frihet dom är vana vid än att skapa ett verktyg specifikt
utformat för en av dessa olika kanban board-tekniker.
3
Visualiseringstavla Adam Sam
2 Förstudie
Arbete inleddes i början av sommarlovet innan terminstart. Kurser valdes under termi-
nen för att passa till ämnet arbetet behandlade, eftersom jag inte läser Människa-Data-
Interaktion utan en renodlad datalogi-master så valde jag att läsa kurserna Människa-
datorinteraktion (DH2620) 6 hp, Kooperativ IT-Design (DH2655) 9 hp samt Interaktions-
design II (DH2627) 15 hp. Dessa läste jag parallellt med mitt arbete för att förstå alla
termer och tillvägagångssätt. Arbetsgivarna (Samarbetande Konsulter i Gamla stan) gav
mig både resurser och tid att observera arbetssituationen och deras nuvarande arbetsme-
tod.Utöverdessaundersökningarharenomvärldsanalysgjorts,seavsnitt4.2 Elektroniska
Kanban Boards. Deras behov var formulerad som att 00förbättra existerande arbetsmetod00,
jag hade därför fria händer att lösa problemet på det sätt jag fann mest lämpligt. Jag
spenderade flera veckor hos arbetsgivarna i deras kontor i Gamla stan, genom att delta i
deras mötenoch seminarier såfick jag insyni det dagliga arbetetmed Kanban boards. Jag
åkte till Frankrike tillsammans med arbetsgivarna och samtalade med två MDI-experter
från KTH under en tre dagar lång konferens där olika ämnen togs upp däribland Heijunka
och Lean. Slutanvändarna var ytterst diskreta om sitt arbete och den potentiellt mycket
känsliga information som behandlades, därför hålls de anonyma i resultaten.
Det som var svårt med arbetet var att samla in data, speciellt slutanvändares åsikter
om existerande arbetsmetod. Ibland var det svårt att ens få till ett möte, på grund av
mycket hög sekretess hos konsulternas kunder så kunde man inte ta bilder eller spela in
interaktionen under möten. När en prototyp väl presenterades så fick man väldigt mycket
positiv respons, man gillade interaktionen, utseendet osv, men väldigt få kommenterade
olika buggar eller interaktionsproblem. Den vanligaste kommentaren om prototypen var
00Ser jätte bra ut, implementera lappar och tabeller också00. Det var problematiskt då
arbetet behövde utvärdera vad som var bra och vad som var dåligt.
Existerande arbetsmetoder har observerats i samband med kontextuella intervjuer samt
samtal med experter i form av kvalitativa intervjuer. En kontextuell intervju är när man
intervjuar någon om en aktivitet i dennes arbetsmiljö, medan personen utför denna ak-
tivitet. Denna metod tillhör den användarcentrerade designmetod arbetet har följt där
man för att utveckla eller förbättra en produkt lägger stor vikt på slutanvändarens behov,
krav och begränsningar [6]. Därför har under hela arbetets gång olika besök och intervjuer
gjorts med slutanvändare eller experter. Dels för att förstå den existerande arbetsmeto-
den, dess brister och fördelar, samt för att kunna kartlägga olika krav på en potentiell
förbättring.
Tre företag besöktes, två i Stockholm och ett i Södertälje. Alla intervjuformer har varit
riktat öppna vilket innebär att man först ställer en fråga och sedan diskuterar svaret,
alternativt ställer följdfrågor till svaret [7]. Denna intervjuform har valts eftersom den
4