Vejledning til kvalitetshåndbog for firmaer, der ønsker at blive akkrediterede til at udføre lovpligtige

17 Pages·2008·0.2 MB·Danish

Vejledning til kvalitetshåndbog for
firmaer, der ønsker at blive akkrediterede
til at udføre lovpligtige eftersyn af
ventilations- og klimaanlæg
Version 3
Dato: 8. september 2008
VVejledningtilkvalitetshåndbog-version3.doc Side1af17
Vejledningtil kvalitetshåndbog Udgavenr.: 3
Side2af17
Dato: 2008-09-08
Oprettet af: PS
Godkendt af: MJ
Introduktion
Virksomheder,derskal akkrediteres til inspektionafventilations- ogklimaanlæg,skal
opfyldestandardenDS/EN ISO/IEC 17020:2004, som fortolket i RL8DANAKs retningslinie
foranvendelseafDS/EN ISO/IEC 17020:2004samt Energistyrelsens supplerendekrav.
Dennevejledningtil kvalitetshåndbogerenvejledningtil devirksomheder (i det følgende
kaldet eftersynsvirksomheder),som skal udarbejdeenkvalitetshåndbogi forbindelsemed
akkrediteringtil at udføredet lovpligtigeeftersyn afventilations- ogklimaanlæg.
Vejledningenerikkeet kravdokument,menersupplerendemateriale.Ved udarbejdelse af
kvalitetshåndbogogtilhørendedokumentationsamt vedtilsynogbedømmelsei forbindelse
medakkrediteringerdet alenekraveneiDS/EN ISO/IEC 17020:2004,som fortolket i RL8
samt Energistyrelsens supplerendekrav,derer gældende.
Eftersynsvirksomheder,som alleredeharen anden akkrediteringelleret
kvalitetsstyringssystem,fx jævnfør ISO9000,behøverikkeat gentagederes dokumentation
afdeafsnit som opfylder kriterierne forakkrediteringafkontrolorganer.Dogbørdertydeligt
krydshenvises hertil.
Eftersynsvirksomheder, derikkeharet kvalitetsstyringssystem,skal opbygge et sådant
system.Som hjælphertil erdennevejledningudarbejdet sammenmedet eksempel ”Montør
A/S Kvalitetshåndbog.Eksempel til inspirationforfirmaer,derønskerat bliveakkrediterede
til at udførelovpligtigeeftersynafventilations-ogklimaanlæg”.Uanset om eksemplet
anvendes som inspiration ellerej skal kvalitetshåndbogenogtilhørendedokumentation
tilpasses, suppleres, uddybes ogløbendeajourføres, sådet til stadighedertilpasset
virksomhedens egne forhold.Det anbefales, at eftersynsvirksomhedenudarbejderen
krydsreferencemellem egendokumentationogkravenei DS/EN ISO/IEC 17020:2005,RL8
DANAK´s retningsliniesamt Energistyrelsens kravdokumenter.
Oplysninger i parentes efter overskrifter angiver referencer til kravelementer i DS/EN
ISO/IEC 17020Generellekriterier for forskellige typer af organer, der foretager inspektion,
DANAK´s retningsliniefor anvendelseaf DS/EN ISO/IEC 17020:2004eller refererer til
kravspecifikationer fra Energistyrelsen.
VVejledningtilkvalitetshåndbog-version3.doc Side2af17
Vejledningtil kvalitetshåndbog Udgavenr.: 3
Side3af17
Dato: 2008-09-08
Oprettet af: PS
Godkendt af: MJ
Indholdsfortegnelse
1. Administrativekrav..................................................................................................5
1.1 Oplysningerom eftersynsvirksomheden.....................................................................5
1.2 Akkrediteringens anvendelsesområde.........................................................................5
1.3 Ansvarsforsikring........................................................................................................5
2. Uafhængighed ogfortrolighed..................................................................................5
2.1 Uafhængighed..............................................................................................................5
2.2 Fortrolighed.................................................................................................................6
2.3 Medarbejdererklæring.................................................................................................6
3. Organisation ogledelse.............................................................................................6
3.1 Organisation ................................................................................................................6
3.2 Arbejdsbeskrivelse ......................................................................................................8
3.3 Stillingsbeskrivelser ....................................................................................................8
3.4 Uddannelse..................................................................................................................8
4. Kvalitetsstyringssystem...........................................................................................10
4.1 Kvalitetspolitik..........................................................................................................10
4.2 Dokumentstyring.......................................................................................................10
4.3 Kvalitetskontrol.........................................................................................................10
4.4 Internaudit.................................................................................................................11
4.5 Tilbagemeldinger,afvigelseshåndtering....................................................................12
4.6 Ledelsens evaluering.................................................................................................12
4.7 DANAKs gældende retningslinier ............................................................................13
5. Faciliteterogudstyr.................................................................................................14
5.1 Udstyrsfortegnelse.....................................................................................................14
5.2 Kalibreringafudstyr..................................................................................................14
5.3 Defekt eftersynsudstyr...............................................................................................14
6. Inspektionsmetoderog –procedurer......................................................................15
6.1 Gældendevejledninger/instruktioner........................................................................15
6.2 Eftersynsmetoder.......................................................................................................15
6.3 Sikreeftersynsmetoder..............................................................................................16
7. Registreringerogeftersynsrapporter....................................................................16
7.1 Generelt.....................................................................................................................16
7.2 Eftersynsrapporter.....................................................................................................16
7.3 Tilbagekaldelseafeftersynsrapport...........................................................................16
8. Klagerogindsigelser...............................................................................................16
8.1 Behandlingafklagerogindsigelser..........................................................................17
VVejledningtilkvalitetshåndbog-version3.doc Side3af17

Vejledningtilkvalitetshåndbog Udgavenr.: 3
Side5af17
Dato: 2008-09-08
Oprettet af: PS
Godkendt af: MJ
1. Administrative krav
(Pkt.3i standardenogafsnit 2.3iDANAKs retningslinie).
1.1 Oplysninger om eftersynsvirksomheden
Angiv:
 Navn
 Adresse
 Telefon
 Evt.faxnummer
 Mail
 Akkrediteringsnummer
 CVR-nummer
 Evt.Administrerendedirektør.
Eftersynsvirksomhedenskal angives som enenhed,dererjuridisk identificerbar. Hvis
eftersynsvirksomhedenerendel afenstørrevirksomhed,skal denkunneidentificeres.
1.2 Akkrediteringens anvendelsesområde
Akkrediteringens anvendelsesområdeskal i kvalitetshåndbogenværedefineret i tilstrækkeligt
præcisevendinger,således at derikke ertvivl om opgaven.Dettekan gøres vedat henvisetil
det gældendelovgrundlag.
1.3 Ansvarsforsikring
Eftersynsvirksomhedenskal haveen ansvarsforsikring,derdækker eftersyneneinkl.
rådgiverdelen.
Angivforsikringsselskab ogpolicenummerfor eftersynsvirksomhedens ansvarsforsikring.
2. Uafhængighed og fortrolighed
(Pkt.4og5i standarden. Afsnit 2.4og2.5 i DANAKs retningslinie).
2.1 Uafhængighed
Eftersynsvirksomhedenskal forpligtesigtil at værefri forkommerciel,økonomisk eller
andenform forpression,som kanpåvirkedømmekraften.
DS/EN ISO/IEC 17020angiveri anneks A, BogC tre sæt minimumskriterierfor
uafhængighed. Ikvalitetshåndbogenskal eftersynsvirksomhedenhenvisehertil ogangive at
kriterierneopfyldes.
VVejledningtilkvalitetshåndbog-version3.doc Side5af17
Vejledningtilkvalitetshåndbog Udgavenr.: 3
Side6af17
Dato: 2008-09-08
Oprettet af: PS
Godkendt af: MJ
Et organisationsdiagram derviserforholdet til relateredeselskaber ellerorganisationerog
forholdet mellem afdelingerindenforsammeorganisation,erennyttighjælpi forbindelse
mederklæringom uafhængighed.
2.2 Fortrolighed
Beskrivhvordaneftersynsvirksomhedenikkeforudenforståendeafsløreroplysningersom er
fremkommet i forbindelsemedeftersynet. Idetilfælde,hvoret lovpligtigt eftersynudføres,
børderdesudenangives hvilkeparter,der- forudenkunden –skal haveadgangtil resultatet
afeftersynet.Energistyrelsenskal altidhaveadgangtil alledata.
2.3 Medarbejdererklæring
Udarbejdenpassendeformularogladhverperson,som udførereftersyn ellersom haradgang
til oplysningerherom,medsinunderskrift forpligtesigtil:
 At følge gældenderegler fordet lovpligtigeventilationseftersyn
 At efterlevekvalitetshåndbogens retningslinier
 At udføreventilationseftersynet uafhængigt,upartisk ogmedintegritet
 At adskilleserviceydelseroglovbefaledeventilationseftersyn
 At behandleoplysninger derer fremkommet i forbindelsemedventilationseftersyn
fortroligt.
Angivhvordeunderskrevneerklæringeropbevares.
3. Organisation og ledelse
(Pkt.3,6og8i standarden.Afsnit 2.6og2.8i DANAKs retningslinie).
3.1 Organisation
Beskrivvedhjælpafet organisationsdiagram eller medordeftersynsvirksomhedens
organisation.Beskrivelsenellerdiagrammet skal løbendevedligeholdes ogajourføres.
Generelt skal størrelsen, strukturenogsammensætningen aforganisationen skal være
passendetil enkompetent udførelseafeftersynsvirksomhedens opgaver.
 Den tekniskeledereroverordnet ansvarligforeftersynsaktiviteten.Angivnavnet på
dentekniskeleder.Hvis eftersynsvirksomhedenharfleretekniskeledereskal dette
angives. Hvis mere endénperson fungerersom teknisk lederforforskellige
aktiviteter,skal despecifikkeansvarsområder for hverenkelt person defineres og
dokumenteres.
 Angivstedfortræderefor dentekniskeleder.Formålet medat udpegeenstedfortræder
erat opfyldebehovet for enkompetent ledelsei tilfældeaflederens fravær.
Stedfortræderenbehøver ikkeat værei fast ansættelsesforholdi
eftersynsvirksomheden
VVejledningtilkvalitetshåndbog-version3.doc Side6af17
Vejledningtilkvalitetshåndbog Udgavenr.: 3
Side7af17
Dato: 2008-09-08
Oprettet af: PS
Godkendt af: MJ
 Udpegenkvalitetsstyringsansvarligperson som hartilstrækkeligebeføjelserogansvar
forkvalitetssikringeni eftersynsvirksomhedensamt eventuellestedfortrædere.Den
kvalitetsansvarligeskal havedirekte referencetil topledelseni firmaet ogvære
uafhængigfra enhverpåvirkningellerinteressekonflikt,som kanhaveindflydelsepå
kvalitetenafhans/hendes arbejde
 Placeringenafteknisk lederogkvalitetschefeni organisationenbørklart fremgåaf
organisationsplanen
 Eventuellerelationermellem eftersynsvirksomhedenogandre aktiviteteri
organisationenbørklart fremgåaforganisationsplanen.
Hvis dentekniskeleder ellerdennes stedfortræder ikkeharenindiskutabel autoritet gennem
enledendestillingi den ordinæreorganisation,børdennes ansvarogkompetencer
dokumenteres i enstillingsbeskrivelse(se afsnit3.3).
Aflønningenafmedarbejdernemåikkehavedirektesammenhængmed antallet af
gennemførte eftersynogpåingenmåde afresultaterneheraf.
Eftersynsvirksomhedenskal havedokumentation, derbeskriverdekontrakt- og
forretningsmæssigebetingelser,efterhvilkedet udførerinspektion,medmindredet erendel
afenorganisationogudelukkendetilvejebringerinspektionsydelsertil denneorganisation.
Energistyrelsenstillerfølgendekrav:(Fra ”Kravtil eftersynsfirmaer”):
Irelationtil det lovpligtigeventilationseftersynomfatter personalet:
- tekniskleder (DS17020 punkt 6.3)
- stedfortræder(e)for tekniskleder (DS17020punkt 6.5)
- kvalitetsstyringsansvarligperson (DS17020punkt 7.4)
- ventilationsmontør(er)(DS17020punkt 8.1)
- montør-rådgiver (DS17020punkt 8.1)
Enpersonkanvaretageflerefunktioner.Montør-rådgiverenkan væreansat i et andet firma
endeftersynsvirksomheden.
VVejledningtilkvalitetshåndbog-version3.doc Side7af17
Vejledningtilkvalitetshåndbog Udgavenr.: 3
Side8af17
Dato: 2008-09-08
Oprettet af: PS
Godkendt af: MJ
3.2 Arbejdsbeskrivelse
Montørens arbejdei forbindelsemedet ventilationseftersynerbeskrevet i Energistyrelsens
”Instruks for lovpligtigtventilationseftersyn”ogomfatterfølgende faser:
1) Forberedelse af eftersynet
2) Registreringaf grundoplysninger
3) Etableringafmålepunkter
4) Inspektion
5) Målinger
6) Rådgivning
7) Rapportering
Arbejdsbeskrivelsenkan væreenhenvisningtil at Energistyrelsens gældendeversionaf
”Instruks forlovpligtigt ventilationseftersyn”.
3.3 Stillingsbeskrivelser
Derskal foreliggestillingsbeskrivelserfortekniskleder,stedfortrædere,
kvalitetsstyringsansvarligperson, ventilationsmontørerogmontørrådgiver.
Stillingsbeskrivelserneskal omfattekravtil uddannelse,oplæring/introduktion,tekniske
kundskaberogerfaring. Dissekravkanopfyldes vedat henvisetil,at Energistyrelsens
gældendeversionaf ”Det lovpligtigeventilationseftersyn–Kravtil eftersynsfirmaer”
opfyldes.
3.4 Uddannelse
Eftersynsvirksomhedenskal haveet tilstrækkeligt antal fastansattemedarbejderemedden
nødvendigeuddannelse,træning,teknisk viden,dygtighedogerfaringtil at dækketypen,
breddenogmængdenaf arbejde,derskal udføres. Hvordet ernødvendigt at benyttepersonale
til midlertidigeopgaver, børpersonalet væreformelt kontraktligt forpligtet, sådearbejderi
overensstemmelsemed eftersynsvirksomhedens kvalitetsstyringssystem.
Som udgangspunkt skal eftersynsvirksomhedenselvudføredeopgaver,som den
kontraktmæssigt harpåtagetsig.Hvis underleverandøreranvendes skal det sikres, at deer
kompetentetil at løseopgavenogderskal opretholdes et registeroveralt arbejdeudført at
underleverandører. Bemærk,at underleverandørenskal væreaccepteret af opdragsgiveren(i
eksempletindsat underpunkt 6.2).
Eftersynsvirksomhedenskal etableredennødvendigeuddannelseforhver ansat.Det kan
omfatte:
 enintroduktionsperiode
 enovervåget arbejdsperiodemederfarnemontører
 fortsat uddannelse/træningi ansættelsesperiodenforat holdetrit mednyteknologi.
VVejledningtilkvalitetshåndbog-version3.doc Side8af17
Vejledningtilkvalitetshåndbog Udgavenr.: 3
Side9af17
Dato: 2008-09-08
Oprettet af: PS
Godkendt af: MJ
Identifikationafuddannelsesbehovforhverenkelt medarbejderbørnormalt findestedmindst
engangom året.Ensådangennemgangbør resulterei dokumenteredeplanerforvidere
uddannelseellerenerklæringom,at denpågældendeperson ikke forøjeblikket harbehov for
yderligereuddannelse.Det skal desudensikres, hvordaneftersynsvirksomhedenvedligeholder
registreringerafkvalifikationer,uddannelse/træningogerfaringforhverenkelt ansat.
Eftersynsvirksomhedenskal beskrivehvordanpersonalet introduceres i
kvalitetsstyringssystemet.Beskrivelsenskal indeholdeinformationom hvordanoplæring,
genopfriskningogefteruddannelsei kvalitetsstyringssystemet tænkes gennemført.
Energistyrelsenstillerfølgendekrav(fra Energistyrelsens ”Det lovpligtigeventilations-
eftersyn –kravtil eftersynsfirmaer”):
2.1Kravtil tekniskleder ogstedfortræderefor tekniskleder
Dentekniskeleder ogdennes stedfortrædereskal entenhave enhåndværksmæssig
uddannelseogpraktiske erfaringer somnævnt i punkt 2.2eller have entekniskuddannelse
somnævnt i punkt 2.3.
2.2Kravtil ventilationsmontører
For at kunneudførelovpligtigeventilationseftersynskal montørenhave:
- håndværksmæssiguddannelseindenfor VVS,ventilationeller tilsvarende
håndværksmæssiguddannelse
- mindst toårs praktiskerfaringindenfor serviceringaf ventilationsanlæg(kanvære
opnået gennemuddannelsetil ventilationsservicemontør)
- teoretiskvidenvedr. ventilationsteori,indeklima,luftbehandling,måleteori,ventilatorer
ogøvrigeventilationskomponenter, herunder styrings- ogreguleringssystemer (Denne
videnkaneksempelvis væreopnået påfølgende AMU-kurser:Klimateknik,Service/drift
B;Klimateknik,drift af klima- ogventilationsanlæg;Klimateknik,Indreguleringaf anlæg;
Klimateknik,Målinger/indeklima)
- teoretiskvidenvedr. køleteori,kølekompressorer, kondensatorer ogfordampere. (Denne
videnkaneksempelvis væreopnået påfølgendeTI-kurser: Grundlæggendekøleteknik1 –
principper og2–hands-on)
- havedeltaget i Energistyrelsens introduktionskursus til delovpligtigeventilationseftersyn
2.3Kravtil montør-rådgivere
Montør-rådgiveren,der typiskkanvære maskinmester eller maskiningeniør, skal opfylde
følgendekrav:
- haveentekniskuddannelsepåprofessions-bachelorniveaueller højere
- haveteoretisk videnvedr. ventilationsteori,indeklima,luftbehandling,måleteori,
ventilatorer ogøvrigeventilationskomponenter, herunder styrings- og
reguleringssystemer
- haveteoretisk videnvedr. køleteori,kølekompressorer, kondensatorer ogfordampere
- havevidenomenergieffektiviseringaf ventilationsanlægogkøleanlæg,opnået vedkurser
eller uddannelsesamt vedarbejdemed konkrete effektiviseringsopgaver
VVejledningtilkvalitetshåndbog-version3.doc Side9af17
Vejledningtilkvalitetshåndbog Udgavenr.: 3
Side10af17
Dato: 2008-09-08
Oprettet af: PS
Godkendt af: MJ
Kravenekansuppleres medvirksomhedens egnekravogandresærligebehov.
4. Kvalitetsstyringssystem
(Pkt.7i standardenog 2.7i DANAKs retningslinie).
4.1 Kvalitetspolitik
Eftersynsvirksomhedenskal definereogdokumenteresinpolitikogsinmålsætning. Ligeledes
skal det sikres at dennepolitikforstås, gennemføres ogvedligeholdes i organisationen.
4.2 Dokumentstyring
Beskrivhvordandokumentstyringenskal foregåi praksis. Beskrivelsenskal sikre:
 At allerelevantedokumenterkan genfindes, forså vidt angårdato,version,forfatter
oghvilkenproces elleraktivitet dokumentet omhandler.
 At alledokumenter godkendes afdenansvarligeindendenrevideredeudgavetræderi
kraft.
 At gældendeversioner er tilgængelige.
 At forældededokumenterfjernes ellerstraks mærkes tydeligt.Det skal væremuligt at
følgekvalitetshåndbogens forandringer.
 At dokumenterregelmæssigt revideres ellerom nødvendigt ændres.
Dokumenterkan entenværepåpapir elleri elektronisk form.Derskal forefindes enlisteover
modtagereafkvalitetshåndbogen.
Iforbindelsemed anvendelseafEDBudstyrskal det sikres at:
 programmel prøves forat bekræfte,at det erfyldestgørendetil formålet
 procedurereroprettet oganvendt for at beskyttedataintegriteten
 EDB-udstyrogautomatiseret udstyrvedligeholdes forat sikrekorrekt funktion
 procedurereroprettet oganvendt for at opretholde datasikkerhed.
4.3 Kvalitetskontrol
Eftersynsvirksomhedenskal løbendesikre, at delovpligtigeventilationseftersyn
kvalitetskontrolleres. Kontrollenskalomfattetilsyn med eftersynpåstedet.Sigtet er
stikprøvevisat følgeoppå,om arbejdet erudført i overensstemmelsemed relevant
lovgivning,kvalitetshåndbogenogdekontraktlige forpligtelser,der erindgået medkunden.
Ligeledes vurderes rimelighedeni defremsattebesparelsesforslag.Gennemførelsenaf
overvågningerneskal væreregistreret.
Beskrivomfangogfrekvens afkvalitetskontroller (antallet tilpasses såmindst 20%afhver
montørs eftersynkontrolleres). Opfølgningenskal omfattebådetekniskeogadministrative
procedurerforalt eftersynspersonale.Angivhvem som skal udførekvalitetskontrollerne.Det
VVejledningtilkvalitetshåndbog-version3.doc Side10af17