Vejledning til behandling af sager om aktindsigt

20 Pages·2015·0.23 MB·Danish

by  Hanne Wittrup

Vejledning til behandling af sager om
aktindsigt

september 2015
Vejledning til behandling af sager om aktindsigt

1. Indledning
2. Forskellen mellem forvaltningsloven og offentlighedsloven
3. Hvordan søger man om aktindsigt
4. Hvad kan man få aktindsigt i
4.1. Løbende aktindsigt
4.2. Journaliseringspligt
4.3. Identifikationskravet
4.4. Egen acces
4.5. Indsigt i databaser
5. Hvad er undtaget fra aktindsigt
5.1. Meroffentlighed
6. Sager der er undtaget fra aktindsigt
7. Dokumenter der er undtaget fra aktindsigt
7.1. Ekstraheringspligt
8. Oplysninger der er undtaget fra aktindsigt
8.1 Oplysninger, der er undtaget efter forvaltningsloven og offentlighedsloven
8.2. Oplysninger, der er undtaget efter offentlighedsloven
9. Behandling af sager om aktindsigt
9.1. Kompetence
9.2. Tidsfrister
9.3. Begrundelse
9.4. Form
9.5. Betaling
10. Klage over afgørelser om aktindsigt
10.1. Afgørelser efter forvaltningsloven
10.2. Afgørelser efter offentlighedsloven
10.3. Klage over sagsbehandlingstiden
11. Henvisninger og forslag til formuleringer
1. Indledning

Der findes regler om aktindsigt i flere forskellige love. Denne vejledning omhandler reglerne om
aktindsigt efter forvaltningsloven og offentlighedsloven. Der findes også regler om aktindsigt i anden
lovgivning, fx i persondataloven og i miljøoplysningsloven. Disse regler behandles ikke i denne
vejledning.

Reglerne om aktindsigt i forvaltningsloven og offentlighedsloven gælder generelt for den offentlige
forvaltning, og da reglerne stort set er ens, behandles de sammen i denne vejledning.

Formålet med vejledningen er at give dig en hurtig hjælp til at behandle aktindsigtsanmodninger på egen
hånd. Den gennemgår de regler, der er væsentligst at kende for en medarbejder i en kommune, men den
gennemgår ikke lovgivningen i alle detaljer. Er du i tvivl om hvordan du skal behandle en anmodning om
aktindsigt, skal du kontakte din leder. Der er også hjælp at hente i Center for Politik og Strategi.

Det kan være både tidskrævende og kompliceret at behandle anmodninger om aktindsigt, ofte ved
ansøgeren ikke hvad der findes i administrationen og spørger derfor meget bredt. Det kan være en rigtig
god ide at tale med ansøgeren om hvad, den pågældende søger, og på den måde få begrænset
anmodningen til nogle få dokumenter eller sager.

Formålet med reglerne om aktindsigt er at sikre åbenhed i den offentlige forvaltning, blandt andet med
henblik på at styrke borgerens retsstilling, offentlighedens kontrol med den offentlige forvaltning og
tilliden til den offentlige forvaltning. Alle disse formål forudsætter at den offentlige administration i videst
muligt omfang er åben omkring, hvad den laver. Reglerne er derfor lavet således at de lægger op til, at
man giver aktindsigt medmindre der er konkrete og tungtvejende grunde til, at det ikke kan ske. De
følgende afsnit om undtagelserne skal derfor også læses på den måde, at undtagelserne kan anvendes,
men ikke nødvendigvis skal anvendes, hvis ingen interesser bliver skadet ved at give den ansøgte
aktindsigt.

I Fredensborg Kommune er der truffet beslutning om at alle aktindsigtsanmodninger, der kommer fra
medier besvares fra Center for Politik og Strategi, men således at de øvrige centre bistår med at finde
det relevante materiale frem til besvarelsen. Alle øvrige aktindsigtsanmodninger besvares af de
respektive centre, der har ansvaret for den pågældende sag.
2. Forskellen på forvaltningsloven og offentlighedsloven

Når du modtager en anmodning om aktindsigt skal du først gøre dig klart, om det er forvaltningsloven
eller offentlighedsloven, der finder anvendelse i sagen.

Forskellen på offentlighedsloven og forvaltningslovens aktindsigtsregler ligger dels i hvem, der kan bruge
reglerne og dels i anvendelsesområdet.

Forvaltningslovens regler om aktindsigt, der findes i forvaltningslovens kapitel 4, gælder alene for parter i
en sag, hvor der er eller vil blive truffet en afgørelse af en forvaltningsmyndighed. Man er part i en sag,
hvis man har en væsentlig individuel, retlig interesse i en sags afgørelse.

Offentlighedsloven gælder for alle, dvs. at folk, der ikke er parter, forskere, journalister osv. kan søge om
aktindsigt efter reglerne i denne lov. Loven gælder for al virksomhed, der udøves af den offentlige
forvaltning. Den gælder også for selskaber, der er ejet af det offentlige og for selvejende institutioner,
fonde osv. som kommunerne indgår aftale med om at udføre opgaver, og som er underlagt tilsyn og
kontrol fra det offentlige.

3. Hvordan søger man om aktindsigt

Der er ingen formkrav til en anmodning om aktindsigt. Ofte vil ansøgeren sende en mail eller et brev,
men det er ikke altid tilfældet. Hvis borgeren i telefonen eller under et møde fremsætter et ønske om
aktindsigt, skal du skrive det ned og behandle anmodningen på dette grundlag. Du skal efter
omstændighederne sende anmodningen videre til rette myndighed eller vejlede borgeren om det rigtige
sted at henvende sig, hvis du modtager en anmodning om aktindsigt i en sag, som du ikke behandler.

Det er uden betydning, hvorfor ansøgeren ønsker at få aktindsigt. Det er som udgangspunkt også uden
betydning, hvad ansøgeren vil bruge dokumenterne til. Der findes dog en mulighed for at afslå aktindsigt,
hvis ansøgeren skal bruge oplysningerne til at forfølge et retsstridigt formål. Dette er beskrevet nærmere
nedenfor.

4. Hvad kan man få aktindsigt i

Man få aktindsigt i alle dokumenter, der er indgået til eller oprettet af en myndighed mv. som led i en
administrativ sagsbehandling i forbindelse med dens virksomhed. Der er kun ret til aktindsigt i
dokumenter, der findes på tidspunktet for anmodningens modtagelse, men du bør medtage de
dokumenter der er kommet til i tiden mellem anmodningen om aktindsigt er modtaget og det tidspunkt,
hvor du giver aktindsigten.

Der er ingen pligt til at lave dokumenter eller skemaer, som ikke eksisterer, uddrage bestemte
oplysninger af sagens dokumenter, eller rekonstruere forsvundne dokumenter eller dokumenter, der er
kasseret efter kassationsreglerne. Hvis det derimod er en fejl at dokumenterne er kasseret, skal man
udfolde rimelige bestræbelser på at genskabe dokumentet, f.eks. ved hjælp af back-up filer.

Dokumenter, der er afsendt fra myndigheden, kan man først få aktindsigt i dagen efter at de er afsendt,
hvis de er sendt til en anden end den der søger aktindsigt.Dette skyldes, at modtageren skal have
modtaget dokumentet, inden andre kan få aktindsigt i det.

Man må ikke rette i dokumenterne inden de udleveres, men man må selvfølgelig godt fjerne oplysninger,
der ikke er omfattet af retten til aktindsigt, eller foretage ekstrahering og anonymisering efter lovens
regler.

Dokumenter er materiale, der har været sagsbehandlet på, men ikke ”løse lapper”, Post-it sedler og
lignende. Begrebet dokumenter er ”teknologineutralt”, dvs. både papirdokumenter, elektroniske
dokumenter, lydfiler, billedfiler, fotos, kort osv. er omfattet af begrebet.

E-mails og sms anses for dokumenter, hvis de indeholder oplysninger om faglige vurderinger eller
oplysninger om en sags faktiske omstændigheder. E-mails og sms, der er formløse og nærmest erstatter
en almindelig samtale, anses ikke for dokumenter. Eksempelvis aftaler om et mødetidspunkt, ønsker om
telefonopringning osv.

Ting, som ikke er indgået i sagsbehandlingen er ikke omfattet af retten til aktindsigt. F.eks. bøger,
brochurer, reklamer og andre publikationer, der er tilsendt myndigheden, eller blot tilsendt myndigheden
til orientering eller opbevaring. Det samme gælder undervisningsmateriale, lovsamlinger, blanketter
o.lign.

Talepapirer er omfattet af retten til aktindsigt, hvis de er udarbejdet af forvaltningen, men ikke hvis det
drejer sig om et talepapir som f.eks. et byrådsmedlem selv har skrevet til eget brug under et møde.

Herudover kan man få aktindsigt i journallister, aktlister, registre og andre oversigter over en sags
dokumenter. Når du giver aktindsigt skal du medsende en liste over sagens akter. Du må kun udtage
oplysninger fra listen, hvis der er oplysninger i denne, som i sig selv er undtaget fra aktindsigt, f.eks.
hvis der i listen optræder cpr-numre.

4.1. Løbende aktindsigt

Det sker, at ansøgeren beder om at få tilsendt nye dokumenter i sagen, efterhånden som de produceres.
Efter offentlighedsloven er der ingen pligt til at give løbende aktindsigt. Efter forvaltningsloven er der
pligt til at give løbende aktindsigt, så du må notere en sådan anmodning i sagen og sende nyt materiale
løbende eller med mellemrum, som aftales med ansøgeren.
4.2. Journaliseringpligt

Offentlighedsloven stiller krav om, at myndighederne skal journalisere dokumenter, som er modtaget fra
eller afsendt til udenforstående, samt interne dokumenter, der foreligger i endelig form. Dokumenterne
skal journaliseres såfremt de har betydning for sagen eller sagsbehandlingen, dvs. hvis de har en
dokumentationsmæssig eller bevismæssig værdi for sagen eller sagsbehandlingen. Bemærkningerne til
offentlighedsloven siger, at journalisering af ind- og udgående dokumenter bør ske i løbet af 3-4
arbejdsdage fra modtagelsen og e-mails, i det omfang de overhovedet skal journaliseres, i løbet af 7
arbejdsdage. Interne dokumenter bør journaliseres i rimelig tid efter, at de har fået deres endelige
udformning.

Formålet med journaliseringspligten er at medvirke til, at dokumenterne i den offentlige forvaltning
håndteres på en sådan måde at de kan stilles til rådighed for offentligheden, bl.a. som led i aktindsigt.

I forhold til aktindsigt har journaliseringspligten særligt den betydning, at man ikke kan undlade at give
aktindsigt med henvisning til, at man ikke har fået journaliseret sagens dokumenter, og særligt i store
sager, kan det være et omfattende arbejde, hvis man senere skal rette op på en manglende
journalisering.

4.3. Identifikationskravet

Den, der søger om aktindsigt, skal oplyse den sag, den pågældende ønsker aktindsigt i, eller give de
oplysninger, der er nødvendige for at den sag eller de dokumenter, der ønskes aktindsigt i, kan
identificeres, og oplyse det emne, som sagen eller dokumentet vedrører.

Hvis ansøgeren kan oplyse et bestemt journal- eller sagsnummer er kravet om identifikation oplyst.

Kravet om at oplyse et emne er opfyldt, hvis ansøgeren oplyser hvad sagen/sagerne handler om, eller
hvilken periode, der ønskes sager fra. Det er ikke opfyldt, hvis ansøgeren ønsker ”brevveksling mellem X
og Y”.

Det kan undertiden være vanskeligt på baggrund af ansøgerens oplysninger at finde ud af, hvad denne
ønsker. Det kan derfor være hensigtsmæssigt at kontakte ansøgeren og få uddybet ansøgningen. Ofte er
ansøgeren tilfreds med at få ganske få dokumenter udleveret, men er usikker på hvad man skal spørge
efter for at få det ønskede, og vælger derfor at spørge bredt om oplysninger.

Det forhold, at man kan nøjes med at angive emnet for det sager, man ønsker aktindsigt i, betyder at
behandlingen af en aktindsigtsanmodning kan blive meget omfattende. Man kan afslå at give aktindsigt,
hvis det medfører et uforholdsmæssigt ressourceforbrug at behandle ansøgningen, dvs. mere end 25
timer eller 3 fulde arbejdsdage. Det gælder dog ikke, hvis anmodningen kommer fra en journalist eller
forsker. For disse to grupper gælder det at ressourceforbruget anses for at være uden betydning for om
ansøgningen skal imødekommes. Det må derfor anbefales, at du i meget omfattende sager drøfter sagen
med ansøgeren for evt. at definere sagerne eller dokumenterne nærmere.

Man kan også afslå aktindsigt, hvis man har begrundet mistanke om at anmodningen skal tjene et
retsstridigt formål, f.eks. bruges til chikane af andre borgere eller medarbejdere i kommunen.

4.4. Egen acces

Egen acces er en regel i offentlighedsloven om, at en person altid kan få indsigt i oplysninger vedrørende
sine egne personlige forhold i samme omfang, som efter forvaltningsloven. Den har betydning i de sager,
hvor en person der søger om aktindsigt ikke kan bruge aktindsigtsreglerne i forvaltningsloven, f.eks. fordi
vedkommende ikke er part i sagen, eller der ikke er tale om en afgørelsessag. Et praktisk eksempel
herpå er børnesager, hvor en forælder, der ikke har del i forældremyndigheden, har ret til at få
oplysninger om sig selv. Et andet eksempel er sager om faktisk forvaltningsvirksomhed, f.eks. en borger,
der klager over vedligeholdelsen af grønne områder.

Du kan ikke afslå aktindsigt efter egen acces-reglen med henvisning til, at det er forbundet med et
uforholdsmæssigt ressourceforbrug at behandle ansøgningen.

4.5. Indsigt i databaser.

Der er ikke ret til aktindsigt i databaser, hverken de databaser, som kommunen selv har oprettet og
fører, eller databaser, hvor driften er udliciteret. Dog har man ret til at få et dataudtræk af oplysninger,
der allerede findes i en database, hvis kommunen forholdsvis enkelt kan foretage et udtræk ud fra
allerede kendte søgekriterier i databasen.

Retten til at få et dataudtræk gælder ikke for så vidt angår følsomme personoplysninger efter
persondatalovens § 7, stk. 1, eller § 8.

Hertil kommer, at man har ret til at få indsigt i databeskrivelser for en myndigheds databaser. Dvs. hvilke
typer oplysninger, der indgår i en bestemt database, hvilket grundlag oplysningerne i databasen bygger
på, og hvilke formater en database anvender. Det forudsættes at databeskrivelsen er en kortfattet,
generel og overordnet beskrivelse, ikke en IT-manual.

5. Hvad er undtaget fra aktindsigt

Der er en række sager, dokumenter og oplysninger, der er undtaget fra retten til aktindsigt. Disse
undtagelser er gennemgået i oversigtsform nedenfor.
5.1. Meroffentlighed

Både forvaltningsloven og offentlighedsloven indeholder regler om meroffentlighedsprincippet. Det er
udgangspunktet for begge love, at man skal bruge reglerne om meroffentlighed, og så vidt muligt give
aktindsigt i det, der bliver søgt om. Når du modtager en anmodning om aktindsigt i oplysninger, der efter
din vurdering er undtaget fra aktindsigt, skal du derfor overveje, om der er noget til hinder for at give
aktindsigt i de ønskede oplysninger.

Meroffentlighedsprincippet betyder, at en myndighed kan vælge at give aktindsigt i videre omfang end
man er forpligtet til efter reglerne i offentlighedsloven og forvaltningsloven. Man kan dog ikke give
meroffentlighed, hvis det vil være i strid med regler om tavshedspligt eller reglerne i persondataloven at
udlevere oplysningerne.

Du skal altid overveje at give meroffentlighed i sager, dokumenter eller oplysninger, der kan undtages fra
aktindsigt, (se herom nedenfor), og det skal fremgå af afgørelsen om aktindsigt, at det er sket, og hvad
overvejelserne har ført til.

Meroffentlighed betyder også, at man kan vælge at udlevere oplysninger i anonymiseret form, hvis man
på den måde kan undgå at de kan bruges til at identificere personer.

6. Sager, der er undtaget fra aktindsigt.

Visse sagstyper er helt undtaget fra aktindsigt. Det er:

1.
Sager inden for strafferetsplejen
Dette omfatter alle sager hos politiet og anklagemyndigheden samt andre myndigheder, der kan afslutte
straffesager ved administrative bødeforlæg. Det omfatter også sager, som kommunen beslutter at
overgive til politiet fra dette tidspunkt. F.eks. overtrædelser af påbud mv. Bødeforlæg, der er vedtaget af
juridiske personer er dog omfattet af retten til aktindsigt.

2.
Lovgivning
Dette omfatter sager om ny lovgivning, før lovforslag er fremsat i Folketinget.

3.
Sager om ansættelse og forfremmelse
Man kan ikke få aktindsigt i sager om ansættelse eller forfremmelse i det offentlige, hverken
tjenestemandsstillinger eller overenskomstansættelser. Bestemmelsen omfatter også det offentliges
udpegning af medlemmer til offentlige udvalg. Som følge af reglen om egen acces har ansøgere til en
stilling ret til at få oplysninger om sig selv, som ansættelsesmyndigheden er i besiddelse af.

4.
Personalesager
Konkrete personalesager er undtaget fra retten til aktindsigt. Der er dog ret til aktindsigt i oplysninger
om navn, stilling, arbejdsopgaver, uddannelse, løn og tjenesterejser.

5.
Kalendere
Kalendere er undtaget fra retten til aktindsigt. Reglen om, at man har pligt til at vurdere om man skal
give meroffentlighed, gælder ikke for kalendere.

7. Dokumenter, der er undtaget fra aktindsigt

1.
Interne dokumenter
Retten til aktindsigt omfatter ikke interne dokumenter. Det er dokumenter som udarbejdes af en
myndighed, og som ikke udleveres til udenforstående.

Dokumenter, der udveksles mellem forskellige afdelinger eller enhed i kommunen, betragtes som interne.

Følgende dokumenter er efter deres karakter interne, men er alligevel omfattet af retten til aktindsigt,
hvis det er selvstændige dokumenter og foreligger i endelig form:
 Dagsorden til udvalgsmøder og byrådsmøder incl. indstillinger,
 Beslutninger i udvalg og byråd,
 Anden skriftlig kommunikation mellem byråd og udvalg, og udvalg indbyrdes,
 Bilag, der indeholder indstillinger eller instruktioner til forvaltningen,
 Bilag til åbne dagsordenspunkter, medmindre hensynet til den interne beslutningsproces
afgørende taler imod det.

Et internt dokument mister sin interne karakter, hvis det afgives til udenforstående, dvs. private eller
andre offentlige myndigheder end den, der har udarbejdet dokumentet. Det gælder dog ikke, hvis
dokumentet udleveres af retlige grunde, dvs. til en klagemyndighed, Folketingets Ombudsmand,
Statsforvaltningen.

Der er ret til aktindsigt i interne dokumenter, der er udarbejdet som selvstændige dokumenter, og
foreligger i endelig form, hvis,
 Dokumenterne alene gengiver indholdet af den endelige afgørelse i en sag,
 Dokumenterne alene indeholder oplysninger, der er omfattet af notatpligt,