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Alcaldía Municipal
ALCA LDÍA
DE VALL EDUPAR
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
PROCESO: FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL
TABLA DE CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN
2. ALCANCE Y CAMPO DE APLICACIÓN
3. REFERENCIA NORMATIVA
4. MISION
5. VISION
6. OBJETIVOS INSTITUCIONALES
7. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
8. DEFINICIONES
9. CLASIFICACION DE LOS PROCESOS
10.MAPA DE PROCESOS
11.CONTENIDO DE LOS PROCEDIMIENTOS
12.HISTORIAL DE REVISIONES
13.ANEXOS. DOCUMENTOS POR PROCESO
1. INTRODUCCION
Para dar cumplimiento a cada uno de los principios que rigen a la
administración pública como son la economía, celeridad, eficacia,
imparcialidad y publicidad se deberá tener organizada la entidad de tal
manera que los procesos y procedimientos permitan determinar plenamente
los niveles de responsabilidad en cada una de las actividades ejecutadas,
facilitando el seguimiento y control de estas.
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
PROCESO: FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL
El presente documento contiene el Manual de Procesos y Procedimientos
de la Alcaldía de Valledupar-Cesar; éste un instrumento que permitirá
facilitar a los servidores públicos de la entidad el aprendizaje,
proporcionando las orientaciones precisas que requieren las diferentes
dependencias en el ámbito operativo o de ejecución para lo cual se
describe en forma lógica y detallada cada una de las actividades a seguir,
así como los documentos y formatos propios de cada una de ellas.
Contiene la información del funcionamiento interno de manera clara y
precisa, haciendo una descripción de las actividades y responsables de su
ejecución, facilitando además los procesos de inducción y capacitación de
los funcionarios en cada uno de los cargos.
2. ALCANCE Y CAMPO DE APLICACIÓN
El manual de procesos y procedimientos de la Alcaldía Municipal de
Valledupar, comprende la organización y descripción de todos los
procesos y procedimientos de la administración central.
3. REFERENCIA NORMATIVA
• Constitución Política de 1991: (artículos 83, 84, 209 y 333).
Establece el principio de la buena fe, el no poder exigir requisitos
adicionales para el ejercicio de un derecho, los principios de la
función administrativa de la actividad económica y la iniciativa
privada.
• La Ley 87 Noviembre 1993: Establece que el ejercicio del control
interno es de obligatorio cumplimiento en toda la estructura
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administrativa, mediante la elaboración, verificación y evaluación de
regulaciones administrativas, manuales de funciones y de
procedimientos.
• Directiva Presidencial 02 de 5 de Abril de 1994: Define la política
administrativa para documentar y formalizar' procesos y
procedimientos.
• Documento CONPES 2190 del 21 de Junio de 1995: Define la
función pública orientada a resultados.
• Ley 489 de 1998, art.18: Establece la supresión y simplificación de
trámites como política permanente de la administración pública.
• Directiva presidencial del 24 de Diciembre de 1999: Define los
lineamientos para la implementación de la política de lucha contra la
corrupción. .. .
• Directiva presidencial 002 del 28 de Agosto de 2000: Presenta la
agenda de conectividad como una política de estado para manifestar
el uso de las tecnologías de información.
• Decreto 1537 de 2001: Por el cual se reglamenta parcialmente la
Ley 87 de 1993, en cuanto a elementos técnicos y-administrativos
que fortalezcan el sistema de control interno de las entidades y
organismos del Estado.
• Ley 1341 de 2009: Por la cual se definen principios y conceptos
sobre la sociedad de la información y la organización de las
tecnologías de la información y las comunicaciones - TIC-, se crea la
agencia nacional de espectro y se dictan otras.
• Ley 1437 de 2011: Las actuaciones administrativas se desarrollan
con base en los principios de economía, celeridad, eficacia,
imparcialidad y publicidad.
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• Resolución No. 3564 de 2015. Por la cual se reglamentan los
artículos 2.1.1.2.2.2, 2.1.1.2.2.11, 2.1.1.2.2.2, y el parágrafo 2 del
artículo 2.1.1.3.1.1 del Decreto No. 1081 de 2015.
• Decreto 1083 de 2015. Por medio del cual se expide el Decreto
Único Reglamentario del Sector de Función Pública.
• Guía de Rediseño Institucional, Mayo de 2018. Emitida por el
Departamento Administrativo de la Función Pública.
4. MISION
Posicionar en el año 2019 a Valledupar como modelo regional y nacional de
gobierno que promueve la igualdad de oportunidades para todos y todas,
facilitando la integralidad del desarrollo, la disminución de las brechas
sociales y convirtiéndose en un territorio de paz. Se generaran espacios de
crecimiento y competitividad regional que permitirán impulsar
programas de alto impacto para el bienestar de la comunidad,
atendiendo de manera oportuna, efectiva y equitativa las necesidades
sociales existentes por medio de las estrategias que propenden a la
erradicación de la pobreza y el desarrollo sustentable, con la defensa y
protección de nuestras cuencas hidrográficas, fauna y flora, promoviendo
una gestión eficiente y transparente, la iniciativa y propiedad privada, la
pluralidad, la inclusión social y el reconocimiento y respeto de los derechos
humanos. Valledupar en el 2019 también será una ciudad más abierta al
intercambio cultural y económico, mediante un proceso de
internacionalización y el hermanamiento con otras ciudades en otros
países.
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5. VISION
Trabajar por nuestro desarrollo económico y social atendiendo las
necesidades de los Vallenatos, administrando de manera eficiente y
transparente los recursos públicos y aumentando nuestra capacidad de
respuesta institucional; articulando planes, políticas y programas que
permitan desarrollar medidas que conlleven a mejorar la calidad de vida de
los habitantes y garanticen la calidad de vida de las futuras generaciones.
Aseguramos la hoja de ruta de “Valledupar Avanza” con cuatro (4)
estrategias que dan lugar al desarrollo del Plan de Desarrollo Municipal:
Valledupar Avanza en Protección Integral de la Vida, Valledupar Avanza
con Equidad e Inclusión Social, Valledupar Competitiva y Sostenible
Avanza, Valledupar Avanza con Gestión Eficiente.
6. OBJETIVO INSTITUCIONAL GENERAL
El municipio de Valledupar en el cuatrienio 2015-2018, se compromete
generar las condiciones necesarias que le permitan lograr un crecimiento
económico con equidad social y sostenibilidad ambiental, sustentado en el
fortalecimiento y modernización de sus instituciones, en la inclusión social y
disminución de la pobreza, en el desarrollo integral de su talento humano,
en el mejoramiento de su infraestructura física y de servicios, en el
armónico ordenamiento urbano y rural de su espacio territorial y, en
garantizar la gobernabilidad y la paz en todo su territorio municipal.
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7. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
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8. DEFINICIONES
• Actividad: Es la más pequeña acción ejecutada o realizada por una
persona o grupo. Es todo aquello que las personas realizan todos los
días, a cada hora o momento en la empresa.
• Control: Es toda acción que tienda a minimizar riesgos, a analizar el
desempeño den las operaciones evidenciando posibles desviaciones
frente al resultado esperado, para la adopción de medidas
preventivas. Los controles proporcionanun modelo operacional de
seguridad razonable en el logro de los objetivos.
• Diagrama de flujo: Representación gráfica de un proceso o de un
procedimiento que permite la observación sistemática de su
ejecución, mostrando la dinámica y lógica de la secuencia del
trabajo.
• Eficacia: Capacidad de producir resultados que guarden relación
con los objetivos y metas de la organización en un periodo de tiempo
determinado.
• Eficiencia: Maximización de los insumos empleados para generar
productos o servicios; ya sea que con resultados iguales o
constantes se obtengan mayoresresultadoso que con
resultadosiguales o constantes se ejecuten menores recursos.
• Efectividad: Capacidad de producir resultados esperadoscon el
menor uso o gasto de recursos.
• Gestión: Todas aquellas actividades que en forma integral asume la
organización con el propósito de obtener los objetivos y metas que a
través del proceso de planeación se ha propuesto.
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• Gestión por procesos: Gerenciar una organización bajo la
perspectiva de que todaempresa es un conjunto de procesos que de
manera concatenada comienzan y terminan en el cliente; teniendo
en cuenta, que la gestión está relacionada con los objetivos y
resultados o logros, y no con el trabajo o las actividades
desarrolladas.
• Macroproceso: Es un conjunto de procesos.
• Manual: Herramienta o instrumento de una organización que recoge
lo más sustancial de una materia, de manera didáctica para facilitar
su comprensión.
• Mejoramiento Continuo: Es un propósito asumido por todos los
funcionarios de una institución, en la búsqueda incesante de
maneras de hacer mejor las cosas, acompañado por una actitud
orientada al mantenimiento y perfeccionamiento de los procesos. El
mejoramiento continuo parte de la premisa de que nuestra vida
laboral, social y familiar merece ser mejorada continuamente.
• Proceso: Es un conjunto de procedimientos, los cuales nos indica
que se hace en la institución y atraviesa la institución de manera
horizontal.
• Procedimiento: Es un conjunto de actividades o tareas elementales,
repetitivas, secuenciales que nos indica el cómo se hace, es decir
que las actividades son realizadas por un área determinada.
• Producto: Es el resultado de una actividad específica o de un
proceso; pueden ser bienes (cuando son tangibles) o servicios
(cuando son intangibles).
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• Punto de control: Es el desarrollo de mecanismos o acciones que
permitan conocer el avance o estado de un proceso o procedimiento
con el fin de lograr mantenerlo bajo control. Estas acciones pueden
incorporar insumos como documentos, personas, registros, firmas,
formatos, entre otros.
• Sistema: Es una red de procesos interconectados, diseñados para
satisfacer las expectativas de los clientes.
9. CLASIFICACION DE LOS PROCESOS
PROCESO DESCRIPCION NOMBRE DEL
PROCESO
Planeación física y del
Son el marco de referencia de ordenamiento territorial.
la Alcaldía del Municipio de
Valledupar y, por tanto, Planeación del desarrollo.
ESTRATEGICO direccionan el desarrollo y
actuación de los procesos Comunicación Estratégica.
clave y de soporte.
Fortalecimiento Institucional..
Gestión de salud.
Gestión educativa.
Requieren una integración Gestión y promoción social.
MISIONALES generadora de valor en cada
interacción, la cual da como Gestión del desarrollo integral
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resultado el cumplimiento a la del desarrollo.
misión de la entidad.
Gestión de Transito y
transporte.
Gestión Talento Humano
Son los procesos que facilitan
que se produzca el servicio Gestión Jurídica
misional de la entidad, con las
características de calidad que Administración de recursos
se requiere. físicos.
APOYO
Gestión documental
Gestión de contratación.
Gestión financiera
Gestión tecnológica y de la
información.
Constituyen el elemento de
control y verificación de las Control Interna de Gestión
actuaciones en los diferentes
CONTROL procesos, con el fin de realizar
un mejoramiento continuo de Control Interno Disciplinario
los mismos.