Understanding PeopleSoft 8

708 Pages·2001·4.03 MB·English

by  Lynn Anderson, Cap Gemini Ernst & Young

Understanding
PeopleSoft 8
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Lynn Anderson
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Part I Getting Started 1
Chapter 1 Enterprise Resource Planning with PeopleSoft 3
What Is ERP? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
The History of ERP Systems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Departmentalized Systems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
MRP Systems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
MRP II Systems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
ERP Systems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Post-ERP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Why Do Companies Implement ERP Systems? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Who Are the Major ERP Vendors? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
SAP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Oracle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
PeopleSoft . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
J.D. Edwards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Baan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Lawson . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Final Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Why Choose PeopleSoft? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
Establishing Key Business Drivers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Trends in ERP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
Up Next . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
Chapter 2 A PeopleSoft Overview 31
HRMS Overview and History . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
Modules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
Strengths and Weaknesses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
Global Trends . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
Self-Service/Intranet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
Keys for the Future . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
Financials Overview and History . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
Modules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Strengths and Weaknesses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
Global Trends . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
Internet Features . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
Keys for the Future . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
Distribution and Manufacturing Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
Modules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
Strengths and Weaknesses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
Global Trends . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
Internet Features . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
Keys for the Future . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
Market Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
Up Next . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
Chapter 3 An Overview of the PeopleSoft Architecture 55
Differences from Legacy Systems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56
Relational Databases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
Web Access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
PeopleSoft and Batch Processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
Work Flow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
Engines Supported . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
Does the Database/Platform Matter? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62
Features of Versions 7 and 7.5 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
PeopleSoft 8 Features . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
Architecture Components . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
PeopleTools . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
Other PeopleSoft Data and Interface Tools . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68
Two-Tier Architecture . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
Client Configuration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
Server Configuration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
Diagram of Components . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75
Support and Staffing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76
Three-Tier Architecture . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76
Client Configuration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76
Server Configuration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77
Other Servers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79
Support and Staffing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79
Deciding between Two and Three Tiers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79
Decision Criteria . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
What to Look Out For . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
Impact of the Web . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82
Integrating Third-Party Tools with PeopleSoft . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83
Managing the Enterprise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84
Staffing for These Models . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84
Fitting PeopleSoft into the Other Components of the Enterprise . . . . . . 84
Benchmarking Performance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85
Up Next . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85
Chapter 4 Building a Basis for Business Development 87
Planning Your Business Case . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88
Determining Business Drivers for Implementing an ERP Solution . . . . . . . 89
System Constraints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90
Common Processes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91
Using ERP for a Shared Services Environment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91
Enabling and Driving Reengineering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92
Mergers and Acquisitions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93
Globalization . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94
Emerging Technologies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95
ERP Implementation Costs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96
Software Costs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97
Hardware Costs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
Implementation Costs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100
Cost-Benefit-Risk Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102
Defining Success . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108
Creating a Business Case and Value Proposition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111
Communicating the Business Case . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113
Up Next . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116
Part II Preparing for Implementation 117
Chapter 5 Planning the Foundation 119
Assessing the Organization . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120
Organizational Alignment and Change Management . . . . . . . . . . . . . . 121
Starting Up the Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129
Creating a Project Charter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129
Setting Up a Project Team . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130
Establishing the Project Infrastructure . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135
Creating a Project Plan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140
Kicking Off the Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143
Up Next . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144
Chapter 6 Surveying the Infrastructure 145
Technology Components . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146
Database Platform . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146
Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148
Network . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154
Client Workstation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157
Installing PeopleSoft Software . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157
Technical Resources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159
Policies and Procedures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161
Development Standards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162
Migration Strategy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165
Disaster Recovery Plan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166
Service-Level Agreement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167
Up Next . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169
Chapter 7 Analyzing Company Requirements 171
Business Requirements: What Do They Comprise? . . . . . . . . . . . . . . . . . 172
What Should I Do Today about Business Requirements? . . . . . . . . . . . 174
Who Should Identify My Business Requirements? . . . . . . . . . . . . . . . 174
Where Is My Business Going? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175
Don’t Forget the Technical Requirements (They’re Part of
Your Business) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176
Who Is Sponsoring These Requirements? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176
The 80/20 Rule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177
Building Consensus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177
Shared Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178
Single-Image Software . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178
Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178
Identifying Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179
Recording Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 187
Prioritizing Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 189
Reviewing PeopleSoft—Gap Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 190
Methodology of Gap Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191
Next Steps . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192
Finding a Solution . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195
Cost and Benefit of Potential Solutions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196
Prototyping Potential Solutions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197
Changing Business Processes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198
Impact of Upgrades . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 199
Impacts of Your Decisions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200
New Business Processes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200
Staffing the Future State . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200
Timing/Rollout of Strategy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200
Managing Change Requests . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201
Up Next . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201
Chapter 8 Designing a Solution 203
Alternative Approaches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204
PeopleCode Changes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 206
COBOL Changes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207
Application Engine Changes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207
Internet Open Integration Changes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 208
Reporting Changes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209
Security Considerations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210
Performance Implications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210
High-Impact Changes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211
Structural Changes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211
High-Level Keys . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 212
Security Changes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 214
Business Process Design (Work Flow) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 214
Cost-Benefit Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 215
Managing the Change . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 217
Programming Changes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 217
Scope Creep . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 219
Upgrade Impacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221
Changes to Documentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 222
Third-Party Changes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 222
Web Considerations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223
Globalization versus Localization . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223
Local Changes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224
Desktop Deployment Issues . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 225
Language Support . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 225
Local Support . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226
Version Control . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226
Up Next . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227
Chapter 9 Preparing Your Organization for Implementation 229
Creating a High-Powered Implementation Team . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 230
Selecting Team Members . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232
Forming an Implementation Team . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 233
Key Areas of Focus in the Early Stages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 239
Implementation Approach . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 240
Designing All Aspects of the Solution . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 242
Initiative Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 247
Preparing the Organization for Implementation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 247
Organizational Change . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 248
Executive Sponsorship . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 249
Communications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 249
Up Next . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 250
Part III Implementing PeopleSoft 251
Chapter 10 Prototyping 253
What Is Prototyping? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 254
Conference Room Pilots . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 254
CRP Goals and Objectives . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 255
CRP Scope . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 255
Assumptions and Notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 255
Customizations in the CRP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 256
Why Prototype? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 256
Advantages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 257
Disadvantages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 258
Conference Room Pilot Techniques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 259
Iterative Approach . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 260
Mock-Ups versus Full Coding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 260
Prep Time: It’s a Lot More Than You Thought! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 261
When Is the Best Time for a CRP? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 262
What Should I Pilot? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 263
Now That We Can Do This, Can We Also Do That? . . . . . . . . . . . . . . . 264
But It’s Just a Small Change . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 266
Getting Feedback . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 266
It’s Curtain Time . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 267
Remember, Participants Provide Your First Feedback
to Everyone Else! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 268
Up Next . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 268
Chapter 11 Converting Data and Developing an Interface 269
Making Key Conversion Decisions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 270
What to Convert . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 270
How Much to Convert . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 271
Conversion Tools . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 273
Looking at the Overall Conversion Process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 275
Strategy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 275
Development . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 277
Testing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 279
Implementation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 279
Developing an Interface Plan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 281
Determining Your Interface Needs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 282
Types of Interfaces . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 283
Interface Tools . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 284
Interface Development Considerations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 287
Up Next . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 289
Chapter 12 Technical Implementation Issues 291
Number of Environments Required . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 292
PeopleSoft System (SYS) Environment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 293
PeopleSoft Demonstration (DEMO) Environment . . . . . . . . . . . . . . . . 293
PeopleSoft Application Upgrade (AUDB) and PATCH
Environments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 293
Conference Room Pilot (CRP) Environment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 294
Development (DEV) Environment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 294
Conversion (CONV) Environment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 295
Test (TST) Environment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 295
Training (TRN) Environment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 295
Production (PROD) Environment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 296
User Acceptance/QA (QA) Environment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 296
Migration Strategy between Different Environments . . . . . . . . . . . . . . . . . 297
Recommendations for Modification and Customization Approach . . . . . . 299
Database Sizing Requirement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 301
Setting Up Environments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 303
Development Naming Conventions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 303
Desktop Configuration Standards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 304
Two-Tier versus Three-Tier Architecture Issues . . . . . . . . . . . . . . . . . 304
Roles and Responsibilities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 305
PeopleSoft Application Administrator . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 306
Database Administrator (DBA) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 306
Database Server System Administrator . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 307
Application Server System Administrator . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 307
File Server System Administrator . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 308
Network System Administrator . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 308
Application Security Administrator (PeopleSoft) . . . . . . . . . . . . . . . . . 308
Developer/Programmers (PeopleTools) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 309
Application User (PeopleSoft) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 309
Tuxedo Administrator . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 309
Workflow/Worklist Administrator (PeopleSoft and E-Mail) . . . . . . . . . 309
Webmaster (PeopleSoft and Internet/Intranet) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 310
Help Desk Representative(s) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 310
Workstation Administrator . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 310
EDI Administrator . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 310
Report Distribution Administrator . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 310
Typical Staffing Required for These Technical Roles . . . . . . . . . . . . . . 311
Major Decisions to Be Made . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 313
Report Distribution Mechanisms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 313
PeopleSoft Workflow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 315
Levels of Security . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 317
Web Enablement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 320
Technical Impacts of Rollout Strategies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 322
Up Next . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 322
Chapter 13 Security 325
Overview of Security Components . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 327
Network/Operating Systems Security Controls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 329
Database Security Controls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 329
Workstation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 330
Web Security . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 331
PeopleSoft Application Security . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 332
Grouping Users into Roles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 337
Permission Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 341
Row Level Security . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 346
Field Level Security . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 353
Object Security . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 354
Query Security . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 356
Process Groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 358
Case Study . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 360
Security Tips and Concerns . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 362
Up Next . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 365
Chapter 14 Testing 367
Testing Objectives . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 368
Testing Strategy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 370
Testing Process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 370
Test Design . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 373
Testing Approach . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 376
Testing Resources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 378
Testing Procedures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 379
Tracking Results . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 381
Testing Tools . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 383
Documenting Results and Continuous Testing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 390
Up Next . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 391
Chapter 15 Go Live—Keys to a Successful Rollout 393
Cutover Planning Models . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 394
Parallel Approach . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 394
Direct Approach . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 395
Phased Approach . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 396