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Understanding PeopleSoft 8 PDF

708 Pages·2001·4.03 MB·English
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Understanding PeopleSoft 8 ® Lynn Anderson Cap Gemini Ernst & Young U.S., LLC San Francisco • Paris • Düsseldorf • Soest • London Associate Publisher: Richard Mills Used with permission, some illustrations in this book PeopleSoft Press Adviser: Marcia L. Conner were derived from images created for internal purposes Contracts and Licensing Manager: Kristine O’Callaghan by Cap Gemini Ernst & Young U.S., LLC; copyright Acquisitions and Developmental Editors: Kim Goodfriend, © 2001 Cap Gemini Ernst & Young U.S., LLC. All Christine McGeever rights reserved. Editors: Jim Gabbert, Suzanne Goraj Production Editor: Dennis Fitzgerald Screen reproductions produced with FullShot 99. Technical Editor: Tomkin Lee FullShot 99 © 1991-1999 Inbit Incorporated. All rights Graphic Illustrator: Eric Houts, epic reserved. Electronic Publishing Specialist: Franz Baumhackl Proofreaders: Jennifer Campbell, Amey Garber, Nelson FullShot is a trademark of Inbit Incorporated. Kim, Leslie E.H. Light, Nancy Riddiough Indexer: Nancy Guenther Internet screen shots using Microsoft Internet Explorer 5.0 Book Designer: Franz Baumhackl are reprinted by permission from Microsoft Corporation. Cover Designer: Caryl Gorska, Gorska Design TRADEMARKS: SYBEX and PeopleSoft have attempted Copyright © 2001 by Cap Gemini Ernst & Young U.S., throughout this book to distinguish proprietary trade- LLC. All rights reserved. No part of this publication may marks from descriptive terms by following the capitali- be stored in a retrieval system, transmitted, or repro- zation style used by the manufacturer. duced in any way, including but not limited to photo- copy, photograph, magnetic, or other record, without the The author and publisher have made their best efforts to prior agreement and written permission of the publisher. prepare this book, and the content is based upon final release software whenever possible. Portions of the Library of Congress Card Number: 00-111765 manuscript may be based upon pre-release versions supplied by software manufacturer(s). The author and ISBN: 0-7821-2930-7 the publisher make no representation or warranties of any kind with regard to the completeness or accuracy of SYBEX and the SYBEX logo are either registered trade- the contents herein and accept no liability of any kind marks or trademarks of SYBEX Inc. in the United States including but not limited to performance, merchant- and/or other countries. ability, fitness for any particular purpose, or any losses or damages of any kind caused or alleged to be caused PeopleSoft, the PeopleSoft logo, PeopleBooks, People- directly or indirectly from this book. Tools, PeopleCode, PS/nVision, Vantive, Vantive Enter- prise, and Red Pepper are registered trademarks of Manufactured in the United States of America PeopleSoft, Inc. PeopleTalk, PeopleSoft Press, and “People power the Internet.” are trademarks of PeopleSoft, Inc. 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 PeopleSoft Press books are developed and published by Sybex Inc. under a license from PeopleSoft, Inc. All rights reserved. Part I Getting Started 1 Chapter 1 Enterprise Resource Planning with PeopleSoft 3 What Is ERP? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 The History of ERP Systems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Departmentalized Systems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 MRP Systems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 MRP II Systems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 ERP Systems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Post-ERP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Why Do Companies Implement ERP Systems? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Who Are the Major ERP Vendors? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 SAP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Oracle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 PeopleSoft . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 J.D. Edwards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 Baan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 Lawson . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 Final Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 Why Choose PeopleSoft? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 Establishing Key Business Drivers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 Trends in ERP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 Up Next . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 Chapter 2 A PeopleSoft Overview 31 HRMS Overview and History . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 Modules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34 Strengths and Weaknesses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 Global Trends . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 Self-Service/Intranet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 Keys for the Future . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40 Financials Overview and History . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41 Modules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 Strengths and Weaknesses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43 Global Trends . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44 Internet Features . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45 Keys for the Future . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45 Distribution and Manufacturing Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45 Modules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46 Strengths and Weaknesses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50 Global Trends . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50 Internet Features . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50 Keys for the Future . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51 Market Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52 Up Next . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53 Chapter 3 An Overview of the PeopleSoft Architecture 55 Differences from Legacy Systems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56 Relational Databases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57 Web Access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58 PeopleSoft and Batch Processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59 Work Flow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60 Engines Supported . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61 Does the Database/Platform Matter? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62 Features of Versions 7 and 7.5 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63 PeopleSoft 8 Features . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63 Architecture Components . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64 PeopleTools . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64 Other PeopleSoft Data and Interface Tools . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68 Two-Tier Architecture . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73 Client Configuration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74 Server Configuration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74 Diagram of Components . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75 Support and Staffing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76 Three-Tier Architecture . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76 Client Configuration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76 Server Configuration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77 Other Servers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79 Support and Staffing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79 Deciding between Two and Three Tiers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79 Decision Criteria . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80 What to Look Out For . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80 Impact of the Web . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82 Integrating Third-Party Tools with PeopleSoft . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83 Managing the Enterprise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84 Staffing for These Models . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84 Fitting PeopleSoft into the Other Components of the Enterprise . . . . . . 84 Benchmarking Performance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85 Up Next . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85 Chapter 4 Building a Basis for Business Development 87 Planning Your Business Case . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88 Determining Business Drivers for Implementing an ERP Solution . . . . . . . 89 System Constraints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90 Common Processes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91 Using ERP for a Shared Services Environment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91 Enabling and Driving Reengineering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92 Mergers and Acquisitions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93 Globalization . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94 Emerging Technologies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95 ERP Implementation Costs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96 Software Costs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97 Hardware Costs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99 Implementation Costs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100 Cost-Benefit-Risk Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102 Defining Success . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108 Creating a Business Case and Value Proposition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111 Communicating the Business Case . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113 Up Next . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116 Part II Preparing for Implementation 117 Chapter 5 Planning the Foundation 119 Assessing the Organization . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120 Organizational Alignment and Change Management . . . . . . . . . . . . . . 121 Starting Up the Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129 Creating a Project Charter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129 Setting Up a Project Team . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130 Establishing the Project Infrastructure . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135 Creating a Project Plan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140 Kicking Off the Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143 Up Next . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144 Chapter 6 Surveying the Infrastructure 145 Technology Components . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146 Database Platform . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146 Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148 Network . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154 Client Workstation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157 Installing PeopleSoft Software . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157 Technical Resources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159 Policies and Procedures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161 Development Standards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162 Migration Strategy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165 Disaster Recovery Plan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166 Service-Level Agreement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167 Up Next . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169 Chapter 7 Analyzing Company Requirements 171 Business Requirements: What Do They Comprise? . . . . . . . . . . . . . . . . . 172 What Should I Do Today about Business Requirements? . . . . . . . . . . . 174 Who Should Identify My Business Requirements? . . . . . . . . . . . . . . . 174 Where Is My Business Going? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175 Don’t Forget the Technical Requirements (They’re Part of Your Business) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176 Who Is Sponsoring These Requirements? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176 The 80/20 Rule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177 Building Consensus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177 Shared Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178 Single-Image Software . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178 Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178 Identifying Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179 Recording Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 187 Prioritizing Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 189 Reviewing PeopleSoft—Gap Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 190 Methodology of Gap Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191 Next Steps . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192 Finding a Solution . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195 Cost and Benefit of Potential Solutions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196 Prototyping Potential Solutions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197 Changing Business Processes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198 Impact of Upgrades . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 199 Impacts of Your Decisions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200 New Business Processes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200 Staffing the Future State . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200 Timing/Rollout of Strategy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200 Managing Change Requests . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201 Up Next . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201 Chapter 8 Designing a Solution 203 Alternative Approaches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204 PeopleCode Changes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 206 COBOL Changes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207 Application Engine Changes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207 Internet Open Integration Changes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 208 Reporting Changes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209 Security Considerations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210 Performance Implications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210 High-Impact Changes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211 Structural Changes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211 High-Level Keys . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 212 Security Changes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 214 Business Process Design (Work Flow) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 214 Cost-Benefit Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 215 Managing the Change . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 217 Programming Changes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 217 Scope Creep . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 219 Upgrade Impacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221 Changes to Documentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 222 Third-Party Changes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 222 Web Considerations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223 Globalization versus Localization . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223 Local Changes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224 Desktop Deployment Issues . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 225 Language Support . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 225 Local Support . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226 Version Control . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226 Up Next . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227 Chapter 9 Preparing Your Organization for Implementation 229 Creating a High-Powered Implementation Team . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 230 Selecting Team Members . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232 Forming an Implementation Team . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 233 Key Areas of Focus in the Early Stages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 239 Implementation Approach . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 240 Designing All Aspects of the Solution . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 242 Initiative Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 247 Preparing the Organization for Implementation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 247 Organizational Change . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 248 Executive Sponsorship . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 249 Communications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 249 Up Next . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 250 Part III Implementing PeopleSoft 251 Chapter 10 Prototyping 253 What Is Prototyping? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 254 Conference Room Pilots . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 254 CRP Goals and Objectives . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 255 CRP Scope . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 255 Assumptions and Notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 255 Customizations in the CRP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 256 Why Prototype? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 256 Advantages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 257 Disadvantages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 258 Conference Room Pilot Techniques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 259 Iterative Approach . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 260 Mock-Ups versus Full Coding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 260 Prep Time: It’s a Lot More Than You Thought! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 261 When Is the Best Time for a CRP? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 262 What Should I Pilot? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 263 Now That We Can Do This, Can We Also Do That? . . . . . . . . . . . . . . . 264 But It’s Just a Small Change . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 266 Getting Feedback . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 266 It’s Curtain Time . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 267 Remember, Participants Provide Your First Feedback to Everyone Else! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 268 Up Next . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 268 Chapter 11 Converting Data and Developing an Interface 269 Making Key Conversion Decisions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 270 What to Convert . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 270 How Much to Convert . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 271 Conversion Tools . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 273 Looking at the Overall Conversion Process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 275 Strategy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 275 Development . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 277 Testing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 279 Implementation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 279 Developing an Interface Plan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 281 Determining Your Interface Needs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 282 Types of Interfaces . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 283 Interface Tools . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 284 Interface Development Considerations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 287 Up Next . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 289 Chapter 12 Technical Implementation Issues 291 Number of Environments Required . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 292 PeopleSoft System (SYS) Environment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 293 PeopleSoft Demonstration (DEMO) Environment . . . . . . . . . . . . . . . . 293 PeopleSoft Application Upgrade (AUDB) and PATCH Environments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 293 Conference Room Pilot (CRP) Environment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 294 Development (DEV) Environment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 294 Conversion (CONV) Environment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 295 Test (TST) Environment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 295 Training (TRN) Environment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 295 Production (PROD) Environment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 296 User Acceptance/QA (QA) Environment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 296 Migration Strategy between Different Environments . . . . . . . . . . . . . . . . . 297 Recommendations for Modification and Customization Approach . . . . . . 299 Database Sizing Requirement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 301 Setting Up Environments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 303 Development Naming Conventions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 303 Desktop Configuration Standards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 304 Two-Tier versus Three-Tier Architecture Issues . . . . . . . . . . . . . . . . . 304 Roles and Responsibilities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 305 PeopleSoft Application Administrator . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 306 Database Administrator (DBA) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 306 Database Server System Administrator . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 307 Application Server System Administrator . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 307 File Server System Administrator . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 308 Network System Administrator . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 308 Application Security Administrator (PeopleSoft) . . . . . . . . . . . . . . . . . 308 Developer/Programmers (PeopleTools) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 309 Application User (PeopleSoft) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 309 Tuxedo Administrator . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 309 Workflow/Worklist Administrator (PeopleSoft and E-Mail) . . . . . . . . . 309 Webmaster (PeopleSoft and Internet/Intranet) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 310 Help Desk Representative(s) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 310 Workstation Administrator . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 310 EDI Administrator . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 310 Report Distribution Administrator . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 310 Typical Staffing Required for These Technical Roles . . . . . . . . . . . . . . 311 Major Decisions to Be Made . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 313 Report Distribution Mechanisms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 313 PeopleSoft Workflow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 315 Levels of Security . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 317 Web Enablement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 320 Technical Impacts of Rollout Strategies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 322 Up Next . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 322 Chapter 13 Security 325 Overview of Security Components . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 327 Network/Operating Systems Security Controls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 329 Database Security Controls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 329 Workstation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 330 Web Security . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 331 PeopleSoft Application Security . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 332 Grouping Users into Roles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 337 Permission Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 341 Row Level Security . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 346 Field Level Security . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 353 Object Security . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 354 Query Security . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 356 Process Groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 358 Case Study . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 360 Security Tips and Concerns . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 362 Up Next . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 365 Chapter 14 Testing 367 Testing Objectives . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 368 Testing Strategy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 370 Testing Process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 370 Test Design . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 373 Testing Approach . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 376 Testing Resources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 378 Testing Procedures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 379 Tracking Results . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 381 Testing Tools . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 383 Documenting Results and Continuous Testing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 390 Up Next . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 391 Chapter 15 Go Live—Keys to a Successful Rollout 393 Cutover Planning Models . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 394 Parallel Approach . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 394 Direct Approach . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 395 Phased Approach . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 396

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