Udvikling af IS/IT strategier i mindre og mellemstore virksomheder

260 Pages·2004·1.42 MB·Danish

Institut for Informationsbehandling Forfattere:
Kandidatafhandling Kristian Bertelsen
Cand.merc.(dat) Jan Stie

Vejleder:
Jette Lundin

Udvikling af IS/IT strategier i
mindre og mellemstore
virksomheder

Handelshøjskolen i Århus
2004
Forord

Denne afhandling er skrevet i forbindelse med afslutning af cand.merc.(dat) på Handels-
højskolen i Århus.

Formålet med afhandlingen er at give vores bud på IS/IT strategiudvikling i små og mel-
lemstore virksomheder med henblik på at give inspiration til det i gang værende strate-
giarbejde. Afhandlingen er baseret på et teoretisk forstudie og praksis fra udvalgte virk-
somheder.

Under processen med at skrive afhandlingen har vi haft et godt samarbejde med de ud-
valgte virksomheder og i den forbindelse vil vi gerne sige tak for hjælpen. Derudover har
vores vejleder Jette Ludin givet os god sparring undervejs, hvilket vi også gerne vil sige
tak for.

Vi håber, at vores afhandling vil være en inspirationskilde til det spændende arbejde som
strategiudvikling er i forhold til IS/IT og forretningsmålene.

Århus, den 5. november 2004

&
Jan Stie Kristian Bertelsen
Resume

The main question in this thesis is whether small and medium-sized companies are work-
ing sufficiently goal-oriented with IS/IT strategies to benefit from their advantages. To be
able to answer this question, the thesis has included a number of research questions
covering different parts of the main question. The thesis will deal with areas such as de-
velopment of staff qualifications, management influence, platform for IS/IT decisions,
IS/IT planning, resources, organisation and integration between business strategy and
IS/IT strategy. These areas have been chosen on the basis of the assumption that they
have significant influence on the IS/IT strategy in all companies.

The theory used in this thesis is a compound of three areas. The first area is business
strategy development, the second is IS/IT strategy development and the third is organi-
sation. All three areas are believed to have an effect on the way a company develops its
IS/IT strategy. The Johnson and Scholes [2002] theory of strategy lenses has been ap-
plied to help understand how companies handle their strategy development. This is im-
portant because of the fact that the same theory is most likely to be used in the IS/IT
strategy development process, because the two areas are very much alike. The theory of
IS/IT strategy development contains information about the application portfolio and how
to integrate it with business strategy. The last area is organisation which provides infor-
mation on how an organisation is built. The structure of the organisation will effect the
way a company handles its IS/IT strategy. All theories are used as a foundation for the
survey carried out in the thesis.

The aim of the survey was to gather information which could give answers to the re-
search questions and thereby the management question. There was a problem in defin-
ing the different concepts so that everyone would interpret them the same way. There-
fore, it was chosen to carry out a qualitative survey which made it possible to ensure that
everyone interviewed understood the questions correctly. Six companies were selected to
participate in the survey. They had nothing in common besides a staff of less than a hun-
dred employees. The head offices of all six companies were situated in eastern Jutland,
but they were spread over different trades. This selection was to insure a spread of in-
formation according to the rules of maximum variation. In all cases, it was the managing
director or IT/IS manager that was interviewed for the survey.

There was no clear connection between the strategy lenses, the IS/IT approach or the
organisational configuration, yet it was clear that they had significant influence on how
the different companies worked with IS/IT strategy. One of the results of the survey
showed that the managing director played a very important part in the development of
the IS/IT strategy. The bigger the interest in IS/IT the manager had, the more IS/IT was
integrated in the company. Furthermore, the manager’s knowledge about IS/IT and his
understanding of what consequences IS/IT inflicts can be seen on the level of IS/IT in the
company. The inspiration to invest in IS/IT systems came from customers, suppliers,
colleagues, competitors, employees etc., but the companies in the survey primarily tried
to cover their own needs when choosing new IS/IT systems. Some companies even con-
vinced their customers and suppliers to change their particular systems to fit their own.
This shows that external control differs from company to company according to their ac-
tivity towards external interested parties. Some companies have to carry out an imposed
strategy. In this survey, the law imposed the restrictions on the company’s flexibility
when it had to develop it’s strategy. Most companies in the survey believed that their
IS/IT was part of their business strategy, but this depended heavily on what trade they
were in. In the case of improving the qualifications of the employees, most mangers used
what they call “on job training”, where they help each other to solve different problems.
Sometimes different courses and education are used to improve the skills of the employ-
ees and managers so that they become capable of handling new assignments.

Very few people took part in the decision process in small and medium-sized companies.
Often the managing director made the decisions on his own, however, he might use con-
sultants who have specialised in IS/IT configuration, or leave the decision of what to buy
to the supplier of the system.

To summarise, the most important factor influencing the development of IS/IT strategy is
the manager or owner of the company. However, he must not forget the other factors
that influence the IS/IT development process, because too little attention to the detail
will damage the IS/IT strategy.

A tool has been developed to help small and medium-sized companies with their IS/IT
strategy. The tool has been developed on the basis of both theory and the results of the
survey. It combines business strategy and IS/IT strategy in a way, so that IS/IT be-
comes a natural part of the business strategy.

The conclusion of this thesis is that small and medium-sized companies are in fact work-
ing with IS/IT, and to some degree it proves sufficiently goal-oriented. However, many of
them could profit further from the opportunities that IS/IT can provide a company with.
1. Indledning......................................................................................................1
1.1 Problemstilling ............................................................................................3
1.2 Problemformulering .....................................................................................3
1.2.1 Research questions................................................................................4
1.3 Afgræsning.................................................................................................7
1.4 Metode.......................................................................................................7
1.4.1 Positivismen kontra Hermeneutikken........................................................8
1.4.2 Ideografisk kontra nomotetisk tilgang.......................................................9
1.4.3 Valg af design.....................................................................................10
1.5 Definitioner...............................................................................................11
2. Teori.............................................................................................................13
2.1 Argumentation for valgt teori ......................................................................13
2.2 Forretning ................................................................................................15
2.2.1 Forretningsstrategi ..............................................................................15
2.2.1.1 Strategi på baggrund af design........................................................16
2.2.1.2 Strategi på baggrund af erfaring......................................................17
2.2.1.3 Strategi på baggrund af ideer..........................................................19
2.2.1.4 Sammenligning af de tre strategiperspektiver....................................21
2.2.1.5 Strategisk udvikling.......................................................................21
2.2.1.6 Den forventede strategi og den faktiske strategi ................................27
2.2.1.7 Opsummering af forretningsstrategi.................................................31
2.2.2 Forretningsstrategi i SME......................................................................32
2.2.2.1 Mintzbergs 3 faser.........................................................................32
2.2.2.2 Faktorer, der påvirker strategiske beslutninger..................................33
2.2.2.3 SME karakteristika i strategiudviklingen............................................35
2.3. IS/IT strategiudvikling...............................................................................36
2.3.1 Tilgangsvinkler til IS/IT strategiudvikling.................................................37
2.3.2 Problemer og barrierer.........................................................................38
2.3.3 Udvikling af IS/IT strategi.....................................................................41
2.3.4 IS/IT strategi som en løbende proces.....................................................41
2.3.5 Succeskriterier for IS/IT strategiudvikling................................................42
2.3.6 Strategiudviklingsmodel .......................................................................44
2.3 Organisationen..........................................................................................46
2.3.1 Organisationskonfigurationer.................................................................46
3. Undersøgelsen..............................................................................................49
3.1 Praktisk udførelse......................................................................................49
3.1.1 Strategi for valg af deltagere.................................................................49
3.1.2 Kriterier for valg af deltagere ................................................................50
3.1.3 Valg af indsamlingsmetode ...................................................................50
3.1.4 Udarbejdelse af spørgeramme...............................................................51
3.1.5 Sådan blev virksomheder udvalgt i praksis..............................................52
3.2 Undersøgelsens resultater...........................................................................54
3.2.1 Forretningsstrategi ..............................................................................54
3.2.2 IS/IT strategi......................................................................................59
3.2.2.1 Tilgangsvinkler..............................................................................59
3.2.2.2 Problemer og barrierer...................................................................61
3.2.2.3 IS/IT strategisk udvikling i virksomhederne.......................................62
3.2.3 Organisation.......................................................................................64
3.2.4 Tendenser i undersøgelsen....................................................................66
3.3 Validering af undersøgelsen ........................................................................67
3.4 Opsummering af undersøgelsen...................................................................68
4 Svar på research questions............................................................................72
4.1 Kompetenceudvikling.................................................................................72
4.2 Ledelsens/ejerens holdning.........................................................................73
4.3 IS/IT systemer..........................................................................................73
4.4 Planlægning af IS/IT..................................................................................74
4.5 Organisation og IS/IT.................................................................................75
4.6 Påvirkninger fra omgangskreds....................................................................76
4.7 Forretningsstrategi og IS/IT strategi.............................................................76
5. Værktøjet.....................................................................................................78
5.1 Første udkast............................................................................................78
5.1.1 Værktøjets udgangspunkt.....................................................................78
5.1.2 Udkast til værktøjet.............................................................................79
5.1.3 Argumentation for værktøjet.................................................................80
5. 2 Validering................................................................................................83
5.3 Det endelige værktøj..................................................................................84
6. Konklusion....................................................................................................87
6.1 Perspektivering.........................................................................................93
7. Referenceliste...............................................................................................95
7.1 Artikler.....................................................................................................95
7.2 Bøger.......................................................................................................97
7.3 Andet.......................................................................................................97
7.4 Sekundær litteratur ...................................................................................98
8. Bilag...............................................................................................................1
8.1 Spørgerammer............................................................................................1
8.1.1 Spørgeramme 1 ....................................................................................1
8.1.2 Spørgeramme 2 ....................................................................................2
8.2 Interviews..................................................................................................3
8.2.1 Interview med Delta Grafisk....................................................................3
8.2.2 Interview med Kim Bay........................................................................27
8.2.3 Interview med Viby Elværk...................................................................48
8.2.4. Interview med Plantorama...................................................................72
8.2.5 Interview med Abildskou .................................................................... 100
8.2.6 Interview med Ricter og Kjær.............................................................. 114
8.2.7 Lydfiler på Cd-rom (interview)............................................................. 131
8.3 Opbygning af en nedskrevet IS/IT strategi.................................................. 132
8.4 Det sendte materiale til respondenterne...................................................... 134
8.5 Tilbagemeldinger fra respondenterne.......................................................... 150
8.5.1 Tilbagemelding fra Jan Tanderup Petersen............................................. 150
8.5.2 Tilbagemelding fra Karl Otto Frost........................................................ 152
8.5.3 Tilbagemelding fra Jess Abilskou (telefoninterview) ................................ 153
8.5.4 Tilbagemelding fra Gorm Tønder – Ricter & Kjær.................................... 154
1. Indledning
Visioner, ideer og strategier er en integreret del af det daglige arbejde i de fleste virk-
somheder, store som små. Strategier i virksomheden bliver tilpasset den overordnede
forretningsstrategi. Vi mener at kunne se, at udviklingen har gjort, at fokuset indenfor
IS/IT er skiftet fra effektivisering til strategisk værktøj, der kan sikre konkurrencemæssi-
ge fordele for den enkelte virksomhed. I de seneste 4-5 årtier er computere blevet en
større og større del af det at drive en virksomhed. Investeringer i IS/IT og informations-
systemer bliver en stadig større udgift for virksomhederne. For at kunne styre denne
udvikling, mener vi, at der kan arbejdes med at udvikle IS/IT strategier til at understøtte
eller forbedre forretningsstrategien. Integrationen mellem IS/IT strategien og forret-
ningsstrategien har vist sig at være en problemstilling, som virksomhederne skal give en
særlig opmærksomhed [Philip 2001]. Dette kan skyldes manglende kommunikation i
mellem IS/IT personale og resten af organisationen, som groft sagt har svært ved at
snakke samme sprog [Hatten 1997]. Flere undersøgelser eksempelvis Gottschalk [2003]
har beskæftiget sig med denne problemstilling og har påpeget en række områder, som
virksomhederne skal arbejde med for at få lettet integrationen mellem IS/IT og forret-
ningsstrategien. Eksempelvis ledelsens involvering i IS/IT, kompetenceudvikling af både
IS/IT personale og resten af organisationen, organisations tilpasning m.fl.

Mange af undersøgelserne eksempelvis Johnson og Scholes [2002], M.T. Smits [1997] og
George Philip [2000] tager deres udgangspunkt i store eller kæmpe store organisationer.
De teorier og modeller, der er kommet ud af disse undersøgelser, er i større eller mindre
grad blevet brugt på små eller mellemstore organisationer/virksomheder, uden den stør-
re tilpasning. Undersøgelser af små og mellemstore virksomheder1 peger på, at disse
virksomheder på flere punkter ikke kan sammenlignes med de større virksomheder. Nye
undersøgelser bekræfter dette [Doukidis 1996], eksempelvis er organisationen fladere og
det ledelsesmæssige ansvar fordelt på et mindre antal personer. Dette gør, at arbejdet
med udvikling af både forretnings- og IS/IT strategi skal angribes på en anden måde end
i de store virksomheder.

Pierre-André Julien [1995] mener, at undersøgelser, hvoraf det fremgår, at SME halter
bagefter med hensyn til IS/IT, kan være direkte misvisende, da de teoretiske måleværk-
tøjer, der benyttes, ikke er tilpasset SME.

1 Små og mellem store virksomheder forkortes herefter med SME, som er den internationale betegnelse (Small
and Medium-sizeed enterprises)
Side 1 af
At der ikke er lavet ret mange undersøgelser af SME kan give grundlag til undren, især
når der tænkes over, hvor mange SME der er i forhold til det totale antal virksomheder.
Nyhedsmedierne orienterer næsten hver dag om store virksomheder, som afskediger
personale grundet flytning af produktion, fusioner, konkurrencemæssige elementer m.fl.
Prashant og Shailendra [Palvia 1999] fandt i 1998, at 5 ud 6 lønchecks i USA blev udbe-
talt til personer ansat i virksomheder med mindre end 1000 ansatte og at 2/3 af disse
ansatte var ansat i virksomheder med mindre end 100 ansatte. I Danmark har de små og
mellemstore virksomheder også stor betydning, eksempelvis er der igennem de sidste 10
år i gennemsnit blevet åbnet gennemsnitlig 15.000 nye virksomheder om året, hvorved
der er blevet skabt gennemsnitlig 5.500 nye jobs pr. år. Det kan i den forbindelse næv-
nes, at det kun er ca. 10-15 % af de nye virksomheder, der har ansatte. Med ovenståen-
de i tankerne vil det sandsynligvis være en fordel at udvikle teorier og modeller specielt
egnet til denne målgruppe, hvor der tages højde for de små og mellemstore virksomhe-
ders egenskaber. Dette bekræftes af Prashant & Shailendra [Palvia 1999], som siger, at
undersøgelser om små virksomheder er sjældne, selvom de har stor indflydelse på den
amerikanske økonomi.

Vi finder arbejdet med små virksomheder interessant, fordi de for os at se, er så forskel-
lige i deres virkemåder. Hver leder/ejer har sin helt egen måde at drive tingene på. Mod-
sat de store virksomheder, som har højtuddannede specialister til at hjælpe med de stra-
tegiske beslutninger, arbejder små virksomheder mere udfra erfaring, intuition, ønsker,
håb og ideer [Keith D. Brouthers 1998]. Julien [1995] har vist, at små virksomheder er
mere innovative end store virksomheder, netop fordi de tilpasser sig til en bestemt niche,
hvor de kan se, at der er et marked, som de store enten ikke har set eller ikke har lyst til
at udfylde. IS/IT er med fra dag et, når en virksomhed starter, de fleste har eksempelvis
et bogføringssystem eller lignende. Men i SME er der tit begrænsede menneskelige og
økonomiske ressourcer2, hvorfor IS/IT, der ikke giver et direkte/synligt afkast, ikke altid
står øverst på ønskesedlen. Grunden hertil kan være manglende kompetence, indsigt og
overblik med hensyn til IS/IT, hvilket giver nedsat investeringslyst i IS/IT, måske i be-
tragtning af IS/IT kun ses som et nødvendigt onde. IS/IT bliver en stadig større del af
det at drive en virksomhed, dog afhængig af hvilken branche der er tale om. Derfor bli-
ver det stadigt vigtigere, at selv små virksomheder er opmærksomme på de muligheder,
der ligger i at udnytte IS/IT rigtigt. Har virksomheden ikke en plan eller ide om, hvad de
vil med IS/IT i fremtiden, kan investeringer i IS/IT blive tilfældige og forkerte, hvorved
virksomhedens økonomiske situation kan blive væsentlig forringet, og måske true virk-
somhedens eksistensgrundlag.

2 Med ressourcer menes både personale og kapital
2
Denne afhandling vil omhandle de problemstillinger, der er med IS/IT strategi arbejde i
SME, ud fra den sondering, at SME ikke arbejder organiseret nok med IS/IT strategier.
Denne påstand vil blive gennemgået i detaljer i de næste afsnit.

1.1 Problemstilling
I denne kandidatafhandling vil fokus være drejet mod de små og mellemstore virksom-
heder. Vi mener ikke, at små og mellemstore virksomheder arbejder organiseret nok
med udvikling af deres IS/IT strategi, hvilket gør, at de ikke udnytter det fulde potentiale
af IS/IT i forhold til deres virksomheds forretningsstrategi og mål. Dette bygger på den
påstand, at mange mindre og mellemstore virksomheder ganske simpelt ikke er bevidste
om deres IS/IT strategi. Problemet ligger i den måde de små og store virksomheder er
organiseret på. SME har ofte med en meget central ledelse, som ikke har den fornødne
kompetence [Nigel Berkeley 1996] til at sikre, at de langsigtede beslutninger vedrørende
IS/IT strategien kommer til at understøtte forretningsstrategien [Riemenschneider 2003].
Dertil kommer, at det kan virke uoverskueligt for virksomhedens ledelse at skulle igen-
nem en større forkromet proces for at få præciseret IS/IT strategien [Ward 2002 kap. 2].

1.2 Problemformulering
Med udgangspunkt i ovenstående problemstilling, opstiller vi følgende hovedspørgsmål:

Arbejder små og mellemstore virksomheder
målrettet nok med udvikling af deres IS/IT strategi,
og opnår de derved de fordele, IS/IT kan tilbyde?

Det er ikke meningen, at vi i denne afhandling vil give et udtømmende svar på hoved-
spørgsmålet. Det vil kræve en undersøgelse af langt større dimensioner end den under-
søgelse, vi har tænkt os at gennemføre i denne afhandling. Vi har i stedet valgt at opstil-
le en række research questions (RQ), som vil blive behandlet i afhandlingen. Ved at sva-
re på RQ er målet at vise, hvordan tendenserne vedrørende udvikling af IS/IT strategi er
inden for de små og mellemstore virksomheder og derved svare på hovedspørgsmålets
første del. Undersøgelsen, som giver materiale til RQ, vil derudover blive brugt til at sva-
re på, hvorvidt virksomhederne vil opnå fordele ved udviklingen af IS/IT. Eksempler på
et par fordele ved IS/IT kunne være effektivisering af arbejdsprocesser, adgang til nye
markeder grundet ny teknologi og forbedret kommunikationsveje.

3