Schémas de classification et repérage des documents administratifs électroniques dans un ...

359 Pages·2007·4.94 MB·French

Université de Montréal

Schémas de classification et repérage des documents administratifs
électroniques dans un contexte de gestion décentralisée des
ressources informationnelles

par
Sabine Mas

École de bibliothéconomie et des sciences de l’information
Faculté des arts et des sciences

Thèse présentée à la Faculté des études supérieures
en vue de l’obtention du grade de Philosophiæ Doctor (Ph.D.)
en sciences de l’information

Mai 2007

© Sabine Mas, 2007
Université de Montréal
Faculté des études supérieures

Cette thèse intitulée :

Schémas de classification et repérage des documents administratifs électroniques
dans un contexte de gestion décentralisée des ressources informationnelles

présentée par :
Sabine Mas

a été évaluée par un jury composé des personnes suivantes :

Clément Arsenault, président-rapporteur
Louise Gagnon-Arguin, directrice de recherche
Michèle Hudon, codirectrice
James M. Turner, membre du jury
Luis Carlos Lopes, examinateur externe
Jian Yun Nie, représentant du doyen de la FES
Résumé
Les employés d’un organisme utilisent souvent un schéma de classification
personnel pour organiser les documents électroniques qui sont sous leur contrôle direct,
ce qui suggère la difficulté pour d’autres employés de repérer ces documents et la perte
possible de documentation pour l’organisme. Aucune étude empirique n’a été menée à ce
jour afin de vérifier dans quelle mesure les schémas de classification personnels
permettent, ou même facilitent, le repérage des documents électroniques par des tiers,
dans le cadre d’un travail collaboratif par exemple, ou lorsqu’il s’agit de reconstituer un
dossier.
Le premier objectif de notre recherche était de décrire les caractéristiques de
schémas de classification personnels utilisés pour organiser et classer des documents
administratifs électroniques. Le deuxième objectif consistait à vérifier, dans un
environnement contrôlé, les différences sur le plan de l’efficacité du repérage de
documents électroniques qui sont fonction du schéma de classification utilisé. Nous
voulions vérifier s’il était possible de repérer un document avec la même efficacité, quel
que soit le schéma de classification utilisé pour ce faire.
Une collecte de données en deux étapes fut réalisée pour atteindre ces objectifs.
Nous avons d’abord identifié les caractéristiques structurelles, logiques et sémantiques
de 21 schémas de classification utilisés par des employés de l’Université de Montréal
pour organiser et classer les documents électroniques qui sont sous leur contrôle direct.
Par la suite, nous avons comparé, à partir d'une expérimentation contrôlée, la capacité
d’un groupe de 70 répondants à repérer des documents électroniques à l’aide de cinq
schémas de classification ayant des caractéristiques structurelles, logiques et sémantiques
variées. Trois variables ont été utilisées pour mesurer l’efficacité du repérage : la
proportion de documents repérés, le temps moyen requis (en secondes) pour repérer les
documents et la proportion de documents repérés dès le premier essai.
Les résultats révèlent plusieurs caractéristiques structurelles, logiques et
sémantiques communes à une majorité de schémas de classification personnels : macro-
iv
structure étendue, structure peu profonde, complexe et déséquilibrée, regroupement par
thème, ordre alphabétique des classes, etc. Les résultats des tests d’analyse de la variance
révèlent des différences significatives sur le plan de l’efficacité du repérage de
documents électroniques qui sont fonction des caractéristiques structurelles, logiques et
sémantiques du schéma de classification utilisé. Un schéma de classification caractérisé
par une macro-structure peu étendue et une logique basée partiellement sur une division
par classes d’activités augmente la probabilité de repérer plus rapidement les documents.
Au plan sémantique, une dénomination explicite des classes (par exemple, par utilisation
de définitions ou en évitant acronymes et abréviations) augmente la probabilité de succès
au repérage. Enfin, un schéma de classification caractérisé par une macro-structure peu
étendue, une logique basée partiellement sur une division par classes d’activités et une
sémantique qui utilise peu d’abréviations augmente la probabilité de repérer les
documents dès le premier essai.
Mots-clés : schéma de classification, classification, repérage, document électronique,
document administratif, archives, gestion personnelle de l’information, organisation des
documents, théorie de la classification, principes archivistiques
v
Abstract
The employees of an organization often use a personal classification scheme to
organize electronic documents residing on their own workstations. As this may make it
hard for other employees to retrieve these documents, there is a risk for the organization
of losing track of needed documentation. To this day, no empirical study has been
conducted to verify whether personal classification schemes allow, or even facilitate the
retrieval of documents created and classed by someone else, in collaborative work, for
example, or when it becomes necessary to reconstruct a “dossier”.
The first objective of our research was to describe the characteristics of personal
classification schemes used to organize and classify administrative electronic documents.
Our second objective was to verify, in a controlled environment, differences as to
retrieval effectiveness which would be linked to the characteristics of classification
schemes. More precisely, we wanted to verify if it was possible to find a document with
the same effectiveness, whatever the classification scheme used.
Two types of data collection were necessary to reach those objectives. We first
identified the structural, logical and semantic characteristics of 21 classification schemes
used by Université de Montréal employees to organize and classify electronic documents
residing on their own workstations. We then compared, in a controlled experimentation,
the capacity of 70 participants to find electronic documents with the help of five
classification schemes exhibiting variations in their structural, logical and semantic
characteristics. Three variables were used to measure retrieval effectiveness : the number
of documents found, the average time needed (in seconds) to locate the documents and
the number of documents found on the first try.
Results revealed many structural, logical and semantic characteristics common to
a majority of personal classification schemes : extended macro-structures, shallow,
complex and unbalanced structures, thematic grouping, alphabetical order of classes, etc.
An analysis of variance revealed significant differences as to retrieval effectiveness that
are related to the structural, logical and semantic characteristics of the classification
vi
scheme. A classification scheme characterized by a narrow macro-structure and a logic
based on classes of activities increases the probability of finding documents more
rapidly. On the semantic level, more explicit denominations of classes (for example, by
using definitions or avoiding acronyms and abbreviations) increases the probability of
success in finding documents. Finally, a classification scheme characterized by a narrow
macro-structure, a logic based on classes of activities, and a semantic that uses few
abbreviations minimizes the risk of error and failure in retrieval.
Keywords : classification schemes, classification, retrieval, electronic records,
administrative records, archives, personal information management, document
organization, classification theory, archival principles
Table des matières
Liste des tableaux.......................................................................................................xi
Liste des figures........................................................................................................xiii
Liste des sigles...........................................................................................................xiv
1 Introduction.....................................................................................................1
1.1 Problématique...................................................................................................1
1.2 Définitions.........................................................................................................7
1.3 But et objectifs de la recherche.........................................................................8
1.4 Questions de recherche.....................................................................................8
1.5 Plan de la thèse..................................................................................................9
2 Revue de la littérature..................................................................................11
2.1 Introduction.....................................................................................................11
2.2 Assises théoriques de la classification documentaire......................................12
2.2.1 Nature et fonctions de la classification documentaire.................................12
2.2.2 Objet de la classification documentaire......................................................14
2.2.3 Outil de classification documentaire...........................................................15
2.3 Principes de classification des documents administratifs en archivistique.....22
2.3.1 Nature et fonctions de la classification des documents administratifs........23
2.3.2 Objet de la classification des documents administratifs.............................26
2.3.3 Outil de classification des documents administratifs..................................27
2.4 Organisation personnelle des documents administratifs électroniques...........39
2.4.1 Nature et fonction de l’organisation personnelle des documents
administratifs électroniques........................................................................40
2.4.2 Objet de l’organisation personnelle des documents administratifs
électroniques...............................................................................................41
2.4.3 Outil d’organisation personnelle des documents administratifs électroniques
.....................................................................................................................41
2.5 Repérage des documents administratifs électroniques dans un contexte de
gestion décentralisée des ressources informationnelles..................................51
2.5.1 Nature et fonction du repérage des documents administratifs électroniques
dans un contexte de gestion documentaire décentralisée............................51
2.5.2 Objet du repérage des documents...............................................................52
2.5.3 Facteurs qui influencent la qualité du repérage...........................................53
viii
2.5.4 Schéma de classification et repérage...........................................................60
2.6 Modèle d’analyse des schémas de classification personnels..........................66
2.6.1 Indicateurs de mesure de la dimension structurelle des schémas de
classification................................................................................................67
2.6.2 Indicateurs de mesure de la dimension logique des schémas de
classification................................................................................................69
2.6.3 Indicateurs de mesure de la dimension sémantique des schémas de
classification................................................................................................70
2.7 Conclusion......................................................................................................74
3 Méthodologie.................................................................................................75
3.1 Introduction.....................................................................................................75
3.2 Caractérisation des schémas de classification.................................................76
3.2.1 Procédure d’échantillonnage et taille de l’échantillon................................77
3.2.2 Collecte des données...................................................................................81
3.2.3 Méthode d’analyse des données..................................................................90
3.2.4 Caractéristiques du schéma de classification personnel retenu pour des fins
de manipulation (Schéma A).......................................................................92
3.3 Manipulation des schémas de classification...................................................95
3.3.1 Nature des manipulations............................................................................96
3.3.2 Produits de la manipulation.........................................................................96
3.4 Hypothèses de recherche...............................................................................107
3.5 Simulation du repérage.................................................................................108
3.5.1 Procédure d’échantillonnage et taille de l’échantillon..............................109
3.5.2 Collecte des données.................................................................................112
3.5.3 Méthode d’analyse des données................................................................122
3.6 Qualité de la recherche..................................................................................123
3.6.1 Validité de la recherche.............................................................................123
3.6.2 Fiabilité de la recherche............................................................................126
3.7 Conclusion....................................................................................................128
4 Résultats.......................................................................................................130
4.1 Introduction...................................................................................................130
4.2 Résultats de la caractérisation des schémas de classification personnels.....131
4.2.1 Caractéristiques structurelles des schémas de classification observés......132
4.2.2 Caractéristiques logiques des schémas de classification observés............145
4.2.3 Caractéristiques sémantiques des schémas de classification observés.....150
4.3 Résultats de la simulation du repérage..........................................................156
4.3.1 Observations générales.............................................................................157
4.3.2 Tests d’hypothèses sur la proportion de documents repérés.....................162
ix
4.3.3 Tests d’hypothèses sur le temps moyen du repérage................................166
4.3.4 Tests d’hypothèses sur la proportion de documents repérés dès le premier
essai...........................................................................................................169
4.4 Conclusion....................................................................................................175
5 Discussion.....................................................................................................177
5.1 Introduction...................................................................................................177
5.2 Caractéristiques des schémas de classification personnels observés............177
5.2.1 Caractéristiques structurelles des schémas de classification observés......178
5.2.2 Caractéristiques logiques des schémas de classification observés............185
5.2.3 Caractéristiques sémantiques des schémas de classification observés.....191
5.2.4 Conclusion................................................................................................195
5.3 Schémas de classification et repérage...........................................................197
5.3.1 Schémas de classification et proportion de documents repérés................198
5.3.2 Schémas de classification et temps moyen du repérage............................203
5.3.3 Schémas de classification et proportion de documents repérés dès le
premier essai.............................................................................................207
5.3.4 Conclusion................................................................................................211
5.4 Limites de la recherche.................................................................................213
5.5 Conclusion....................................................................................................214
6 Conclusion....................................................................................................217
6.1 Résumé de la recherche.................................................................................217
6.2 Contributions dans le domaine des sciences de l’information......................222
6.3 Recommandations pour des recherches futures............................................224
6.3.1 Valider la relation entre la classification personnelle et la constitution du
fonds d’archives........................................................................................224
6.3.2 Tester les schémas de classification dans un contexte réel d’utilisation...225
6.3.3 Vérifier l’influence de facteurs socio-démographiques sur les
caractéristiques des schémas de classification personnels........................226
6.3.4 Étudier les schémas de classification personnels utilisés pour l’organisation
et le repérage des documents papier et des courriels................................227
6.3.5 Identifier plus précisément les facteurs d’influence de l’efficacité du
repérage.....................................................................................................228
6.3.6 Explorer la possibilité d’utiliser une classification à facettes pour
l’organisation personnelle des documents administratifs électroniques...229
7 Bibliographie...............................................................................................231
Annexe 1. Certificat d’éthique et formulaires de consentement...................................I
x
Annexe 2. Lettre d’appel à participation (employés)...............................................VII
Annexe 3. Questionnaire adressé aux techniciennes à la coordination de travail de
bureau.......................................................................................................................VIII
Annexe 4. Questionnaire adressé aux coordonnateurs de stages.........................XXIII
Annexe 5. Classes du Système officiel de classification de l’Université de Montréal
utilisées par quatre techniciennes...............................................................................XL
Annexe 6. Protocole d’entrevue..............................................................................XLI
Annexe 7. Exemple de saisie d’écran..................................................................XLIV
Annexe 8. Extrait d’un rapport produit par le logiciel PDS...................................XLV
Annexe 9. Caractéristiques des schémas de classification personnels observés..XLVI
Annexe 10. Lettre d’appel à participation (Étudiants et diplômés)..........................LIII
Annexe 11. Exemple de grille d’observation (Groupe 1)........................................LIV
Annexe 12. Directives communiquées aux répondants au début de la séance de
simulation.................................................................................................................LIX
Annexe 13. Description des documents à repérer....................................................LXI
Annexe 14. Préparation des données pour le SCMEQ (Extrait)............................LXIII
Annexe 15. Analyse de la variable « Succès »......................................................LXIV
Annexe 16. Analyse de la variable « Temps »....................................................LXXVI
Annexe 17. Analyse de la variable « Essai ».......................................................LXXX
Annexe 18. Modèle d’analyse des schémas de classification........................LXXXVII
Annexe 19. Modélisation de la relation entre les variables Schéma de classification et
Repérage...........................................................................................................LXXXIX
Annexe 20. Synthèse des caractéristiques des schémas de classification personnels
observés et du schéma A..........................................................................................XCI