PROJECT CONSULT Thema

328 Pages·2016·10.7 MB·German

Kunde: PROJECT CONSULT Thema: Coextant Theum Version: 1.0
Datei: Deckblatt_Newsletter_2009 Autor: Kff Status: Fertig
© PROJECT CONSULT GmbH 2016 Datum: 08.03.2016 Seite: 1 von 2
PROJECT CONSULT Newsletter

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PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
v.i.S.d.P Dr. Ulrich Kampffmeyer
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PROJECT CONSULT Newsletter ISSN 1349-0809; 1999 - 2016
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Ausgaben 2009
Ausgabe Seiten Jahrgang 2009 Gesamt
20090121 15 01 138
20090226 133 02 139
20090325 26 03 140
20090528 38 04 141
20090730 22 05 142
20090828 38 06 143
20090911 26 07 144
20091021 17 08 145
20091203 25 09 146
20091228 23 10 147

Kunde: PROJECT CONSULT Thema: Coextant Theum Version: 1.0
Datei: Deckblatt_Newsletter_2009 Autor: Kff Status: Fertig
© PROJECT CONSULT GmbH 2016 Datum: 08.03.2016 Seite: 2 von 2
PROJECT CONSULT 20090121
NEWSLETTER

Inhalt Editorial
Editorial ............................................................................... 1 Herzlich Willkommen im neuen Jahr zu unserer ersten
Unternehmen & Produkte ............................................... 2 Newsletter-Ausgabe 2009!

Dmsfactory mit neuer TINCA Version .................................. 2 Von einem erfolgreichen Start zu sprechen wäre sicher ange-
Fujitsu bindet Scanner direkt an MOSS an ............................ 2 sichts der Finanz- und Wirtschaftskrise unangemessen.
Luratech PDF Document Compressor ................................... 3 Auch Präsident Obama muss jetzt erst beweisen, wie er
„Change“ in Realpolitik umsetzt. Auch bei den ECM-
Neuer Investor für Plasmon .................................................... 3
Anbietern wird die Krise ihre Spuren hinterlassen, da doch
Ricoh mit DocumentClass
die potentiellen Kunden sparen, die Budgets kleiner und
Dokumentenmanagement ............................................... 3
Projekte verschoben werden. Hier macht es sich besonders
Gastbeiträge........................................................................ 4
negativ bemerkbar, dass es der Branche bisher nicht gelun-

It takes two to tango ................................................................. 4
gen ist, auf Vorstands- und Geschäftsführerebene deutlich
Verzögerungsgeld als künftige Pönale für
zu machen, dass ECM mindestens den gleichen Stellenwert

GDPdU-Verweigerer ........................................................ 6
wie ein ERP hat. Dadurch wird vielleicht gerade in diesen
In der Diskussion .............................................................. 7 Zeiten die Chance vertan, sich auf den Wechsel mit Unter-

Goodbye President Bush ......................................................... 7 stützung von ECM als Enterprise Content Management
Recht & Gesetz ................................................................... 8 und Enterprise Change Management einzustellen. Die
Wirtschaft muss sich umstellen um weiterhin wettbewerbs-
Urteil zu E-Mail und Fernmeldegeheimnis .......................... 8
fähig zu bleiben. ECM bietet hier Methoden und Lösungen,
E-Mail-Löschung in der öffentlichen Verwaltung................ 8
die Arbeitsprozesse beschleunigen, Zeit- und Geld sparen,

GDPdU: Rückstellungen nicht mehr zulässig? ..................... 8
den Kunden besseren Service bieten und mehr Transparenz

JStG 2009: GDPdU jetzt mit Preisschild ................................. 9
im Unternehmen schaffen. Die Krise muss hier in Bezug auf

EDI nach SteuBAG ................................................................... 9
den Einsatz von ECM als Chance genutzt werden!

GoBIT ......................................................................................... 9
Einen Effekt hatte zumindest die Krise mit all ihren Skanda-
PROJECT CONSULT News ............................................ 9
len – das Thema GRC Governance, Risk Management &

CDIA+ Zertifizierung – neue Kurse in 2009.......................... 9
Compliance wird mit erweiterten Dokumentationsanforde-

Records Management 2009 .................................................... 10 rungen eine der Triebfedern für die ECM-Branche sein. Hier

PROJECT CONSULT Vorträge ............................................. 10 gewinnt Records Management auch in Deutschland und

ECM Top Ten Januar 2009 ..................................................... 11 auch trotz aller Unkenrufe zunehmend an Bedeutung. Aktu-
Benchpark ECM Top Drei Januar 2009 ................................ 12 elle Standards wie MoReq2 oder ICA-ISDF bieten hier die
Benchpark ECM-Marktmonitor Q4/2008............................ 12 Grundlage zur Schaffung von Lösungen um Compliance-
Anforderungen besser einhalten zu können. In unseren
Marlene’s Weblinks ........................................................ 14
PROJECT-CONSULT-Seminaren und in Vorträgen wer-
Agorum, CDE Management, windream
den wie daher in diesem Jahr Themen wie die Wirtschaftlich-
Impressum ........................................................................ 15
keit von ECM-Lösungen und den Nutzen von Records Ma-
Newsletter-Bestellformular ........................................... 15 nagement verstärkt aufgreifen.
Einhefter
Für den PROJECT CONSULT Newsletter ist dieses Jahr
CDIA+ 2009…………………………………………. (zwischen Seite 8 | 9)
ein besonderes Jahr! Am 26.02.1999 erschien die Erstausga-
be. Nach 10 Jahren und bisher 135 Ausgaben unseres

Newsletters hat sich die Publikation in der ECM-Branche

etabliert. Alle älteren Ausgaben finden Sie auf unserer Web-
seite, in unserem Newsletterarchiv als Volltext erschlossen
und auf der Publikationsplattform DOXTOP. Das Jubiläum
werden wir mit einer besonderen Ausgabe feiern. Gastbei-
träge und Leserbriefe sind diesmal besonders willkommen!
Wir freuen uns, wenn Sie uns als Leser und Besucher unse-
rer Veranstaltungen auch in diesem Jahr begleiten! (SKK)
© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 1 von 15
20090121 PROJECT CONSULT
NEWSLETTER

Unternehmen & Produkte Fujitsu bindet Scanner direkt an MOSS an
Fujitsu, der Marktführer im Bereich DMS-Scanner,
Dmsfactory mit neuer TINCA Version
wird seine Scanner jetzt direkt an den Microsoft Office
Sharepoint Server 2007 (MOSS) anbinden. Mit der
Die Dmsfactory hat mit TINCA Enterprise 4.4 eine
ECM-Software-Komponente „KnowlegdeLake
neue Version ihres Dokumenten-Management-Systems
Connect“ von KnowlegdeLake soll jeder Desktop, der
(DMS) anzubieten. TINCA Enterprise ist eine netz-
mit einem an MOSS angebundenen Scanner verbun-
werkfähige Software für die zentrale Verwaltung und
den ist, von der bestehenden Infrastruktur und einer
Archivierung von beliebigen gescannten oder elektro-
effizienteren Arbeitsumgebung profitieren. Zudem soll
nisch erzeugten Dokumenten und E-Mails. In der neu-
die direkt in den MOSS eingebundene Knowlegde-
en Version soll die Software erweiterte Funktionen zur
Lake Software dem Anwender ein direktes Scannen in
Versionierung, Oberflächengestaltung und zur Wie-
das Sharepoint Dokumenten-Repository ermöglichen,
dervorlage enthalten. Die Wiedervorlagefunktion soll
indem es eine dem SharePoint Server 2007 System ähn-
dabei Prozesse gezielt überwachen und die Anwender
liche Schnittstelle verwendet. (CaM)
unterstützen Dokumente und Akten nicht unbemerkt
liegen zu lassen. Auf archivierte Dokumente können
Infobox Fujitsu
die Anwender über den bekannten Index in Tinca 4.4
URL: http://www.fujitsu.com/de/
einzeln oder als elektronische Akte zugreifen. (CaM)
Firmierung: Fujitsu Services GmbH
Stammsitz: Düsseldorf
Infobox DMS Factory GF/CEO/MD: Karl Polefka, Dirk Weigel
URL: http://www.dmsfactory.com Börse: ./.
Firmierung: DMS Factory GmbH Zuletzt behandelt Newsletter 20050912
Stammsitz: Rödermark Benchpark Rating: ./.
GF/CEO/MD: Erik Hansen DRT-Markt Eintrag ./.
Börse: ./. URL press releases: Press releases
Zuletzt behandelt Newsletter 20080930 Produktkategorien: Cap
Benchpark Rating: ./.
DRT-Markt Eintrag ./. PROJECT CONSULT Kommentar:
URL press releases: Press releases
Produktkategorien: DMS; Wf, Arc Bisher war das Scannen die Domäne von Archiv-, DMS-,
Posteingangs- und speziellen Capture-Subsystemen. Dies
PROJECT CONSULT Kommentar: ändert sich. Mit MOSS hatte sich die ECM-Branche arran-
giert. MOSS 2007 greift zwar einiges an Marktpotential im
Die Vielfalt der Anbieter ist im deutschen ECM-Markt trotz
Dokumentenmanagement- und CollaborationsUmfeld ab, ist
internationaler Konsolidierung ungebrochen. Auch viele
andererseits ein Marktöffner für ECM, da die große Verbrei-
kleinere Anbieter wie DmsFactory leisten sich eine eigene
tung Akzeptanz schafft – und sich mit den Lücken in der
Produktentwicklung. Die aktuelle Version führt eine Reihe
Funktionalität des MOSS gut Geld verdienen lässt. Diese
von Neuigkeiten auf, die aber eigentlich schon seit langem
Lücken schließen sich aber zunehmend. Einerseits werden
zum Standardrepertoire eines ECM-Systems gehören sollte
immer Zusatzkomponenten für den MOSS von Microsoft
– wie z.B. die Wiedervorlage. Automatismen für unter-
selbst verfügbar gemacht. Und bestimmte Anwendungssze-
schiedliche Formen von Wiedervorlagen wie die Unterschei-
narien, für die man bisher eine vollwertige Zusatzlösung
dung von eigenen Wiedervorlagen, Fristen mit Vorab-
brauchte, werden über einfache Anbindungen an den MOSS
Meldung, Delegation von Wiedervorlagen in andere Post-
gelöst. Hier ist auch der Vorstoß von Fujitsu anzusiedeln.
körbe, Rendevouz-Wiedervorlagen etc, sind Grundbestand-
Scannen direkt in den MOSS hinein. Gleich dem Scanner
teile von Workflow-, Postkorb- und Virtuelle-Akte-
beigepackt, wird der MOSS direkt bedient. Solche Zusatzlö-
Systemen. So zeigen auch die Neuheiten bei TINCA eines
sungen, und wir sprechen nicht nur vom Scannen, für
deutlich – die kleineren Anbieter befinden sich ständig auf
MOSS schmälern den Markt für „echte“ ECM-Lösungen.
einer Aufholjagd um mit den Leistungsangebot größerer
Im Laufe der Zeit werden die derzeitigen Lücken mit immer
Systeme oder ECM-Suiten Schritt zu halten. Dabei muss ein
komfortableren und gebündelten Modulen gestopft und
geringerer Leistungsumfang – bei vernünftiger Qualität
Microsoft selbst wird mit dem nächsten Release von MOSS
und Preis – nicht negativ sein, denn nicht jeder Anwender
sicherlich auch bei der Funktionalität nachlegen. Die klassi-
braucht alle Funktionalität, mit der manches größere System
schen ECM- und DMS-Anbieter sind also gut beraten, sich
überladen ist. Wichtig ist es, die Funktionalität so paramet-
zu überlegen, wie weit und in welchen ECM-Feldern sie sich
risieren zu können, dass sie den Nutzer ohne großen Lern-
mit Microsoft MOSS einlassen und sich auf der MOSS-
aufwand unterstützt. Die Bereitstellung einer vollständigen
Marktsegment verlassen. Zwar kann man derzeit recht gut
Demo-Version ist dabei für den potentiellen Anwender von
all die Dinge, die MOSS noch nicht oder nicht richtig kann,
Nutzen - und die findet sich auf der DmsFactory-Webseite
nach zu verkaufen, doch das Zeitfenster wird immer kleiner,
als kostenfreier Download. (Kff)
siehe: Plug&Play -Scanner- / -Archivspeicher- / -Exchange-
/ -Fax- / -Signatur- / -MFP- / - usw.- Anbindung. (Kff)
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PROJECT CONSULT 20090121
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Luratech PDF Document Compressor Neuer Investor für Plasmon
Mit der Version 5.3 zeigt LuraTech auf der CeBIT 2009 Es gibt wieder Hoffnung für den Optical-Disk-
die neue Version seines PDF Compressors. In der neu- Spezialisten Plasmon. Das US-Unternehmen AST Alli-
en Version sollen Dokumente im Freiformverfahren ance Storage Technologies hat alle Rechte, Marken,
klassifiziert und Daten extrahiert werden. Der PDF Librarys, Laufwerke, Medien, und Komponenten vom
Compressor soll beispielsweise die Informationen von Insolvenzverwalter gekauft und will die Technologien
Rechnungsdokumenten auslesen und sie dann zum und Produkte weiterentwickeln sowie Service und
Import in ein Warenwirtschafts- oder ERP-System auf- Support für die Anwender bieten. AST soll bereits 24
bereiten. Zunächst definiert der Formulardesigner da- frühere Mitarbeiter eingestellt haben und plant rund 20
zu die auszulesenden Felder und Erkennungsregeln. weitere einzustellen. (CaM)
Nach optionaler Klassifizierung und Sortierung der
Infobox ASC
Dokumente werden die Dokumenteninhalte ausgele-
sen und in XML-Dateien überführt. Die gescannten Be- URL: http://www.alliancestoragetechnologies.com
Firmierung Alliance Storage Technologies Inc.
lege sollen in einem Arbeitsgang vom PDF Compres-
Stammsitz: Colorado Springs, CO
sor komprimiert und in PDF- oder in PDF/A-Dateien GF/CEO/MD: Chris Carr, President
konvertiert werden. Der PDF Compressor soll so eine Börse: ./.
vollständige Konvertierungslösung für Anwender und Zuletzt behandelt ./.
Benchpark Rating: ./.
Scandienstleister bieten. (CaM)
DRT-Markt Eintrag ./.
URL press releases: ./.
Infobox LuraTech
Produktkategorien: Sto, Arc
URL: http://www.luratech.com
Firmierung LuraTech Europe GmbH PROJECT CONSULT Kommentar:
Stammsitz: Berlin
Mit Plasmon ging es ziemlich ungeordnet Ende letzten Jah-
GF/CEO/MD: Carsten Heiermann
Börse: ./. res zu Ende und viele Anwender waren schon dabei ihre
Zuletzt behandelt Newsletter 20080904 Migrationskonzepte aus der Schublade zu ziehen. Das Ver-
Benchpark Rating: ./. trauen ist auch noch nicht wieder da und so bleiben die Mig-
DRT-Markt Eintrag ./.
rationskonzepte auf dem Tisch. Alliance ist in Europa eine
URL press releases: Press releases
Produktkategorien: Out unbekannte Größe, auch wenn die Firmen mit zu den Pio-
nieren der digital-optischen Speicherplattenarchivierung ge-
hört. Auch ist nicht klar, in welchem Umfang AST in die
PROJECT CONSULT Kommentar:
Weiterentwicklung und Pflege investieren kann oder will.
PDF/A hat sich als neuer Archivierungsformatstandard
Zwar wurden eine Reihe von Mitarbeitern übernommen,
durchgesetzt. Das Format selbst bietet aber noch einiges
aber vielleicht geht es AST auch nur um das Wertungs- und
mehr. So lassen sich bei geeigneten Vorverarbeitungs- und
vielleicht zukünftig um das Migrationsgeschäft. Mit dem
Komprimierungsverfahren die Größe der PDF/A-Objekte
Niedergang von Plasmon ist die Ära der speziellen WORM-
noch verkleinern. Hier hat Luratech einiges zu bieten, was
Medien und WORM-Laufwerke in die Endphase getreten.
die Entscheidung von TIFF auf PDF/A bei gescannten Do-
Dies wird auch ATS nicht rückgängig machen können. Ju-
kumenten zu wechseln, leichter macht. Entscheidend dabei
kebox-Systeme bekommt man heute auch geschenkt für
ist, dass die Konventionen eingehalten und die Reproduzier-
Selbstabholer kaum noch los – wer noch Jukeboxen benötigt,
barkeit gewährleistet bleibt. Luratech hat aber ihr Knowhow
einige unserer Kunden haben noch welche abzugeben. (Kff)
auch in anderen Gebieten der Erzeugung und Verarbeitung
von PDF ausgebaut. Ergebnis ist der neue PDF Compressor,
Ricoh mit DocumentClass
der nicht nur konforme PDF- und PDF/A-Dokumente er-
Dokumentenmanagement
zeugt, sondern auch Informationen für die Weiterverarbei-
tung extrahier. Damit wird PDF zu einer immer wichtige- Die Ricoh Amercias Corporation, Anbieter von „digita-
ren Komponente auch in Prozessen und ist nicht mehr nur lem Büroequipment“, bringt die DocuClass Dokumen-
als Publikations- und Speicherformat zu betrachten. Mit tenmanagement-Software auf den Markt. DocuClass
Formularmanagement, Datenextraktion und Kommunikati- das erste neue DMS-Produkt, das im Rahmen des
on mit nachgelagerten Systemen wie ERP eröffnet die Lura- Ricoh Independent Solutions Vendor Program (RiSVP)
tech-Lösungen neue Nutzungsformen für PDF. Dies stärkt vertrieben werden soll. DocuClass ist ein Produkt der
auch die Position von PDF gegen das Microsoft XPS- Cima Software Corporation, Inc., und soll eine kom-
Format, wo bisher kaum etwas Vergleichbares am Markt plett prozessorientierte Dokumentenmanagement-
sichtbar ist. (Kff) Softwarelösung sein, die Unternehmen dabei unter-
stützt Betriebsprozesse durch dynamische Organisati-
on und Kontrolle der Erfassung, des Einganges, des
Managements und der Verteilung von Dokumenten
und Informationen zu handhaben. (CaM)
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20090121 PROJECT CONSULT
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Infobox Ricoh Daher zunächst eine Einführung in die Schrittfolge
und die hohe Schule des Tango.
URL: http://www.ricoh.com/
Firmierung RICOH DEUTSCHLAND GMBH
Step 1 - Die Grundhaltung
Stammsitz: Hannover
GF/CEO/MD: James Howard Potter Wenn es darum geht, zu beschreiben, was ein Business
Börse: ./.
Process Management System leisten muss, sind sich
Zuletzt behandelt Newsletter 20061025
Benchpark Rating: ./. beide Seiten schnell einig: Anwender eines BPMS müs-
DRT-Markt Eintrag ./. sen in der Lage sein, qualitativ hochwertigere Informa-
URL press releases: Press releases tionen zu erhalten und weiterzugeben, bessere Pro-
Produktkategorien: Cap, DMS, Wf, Arc
dukte zu entwickeln, Innovationen voran und auf den

Markt zu bringen und schließlich auch wirtschaftlicher
PROJECT CONSULT Kommentar: produzieren und verwalten zu können. BPM-Systeme
Jenseits der oben zitierten Meldung gibt es bei Ricoh ein
sollen dem Anwender helfen, Routinevorgänge und
noch viel interessanteres Thema. Hört man den Namen
zeitkritisch terminierte Prozesse effizienter und schnel-
Ricoh, dann denkt man zunächst an Kopierer oder Scanner.
ler zu erledigen, um den Rücken frei zu bekommen für
Altgediente erinnern sich vielleicht noch an einen
kreative und wertschöpfende Aufgaben. Von BPM Sys-
Document-Imaging-Monolithen japanischer Philosophie aus
temen wird aber auch erwartet, hoch komplexe Zu-
den Frühzeiten des Optical Filing. Aber die amerikanische
sammenhänge zu erkennen und anspruchsvolle, integ-
Division von Ricoh strebt längst andere Ziele an. Dokumen-
rative Anforderungen zu erfüllen.
tenmanagement á la SaaS ist das Thema. Ricoh bietet ihre
eingekaufte Dokumentenmanagement- und Archivierungs- Step 2 – Die ersten Schritte
lösung DocumentMall über Salesforce.com an. Sales-
Aber wie sehen die konkreten Anforderungen der
force.com hat bereits eine erhebliche Bedeutung im SaaS-
Anwender an ein Business Process Management Sys-
CRM-Bereich erlangt. Nun kann man sein CRM mit Do-
tem aus? An erster Stelle steht der Wunsch neben der
kumentenmanagement kombinieren. Dies erlaubt einen voll-
Steuerung der Prozesse auch die dazugehörenden Ob-
ständigen Blick auf alle zu Kunden-, Lieferanten oder ande-
jekte zur richtigen Zeit am richtigen Ort zur Verfügung
ren CRM-Themen zugehörige Dokumente. Man kann direkt
zu haben. Das ist eigentlich eine Selbstverständlichkeit,
von Ricoh MFP-Geräten gescannte Dokumente in Sales-
doch häufig bemängeln Anwender fehlende Transpa-
force.com hochladen, übrigens ohne PC direkt vom Multi-
funktionsgerät. Ein interessantes Modell, das herkömmliche renz und die Möglichkeit, gleichzeitig auf mehrere Ob-
Lizensierungsmodelle für Inhouse-Lösungen noch mehr un- jekte am jeweiligen Arbeitsschritt zugreifen zu können.
ter Druck setzen wird. Uns in Europa bleibt noch etwas Idealerweise sollten alle relevanten Informationen auf
Zeit, denn offenbar ist diese Funktion erst für amerikanische Knopfdruck zur Verfügung stehen.
Kunden freigeschaltet. Ach ja, ehe ich es vergesse, neben dem
Generell möchten die Anwender einfach ein System,
Vertrieb von Docuclass über den Ricoh-Channel gibt es auch
das ihre Herausforderungen löst – egal wie das Pro-
noch eine Kooperation mit IBM zum Thema Managed Ser-
dukt letztendlich heißt. Immer wieder werden die
vices. Noch ein Grund mehr, auch zukünftig auf die Aktivi-
Anwender mit neuen Begriffen und Abkürzungen
täten von Ricoh im ECM-Umfeld ein wachsames Auge zu
konfrontiert und es wird ihnen zugemutet, festzustel-
haben. (Kff)
len, ob sich inhaltlich etwas geändert hat, oder nur
Marketing mit dem neuen Begriff betrieben wird. Hier
Gastbeiträge
sind die Anbieter im Bereich BPM mittlerweile auf ei-
Business Process Management nem guten Weg:
Step 3 - Das Taktgefühl
It takes two to tango
Was Hersteller liefern und Anwender wirklich In den vergangenen Jahren war die Steuerung der Ge-
wollen schäftsprozesse unter dem Namen WFM Workflow
Management bekannt geworden und die Workflow
von Renate Karl, Geschäftsführerin der dsk Beratung Gmbh;
Tools bestanden in der Regel aus drei Elementen: dem
Pfaffenhofen, E-Maild [email protected].
Workflow Designer – zur graphischen Prozessenwick-
dsk und PROJECT CONSULT betreuen gemeinsam die
lung, der Workflow Engine – zur Steuerung des Pro-
Rubrik „ECM“ auf benchpark.de.
zesses zur Laufzeit und den Audit Trails – einer

Sammlung prozessrelevanter Daten. Die Praxis lehrte,
Das BPM-Parkett ist für Anbieter wie Anwender
dass die Anwender jedoch sehr viele ihrer Prozesse be-
gleichermaßen eine Herausforderung, die es gemein-
reits in Analysetools dokumentiert hatten und diese
sam zu meistern gilt: Nur zu leicht können Unterneh-
Prozessmodelle gerne auf einfache Art und Weise in
men bei der Planung, Auswahl und Einführung mo-
die Workflow-Umgebung übernehmen würden.
derner Business Process Management Systeme mit
dem falschen Partner ins Straucheln geraten.
© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH ISSN 1439-0809 Seite 4 von 15
PROJECT CONSULT 20090121
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Am Ende des Prozesses wünschte man sich eine kom- Step 4 – Das Finale
fortable Möglichkeit zur Auswertung der vorhandenen
Welcher Anbieter der Richtige oder Beste für das je-
Audit Trail Daten.
weils suchende Unternehmen ist, lässt sich pauschal
Um diesen Lifecycle des Prozesses zu schließen, haben nicht beantworten. Hier spielen die unterschiedlichsten
sich nun einige Anbieter auf den Weg gemacht und Kriterien eine Rolle: z.B. wie ist die Ausgangssituation
Systeme geschaffen, die eine nahtlose, durchgängige beim Kunden, also welche Voraussetzungen im techni-
Bearbeitung unterstützen. Einige sind sogar so weit schen Bereich sind gegeben, welche Aufgaben möchte
gegangen, die Entwurfsphase so zu gestalten, dass der Kunde mit der Einführung eines BPM-Systems er-
Fachbereiche in der Lage sind, den Prozessentwurf füllt wissen, arbeitet das Unternehmen bereits mit an-
nach fachlichen Gesichtspunkten selbst zu gestalten deren Systemen, die integriert werden müssen.
und die Hinterlegung entsprechender Regeln erst an-
Die Anbieterseite muss mit harten Faktoren wie z.B.
schließend in der IT-Abteilung durchgeführt werden
• sind geforderte Funktionalitäten im Basisprodukt
muss. Auch der Auswertungsteil ist so anwender-
enthalten oder müssen diese erst im Rahmen der
freundlich gestaltet, dass nicht für jede Statistik die IT-
Projektarbeit programmiert werden
Abteilung bemüht werden muss, sondern ebenfalls
wieder die Fachbereiche selbst die benötigten Auswer- • welche Integrationsmöglichkeiten oder Schnittstel-
tungen erstellen können. lenlösungen gibt es bzw. welche Softwarearchitek-
tur wird unterstützt
Um das zu erreichen, wurden die Workflow-Systeme
dahingehend erweitert, dass zwei weitere Komponen- und weichen Größen überzeugen, z.B. wie ist die Ser-
ten hinzukamen und es nun fünf Elemente gibt, die vicebereitschaft des Herstellers und zwar vor, während
den Namen BPM wirklich rechtfertigen: und nach der Einführung des Produktes.
• der Modellentwurf zu Analysezwecken und zur Haltungsnoten der Jury
Festlegung des Gesamtprozesses sowie zur Simula-
In der dsk Studie wurden verschiedene Produkte ge-
tion des Entwurfes
testet, beschrieben und miteinander verglichen. Dabei
• im bisherigen Workflow Desinger erfolgt die Aus-
ist wichtig – „den Besten“ gibt es nicht, es gibt den
arbeitung der Vorgänge (Design) durch Festlegung
Richtigen für die spezifischen und individuellen An-
der Beziehungen zwischen Prozess und den invol-
forderungen eines Kunden.
vierten Mitarbeitern sowie den zur Laufzeit aufzu-
rufenden Applikationen und Fremdsystemen Rankings sind oft mit Vorsicht zu genießen: Sie sind
ein beliebtes Marketinginstrument der Softwareherstel-
• die Steuerung der Prozesse zur Laufzeit erfolgt –
ler, denn jede Pressemeldung lässt aufhorchen, steht
wie gehabt - durch die Workflow Engine, allerdings
ein Produkt auf dem ersten Platz einer Softwareanaly-
auch hier bei einigen Anbietern erweitert durch ein
se oder Studie. Allerdings steht meist die Frage im
sehr nützliches Feature – den Business Active Moni-
Raum, welche Faktoren zur Bewertung herangezogen
tor (BAM), der aktive Prozessdaten auswertet und
wurden und letztendlich zu einem ersten, zweiten o-
Eingriffe in den Prozess zur Laufzeit unterstützt,
der letzten Platz geführt haben. Dem Leser kommen
um Engpässen rechtzeitig entgegenzuwirken
hin und wieder mit Recht Zweifel und er fragt sich,
• die AUDIT TRAILS - eine Sammlung aller prozess-
wie unabhängig ist dieses Ergebnis zu Stande gekom-
relevanten Daten – gibt es nach wie vor
men und woran wurden die verglichenen Systeme
• das Reporting und die Auswertung der AUDIT gemessen.
TRAILS zur Rückführung der Ergebnisse in die
Den Rankings in der dsk Studie liegt folgender Grund-
Analyse zur Verbesserung der Modelle in einem
satz zu Grunde: Die schlussendliche Bewertung einer
iterativen Prozess
Software kann nur an den Anforderungen eines spezi-
Die Anwender sollten anhand ihrer Anforderungen ellen Kunden bemessen und erst dann zuverlässig ab-
gut prüfen, ob der Einsatz eines BPM-Tools wirklich gegeben werden, wenn man Infrastruktur und indivi-
nötig ist oder ob ein integriertes Workflow-Tool bereits duelle Gegebenheiten eines Unternehmens kennt. So
die Anforderungen des Unternehmens abdecken kann. werden in der Studie nur einzelne Bereiche und/oder
Man muss sich darüber im Klaren sein, dass ein größe- Funktionalitäten verglichen, aber nie das „Gesamtpa-
rer Leistungsumfang - und damit ein höherer Kosten- ket“, denn die Schwerpunkte der einzelnen Anbieter
faktor - nur dann gerechtfertigt ist, wenn er wirklich liegen oft auf unterschiedlichen Bereichen, was aber
ausgereizt wird. nicht bedeutet, dass das eine Produkt insgesamt besser
oder schlechter zu bewerten ist als das andere.
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20090121 PROJECT CONSULT
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Wer wirklich nach einem BPM-Tool Ausschau hält, das (2) Die Schätzung von Besteuerungsgrundlagen ist auf
all die Eigenschaften enthält, die oben beschrieben und der Grundlage des § 162 Abs. 2 S. 2 AO immer dann
in der dsk Studie getestet wurden, tut gut daran, mit in Betracht zu ziehen, wenn der Steuerpflichtige
Anbietern wie COSA, IBM, TIBCO oder ULTIMUS zu Bücher oder Aufzeichnungen, die er nach den Steu-
sprechen. ergesetzen zu führen hat, nicht vorlegen kann. Wei-
ter ist eine Schätzung in Betracht zu ziehen, wenn
Musik bitte
die sachliche Richtigkeit der Buchführung i.S.d. §
Letztlich gehören zu einem erfolgreichen Projekt zwei 158 AO zu beanstanden ist und mithin aufgrund
relativ gleichstarke Partner, die sich gegenseitig zuhö- gravierender Mängel nicht als Grundlage für die
ren und auch bereit sind, voneinander zu lernen. Wie Besteuerung dienen kann. Nicht ausreichend er-
gesagt: It takes two to tango. (RK) scheint dagegen, dass lediglich Anforderungen in
Bezug auf den Datenzugriff nicht eingehalten wer-
Die aktuelle dsk Studie kann über die Webseite den, die Buchführung ansonsten jedoch keine for-
http://www.dsk-beratung.de bestellt werden. (CaM) mellen oder materiellen Mängel aufweist (vgl. auch
Groß/Kampffmeyer/Eller, DStR 29/2005, S. 1214
(1218)). Soweit in diesem Kontext verursachte Un-
GDPdU
klarheiten und Zweifel durch anderweitige zumut-
Verzögerungsgeld als künftige Pönale für bare Ermittlungen beseitigt werden können – etwa
GDPdU-Verweigerer auf der Grundlage papierbasierter Unterlagen bzw.
anhand von Ausdrucken – scheidet eine Schätzung
von StB, CISA Stefan Groß, E-Mail [email protected]
u. E. aus.
und StB Alexander Georgius [email protected], PSP
Peters, Schönberger & Partner, München. Insoweit bleibt festzuhalten, dass bei einer Nichtbeach-
PSP und PROJECT CONSULT sind zusammen auch Au- tung von Vorschriften zum Datenzugriff bislang fak-
toren von Artikeln zum Thema und des FaQ „Elektronische tisch lediglich die Androhung und Festsetzung von
Rechnung“. Zwangsgeld in Betracht kam. Die häufig propagierte
Schätzungsbefugnis wurde mangels materieller und
Die Schonzeit für GDPdU-Verweigerer scheint endgül-
formeller Mängel hingegen meist zum stumpfen
tig vorüber. Grund für diese Annahme bildet eine
Schwert entwertet.
kaum beachtete Änderung der Abgabenordnung, wel-
che mit dem Jahressteuergesetz 2009 (JStG 2009) einher Das neue Verzögerungsgeld
geht. Demnach soll es künftig im Ermessen der Fi-
Mit dem JStG 2009 soll diese, für die Finanzverwaltung
nanzverwaltung liegen, bei Nichteinräumung des
zugegebenermaßen unbefriedigende Situation beseitigt
Rechts auf Datenzugriff ein Verzögerungsgeld von
und über ein Verzögerungsgeld der Durchsetzbarkeit
EUR 2.500 bis EUR 250.000 zu erheben.
des Rechts auf Datenzugriff entscheidend Nachdruck
Sanktionen bislang eher die Ausnahme verliehen werden. Zunächst erscheint interessant, in
welchem Kontext diese Verschärfung Eingang in das
Bei Verstößen gegen Vorgaben der Abgabenordnung
JStG 2009 gefunden hat. Während der neu hinzugefüg-
(AO) stehen dem Betriebsprüfer im Wesentlichen zwei
te § 146 Abs. 2a AO dem Steuerpflichtigen unter be-
Sanktionsmöglichkeiten zur Verfügung: Einerseits die
stimmten Voraussetzungen das Recht einräumt, elekt-
Androhung von Zwangsmitteln, insbesondere eines (1)
ronische Bücher in einem anderen Mitgliedstaat der
Zwangsgeldes bis zu 25.000 Euro (§ 328 Abs. 1 S. 1, §
Europäischen Union zu führen und aufzubewahren,
329, § 332 AO), andererseits das Instrument der (2)
holt der auf diese Vereinfachungsvorschrift folgende §
Schätzung von Besteuerungsgrundlagen.
146 Abs. 2b AO jedoch zum Gegenschlag aus. Mit bis
(1) Zwangsgeld kann in allen Fällen angedroht wer-
zu EUR 250.000 sollen nicht nur Fälle einer unzulässi-
den, in welchen der Steuerpflichtige eine nach den
gen Auslandsverlagerung, sondern darüber hinaus
Steuergesetzen gebotene Handlung unterlässt. Dies
auch generelle Verstöße gegen § 147 Abs. 6 AO (also
kann in Bezug auf den Datenzugriff in Betracht
gegen das Recht auf Datenzugriff) sanktioniert wer-
kommen, wenn dem Prüfer nicht gestattet wird, ei-
den. Insoweit hat es der Steuergesetzgeber geschickt
nen Rechner mit steuerrelevanten Daten selbst zu
verstanden, den Wunsch der Wirtschaft nach einer
bedienen oder wenn die Buchungsdaten dem Prü-
Bewilligung der Verlagerung elektronischer Bücher ins
fer nicht innerhalb einer angemessenen Frist auf ei-
Ausland mit einer wirksamen Sanktion - unabhängig
nem Datenträger und in einem maschinell auswert-
davon, ob es sich um einen In- oder Auslandssachver-
baren Format übergeben werden. Die Höhe des
halt handelt – zu verbinden. Ebenfalls anmutend klingt
Zwangsgeldes hat sich dabei nach den Umständen
die Gesetzesbegründung. So heißt es dort, dass die
des Einzelfalles zu bestimmen.
Anwendung des Verzögerungsgeldes gleichermaßen
für Steuerpflichtige, die ihre Bücher und sonstigen
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PROJECT CONSULT 20090121
NEWSLETTER

Aufzeichnungen im Ausland führen, und solche, die rung. Im Zeitraum von Februar 2003 bis Oktober 2005 ver-
dies im Inland tun, geboten ist. Andernfalls käme es zu schwanden dann etwa 5 Millionen E-Mails im Nirwana.
einer Ungleichbehandlung, welche fiskalisch nicht zu Irgendwann fiel dieses auf. Am 26. Februar 2008 kam es
rechtfertigen sei. dann zu dem denkwürdigen Hearing, wo sich das Weiße
Haus vor dem Senatsausschuss „Committee on Oversight
P S P
Kommentar: and Government Reform“ zum Thema „Electronic Records
Preservation at the White House“ verantworten musste. Im
Die betroffenen Unternehmen mögen sich zu Recht fragen, Mai 2008mußte dann der verantwortliche IT-Manager des
welche Sanktionshärten durch die Einführung des Verzöge- Weißen Hauses einräumen, das Daten für mehrere Monate
rungsgeldes zu erwarten sind. Zunächst ist festzustellen, und unterschiedliche Zeiträume nicht vom Backup wieder-
dass es sich hierbei um einen bislang unbestimmten Rechts- hergestellt werden können. Dabei tauchte dann auch erst-
begriff handelt, welcher in der Praxis mit Leben zu füllen mals die Frage auf, ob dies ein technisches Problem sei oder
sein wird. Einen ersten Hinweis leistet erneut die Gesetzes- ob auch intentionell gelöscht wurde. Dazu muss man wis-
begründung, welche den Verhältnismäßigkeitsgrundsatz sen, dass das Weiße Haus einem amerikanischen Records
zum entscheidenden Maßstab erhebt und dem Betriebsprüfer Management Gesetz zur Aufbewahrung aller Dokumente
insoweit eine unternehmensspezifische Sichtweise abver- (Federal Records Act) sowie der Präsident und der Vize-
langt. Präsident noch einmal persönlich einem weiteren Gesetz zur
Prädestiniert erscheint das Instrument des Verzögerungs- Aufbewahrung aller Aufzeichnungen (Presidential Records
geldes beispielsweise für Fälle des Systemwechsels im Hard- Act) unterliegen. Auf Basis der Ergebnisse des Hearings
oder Softwareumfeld, bei denen die maschinelle Auswertbar- reichten dann Jahr 2008 Organisationen wie die „Citizens
keit von Altdaten nicht unverändert gewährleistet bleibt. for Responsibility and Ethics” und das “National Security
Über das Verzögerungsgeld könnte der Steuerpflichtige in- Archive at George Washington University” mehrere An-
soweit mit Nachdruck angehalten werden, diesem Umstand klagen gegen das Weiße Haus im ein. Im Januar 2009 wa-
zeitnah abzuhelfen. Problematisch erscheint allerdings, dass ren es dann drei Prozesse, die gegen die Bush-Administra-
die Voraussetzungen für die Annahme einer Pflichtverlet- tion liefen. Am 13. Januar 2009 gibt der U.S. District Court
zung zur Gewährung des Datenzugriffs nicht ausreichend Judge Henry Kennedy eine “document preservation order”
bestimmt sind. Insbesondere bedürfen Streitigkeiten darüber, als gerichtliche Verfügung heraus, die das Weiße Haus auf-
ob es sich um steuerrelevante Daten handelt oder nicht, d. h. fordert, die Arbeitsplatzrechner der Angestellten nach E-
über den Umfang einer digitalen Betriebsprüfung, stets ei- Mails für den Zeitraum zwischen März 2003 und Oktober
ner gesonderten Klärung und sind u. E. keine Fälle, in de- 2005 zu durchsuchen. Zuvor hatte das Weiße Haus offenbar
nen ein Verzögerungsgeld zur Anwendung kommen kann. schon rund 10 Millionen US Dollar in die Suche nach den
Betrachtet man den möglichen pönalen Umfang, so bleibt zu verschwndenen E-Mails investiert. Diese Frist zur Abliefe-
hoffen, dass der Betriebsprüfer über das erforderliche Finger- rung der E-Mails endete am 20.01.2009, das Ergenbis ist
spitzengefühl verfügt. Vielen Unternehmen sei hingegen noch nicht bekannt. Nur einen Tag nach dem District
angeraten, das Thema Datenzugriff nicht länger auf die Judge, am 14. Januar 2009 gab der zuständige Richter am
leichte Schulter zu nehmen. Federal Court ein Memorandum zum anhängenden Verfah-
Weitere Informationen zum Thema finden Sie auf der PSP- ren heraus. In diesem schreibt der Magistrate Judge John
Webseite http://www.psp.de. (SG, AG) Facciola (Auszüge):
“The White House is ignoring the court's instructions to
In der Diskussion search a full range of locations for all electronic messages
that may be missing.”
Goodbye President Bush “The Executive Office of the President is limiting its search
to offices subject to the requirements of the Federal Records
Der Abgang von Präsident Bush beschert der ECM-Branche
Act. It also needs to examine different offices covered by a
gleich zwei schöne Beispiele, was im Umfeld von E-Mail
different law, the Presidential Records Act.”
beim Thema Compliance und bei der Archivierung schief
“The importance of preserving the e-mails cannot be exag-
gehen kann. Das Parade-Beispiel der Bush-Admininstration
gerated.“
wird auch viele Folienpräsentationen in den nächsten Mona- “The Justice Department says the government has finished a
ten schmücken, dabei liegt der Ursprung des Dilemmas be-
search that entailed spending more than $10 million to locate
reits einige Jahre zurück und im PROJECT CONSULT 14 million e-mails thought to be missing in 2005, when
Newsletter haben wir das Thema so ziemlich genau vor ei-
White House technical experts discovered a problem with the
nem Jahr zum ersten Mal aufgegriffen. Aber gehen wir ein-
system.”
fach chronologisch vor.
Die verlorenen E-Mails betreffen auch den Fall von Valerie
Im Jahr 2002 wechselte das Weiße Haus von einer Lotus No-
Plame, deren CIA Tätigkeit offengelegt worden war, und
tes E-Mail-Plattform mit Archivierungskomponente zu ei-
Wahlspenden. Korrespondenz von Vize-Präsident Cheney
ner Exchange-E-Mail-Plattform. Wahrscheinlich das Ergeb-
zu Aktivitäten in Bezug zum Irak-Krieg kann in Teilen
nis eines Abendessens. Im Februar 2003 gab es dann die ers-
nicht wiederhergestellt werden. Ob sich Bush, Cheney oder
ten Probleme, offenbar mit PSTs, OSTs und Datensiche-
andere führende Mitarbeiter der Bush-Administration noch
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20090121 PROJECT CONSULT
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einer Bestrafung entgegen sehen, ist eine offene Frage. Aber PROJECT CONSULT Kommentar:
es ist davon auszugehen, dass unter der Obama- Die Entscheidung dürfte auch manches Problem der Be-
Administration noch etwas schärfer nachgesehen werden handlung privater und persönlicher E-Mails in den Unter-
wird. nehmen erleichtern. (CaM)
Dies ist die eine Geschichte um Bushs E-Mails. Die andere
ist genauso interessant, aber offenbar nicht so pressewirk- E-Mail-Löschung in der öffentlichen
sam. Verwaltung
Alle Unterlagen des Wießen Hauses müssen zum Ende der Gemäß § 274 Abs. 1 Nr.2 Strafgesetzbuch ist das Lö-
Legislatur beim NARA, der National Archives and Records
schen von beweiserheblichen Daten strafbar und kann
Administration, abgegeben werden. Ob die NARA sich
mit einer Freiheitsstrafe von bis zu fünf Jahren oder ei-
freut? Ich glaube nicht. Die NARA hat im November 2008
ner Geldstrafe geahndet werden. Dies betrifft auch Be-
einen Krisenstab eingerichtet. Zuvor war erheblich in ein
hördenmitarbeiter, die E-Mails löschen. Da E-Mails zu
neues Archivsystem investiert worden. Und das problem,
beweiserheblichen Daten gehören liegt mit dem Lö-
dass auf die NARA zukommen würde, war spätestens seit
schen der E-Mails auch eine Strafbarkeit vor. Voraus-
dem Hearing vor dem Senatsausschuss bekannt. Nicht allein
setzung dafür ist zum einen, das der jeweilige Mitar-
die Menge, sondern die mangelnde Ordnung und Erschließ-
beiter nicht ausschließlich alleine über die E-Mails ver-
barkeit der elektronischen Dokumente – nicht nur E-Mails –
fügen darf und zum anderen das der Mitarbeiter das
stellt das Problem dar. Die Welle der digitalen Revolution
Löschen der Daten mit Vorsatz begeht. Hierbei genügt
ist erstmals bei einem Nationalarchiv mit voller Wucht auf-
ein sogenannter bedingter Vorsatz, d.h. der Täter muss
geschlagen. Und wenn man dann och weiß, das Bush selbst
den Taterfolg für möglich halten und die Rechtsguts-
nicht sehr Technik-affin war und Obama allein in einem
verletzung billigend in Kauf nehmen. (CAM)
Monat Wahlkampf mehr E-Mails produziert hat (bzw. hat
produzieren lassen) als Bush in seiner gesamten 8jährigen PROJECT CONSULT Kommentar:
Verweildauer im Weißen Haus, dann weiß man spätestens
Man darf die Verantwortung für die Speicherung oder Lö-
jetzt, was auf die Archive zukommt. Wirft man dann noch
schung von E-Mails nicht auf die leichte Schulter nehmen.
einen kritischen Blick auf die vielen Archivprojekte und die
Dies gilt für die öffentliche Verwaltung ebenso wie für die
Gehversuche mancher Nationalarchive in Bezug auf elektro-
Privatwirtschaft. Der Erarbeitung von Richtlinien zum
nische Dokumente oder Digisate, dann muss man sich wirk-
Umgang mit Information, besonders in der Kommunikation,
lich fragen, ob wir zur Zeit im Dunklen Zeitalter der frühen
die Durchsetzung und die Nachhaltung der Umsetzung sind
Informationsgesellschaft leben - so wird zumindest die Ein-
wichtige Aufgaben für die Verantwortlichen in jedem Un-
schätzung zukünftiger Historiker lauten, wenn es so weiter
ternehmen. Durch das EHUG sind viele E-Mails, deren Be-
geht.
deutung und deren Geschäftscharakter vorher nicht klar wa-
Das was auf hoher Ebene passieren kann, wo es klare Rege- ren, zu aufbewahrungspflichtigen Geschäftsbriefen gewor-
lungen und Gesetze gibt, warum soll dies bei Unternehmen, den. Technische Lösungen helfen hier nicht allein, die orga-
bei Organisationen, bei Privatleuten anders laufen? Wir hal- nisatorische Herausforderung bleibt. Nur durch Ausbildung
ten Sie auf jeden Fall in unserem Newsletter auf dem Lau- und Qualifizierung der Mitarbeiter lässt sich die erforderli-
fenden! Viel Spaß weiterhin beim E-Mail- und Records- che Durchgängigkeit zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben
Management, bei der Erfüllung von rechtlichen Vorgaben erzielen. (CaM)
und beim Archivieren des Gedächtnisses der Informations-
gesellschaft! (Kff) GDPdU: Rückstellungen nicht mehr zulässig?
Gemäß einer Verfügung der OFD Rheinland (S 2137 -
Recht & Gesetz
St 141 vom 05.11.2008) sind Rückstellungen für Auf-
wendungen zur Anpassung des betrieblichen EDV-
Urteil zu E-Mail und Fernmeldegeheimnis
Systems an die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur
Das Verwaltungsgericht Frankfurt a.M. hat in einem Prüfbarkeit digitaler Unterlagen” (GDPdU) überhaupt
Urteil vom 11.11.2008 entschieden, dass E-Mails am nicht zulässig. Dabei wurde zum einen deutlich ge-
Arbeitsplatz nur begrenzt dem Schutz des Fernmelde- macht, dass eine Nichtbeachtung der GDPdu nicht
geheimnisses unterliegen. Solange eine E-Mail noch sanktionsbewehrt ist, zum anderen, dass die bei einer
auf dem zentralen E-Mail-Server eines Unternehmens Verletzung der Grundsätze eintretende Schätzung von
liegt ist die Kommunikation laut Gericht noch nicht Besteuerungsgrundlagen zwar einen wirtschaftlichen
abgeschlossen und das Fernmeldegeheimnis soll grei- Nachteil bedeuten kann, jedoch keine Sanktion im Sin-
fen. Sobald der Mitarbeiter jedoch die E-Mail empfängt ne der Bundesfinanzhof BFH-Rechtsprechung darstellt.
und lokal an seinem Arbeitsplatz speichert soll der Des Weiteren müssen die Erfordernisse nach den
Schutz des Fernmeldegeheimnisses laut Gericht nicht GDPdU erst zu Beginn einer Betriebsprüfung erfüllt
mehr gegeben sein. (CaM)

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