Praxisbuch IT-Dokumentation : [Betriebshandbuch, Systemdokumentation und Notfallhandbuch im Griff]

386 Pages·2009·10.824 MB·German

by  Manuela Reiss, Georg Reiss

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Manuela Reiss
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10 9 8 7 6 5 4 3 2 1
11 10 09
ISBN: 978-3-8273-2681-2
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Inhaltsverzeichnis
Vorwort 13
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1 Anforderungen an die IT-Dokumentation 19
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1.1 Gesetzliche Regelungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
1.1.1 Unternehmensbezogene Gesetze . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
Aktiengesetz. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
Handelsgesetzbuch (HGB). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Abgabenordnung (AO) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
1.1.2 Abgeleitete Gesetze. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
KonTraG . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
GoBS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
GDPdU . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
1.1.3 Fachspezifische Gesetze. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
Bundesdatenschutzgesetz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
MaRisk. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
1.1.4 Internationale Gesetze . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
Sarbanes-Oxley Act (SOX). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
8. EU-Richtlinie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
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1.2 Normen und Standards. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
1.2.1 Wichtige Normen und Standards im Überblick. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
1.2.2 ISO-Normen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
ISO 9000. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
ISO 20000 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
ISO 27001 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
1.2.3 BSI-Standards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
Standard 100-1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
Standard 100-2 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
Standard 100-3 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
Standard 100-4 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
1.2.4 Prüfungsstandards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
Institut der Wirtschaftsprüfer in Deutschland (IDW). . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
Deutsches Institut für Interne Revision e. V. (DIIR) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
1.3 Modelle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
1.3.1 ITIL. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
1.3.2 COBIT. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
1.4 Fazit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56
2 Bausteine einer IT-Dokumentation 59
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.1 Die Rolle der IT in einem prozessorientierten Unternehmen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
2.2 Struktur der IT-Dokumentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
2.2.1 Handbuch für den IT-Betrieb. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
Prozessorientierter versus systemorientierter Aufbau. . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
Inhalt eines prozessorientierten Betriebshandbuches . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
2.2.2 Notfallhandbuch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
2.2.3 Projektdokumentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71
Inhalte der Projektdokumentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
Systemeinführungen ohne Projekt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75
2.3 Fazit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76
3 Rahmendokumente 77
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.1 Rahmendokumente bilden die Klammer. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77
3.1.1 Einordnung der Rahmendokumente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78
3.1.2 Begriffschaos nicht nur bei den Rahmendokumenten. . . . . . . . . . . . . . . . . . 79
3.2 Die Rahmendokumente im Überblick. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
3.2.1 IT-Konzept . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81
3.2.2 IT-Sicherheitsrichtlinie. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81
3.2.3 IT-Sicherheitskonzept. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82
Inhalt des IT-Sicherheitskonzepts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82
Zusammenspiel mit dem Notfallhandbuch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86
3.2.4 IT-Risikohandbuch. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86
3.2.5 IT-Notfallkonzept . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88
3.2.6 IT-Verfahrensverzeichnis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88
3.2.7 IT-Rollenkonzept. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89
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3.2.8 IT-Betriebsmatrix . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91
3.2.9 IT-Gruppenkonzept. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91
3.2.10 IT-Namenskonventionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92
3.2.11 IT-Projektmanagement-Handbuch. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93
3.2.12 IT-Dokumentationsrichtlinie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93
3.2.13 Rahmendokumente und ihre Abhängigkeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94
3.3 Fazit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95
4 Dokumentation des IT-Betriebs 97
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4.1 Aufbau eines prozessorientierten Betriebshandbuches. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97
4.2 IT-Systemdokumentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100
4.2.1 Strukturierung der Systemakten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101
Systemakten für Server- und Clientsysteme. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102
Systemakten für Betriebssysteme, Serverrollen und Anwendungen . . . 103
Systemakten für andere IT-Systeme. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104
Systemakten für Netzwerkinfrastruktursysteme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105
Weitere zu dokumentierende Systeme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106
4.2.2 Inhalt der Systemakten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107
Pflege der Verlaufsdokumentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108
Wichtige Abgrenzungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109
Zusammenspiel zwischen Bestandsdatenbank und Dokumentation . . 111
4.2.3 Toolunterstützte Inventarisierung am Beispiel von DocuSnap . . . . . . . . . 113
Einsatzmöglichkeiten und Arbeitsweise von DocuSnap. . . . . . . . . . . . . . . . 114
Dateninventarisierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115
Rechteanalyse und Lizenzverwaltung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119
Facility-Dokumentation mit FaciPlan. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119
4.3 IT-Prozessdokumentation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121
4.3.1 Struktur der IT-Prozessdokumentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121
Das PDCA-Modell . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123
Aufbau der IT-Prozessdokumentation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124
Zusammenspiel zwischen Änderungen in Betrieb und in Projekten. . . 127
4.3.2 Anforderungen an die Prozessdokumentation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131
Formale Anforderungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131
Inhaltliche Anforderungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132
4.3.3 Inhalte einer Prozessbeschreibung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133
Prozesssteckbrief . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134
Beschreibung der Haupt- und Unterprozesse. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138
Arbeitshilfen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147
4.3.4 Toolunterstützte Prozessmodellierung am Beispiel von SemTalk. . . . . . . 149
SemTalk im Überblick . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151
Arbeitsweise und wichtige Funktionen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152
4.4 Fazit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155
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5 Dokumentation für den Notfall 157
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5.1 IT-Notfallmanagement im Überblick. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158
5.1.1 Definition eines Notfalls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158
5.1.2 Vorgaben für das Notfallmanagement. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160
Notfallmanagement gemäß BSI . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160
Notfallmanagement gemäß ITIL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161
Notfallmanagement gemäß ISO 20000. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162
5.1.3 Dokumente für die Notfallvorsorge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162
Business Impact-Analyse und Risikoanalyse. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163
IT-Notfallkonzept. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164
5.2 Aufbau des IT-Notfallhandbuches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166
5.2.1 Organisatorische Vorgaben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167
5.2.2 Organisatorische Abwicklung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170
Aufnahme der Arbeit des Krisenstabs. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170
Sofortmaßnahmen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170
Überwachung und Steuerung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172
Deeskalation und Notfallabschluss. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173
5.2.3 Wiederanlaufpläne für spezifische Notfälle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173
5.2.4 Geschäftsfortführungspläne (Notbetrieb). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176
5.2.5 Systemdokumentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176
5.3 Organisation und Pflege des IT-Notfallhandbuches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177
5.3.1 Sicherstellung der Qualität. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177
5.3.2 Sicherstellung der Aktualität und Verfügbarkeit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178
Erforderliche Änderungen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178
Einsatzmöglichkeiten von Tools zur Erstellung
eines Notfallhandbuches. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179
5.4 Fazit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181
6 Dokumentation von IT-Projekten 183
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6.1 Bestandteile der Projektdokumentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184
6.1.1 IT-Projektmanagement-Handbuch. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184
6.1.2 Projektakten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 188
6.2 Projektakten entstehen im Projektverlauf . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 189
6.2.1 Projektphasen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 189
6.2.2 Die Dokumentation im Verlauf der Phasen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 190
Dokumente der Projektinitialisierungsphase . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191
Dokumente der Planungsphase . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192
Dokumente der Entwicklungs- und Realisierungsphase . . . . . . . . . . . . . . . 193
Dokumente der Implementierungsphase . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196
6.3 Wichtige Ergebnisdokumente im Detail. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196
6.3.1 Lastenheft und Pflichtenheft. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196
Lastenheft. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197
Pflichtenheft. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198
6.3.2 Änderungsanforderungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 199
6.3.3 Entscheidungsvorlagen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201
8
e-bol.net
INHALTSVERZEICHNIS
6.3.4 Testdokumentation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 202
Testkonzept. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203
Dokumente für die Testdurchführung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205
Test-Ergebnisdokumente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205
Hinweise zur Testumgebung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 206
6.3.5 Konzepte. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209
Aufbau und Inhalt technischer Konzepte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210
Freigabeprozess für ein technisches Konzept . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 212
6.3.6 Dokumente für den IT-Betrieb . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 214
6.4 Die Organisation der Projektdokumentation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 216
6.4.1 Anforderungen an die Projektdokumentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 216
6.4.2 Typische Problemfelder der Projektdokumentationen. . . . . . . . . . . . . . . . . . 217
Herausforderungen der täglichen Projektarbeit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 217
Mögliche Lösungsansätze. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 219
6.5 Fazit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 220
7 Dokumente erstellen und verwalten in der Praxis 221
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
7.1 Einführung von Dokumentationsstandards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 222
7.1.1 Richtlinien für alle Dokumente. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223
Festlegung von Dokumentenklassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223
Eindeutige Dokumentennummer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224
Bearbeitungsstatus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224
Versionierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 225
Vertraulichkeitsstufen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226
Regelungen für Dokumentenformate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227
7.1.2 Formaler Aufbau der Einzeldokumente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227
Gliederung der Basis-Dokumentvorlage für alle Dokumente . . . . . . . . . . 228
Bereitstellung von Dokumentvorlagen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 235
Regelungen für Dokumentationsprozesse. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 235
7.2 Empfehlungen für die Dokumentenerstellung mit Microsoft Office . . . . . . . . . . . . 237
7.2.1 Eine Dokumentvorlage erstellen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 238
Masterlayout festlegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 238
Dokumenteigenschaften sinnvoll nutzen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 239
Formatvorlagen erleichtern die Standardisierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243
Abbildungs- und Tabellenverzeichnisse einfügen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 253
Indexverzeichnis einfügen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 254
7.2.2 Word-Funktionen sinnvoll bei der Dokumentenerstellung nutzen . . . . 255
Ohne Querverweise geht es nicht. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 255
Arbeiten mit Überschriftenformatvorlagen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 256
Tabellen und Abbildungen richtig beschriften. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 257
Einen Index erstellen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 259
Daten aus anderen Anwendungen einfügen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 260
Einfügen ist nicht gleich Einfügen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 264
Textauszeichnungen sparsam einsetzen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 265
9