Perancangan Sistem Informasi Pendukung Laporan Absensi Elektronik BBPPKI Makassar Design

12 Pages·2013·0.7 MB·Indonesian

Volume 16 No. 1 – April 2013
Perancangan Sistem Informasi Pendukung Laporan
Absensi Elektronik BBPPKI Makassar
Design of Supporting Electronic Attendance Report
Information System BBPPKI Makassar
Nur Alam
Balai Besar Pengkajian dan Pengembangan Komunikasi dan Informatika Makassar
Jl. Prof. Abdul Rahman Basalamah 2 No 25 Makassar, 90123, Telp. 0411-4460084
Email: [email protected], [email protected]
Diterima : 3 Maret 2013 || Direview : 1 April 2013 || Disetujui : 5 April 2013

Abstrak -- Pelaksanaan kebijakan pengisian daftar hadir berbasis elektronik di BBPPKI Makassar
menyebabkan perlunya peran serta sistem informasi atau aplikasi guna mempermudah dalam hal pengelolaan
dan pengisian form data pendukung laporan absensi elektronik. Perancangan aplikasi ini dilakukan melalui
beberapa tahap yaitu pengumpulan data dengan studi kepustakaan dengan membaca aturan-aturan atau
kebijakan mengenai penerapan absensi elektronik, analisis data dengan menggunakan alat bantu pemodelan
seperti bagan alir dokumen, diagram arus data serta desain sistem yang meliputi desain basis data, desain
keluaran sistem serta desain masukan sistem. Hasil dari rancangan tersebut diharapkan mampu menghasilkan
sebuah aplikasi yang mampu mempermudah pengelolaan absensi elektronik khususnya dalam menyiapkan
dan mengisi form data pendukung dengan lebih simple, cepat dan akurat.
Kata kunci : Sistem Informasi, Absensi, Kehadiran, Sistem elektronik, Sidik Jari

Abstract -- Implementation of policy-based electronic attendance in BBPPKI of Makassar causing the need
for the role of information systems or applications in order to facilitate the management and the supporting
data form filling absence electronics report. Application design is done through several stages of data
collection with a literature study to read the rules or policies regarding the implementation of an electronic
attendance, data analysis using modeling tools such as document flow chart, data flow diagrams and system
design that includes database design, design system output and input design of the system. The results of the
design is expected to produce an application that is able to simplify the management of electronic attendance
especially in preparing and supporting data by filling out the form more simple, fast and accurate.
Keywords: Information Systems, Attendance, Presence, Electronic Systems, Fingerprint

PENDAHULUAN rangka penegakan disiplin dalam lingkungan
instansi pemerintahan.
Salah satu hal penting yang perlu
Pada umumnya yang banyak dibahas adalah
diperhatikan dalam penegakan disiplin adalah
sistem informasi secara umum atau setidaknya
masalah kehadiran pegawai (absensi). Sudah bukan
sistem informasi manajmen atau sistem informasi
rahasia umum lagi apabila ada isu-isu yang beredar
pengambilan keputusan. Pada literatur akademik
mengatakan bahwa pegawai negeri sipil itu santai,
tidak mengenal sistem informasi kehadiran pegawai
hanya datang dan absen saja dalam perilaku
secara spesipik. Sistem informasi kehadiran
kerjanya sehari-hari. Tidak bisa dielakkan juga
pegawai negeri sipil pada instasi pemerintah pada
bahwa banyak PNS yang absensinya dititipkan pada
umumnya masih menggunakan sistem informasi
PNS lain. Masalah titip menitip absen adalah hal
manual sehingga penegakan disiplin pegawai negeri
yang sudah mengakar budaya bagi masyarakat
sipil khusunya masuk kantor dan pulang kantor
Indonesia dan inilah yang wajib diselesaikan dalam
belum maksimal. Kondisi nyata dewasa ini
Jurnal Penelitian Komunikasi, Informatika dan Media Massa – PEKOMMAS 61
Perancangan Sistem Informasi … ISSN : 1411-0385
cenderung menunjukkan bahwa kedisiplinan kepegawaian setlitbang SDM setiap minggu
pegawai negeri sipil dengan sistem informasi yang pertama bulan berjalan.
kebanyakan digunakan saat ini menggambarkan Menyikapi pengumuman tersebut, Balai
bahwa masih ada ruang untuk memanipulasi Besar Pengkajian dan Pengembangan Komunikasi
kehadiran pegawai negeri sipil padahal tidak sesuai dan Informatika (BBPPKI) Makassar kemudian
dengan kehadiran sesungguhnya sesuai dengan mengeluarkan nota dinas no 161/BBPPKI-MKSR/
peraturan yang berlaku. K/10/2012 tanggal 30 Oktober 2012 tentang
pemakaiana secara resmi mesin absensi elektronik
Reformasi birokrasi dan Peraturan di lingkup BBPPKI Makassar dan Nota dinas No
Pemerintah No 53 tahun 2010 Republik Indonesia 009/BBPPKI-MKSR/K/1/2013 Tanggal 16 Januari
tentang disiplin pegawai sipil (PNS) telah 2013 tentang Pengelolaan absensi elektronik dan
melahirkan banyak aturan-aturan baru dalam rangka tata dukung elektronik.
menegakkan kedisiplinan pegawai negeri sipil Yang dimaksud sebagai data pendukung
dalam melaksanakan tugas kesehariannya. Salah dalam hal pengelolaan absensi elektronik ini adalah
satu peraturan dalam lingkup kementerian surat keterangan apabila pegawai terlambat masuk
komunikasi dan informatika dalam rangka kantor atau pulang kantor lebih awal, surat
pengaplikasian peraturan pemerintah tersebut keterangan tidak melakkukan absensi masuk/pulang
adalah dengan dikeluarkannya pengumuman No serta surat pernyataan untuk tidak mengulangi
707/SJ.2/KP-01.14/12/12 tentang penerapan pelanggaran yang sama.
absensi elektronik di lingkup kementerian Melihat realita pelaksanaan pengisian data
komunikasi dan informatika. Peraturan ini pendukung tersebut yang cenderung rumit, dimana
dikeluarkan oleh biro kepegawaian dan organisasi setiap pegawai yang terlambat masuk kantor/pulang
kemkominfo sebagai tindak lanjut dari nota dinas lebih awal atau yang lupa melakukan absen
No. 71/BLSDM/KP.06.06/1/2013 tentang reforma- masuk/keluar harus mengisi form yang telah
si birokrasi di badan litbang SDM yang dikeluarkan disiapkan. Dalam hal ini peran serta sistem
oleh Sekretaris badan litbang SDM. Dalam Nota informasi atau aplikasi tentunya sangat diharapkan
dinas yang dimaksud, diperintahkan kepada para guna mempermudah dalam hal pengelolaan dan
kepala puslitbang, kepala MMTC Yogyakarta, para pengisian form data pendukung tersebut
kepala BBPPKI, Para kepala BPPKI, para kepala Peraturan pemerintah Republik Indonesia No.
bagian setbalitbang SDM dan kepada kepala 53 tahun 2010 tentang displin pegawai negeri sipil
BPPTIK Cikarang untuk dapat menunjuk/ merupakan tonggak aturan penerapan kedisiplinan
menugaskan seorang pejabat eselon IV atau bagi seluruh pegawai negeri dalam lingkup Negara
fungsional umum yang diberi tugas dan tanggung Kesatuan Republik Indonesia. Peraturan ini dibuat
jawab sebagai pengelola absensi elektronik dan data dengan memuat 7 bab dan 51 pasal yang secara
pendukung di satuan kerja/UPT/bagian masing- keseluruhan merupakan aturan-aturan mengenai
masing sesuai dengan arahan kepala badan litbang kedisiplinan pegawai negeri sipil. Aturan-aturan
sdm yang disampaikan dalam acara sosialisasi tersebut diantaranya mengenai ketentuan umum
reformasi birokrasi dan peraturan pemerintah no 35 tentang PNS, kewajiban dan larangan, hukuman
tahun 2010 di lingkup badan litbang sdm tanggal 10 disiplin, upaya administrative (keberatan dan
januari 2013. Satu hal lagi yang ditekankan dalam banding administrative), berlakunya hukuman
nota dinas tersebut adalah bahwa saat ini database disiplin dan pendokumentasian keputusan hukuman
absensi elektronik pegawai masih terpisah di biro disiplin, ketentuan peralihan, dan ketentuan
kepegawaian dan organisasi (setbalitbagn sdm dan penutup.
puslitbang) dan di pusat data (MMTC, BBPPKI, Pada bab 2 tentang kewajiban dan larangan,
BPPKI, BPPTIK) yang menyebabkan akses untuk tepatnya pasal 11 diatur kewajiban PNS untuk
mencetak rekap absensi kepegawaian pada database masuk kerja dan mentaati ketentuan jam kerja.
absensi di biro kepegawaian dan organisasi tidak Sementara mengenai ketentuan hari dan jam kerja
bisa dilakukan secara otomatis. Untuk itu untuk lingkup kementerian komunikasi dan
diharapkan kepada petugas pengelola absensi untuk informatika, seiring dengan dikeluarkannya aturan
merekap absensi dan data pendukung absensi baru mengenai penggunaan absensi elektronik maka
elektronik untuk kemudian dikirim ke bagian kembali ditegaskan dalam pengumuman resmi
62 Balai Besar Pengkajian dan Pengembangan Komunikasi dan Informatika Makassar
Volume 16 No. 1 – April 2013
sekretariat jenderal Biro Kepegawaian dan pulang lebih awal. Dengan banyaknya isian yang
Organisasi kemeterian komunikasi dan informatika harus diisi cenderung membuat pegawai malas
nomor 707/SJ.2/KP01.14/12/2012 yang mengatur mengisi surat keterangan tersebut. Salah satu cara
pemberlakuan absensi elektronik dengan ketentuan yang bisa dilakukan untuk menghindari hal tersebut
jam kerja hari senin sampai kamis dimulai pukul adalah dengan merancang sebuah sistem informasi
08.00 sampai 16:00 dengan jam istirahan pukul yang dapat membantu untuk lebih mempermudah
12:30 sampai 13:00 sementara untuk hari jumat dan mempercepat proses pembuatan pendukung
dimulai pukul 08:00 sampai 16:30 dengan jam laporan absensi elektronik tersebut. Hal yang dapat
istirahat pukul 12:00 sampai 13:00. dilakukan dengan sistem ini adalah dengan
Hal lain yang mendasari lahirnya penerapan mengisikan formulir tersebut secara otomatis
disiplin pegawai negeri sipil adalah agenda dengan memanfaatkan data yang telah terekam
reformasi birokrasi yang saat ini sedang gencar- kedalam mesin kehadiran elektronik yang terpasang
gencarnya dilaksanakan oleh pemerintah kita. sehingga pegawai tinggal mengisikan alasan
Menurut ayurisya dominate (Dominate, 2012) keterlambatan atau alasan mengapa pegawai pulang
mengatakan bahwa “Reformasi Birokrasi lebih awal.
merupakan perubahan signifikan elemen-elemen Berdasarkan uraian tersebut, maka dapat
birokrasi, antara lain kelembagaan, sumber daya dirumuskan permasalahan yaitu perancangan
manusia aparatur, ketatalaksanaan, akuntabilitas sebuah sistem informasi untuk membantu memper-
aparatur, pengawasan, dan pelayanan publik. Hal mudah dan mempercepat proses pembuatan laporan
penting dalam reformasi birokrasi adalah perubahan pendukung absensi elektronik di BBPPKI
mind-set dan culture-set serta pengembangan Makassar.
budaya kerja. Reformasi Birokrasi diarahkan pada Tujuan dari penelitian ini adalah meng-
upaya-upaya mencegah dan mempercepat hasilkan sebuah rancangan sistem informasi
pemberantasan korupsi, secara berkelanjutan, pendukung laporan absensi elektronik BBPPKI
dalam menciptakan tata pemerintahan yang baik, Makassar yang dapat mempermudah pegawai
bersih, dan berwibawa (good governance), dalam hal pengisian pendukung laporan absensi
pemerintah yang bersih (clean government), dan elektronik BBPPKI Makassar dan menyiapkan
bebas KKN”. Sementara menurut, Menurut formulir isian pendukung laporan absensi elektronik
ayurisya dominate, reformasi birokrasi ini timbul dengan lebih cepat dan akurat.
karena beberapa faktor antara lain: Sistem informasi adalah suatu sistem dalam
ketidakpercayaan yang meluas pada kinerja suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan
pemerintah dan kebangkrutan birokrasi, praktek pengolahan transaksi harian yang mendukung
Korupsi, Kolusi dan Nepotisme (KKN) masih fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial
berlangsung hingga saat ini, Tingkat kualitas dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk
pelayanan publik masih belum mampu memenuhi dapat menyediakan kepada pihak tertentu dengan
harapan masyarakat, Tingkat efisiensi, efektivitas, informasi yang diperlukan untuk pengambilan
dan produktivitas birokrasi belum optimal, keputusan. Perkembangan sistem informasi telah
transparansi dan akuntabilitas birokrasi masih menyebabkan terjadinya perubahan yang cukup
rendah, disiplin dan etos kerja masih rendah serta signifikan dalam pola pengambilan keputusan yang
perubahan lingkungan strategis, yang antara lain: dilakukan oleh manajemen pada tingkat
kemajuan teknologi komunikasi dan informasi, operasional. Perkembangan ini juga telah
krisis ekonomi global, berkembangnya persaingan menyebabkan perubahan-perubahan peran dari para
antar negara. manajer dalam pengambilan keputusan, mereka
Dalam proses pembuatan pendukung laporan dituntut untuk selalu dapat memperoleh informasi
absensi elektronik di BBPPKI Makassar cenderung yang paling akurat dan terkini. Meningkatnya
rumit karena setiap pegawai harus mengisi form penggunaan teknologi informasi, khususnya
keterlambatan atau pulang cepat setiap kali pegawai internet, telah membawa setiap orang dapat
terlambat masuk kantor atau pulang lebih cepat. melaksanakan berbagai aktivitas dengan lebih
Pegawai yang melakukan itu harus mengisi nama, akurat, berkualitas, dan tepat waktu. Setiap
nip, jabatan, satuan kerja, tanggal, nama dan nip organisasi dapat memanfaatkan internet dan
kepala kantor, dan juga alasan keterlambatan atau jaringan teknologi informasi untuk menjalankan
Jurnal Penelitian Komunikasi, Informatika dan Media Massa – PEKOMMAS 63
Perancangan Sistem Informasi … ISSN : 1411-0385
berbagai aktivitasnya secara elektronis.Jogiyanto a. Suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang
(2005) mendefinisikan sistem informasi sebagai terdiri dari komponen-komponen dalam
Suatu sistem didalam suatu organisasi yang organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi menyajikan informasi.
harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan b. Sekumpulan prosedur yang pada saat
kegiatan strategi dari suatu organisasi dan dilaksanakan akan memberikan informasi bagi
menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan- pengambil keputusan dan/ atau untuk
laporan yang diperlukan” mengendalikan orginisasi.
c. Suatu sistem didalam organisasi yang
Sedangkan menurut Kadir (2003) sistem
mempertemukan kebutuhan pengolahan tran-
informasi dalam suatu organisasi dapat dikatakan
saksi, mendukung operasi, bersifat manajerial,
sebagai suatu sistem yang menyediakan informasi
dan kegiatan strategi di suatu organisasi dan
bagi semua tingkatan dalam organisasi tersebut
menyediakan pihak luar tertentu dengan
kapan saja diperlukan. Sistem ini menyimpan,
laporan-laporan yang diperlukan. (Ladjamudin,
mengambil, mengubah, mengolah dan
2005)
mengkomunikasikan informasi yang diterima
dengan menggunakan sistem informasi atau Dari beberapa pengertian tersebut diatas
peralatan sistem lainnya. Definisi sistem informasi maka dapat disimpulkan bahwa sistem informasi
dalam bukunya Abdul Kadir yang berjudul adalah suatu sistem, sekumpulan prosedur yang
Pengenalan Sistem Informasi, yaitu: “sistem dibuat oleh manusia dalam suatu organisasi umtuk
informasi adalah kerangka kerja yang mencapai suatu tujuan yang bersifat informasi.
mengkoordinasikan sumber daya (manusia), Penjelasan diatas juga menyebutkan bahwa sistem
komputer) untuk mengubah masukan (input) informasi adalah aplikasi untuk mendukung operasi
menjadi keluaran (informasi), guna mencapai dari suatu organisasi : operasi, instalasi, dan
sasaran-sasaran perusahaan”. Penjelasan diatas perawatan, perangkat lunak, dan data.Sistem
menerangkan bahwa sistem informasi dapat informasi adalah kunci dari bidang yang
mempermudah perusahaan dalam mencapai sasaran menekankan financial dan personal manajemen.
yang telah ditargetkan dengan mengkoordinasikan Sistem informasi yang mengkoordinasikan
manusia dan komputer sebagai sumber daya untuk serangkaian prosedur dan metode yang dirancang
mengubah masukan menjadi pengeluaran yang untuk menghasilkan, menganalisa, menyebarkan
diinginkan. Sistem informasi juga dapat dan memperoleh informasi guna mendukung
memudahkan pekerjaan disuatu perusahaan- pengambilan keputusan.
perusahaan. Sistem informasi dikembangkan untuk tujuan
yang berbeda-beda, tergantung pada kebutuhan
Penggunaan sistem informasi ataupun
bisnis. Terdapat beberapa cara untuk
teknologi informasi adalah suatu institusi
mengelompokkan sistem informasi. Klasifikasi
pemerintahan ditujukan agar suatu institusi
yang umum dipakai menurut Kadir (2003) antara
pemerintahan dapat berjalan efiktif dan efisien.
lain didasarkan pada :
Aplikasi sistem informasi dapat memberikan
a. Level organisasi
kemudahan kepada masyarakat dan aparatur itu
b. Area fungsional
sendiri. Kriterian dari sistem informasi antara lain
c. Dukungan yang diberikan, dan
fleksibel, efektif, dan efisien. Pernyataan diatas
d. Arsitektur sistem informasi
dapat disimpulkan bahwa suatu sistem informasi
merupakan suatu perangkat kerja yang dapat Berdasarkan ketiga pengklasifikasian tersebut
bekerja untuk memproses suatu masukan ataupun sistem informasi dibagi lagi menjadi beberapa
data, kemudian data yang telah diproses tersebut bagian, ini dimaksudkan agar jenis sistem informasi
akan diproses dan menjadi suatu keluaran yang lebih jelas. Menurut level organisasi sistem
berguna untuk mencapai suatu tujuan tertentu. informasi dibagi menjadi 3(tiga) jenis yaitu, sistem
Adapun pendapat mengenai sistem informasi, informasi departemen, sistem informasi perusahaan
dalam bukunya Al-Bahra Bin Ladjamudin (2005) dan sistem informasi antarorganisasi. Sistem
sistem informasi dapat didefinisikan sebagai informasi organisasi adalah sistem informasi yang
berikut: hanya digunakan pada level organisasi saja,
64 Balai Besar Pengkajian dan Pengembangan Komunikasi dan Informatika Makassar
Volume 16 No. 1 – April 2013
misalnya salah satu aplikasi digunakan untuk mencakup penentuan dan pengklasifikasian
memantau pegawai. Jenis sistem informasi yang tabel. Tabel-tabel tersebut kemudian
kedua adalah sistem informasi area fungsional, digambarkan dalam bentuk relasional.
adalah sistem informasi yang ditujukan untuk
memberikan informasi bagi kelompok orang yang Berbagai macam sistem yang berkaitan
berada pada bagian tertentu dalam perusa-haan. dengan absensi telah diterapkan di berbagai instansi
Sedangkan sistem informasi berdasarkan dukungan dan perusahaan dengan metode yang berbeda beda.
yaitu berdasarkan dukungan yang diberikan kepada Ada yang masih mengguanakan cara manual
pemakai, sistem informasi yang digunakan pada dengan mencatat jam kedatangan dan pulang
semua areal fungsional. Sistem informasi terkadang kantor, menggunakan alat yang diakses dengan
diklasifikasikan berdasarkan aktivitas pada level personal Identification Number (PIN), ID Card,
manajemen. Berdasarkan hal ini terdapat mesin Sidik Jari (Finger Print), dan bahkan ada yang
pengelompokan sebagai berikut : sistem informasi menggunakan sistem pendeteksi retina atau raut
pengetahuan, sistem informasi operasional, sistem wajah. Khusus di kementerian Komunikasi dan
informasi manajerial dan sistem informasi Informatika termasuk di BBPPKI Makassar
strategis.(dalam Kadir, 2003:131) sekarang sedang menerapkan sistem kehadiran
pegawai berbasis sidik jari (Finger Print) yang
Menurut Verzello dan John Router III,
mulai dioperasikan secara resmi per tanggal 1
Perancangan Sistem adalah tahapan setelah analisis
januari 2013. Pada dasarnya sistem informasi
dari siklus pengembangan system yaitu
kehadiran yang digunakan di BBPPKI Makassar
pendefenisian dari kebutuhan-kebutuhan fung-
merupakan sistem yang terintegrasi dengan seluruh
sional dan persiapan untuk rancang bangun
kantor dalam lingkup kementerian komunikasi dan
implementasi (Menggambarkan bagaimana suatu
informatika republic Indonesia dengan Pusat Data
system dibentuk). Sementara menurut John Burch
dan Sarana Informatika sebagai pusat pengelola dari
dan Gary Grudnitski mengatakan bahwa
sistem ini.
perancangang sistem adalah penggambaran, peren-
canaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari Adapun untuk memperjelas mengenai
beberapa elemen yang terpisah kedalam suatu beberapa istilah yang dipakai dijelaskan dengan
kesatuan yang utuh dan berfungsi (Puspita, 2011) menggunakan devenisi variabel operasional yang
terdiri dari :
Tahapan-tahapan perancangan system:
1. Absensi Elektronik
1. Perancangan Output
Perancangan output merupakan langkah yang Yang dimaksud dengan absensi elektronik
tidak bisa diabaikan karena yang menjadi dalam hal ini adalah sistem untuk menandai
sumber informasi utama dari hasil perancangan datang/ masuk dan keluar/pulang kantornya
tersebut adalah output atau keluaran system seorang pegawai dengan menggunakan mesin
yang pada umumnya dalam bentuk laporan. absensi elektronik atau yang biasa disebut
Output dapat ditentukan dari Data Flow finger print. Istilah absensi elektronik ini biasa
Diagram (DFD) yang telah dirancang. juga dikenal dengan sistem kehadiran
elektronik.
2. Perancangan Input
Tujuan dari perancangan input adalah untuk 2. Pendukung laporan absensi elektronik
mengefektifkan biaya pemasukan data, Yang dimaksud dengan pendukung laporan
mencapai keakuratan yang tinggi dan untuk absensi elektronik adalah form yang harus diisi
menjamin pemasukan data dapat diterima dan oleh pegawai apabila mengalami keter-
dimengerti oleh pemakai. Proses input terdiri lambatan masuk kantor atau pulang lebih awal
dari tiga tahapan utama yaitu data capture, data dari jam pulang yang seharusnya. Form ini
preparation dan data entry. merupakan surat keterangan yang terdiri dari 3
3. Perancangan basis data (database) jenis yaitu surat keterangan terlambat atau
Perancangan basis data adalah proses untuk pulang lebih awal, surat keterangan tidak
menentukan isi dan pengaturan data yang melakukan absent masuk/pulang atau tidak
dibutuhkan untuk mendukung berbagai melakukan absent masuk dan pulang serta surat
rancangan system. Perancangan basis data pernyataan untuk tidak mengulangi lagi
Jurnal Penelitian Komunikasi, Informatika dan Media Massa – PEKOMMAS 65
Perancangan Sistem Informasi … ISSN : 1411-0385
pelanggaran atas jam kerja yang telah pendukung laporan absensi elekronik secara
ditentukan. spesifik.

Beberapa kajian yang pernah dilakukan
METODOLOGI PENELITIAN
sebelumnya yang berkaitan dengan penerapan
sistem absensi kehadiran elektronik berkisar pada Perancangan sistem informasi pendukung
masalah bagaimana membuat dan merancang laporan absensi elektronik ini menggunakan metode
sistem informasi atau perangkat abasensi rekayasa perangkat lunak (Software Engineering)
elektronik/kehadiran elektronik baik itu di dalam hal konsep dasar yang menekankan pada
lingkungan akademik, perusahaan ataupun instansi aktifitas teknis dan manajemen. Aktifitas teknis
pemerintah. Kajian lain yang berkenaan dengan hal yang dimaksud yaitu dengan melakukan setiap
ini adalah tentang dampak penerapan absensi tahapan perancangan sistem yang terdiri dari
elektronik terhadap disiplin dan kinerja pegawai, perancangan output, perancangan input, dan
pengaruh kualitas software absensi karyawan perancangan database. Namun, sebelum masuk
menggunakan sidik jari terhadap kepuasan pada aktifitas tersebut terlebih dahulu dilakukan
pengguna. analisis system sebagai dasar dari proses
perancangan sistem tersebut. Pengujian system
Salah satu kajian tersebut adalah Pengaruh
(System testing) memakai metode black box.
Program Aplikasi Kehadiran Mengguna-
Metode penelitian black box merupakan salah
kan Sidik Jari Terhadap Produktivitas Keja
satu metode pengujian perangkat lunak yaitu
Administrator Komputer Pada Pt.PLN (PERSERO)
dengan menguji apakah perangkat lunak yang
Area Distribusi Bandung dengan menggunakan
dihasilkan telah memenuhi kebutuhan bisnis
metode penelitian deskriptif dan verifikatif. Hasil
pengguna atau belum. Metode ini digunakan untuk
dari penelitian ini mengemukakan bahwa
menemukan kesalahan dan
produktivitas kerja administrator meningkat seiring
mendemonstrasikan fungsional aplikasi saat
dengan penggunaan system informasi tersebut
dioperasikan, apakah input diterima dengan benar
(Permadi D, 2010). Sementara kajian mengenai
dan output yang dihasilkan telah sesuai dengan
peranan sistem informasi absensi sidik jari terhadap
yang diharapkan. Fokus dari pengujian
disiplin kerja pegawai pernah dilakukan pada
mengunakan metode Black-Box adalah pada
puslitbang sumber daya air bandung juga dengan
pengujian fungsionalitas dan output dihasilkan
menggunakan metode penelitian deskriptif
aplikasi. Pengujian black-box didesain untuk
verifikatif. Hasil penelitian yang telah dilakukan
mengungkap kesalahan pada persyaratan fungsional
yaitu kategori untuk tanggapan responden terhadap
dengan mengabaikan mekanisme internal atau
Sistem Informasi Absensi Sidik jari dinyatakan
komponen dari suatu program.
BAIK dengan persentase 87,87% dan Tanggapan

responden mengenai disiplin kerja pada
HASIL DAN PEMBAHASAN
PUSLITBANG SDA dikategorikan BAIK dengan
persentase 78,36%, dengan tingkat reliabilitas Bagan Alir Dokumen (Document Flowchart)
sebesar 0,861 untuk sistem informasi Analisis kebutuhan sistem rancangan
absensi sidik jari dan 0,732 untuk disiplin kerja membutuhkan teknik analsis data. Pada
pegawai. Dalam uji hipotesis yang dilakukan perancangan ini digunakan Bagan Alir Dokumen
dengan meghitung korelasi antara TX dan TY (BAD) yang dalam istilah lain juga dikenal dengan
menghasilkan 0,491 dengan taraf signifikan 1% ini Document Flowchart. Tujuan dibuatnya bagan ini
berarti tolak hipotesis 0, maka dapat disimpulkan adalah untuk menggambarkan langkah-langkah
bahwa Sistem Informasi Absensi Sidik Jari berpe- atau urutan prosedur dari sitem yang akan dibangun.
ran terhadap Disiplin Kerja Pegawai pada Dalam hal ini, yang dimaksud adalah langkah-
PUSLITBANG Sumber Daya Air Bandung. langkah arus sistem dokumen usulan.
Dengan persentase sebesar 24,10% sisanya 75,90%
Proses pengelolaan pendukung absensi
dipengaruhi faktor lain. (Rizqi Novianto M, 2012).
elektronik BBPPKI Makassar dalam bentuk
Setelah dilakukan tinjauan berbagai literatur document flowchart ditunjukkan pada Gambar 1.
terkait dengan system informasi absensi elektronik Berdasarkan document flowchart dari sistem
ini, tidak ditemukan kajian khusus mengenai pengelolaan pendukung absensi elektronik ini,
66 Balai Besar Pengkajian dan Pengembangan Komunikasi dan Informatika Makassar
Volume 16 No. 1 – April 2013
dapat kita lihat bahwa proses dimulai dari pejabat Setiap proses yang dilewati hingga akhirnya sampai
pengelola absensi elektronik memberikan form ke kepala balai dilakukan secara manual tanpa
pendukung absensi elektronik tanpa ada acuan dari melibatkan proses komputerisai.
mesin absensi elektronik yang sudah diterapkan.

Pegawai Pejabat Pengelola Kasubag TU Kabag TU Ka. Balai
Absensi

Mulai

Menyiapkan
Form Data
Pendukung Form data Form data
Pendukung Pendukung
yang telah yang telah

diparaf diparaf

Form data
Form data
Pendukung
Pendukung laporan
laporan

Memberi Selesai
Paraf

Mengisi Form
data
Pendukung

Form data
Form data Pendukung

Form data Form data Pendukung yang telah
Pendukung yang Pendukung yang yang telah divalidasi
telah diisi telah diisi divalidasi

Melamoirkan Memvalidasi

form ke laporan
rekap absensi

Form data Form data
Pendukung yang Pendukung
telah diisi yang telah diisi

Gambar 1. Document Flowchart Sistem Berjalan
Pejabat Pengelola Pegawai Kasubag TU Kabag TU Kepala Balai
Absensi
Jurnal Penelitian Komunikasi, Informatika dan Media Massa – PEKOMMAS 67
Perancangan Sistem Informasi … ISSN : 1411-0385

B
Mulai

Menarik data
dari mesin Form
Absensi Pendukung

lengkap

HT

ML
File A Memv
alidasi

form
Konversi data

ke database
Form
Pendukung

lengkap
Form yang Form yang

telah telah
divalidasi divalidasi
Database
Mengisi
Alasan

Membe
Cetak form
ri paraf
Pendukung
form

Form
Pendukung
Form yang Form yang
Form
telah telah
Pendukung
diparaf diparaf

A

Selesai

Form
Pendukung
lengkap

B

Gambar 2. Document Flowchar Sistem Rancangan

Berbeda dengan document flowchart dari sistem yang dirancang, dapat dilihat bahwa pejabat
sistem yang dirancang, proses-proses yang dilewati pengelola absensi elektronik menarik data dari
lebih menitik beratkan pada sistem komputerisasi. mesin absensi elektronik untuk dikonversi ke dalam
Document flowchart sistem yang dirancang dapat sebuah database untuk dijadikan acuan pembuatan
kita lihat sesuai Gambar 2. Dari document flowchart dan pencetakan form pendukung absensi elektronik.
68 Balai Besar Pengkajian dan Pengembangan Komunikasi dan Informatika Makassar
Volume 16 No. 1 – April 2013
Perbedaan mendasar dengan sistem pengelolaan analisa dan pemodelan sistem yang akan dirancang
yang sedang berjalan adalah pada proses pengisian yang umum digunakan adalah Data Flow Diagram
form, pegawai yang melakukan pelanggaran jam (DFD).
kerja hanya mengisi alasan pelanggaran saja karena DFD dari sistem yang akan dirancang
data yang lain misalnya nip, nama, dan tanggal menggambarkan aliran data dimulai dari proses
sudah terisi otomatis berdasarkan data yang konversi data absensi dari file HTML ke dalam
diperoleh dari mesin absensi tersebut. Hal ini tentu sebuah tabel yang diberi nama tabel absensi.
saja akan membuat proses pengisian form menjadi Demikian juga dengan data pegawai dimasukkan
lebih cepat dan lebih akurat. dalam sebuah tabel yang diberi nama tabel pegawai.
Dari kedua tabel tersebutlah di cetak form
Data Flow Diagram (DFD) pendukung absensi elektronik yang kemudian
Penggambaran atau analisa sistem merupakan diserahkan kepada pegawai untuk diisi alasan
hal yang tak kalah penting dari proses lainnya. Hal terhadap pelanggaran masing-masing. Gambaran
ini agar sistem yang dirancang mudah mengenai DFD dari sistem yang dirancang dapat
dikomunikasikan oleh profesional sistem dengan kita lihat pada Gambar 3.
pemakai maupun pembuat sistem. Salah satu jenis

Gambar 3. DFD Sistem Rancangan
Rancangan Masukan (Input/Interface)
Tahapan selanjutnya setelah analisis dan pemodelan
adalah perancangan input dan interface dari aplikasi
yang akan dibangun. Rancangan input ini didesain
dalam bentuk form dengan menggunakan bahasa
program khusus. Ada beberapa rancangan input
yang kita butuhkan untuk membangun sistem
aplikasi ini diantaranya adalah form Enty data
Pegawai seperti yang bisa kita lihat pada Gambar 4.
Kegunaan dari form ini adalah untuk memasukkan
dan mengatur data pegawai.

Gambar 4. Entry data Pegawai

Form yang lain adalah form Convert. Form ini
digunakan untuk menampilkan data yang ditelah
Jurnal Penelitian Komunikasi, Informatika dan Media Massa – PEKOMMAS 69
Perancangan Sistem Informasi … ISSN : 1411-0385
ditarik dari mesin absensi elektronik yang kemudian
di eksport ke dalam database untuk kemudian
dipakai untuk mencetak form pendukung absensi
elektonik BBPPKI Makassar sebagaimana
ditunjukkan pada Gambar 5.

Gambar 5. Form convert

Rancangan Keluaran (Output)
Gambar 5. Surat Keterangan terlambat/pulang lebih awal

Hasil dari perancangan sistem ini adalah dapat
diperolehnya form-form pendukung absensi
elektronik yang sebahagian datanya sudah terisi
sesuai dengan data yang telah diperoleh dari mesin
absensi elektronik. Adapun jenis dan bentuk form-
form yang dimaksud ditunjukkan pada Gambar 6, 7
dan 8.

Gambar 6. Surat Pernyataan

Dari ketiga desain keluaran diatas, dapat kita
lihat beberapa data yang di cetak tebal, data tersebut
adalah data yang harusnya ketika menggunakan
Gambar 6. Surat Keterangan tidak melakukan absensi
sistem pengelolaan yang sekarang harus diisi secara
70 Balai Besar Pengkajian dan Pengembangan Komunikasi dan Informatika Makassar