PaperVision Capture Admin Guide R81.

475 Pages·2015·11.11 MB·English

by  Digitech Systems

®
PaperVision Capture
Administration Guide
PaperVision Capture Release 81
Information in this document is subject to change without notice and does not represent a commitment on 
the part of Digitech Systems, Inc. The software described in this document is furnished under a license 
agreement or nondisclosure agreement. The software may be used or copied only in accordance with the 
terms of the agreement. It is against the law to copy the software on any medium except as specifically 
allowed in the license or nondisclosure agreement. No part of this manual may be reproduced or 
transmitted in any form or by any means, electronic or mechanical, including photocopying and recording, 
for any purpose without the express written permission of Digitech Systems, Inc.
Copyright © 2015 Digitech Systems, Inc. All rights reserved. 
Printed in the United States of America.
PaperVision Capture and the Digitech Systems, Inc. logo are trademarks of Digitech Systems, Inc.
PaperVision Enterprise, ImageSilo, and PaperFlow are registered trademarks of Digitech Systems, Inc.
Microsoft, Windows, SQL Server, Access, and .NET     Framework are either registered trademarks or 
trademarks of Microsoft Corporation in the United States and/or other countries.
All other trademarks and registered trademarks are the property of their respective owners. The Microsoft 
Office User Interface is subject to protection under U.S. and international intellectual property laws and is 
used by Digitech Systems, Inc. under license from Microsoft.
PaperVision Capture contains portions of OCR code owned and copyrighted by OpenText™ Corporation. 
All rights reserved.
PaperVision Capture contains portions of OCR code owned and copyrighted by Nuance 
Communications,Inc. All rights reserved.
PaperVision Capture contains portions of imaging code owned and copyrighted by EMC Corporation. All 
rights reserved.

Digitech Systems, Inc
.
8400 E. Crescent Parkway, Suite 500
Greenwood Village, CO 80111
Phone: [phone] Fax: [phone]
www.digitechsystems.com
Table of Contents
Chapter 1 Introduction 9
PaperVision Capture Terminology 9
Supported Users in the PaperVision Administration Console 11
System Requirements 11
Supported Scanners 12
Maximum Image Sizes 12
Initial Log In 13
Logging Out 13
Using Online Help 13
Chapter 2 Global Administration 17
Automation Service Status 17
Email Queue 18
Global Administrators 19
Licensing 20
Maintenance Queues and Maintenance Logs 24
Process Locks 26
System Settings 27
Automation Service Scheduling 28
Chapter 3 Entity Administration 32
Creating a New Entity 32
Deleting an Entity 33
Editing the Properties of an Entity 34
General Security 34
Encryption Keys 34
Security Policy 36
System Groups 39
System Users 41
Current Activity 45
Chapter 4 Job Creation and Configuration 48
Opening the Job Definitions Window to Create or Edit a Job 48
Job Definitions Window Overview 49
Working with Job Steps 49
Available Job Steps 50
Adding Job Steps to a Job 51
Working with Job Step Links 52
Editing Job Steps 53
Moving Job Steps 53
Specifying the Appearance of Job Steps 54
Setting Common Job Step Properties 55
Assigning Users to Manual Job Steps 58
Working with Jobs 59
Setting Job Properties 60
Configuring Detail Sets 61
PaperVision®CaptureAdministrationGuide iii
TableofContents
Saving Jobs 62
Validating Jobs 63
Activating Jobs 63
Checking in Jobs 64
Checking out Jobs 64
Undoing Checkout for Jobs 64
Deactivating Jobs 64
Deleting Jobs 65
Importing Jobs 65
Exporting Jobs 65
Cloning Jobs 66
Customizing the Job Definitions Window 66
Moving Components 66
Applying Auto Hide to Components 67
Viewing/Hiding Components 67
Using the Main Workspace 68
Viewing an Open Job 68
Setting Zoom Options 69
Sorting Properties 69
Customizing Columns on the Job Steps Grid 69
Sorting Columns on the Job Steps Grid 70
Chapter 5 Capture Step 71
Configuring a Capture Step 71
Auto Document Break 72
Auto Page Rotation 72
Black and White Image File Type 73
Color Image File Type 73
Display Saved Images Only 74
Max Number Documents Per Batch 74
Minimum Page Size 74
New Batch Name (Regular Expression) 74
Prompt for New Batch Information (Auto) 74
Rotate Before Barcode 75
Custom Code Events (Step Level) 75
General [Step level] Property Settings 76
Browse Batch Single Row Indexes 76
Update Detail Sets on Save 76
Indexes 77
Manual Barcode and OCR Indexing 77
Manual QC 77
Operator Permissions 78
Scanner Requirements 79
Manual Barcode and OCR Indexing 80
Chapter 6 Indexing Configuration 83
Configuring an Indexing Step 83
Viewing the Index Configuration Settings 84
Adding, Removing, and Sorting Indexes 84
Indexing Properties 86
Index Configuration - General (Job Level) 89
iv
PaperVision®CaptureAdministrationGuide
TableofContents
Index Configuration - General (Step Level) 93
Predefined Index Values (Job Level) 96
Index Types and Formats 97
General [Step Level] Property Settings 98
Browse Batch Single Row Indexes 98
Update Detail Sets on Save 99
Handkey Indexing Step 99
Manual Barcode and OCR Indexing 101
Index Zones 103
Chapter 7 Barcode Configuration 108
Auto Document Break 108
Index - General (Job Level) 108
Indexes - General (Step Level) 110
Indexes - Predefined Index (Job Level) 111
Barcode Zones 111
Barcode Explorer 115
Barcode Explorer Properties 118
Chapter 8 Zonal OCR 122
Auto Document Break 122
Indexes - Line Feed Delimiter 122
Indexes OCR Parsing 123
Edit OCR Zones Operations 125
General OCR and Miscellaneous Properties 130
Nuance Zonal OCR 131
Nuance OCR Page Properties 131
Nuance OCR Zone Properties 134
Open Text Zonal OCR 151
Open Text OCR: Supported Countries and Languages 155
Chapter 9 Nuance Full-Text OCR 159
Configuring a Nuance Full-Text OCR Job Step 159
Setting the Auto Image Orientation Property 160
Setting the Outputs Property 161
Setting the Override Invalid Pages Property 161
Setting the Timeout (sec) Property 162
Editing Nuance Full-Text OCR Settings 162
Configuring Output Types 164
Testing Full-Text OCR Filters 166
Nuance Full-Text OCR Output Types 168
Chapter 10 Open Text Full-Text OCR 234
Supported Output File Types 235
Custom Code 235
Auto Rotate 235
Brightness Sample Size 235
Brightness Threshold 236
Country/Language 236
Minimum Confidence 237
Remove Line System 237
v
PaperVision®CaptureAdministrationGuide
TableofContents
Timeout Value (in seconds) 237
Compression 237
PDF Version 238
Rejection Symbol 238
Chapter 11 Image Processing 239
Configuring an Image Processing Job Step 239
Configuring Image Processing Filters 241
Image Processing Filters 247
Background Dropout 248
Binary Dilation 249
Binary Erosion 250
Binary Halftone Removal 251
Binary Hole Removal 251
Binary Invert Image 253
Binary Line Removal 253
Binary Noise Removal 255
Binary Skeleton 256
Binary Smoothing 257
Black Overscan Removal 258
Color Adjustments 260
Color Detection and Conversion 261
Color Dropout 263
Crop 264
Deskew 265
Image Fit 267
Page Deletion - Always 268
Page Deletion - Blank 268
Page Deletion - Color Content 270
Page Deletion - Dimensions 271
Page Deletion - File Size 271
Redaction 272
Rotation 274
Scaling 276
Threshold 277
Chapter 12 Custom Code Configuration 280
Custom Code Generators 280
Digitech Systems' API 282
Custom Code Event Arguments 284
Additional API Functions 292
Enumerations 296
Public Properties 299
Debugging Custom Code 300
Script Editor 300
Match and Merge Wizard 307
Exports 311
Export Definitions 312
Job Configuration 355
Chapter 13 Quality Control (QC) 360
vi
PaperVision®CaptureAdministrationGuide
TableofContents
Automated Quality Control (QC) 360
Manual Quality Control (QC) 367
Adding Custom QC Tags 367
Adding Pass and Fail Links 368
Custom Code Events (Step Level) Properties 370
General [Step Level] Property Settings 371
Browse Batch Single Row Indexes 371
Update Detail Sets on Save 371
Index 371
QC Auto Play 371
Operator Permissions 372
Chapter 14 Batch Splitting 374
Configure Batch Splitting 374
Test Batch Splitting Configurations 383
Chapter 15 AP Processing 386
Configuring an AP Processing Job Step 386
Setting Properties for Multiple PO Processing 387
Defining Rejection Reasons 387
Setting Properties for Single PO Processing 387
Configuring an External Data Source 388
Chapter 16 Business Rules 391
Configuring a Business Rules Job Step 391
Configuring AP (Accounts Payable) Business Rules 393
Configuring Capture Detail Set Business Rule 395
Configuring Capture Index Business Rules 396
Configuring EDI Business Rule 402
Configuring Forms Magic Business Rules 404
Specifying an External Data Source Provider for Business Rules 406
Chapter 17 Forms Magic 409
FM Projects 409
Forms Magic Designer 412
Classifying New Documents 415
Working with Auto-Classification Results 417
Managing Forms & Defining Index Extraction Zones 418
Working with Form Types. 418
Operations at the Form-Type Level 419
Working with Forms 420
Operations at the Form Level 421
Working with the Form Designer 423
FM Testing Classification and Extraction 429
FM Color Dropout 430
Chapter 18 Forms Classification and Extraction 432
Configuring a Forms Classification and Extraction Job Step 432
Chapter 19 Forms Index Mapping 435
Configuring a Forms Index Mapping Job Step 435
vii
PaperVision®CaptureAdministrationGuide
TableofContents
Mapping Forms Magic Detail Sets and Fields 436
Chapter 20 Capture Batches 438
File Menu 438
Help Menu 438
Batch Management 438
Batch Statistics 446
Appendix A Additional Help Resources 455
Technical Support 455
Contacting Digitech Systems 455
Community Support 456
Appendix B Nuance OCR Spelling Languages 458
Appendix C Modifying the Process Batch Operation 462
Appendix D Maximum Image Sizes 464
Appendix E Terminal Services Configuration 465
Appendix F Open Text Countries and Languages 466
Appendix G Digitech Logging Utility 470
Configuring the Digitech Logging Utility 470
viii
PaperVision®CaptureAdministrationGuide
Chapter 1 Introduction
The PaperVision Capture Administration Console provides a    single location for global, system, and job 
administration. This tool helps you manage jobs, batches, s  tatistics, user and group profiles, and automation 
service settings. T   he Job Definitions window provides detailed control over image-capture   settings when you 
define PaperVision Capture jobs and job steps, as well a  s the users and groups who are assigned to these 
steps.
PaperVision Capture Terminology
This content includes definitions for terms used in the documentation and online help for PaperVision 
Capture. Learning this terminology will help you use the product and its documentation more effectively.
Batch - A batch is a collection of documents and    their associated index name-value pairs and statistics that 
are moved a   s a logical unit of work through a job.
Batch Priority -  Batch priority refers to the order in w    hich batches awaiting ownership are displayed in the 
PaperVision    Capture Operator Console and processed by the PaperVision C    apture Automation Service. The 
following values are assigned by administrators t   o calculate the overall batch priority.
  Job age priority     is a number associated with the job and is multiplied by the number     of elapsed minutes 
l
since the batch was created.
  The job step's     age priority is a value associated with the current job step and     is multiplied by the number of 
l
elapsed minutes the batch has been     waiting in the current step.
  The job step priority     is a value associated with the current job step and assigned by     an administrator.
l
  Administrative     priority is a value associated with each specific batch. To have     a significant impact on the 
l
overall calculation, administrators     can assign a wide range of values (0-999,999) to this priority.
Administrators assign numbers to indicate    batch urgency and assist with scheduling and resource allocation.    
The system uses these numbers, which range from 0 (not urgent) to 1   00 (urgent), to schedule system 
resources and assign higher-priority b   atches to users. Batch priority helps administrators efficiently m    anage 
job loads and enables the system to automatically assign prioritized b   atches to operators in a round-robin 
fashion.
The overall batch priority is calculated a   s follows:
(Job age priority X elapsed minutes since    batch was created) + (step age priority X elapsed minutes batch 
has    been waiting in current step) + job step priority + administrative p   riority
NOTE:  If all priority values    are set to zero, the overall calculated priority in the PaperVision    Capture 
Operator Console’s batch creation screen will remain at zero    (regardless of how long batches await 
ownership in the Batches Waiting    list).
Detail Sets - Detail sets expand the capabilities o   f standard index fields because they define "many-to-one"    
relationships, which allow multiple sets of field data to reference    a single document. In a many-to-one 
relationship, an index field contains    a value that references another field or set of fields that contain    unique 
values.
PaperVision®CaptureAdministrationGuide 9
Chapter 1Introduction
Document - A document is the equivalent of a file f   older within a filing cabinet. A document holds all of the 
pages f   or a given set of index values.
Forms Magic Communication Server - The Forms Magic Communication Server manages communications 
between all clients and Forms Magic Workers. The FM Communication Server uses Microsoft WCF Duplex 
Communication technologies to build a communication network that facilitates real-time communication among all 
FM Designers and FM Worker servers. This also allows all users working in Forms Magic to communicate with 
each other using a built-in chat service. There can be only one Forms Magic Communication Server per system-
wide installation.
Forms Magic Project - A Forms Magic Project is a collection of form types, classification information, and 
extraction data. Forms Magic requires at least one Forms Magic Project, but you can create as many as you need.
Forms Magic Worker - The Forms Magic Worker is a required service that processes tasks within Forms Magic. 
Only one Forms Magic Worker service can be installed per machine. Additional FM Worker servers can be easily 
added to the communication network by simply installing them on additional machines. FM Worker servers are 
load balanced to optimize performance.
Image - An image i   s a visual representation of a picture or graphic, such as an electronic    file with the 
extensions .bmp, .jpg, or .tif.
Index - An index is a value that users apply to a     document for reference and retrieval.
Job - A job is a defined process comprised of o   ne or more job steps through which batches are processed. At 
a minimum, e   ach job must contain a start step. Each job is unique by name within a   n entity.
Job Step - A job step is an automated or manual operation t   hat is performed on a batch. Manual job steps are 
performed by assigned u   sers through the PaperVision Capture Operator Console. Automated j   ob steps are 
completed by the PaperVision Capture Automation Service,    and require no user intervention.
Master B atch Repository - The M    aster Batch Repository is the centralized storage area where PaperVision    
Capture stores all captured images. When installing PaperVision Capture    in an environment containing 
multiple PaperVision Capture Gateway o   r PaperVision Capture Automation Servers, this location should be a    
network accessible location (for example, \\SERVER\SHARE).
MVX - Forms Magic stores all the OCR-generated data in a Metadata Vector Xml file for each document. This 
consists of all the words, characters, their locations and confidence values. Forms Magic uses this 
information for clustering and classification. In most operations, you have the option to use previously 
generated MVX files to save processing time, or have Forms Magic regenerate a new one.
Page - One or more    images (files with extensions .bmp, .jpg, and .tif) comprise a single p   age within a 
document. For example, a page can include the originally    captured image and a manipulated image after 
noise removal.
PaperVision Capture Administration C onsole - The PaperVision C    apture Administration Console 
provides administration and job configuration c   apabilities.
®
PaperVision Capture Automation Service - The PaperVision    Capture Automation Service is a Microsoft     
Windows service that performs automated tasks and batch processing a   t specified time intervals. Examples 
of work performed by the PaperVision C    apture Automation Service include the compilation of statistics when    
an operator completes a batch and the processing of automated job s   teps. Multiple Automatic Services c   an 
be installed on distinct machines or multiple PaperVision Capture A    utomation Service processes may be 
configured to run on the same    machine.
10
PaperVision®CaptureAdministrationGuide