Table Of ContentФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
ОМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
им. Ф.М. ДОСТОЕВСКОГО
А.В. Матвеев
ОСНОВЫ РАБОТЫ
В MICROSOFT WORD
Учебно-методическое пособие
(для студентов филологического факультета)
Омск
2009
УДК 681.3
ББК 32.973.26-018.2я73
М 333
Рекомендовано редакционно-издательским советом ОмГУ
в качестве учебно-методического пособия
Рецензент:
кандидат физ.-мат. наук, доцент Г.Л. Бухбиндер
Матвеев, А.В.
М 333 Основы работы в Microsoft Word: учебно-методическое посо-
бие (для студентов филологического факультета). – Омск: Омск. гос.
ун-т, 2009. – 68 с.
ISBN 978-5-7779-1051-6
Рассматриваются технологии работы в среде текстового про-
цессора Word 2003, который входит в состав интегрированного про-
граммного продукта Microsoft Office. Дается краткое описание
принципов работы с электронными документами в среде Microsoft
Word, предназначенного для создания и интеграции разнообразных
текстов, графических объектов и таблиц.
Подготовлено в соответствии с Государственным стандартом
для учебной дисциплины «Математика и информатика» и предна-
значено студентам филологического факультета, также может быть
рекомендовано студентам других гуманитарных факультетов выс-
ших учебных заведений.
УДК 681.3
ББК 32.973.26-018.2я73
© Матвеев А.В., 2009
ISBN 978-5-7779-1051-6 © ГОУ ВПО «Омский госуниверситет
им. Ф.М. Достоевского», 2009
Содержание
Предисловие.............................................................................................4
1. Создание, сохранение и печать документов.....................................6
2. Работа с текстом. Редактирование документа...............................11
3. Форматирование документа. Списки...............................................16
4. Составные документы. Связывание и внедрение объектов..........29
5. Работа с графическими объектами...................................................38
6. Работа с таблицами. Вычисления.....................................................48
7. Работа с формами..............................................................................58
Примерные задания для подготовки к зачету.....................................66
Список рекомендуемой литературы....................................................67
3
Предисловие
Работа с текстами – самая распространенная область примене-
ния компьютера в любой сфере деятельности. Практически любой
пользователь, как профессиональный, так и непрофессионал, встре-
чается с необходимостью подготовки тех или иных документов. Это
могут быть письма, статьи, отчеты, справки, рекламные проспекты,
рефераты и т. д. Компьютер предоставляет простые и удобные сред-
ства для обработки текстов, делает эту рутинную работу более при-
ятной и эффективной. Потребности компьютерной подготовки до-
кументов привели к созданию огромного количества специальных
программ. Их называют текстовыми редакторами. В настоящее вре-
мя существует несколько сотен текстовых редакторов. Возможности
этих программ различны – от подготовки небольших документов
простой структуры до набора, оформления и издания книг и журна-
лов. Среди текстовых редакторов как наиболее подходящих для не-
профессиональных пользователей и специалистов-гуманитариев
часто используемым является Microsoft Word, который входит в со-
став интегрированного программного продукта Microsoft Office. Он
сочетает в себе огромный набор возможностей – от редакторов до-
кументов и научных текстов до издательских систем.
Цель данного учебно-методического пособия – формирование
умений и навыков работы с текстом в среде Microsoft Word: созда-
ние разнообразных текстовых документов, оформление графических
объектов в тексте, осуществление вычислений по формулам в таб-
лицах, интеграция документов и др. Пособие имеет практическую
направленность и позволяет овладеть основными технологиями ра-
боты с текстовыми документами не только на занятиях под руково-
дством преподавателя, но и самостоятельно.
В результате изучения технологий работы в среде текстового
процессора Microsoft Word студент должен научиться:
– создавать и редактировать тексты любой сложности,
– владеть основными приемами форматирования абзацев,
– оформлять текст в колонки и списки,
4
– создавать и применять стили шаблона документа,
– создавать таблицы и проводить вычисления в них по формулам,
– создавать и редактировать различные графические объекты,
– создавать электронные формы документов,
– внедрять и связывать объекты в документах.
5
1. Создание, сохранение и печать документов
Документы, созданные в среде Word, записываются в виде
файлов со стандартным расширением .doc. Создаются документы и
шаблоны документов с помощью команды Файл, Создать и после-
дующим выбором варианта «Документ» или «Шаблон». После вы-
бора нужного варианта на экран выводится новое окно, имеющее
стандартное название «Документ» или «Шаблон» с порядковым но-
мером. Word содержит большой набор шаблонов стандартных доку-
ментов: служебные записки, письма и факсы, отчеты и т. п. Шабло-
ны предоставляют пользователю заранее подготовленные поля для
ввода данных. Наиболее часто при работе используется динамиче-
ский режим, когда с помощью Мастера шаблона создается в инте-
рактивном режиме собственный.
Сохранить новый документ Word можно с помощью команды
Файл, Сохранить, в то время как для сохранения уже существую-
щего документа под другим именем используется команда Файл,
Сохранить как. Если подготовлен стандартный по форме документ,
содержащий типовые элементы текста или графику, стили оформле-
ния и т. п., то его можно сохранить как шаблон документов и ис-
пользовать в дальнейшем для создания новых документов. Парамет-
ры сохранения файла можно задать командой Сервис, Параметры,
вкладка Сохранение. Существуют два режима сохранения файла:
«всегда создавать резервную копию» – сохраняется дубль исходного
файла с расширением .bak и «разрешить быстрое сохранение» – весь
документ при сохранении не перезаписывается, лишь в конец ис-
ходного файла дописываются изменения. Для правильного воспро-
изведения документа на другом компьютере или под управлением
другой операционной системы в документ можно включить исполь-
зуемые шрифты, установив флажок «Внедрять шрифты TrueType».
После внедрения в документ шрифтов этот документ нельзя редак-
тировать. Переключатель «Автосохранение» устанавливает интер-
вал времени (в минутах), через который будет сохраняться доку-
мент. Здесь же на вкладке Безопасность устанавливаются пароли
6
санкционированного доступа к документам, которые будут запра-
шиваться при открытии документа или при записи изменений в до-
кумент. Пароль состоит из алфавитно-цифровых знаков и пробелов,
максимальная длина пароля – 15 символов, строчные и прописные
буквы рассматриваются как разные символы. Во время ввода пароля
в поле показываются звездочки. Для одного документа можно задать
различные пароли на открытие и запись изменений. Пароль может
быть изменен путем повторного ввода либо удален клавишей <Del>.
Переключатель «Рекомендовать доступ только для чтения» опреде-
ляет использование файла только в режиме чтения.
Ранее сохраненный документ открывается с помощью коман-
ды Файл, Открыть. Для открытия нужного файла документа выби-
рается имя папки и указывается тип файла: документы Word (рас-
ширение .doc), шаблоны документов (.dot), текст в формате RTF
(.rtf), текстовые файлы (.txt), все файлы (все расширения) и т. д. Ко-
манда Сервис, Найти, расположенная в окне открытия документов,
организует поиск файлов.
Для печати документов необходимо настроить параметры печа-
ти с помощью команды Сервис, Параметры, выбрав вкладку Печать.
Возможны следующие режимы печати: черновой (печать документа с
минимальным форматированием), в обратном порядке (печать стра-
ниц в порядке убывания их номеров), обновлять поля (перед печатью
все поля документа вычисляются заново), обновлять связи (перед пе-
чатью просматриваются ссылки на связанные объекты, обновляется
содержимое объектов, вставленных в документ), фоновая печать
(возможность продолжения работы в Word во время печати докумен-
та) и др. Также можно задать объект печати: сведения документа (пе-
чатать на отдельной странице после завершения печати документа),
коды полей (формульные выражения вместо результатов и значений),
графические объекты (графика, рисунки) и др.
Формат и ориентация печатной страницы задаются командой
Файл, Параметры страницы, на вкладках Поля и Размер бумаги.
Перед выводом документа на печать его можно просмотреть с по-
мощью команды Файл, Предварительный просмотр. Команда
Файл, Печать вызывает диалоговое окно «Печать», в котором за-
даются установки для печати документа: имя принтера (список ус-
тановленных принтеров), свойства (настройка параметров принте-
7
ра), напечатать (выбор объекта печати), число копий (указывается
число печатных копий), страницы (все, текущая страница, страницы
с нужными номерами), включить (все страницы диапазона, нечетные
страницы, четные страницы), печать в файл (формирование файла
для отложенной печати), параметры (аналог команды Сервис, Па-
раметры, Печать). Для начала печати документа необходимо на-
жать на кнопку <OK>.
С помощью кнопки <Печать> панели инструментов «Файл»
осуществляется непосредственный запуск печати документа с ранее
установленными параметрами диалогового окна «Печать». Перед
печатью документа желательно проверить орфографию и просмот-
реть образ печатного документа с помощью команды Файл, Пред-
варительный просмотр.
Задание 1.1. Тренинг работы по созданию и со-
хранению документов.
1. Загрузите текстовый процессор Word.
2. Установите режим отображения документа на экране.
3. Задайте основные параметры размещения текста на странице.
4. Наберите произвольный текст.
5. Сохраните набранный текст в виде документа Word.
6. Закройте документ.
7. Откройте документ.
8. Выйдите из среды Word.
Технология работы
1. Войдите в среду текстового процессора Word. Для этого
существует несколько способов. Например, загрузить Microsoft
Word можно через главное меню: щелкните по кнопке <Пуск> и вы-
полните команду Программы, Microsoft Office, Microsoft Office
Word. На экране появится интерфейс среды текстового процессора
Word с новым документом.
2. Установите режим постраничного отображения текста на
экране, выполнив команду Вид, Разметка страницы. В меню «Вид»
также имеются и другие режимы отображения. Выберите их пооче-
редно и сравните друг с другом. Окончательно установите режим с
разметкой страницы.
8
3. Выполните необходимые настройки по размещению текста
на странице. Для этого можно воспользоваться панелью «Формати-
рование», расположенной в верхней части интерфейса среды Word
непосредственно под главным меню. Щелкните по кнопке выравни-
вания текста <По ширине>. Установите размер шрифта – 14. Уста-
новите тип шрифта – Arial.
4. Наберите произвольный текст (около 100 слов). В процессе
набора текста не нажимайте клавишу <Enter>. Не исправляйте в
процессе набора текста ошибки.
5. Сохраните набранный текст в файле с именем «Текст». Для
этого выполните команду Файл, Сохранить как (или Файл, Со-
хранить). В появившемся диалоговом окне «Сохранение докумен-
та» нажмите кнопку <Переход на один уровень вверх> и выберите
папку «Мой компьютер». На рабочем диске (как правило, локальный
диск D) создайте личную папку с Вашим именем: выберите нужный
диск и нажмите кнопку <Создать папку>, замените название «Новая
папка» на название личной папки, нажмите клавишу <Enter>. Пе-
рейдите в личную папку, щелкнув мышкой по ее имени два раза.
Наберите в нижней части диалогового окна в строке «Имя файла» –
Текст, по умолчанию тип файла будет «Документ Word». Нажмите
кнопку <Сохранить>.
6. Закройте созданный документ с текстом, выполнив команду
Файл, Закрыть.
7. Откройте созданный Вами документ. Выполните команду
Файл, Открыть и в появившемся диалоговом окне «Открытие до-
кумента» откройте файл с именем «Текст», нажмите кнопку <От-
крыть>. Внесите произвольные изменения в Ваш текст.
8. Выйдите из Microsoft Word, выполнив команду Файл, Вы-
ход. Если Вы перед этим сохранили документ, то выход будет осу-
ществлён сразу. Если документ не был предварительно сохранен, то
будет задан вопрос «Сохранить изменения в документе?» Выберите
один из возможных вариантов.
Задание 1.2. Создание документа на основе стан-
дартного шаблона.
В качестве тренинга создайте свое резюме, воспользовавшись
Мастером резюме.
9
1. Вызовите Мастер резюме.
2. Выберите стиль и тип шаблона, необходимые стандартные
поля.
3. Заполните резюме личными данными.
4. Сохраните резюме.
5. Распечатайте резюме.
Технология работы
1. Вызовите Мастер резюме. Для этого выполните команду
Файл, Создать. В появившемся окне щелкните мышкой по ссылке
«Шаблоны, на моем компьютере». В открывшемся окне «Шаблоны»
выберите вкладку Другие документы. Запустите Мастер резюме,
щелкнув мышкой дважды по его иконке.
2. Задайте стиль и тип резюме. Также определите стандартные
поля, которые должны быть в нем. Для этого Вам следует пользо-
ваться для смены окон кнопкой <Далее> и выбирать в каждом окне
те параметры, которые Вы хотите иметь в своем резюме. Чтобы вер-
нуться к предыдущим окнам и внести исправления, нажмите кнопку
<Назад>. Установите следующие параметры:
Стиль: современный
Тип: профессиональное
Адрес: ФИО, адрес, телефон, факс, e-mail
Сведения о себе: дата и место рождения, национальность, се-
мейное положение
Стандартные пункты: квалификация, образование, знание
языков, другая деятельность, рекомендации
Дополнительные пункты: цель, интересы и увлечения, обще-
ственная работа
Нажмите кнопку <Готово>.
3. На экране появится шаблон резюме с определенными Вами
полями. Заполните эти поля конкретными данными. При этом если
приведено название поля с двоеточием, то нужно ввести данные в
этом строке, установив курсор после двоеточия. Если же название
поля выделено квадратными скобками, то данные вводятся непо-
средственно вместо названия поля: по полю щелкают мышкой и
вводят текст с клавиатуры. По желанию, внесите дополнительные
сведения в свое резюме.
10
