Table Of ContentМакГи С.
М15 Тайм-менеджмент с помощью Microsoft Outlook. Специальное издание. —
СПб.: Питер, 2007. — 264 с: ил.
ISBN 978-5-469-01559-8
Эта книга поможет вам изучить эффективные методики оптимизации ваших личных и про-
фессиональных задач с помощью программы MS Outlook.
Если вы увязли в огромном потоке электронных писем, нерешенных вопросов и проблем,
верните контроль над своим временем, освоив технологии тайм-менеджмента, использующиеся
в лидирующих компаниях мира.
Автор книги — профессионал, специализирующийся на проведении практических семинаров
и тренингов по тайм-менеджменту. Программы и технологии Салли МакГи взяты на вооружение
крупнейшими мировыми компаниями, входящими в топ-лист журнала «Fortune».
Краткое содержание
Благодарности 14
Введение 16
Справочник Microsoft Outlook 2003 21
ЧАСТЬ I. ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ 45
Глава 1. Изменение подхода ведет к изменению результатов . . .. 46
Глава 2. Что такое личная эффективность? 59
Глава 3. Три этапа создания КСУ 74
ЧАСТЬ II. ЭТАП СБОРА ИНФОРМАЦИИ 83
Глава 4. Создание согласованных пунктов сбора 84
Глава 5. Очистка памяти 109
ЧАСТЬ III. ЭТАП ОБРАБОТКИ И СИСТЕМАТИЗАЦИИ 127
Глава 6. Создание категорий планирования и действий 128
Глава 7. Обработка и систематизация Списка задач 137
Глава 8. Создание справочной системы 176
Глава 9. Обработка и систематизация электронной почты 197
ЧАСТЬ IV. ЭТАП РАССТАНОВКИ ПРИОРИТЕТОВ
И ПЛАНИРОВАНИЯ 233
Глава 10. Расстановка приоритетов и планирование 234
Заключение 260
Алфавитный указатель 262
Содержание
Благодарности 14
Введение 16
Для кого предназначена книга 19
Как использовать эту книгу 19
От издателя перевода 20
Справочник Microsoft Outlook 2003 21
Работа с Microsoft Outlook 21
Управление электронными письмами 23
Поиск и систематизация электронных писем 26
Работа с Календарем 29
Планирование собраний 32
Создание и систематизация контактов 35
Отслеживание информации 36
Несколько рабочих мест 39
Настройка Outlook 41
ЧАСТЬ I. ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ 45
Глава 1. Изменение подхода ведет к изменению
результатов 46
Десять заблуждений, мешающих повышению эффективности 47
1. Я получаю слишком много информации 48
2. Меня слишком часто отвлекают 48
3. Мне не хватает дисциплинированности 49
4. Мне нужно все сохранять 50
5. Систематизация информации отнимает слишком много времени . .. 51
6. Я не могу найти то, что нужно в конкретный момент 52
7. Систематизация тормозит мою свободу и творческое мышление . .. 53
8. Я плохо разбираюсь в технологиях 54
9. Не хватает времени 55
10. Я не организован по своей натуре 56
От чего вы готовы отказаться? 57
Глава 2. Что такое личная эффективность? 59
Определение личной эффективности 59
Значимые цели 60
Стратегически важные действия 61
Баланс между работой и личной жизнью 62
Круг эффективности 63
Шаг 1. Определение значимых целей 63
Шаг 2. Определение стратегически важных действий 64
Шаг 3. Планирование и выполнение стратегически важных действий . . 65
Шаг 4. Анализ и оценка успеха в продвижении к цели 66
Введение в модель организационной иерархии 66
Зачем весь этот шум вокруг эффективности? 68
Сосредоточение на целях 68
Введение в Комплексную систему управления 69
Система сбора информации 69
Справочная система 70
Система действий 70
Панель управления 71
Доступность — целый день, каждый день 71
Выводы и итоги 72
Глава 3. Три этапа создания КСУ 74
Этап 1. Сбор информации 74
Является ли ваша память пунктом сбора информации? 75
Этап 2. Обработка и систематизация 76
Введение в модель информационного потока 76
Этап 3. Расстановка приоритетов и планирование 78
Введение в Недельный обзор 79
Изменения 80
Что вам понадобится для начала 81
Внимание: незначительные детали 81
ЧАСТЬ II. ЭТАП СБОРА ИНФОРМАЦИИ 83
Глава 4. Создание согласованных пунктов сбора 84
Определение ваших пунктов сбора 84
Где вы действительно храните информацию? 84
Ваши пункты сбора действительно работают? 86
Определение согласованных пунктов сбора 87
Вы сами не являетесь пунктом сбора! 97
Почему отвлекающих факторов так много? 98
Определение ожиданий и ответственность 99
Изменение культуры использования электронной почты 100
Сокращение количества вмешательств 103
Отключение сигнала у телефона и пейджера 104
Объединение личной и рабочей информации в одной системе 104
Что делать, когда личное должно оставаться действительно
личным? 105
Изменения 106
Итоги 108
Глава 5. Очистка памяти 109
Вы используете свою память как пункт сбора? 109
Понятие сознательного и бессознательного мышления 110
У вас много дел? 112
Очистка памяти и уменьшение нагрузки 112
Выполнение упражнения по «очистке памяти» 113
Информация 116
Использование Категории: (нет) в качестве пункта сбора 117
Запись значимых целей 118
Выполнение договоренностей и искоренение заблуждения
«я могу все это сделать» 119
Выполнение договоренностей 120
Перенос обязательств на другое время 121
Научитесь говорить «нет» 122
Неоправданный отказ 123
Изменения 124
Факторы успеха этапа сбора 125
ЧАСТЬ III. ЭТАП ОБРАБОТКИ И СИСТЕМАТИЗАЦИИ 127
Глава 6. Создание категорий планирования и действий . . 128
Создание категории планирования и категории действий 129
Значимые цели 132
Вспомогательные проекты 132
Встречи и совещания 133
Стратегически важные действия 135
Сделать в один прекрасный день 135
Глава 7. Обработка и систематизация Списка задач . . .. 1 37
Введение в модель информационного потока 137
Использование модели информационного потока 139
Что это? 139
Эта задача выполнима? 140
Связана ли задача со значимыми целями? 141
Обработка и систематизация значимых целей 142
Обработка и систематизация вспомогательных проектов 151
Как определить стратегически важное действие, которое
не зависит от других действий? 155
Выполнить? 159
Делегировать? 160
Отложить? 160
Обработка и систематизация делегированных задач 163
Завершение диаграммы модели информационного потока 165
Часто задаваемые вопросы 165
Зачем отделять стратегически важные действия от вспомогательных
проектов и значимых целей? 165
И все же, могу ли я привязывать СВД к Вспомогательным
проектам? 166
Как вставлять сообщения электронной почты и документы
в задачи? 167
Необходимо ли для каждой задачи определять срок выполнения? . .. 167
Может ли у меня быть больше одного стратегически важного
действия на проект? 168
Когда нужно переместить стратегически важное действие
в Календарь? 168
Можно ли выбирать несколько категорий? 169
Как отслеживать сразу и личные, и рабочие задачи? 169
Обзор модели информационного потока 170
Принципы обработки информации 170
Завершение обработки и систематизации Списка задач 172
Информация к размышлению 172
Какие изменения вы хотите внести? 174
Факторы успеха при обработке и систематизации Списка задач 175
Глава 8. Создание справочной системы 176
Эффективно ли работает ваша справочная система? 176
Разница между системой действий и справочной системой 176
Начало 177
Определение мест хранения справочной информации 178
Где вы в действительности храните справочную информацию? 178
Шесть мест, в которых я рекомендую хранить справочную
информацию 179
Выбор мест хранения информации 181
Создание справочной системы электронных сообщений 182
Выбор папки в Списке папок 182
Создание эффективной структуры папок 183
Создание системы 185
Последовательное использование структуры папок во всех подсистемах . 186
Советы по использованию папок справочной системы 186
Не используйте папку Входящие в качестве справочной системы! . .. 186
Храните документы в папке Мои документы 187
Решите, что вы хотите сохранить, а что — удалить 188
Потратьте время на создание Списка папок 188
Следите, чтобы Список папок соответствовал текущему моменту. . .. 189
Поддерживайте простоту системы 189
Использование папки Мои документы 190
Использование папки Контакты 191
Использование справочной системы контактов 191
Использование категорий в Контактах 192
Использование SharePoint 193
Использование OneNote 194
Использование бумаги 194
Какие изменения потребуются от вас? 194
Факторы успеха для создания эффективной справочной системы 195
Глава 9. Обработка и систематизация электронной
почты 197
Электронная почта как средство общения 198
Модель PASS для электронной почты 198
Создание содержательных сообщений с использованием модели
PASS 199
В чем состоит цель вашего общения? 199
Какое действие содержится в данном сообщении, и есть ли
у него срок выполнения? 200
Какую вспомогательную информацию нужно добавить? 201
Резюмируете ли вы смысл сообщения в строке Тема? 202
Назначение строки Кому 204
Назначение строки Копия 204
Назначение строки СК 205
Соответствует ли ваше сообщение принципу PASS? 206
Доводилось ли вам когда-либо писать сообщения, которые не
возвращались обратно с дополнительными вопросами? 207
Есть ли необходимость поместить данное электронное сообщение
в одну из категорий: Встречи и совещания (с одним человеком)
или СВД: ожидать? 207
Использование модели информационного потока для обработки и
систематизации электронной почты 209
Что это? 210
Это действие выполнимо? 210
Связано ли сообщение со значимыми целями? 210
В чем состоит стратегически важное действие, которое не зависит
от других действий? 211
Четыре «D», необходимые для принятия решения 211
Удалить 212
Выполнить 213
Делегировать 213
Отложить 214
Вставка электронных сообщений во встречи на Календаре 215
Вставка сообщения в задачу 216
Обработка и систематизация электронной почты за 30 минут 218
Ощущения 218
Часто задаваемые вопросы 220
Когда лучше всего заниматься обработкой электронной почты? . . .. 220
Какое количество получаемых электронных сообщений является
оптимальным? 221
Как можно уменьшить объем получаемых электронных
сообщений? 221
Могу ли я использовать строку Тема так, как мне удобно? 222
Разве я просто перемещаю сообщение из Входящих в Список
задач? 223
Как мне помнить о необходимости просматривать Список задач? . . . 223
Когда сообщения нужно переносить на Календарь, а когда —
в Список задач? 224
Могу ли я использовать оповещение для электронной почты? 224
Очистка папки Входящие 225
Создание эффективных правил использования электронной почты . . .. 226
Создание эффективных электронных сообщений 227
Форматирование электронных сообщений 227
Создание подписи к электронным сообщениям 227
Ответ на электронное сообщение в пределах ожидаемого времени . . . 228
Эффективный ответ на электронное сообщение 228
Планирование времени на обработку электронных сообщений 229
Что вы измените? 229
Факторы успеха при обработке и систематизации электронной почты. . . 231
ЧАСТЬ IV. ЭТАП РАССТАНОВКИ ПРИОРИТЕТОВ
И ПЛАНИРОВАНИЯ 233
Глава 10. Расстановка приоритетов и планирование .... 234
Что вы используете: Календарь или список дел? 235
Использование Календаря для расстановки приоритетов
и планирования 236
Создание базового календаря 238
Что будет размещаться на базовом календаре 238
Учет времени, затраченного на дорогу 241
Учет резервного времени 241
Использование сообщений о том, что вы находитесь в отъезде 241
Учет неожиданных экстремальных ситуаций 242
Расстановка приоритетов СВД на Календаре 243
Вы чувствуете себя не в своей тарелке, когда не выполняете
какое-либо действие? 244
Установка отображения Панели управления при загрузке Outlook . . . 245
Выполнение обещаний, данных самому себе, является приоритетным . . . 245
Просьбы о посещении совещаний и встреч 246
