Microsoft Dynamics NAV. Руководство по внедрению бухгалтерского, налогового и кадрового учета

560 Pages·6.406 MB·Russian

by  Ершова Г.

Microsoft Dynamics NAV
Руководство по внедрению
бухгалтерского, налогового
и кадрового учета
Москва
2011
ББК 32.97
УДК 681.3
Е 81
Ершова Галина
Е81 Microsoft Dynamics® NAV. Руководство по внедрению бухгалтерско-
го, налогового и кадрового учета. М.: ЭКОМ Паблишерз, 2011. — 560 с.:
ил.

Microsoft Dynamics NAV – одна из наиболее популярных в мире ERP–си-
стем для небольших и средних компаний, которую выбрали более 80 ты-
сяч предприятий и организаций в 150 странах. Популярность системы в
России и в мире обеспечивается компактным и мощным функционалом,
простотой внедрения и эксплуатации, легкостью в расширении ее воз-
можностей с помощью богатых средств разработки.
Данное руководство описывает локальную функциональность Micro-
soft Dynamics NAV 2009 SP1, необходимую для ведения бухгалтерского,
налогового и кадрового учета компании согласно требованиям российско-
го законодательства. Руководство содержит описание типовых процессов
и их отражение в Microsoft Dynamics NAV 2009 при использовании на-
строек демонстрационной базы данных.
Руководство ориентировано на сотрудников компаний, являющихся
пользователями Microsoft Dynamics NAV 2009, которые могут использо-
вать руководство как справочник на этапе освоения системы и в ходе ее
эксплуатации. Также книга может быть полезна консультантам, участву-
ющим в проектах внедрения Microsoft Dynamics NAV.
Система постоянно совершенствуется, а российское законодательство
часто изменяется, поэтому отдельные элементы интерфейса или реали-
зации процессов могут отличаться от функциональности, рассмотренной
в этой книге. Тем не менее, базовые принципы и процедуры работы с си-
стемой остаются неизменными.

© Ершова Галина, 2010
© ЭКОМ Паблишерз, 2011
Содержание
От автора .........................................................................................................................................................8
Благодарности..........................................................................................................................................10
Введение ........................................................................................................................................................12
Список сокращений..............................................................................................................................13
Ограничения ...............................................................................................................................................14
Условные обозначения, принятые в книге ......................................................................17
Глава 1. Настройка ведения учета .........................................................................................20
1.1. Информация о компании ........................................................................................................20
1.2. Учетная политика компании ..............................................................................................21
1.3. Настройка учета ............................................................................................................................23
1.4. Настройка аналитического учета ...................................................................................30
1.5. Общие принципы работы с системой ..........................................................................32
1.6. Принципы организации налогового учета ..............................................................37
Виды регистров налоговых разниц ................................................................................39
Особенности расчета налоговых разниц по ОС ...................................................40
Виды налоговых регистров ....................................................................................................43
Классификация настроенных налоговых регистров ......................................44
1.7. Концепция модуля Персонал и зарплата ................................................................46
Концепция зарплатных элементов .................................................................................47
Базовые элементы расчета ....................................................................................................48
Использование учетных групп .........................................................................................50
1.8. Настройка ролей пользователей .....................................................................................50
1.9. Ввод начальных остатков .....................................................................................................53
Глава 2. Учет основных средств, оборудования к установке
и нематериальных активов .........................................................................................................55
BF-1.1.0. Ведение справочника ОС, НМА .........................................................................56
BF-1.2.0. Формирование первоначальной стоимости ОС, НМА ....................65
BF-1.3.0. Учет приобретения оборудования, требующего
монтажа ..........................................................................................................................................................85
BF-1.4.0. Изменение структуры объекта ОС, НМА .................................................91
BF-1.5.0. Ввод в эксплуатацию объекта ОС, НМА ....................................................93
BF-1.6.0. Начисление амортизационной премии
и амортизации на объекты ОС, НМА ...................................................................................97
BF-1.7.0. Перемещение объектов ОС, НМА ................................................................106
BF-1.8.0. Учет выбытия объектов ОС, НМА ................................................................109
BF-1.9. 0 Инвентаризация объектов ОС, НМА ........................................................122
4 Руководство по внедрению бухгалтерского, налогового и кадрового учета
Глава 3. Учет товарно-материальных ценностей ...............................................126
BF-2.1.0. Ведение справочников модуля Запасы .....................................................127
BF-2.2.0. Ведение справочника складов ..........................................................................132
BF-2.3.0. Учет поступления ТМЦ ..........................................................................................134
Распределение товарных издержек на ТМЦ,
включенных в тот же счет покупки ...........................................................................147
Распределение товарных издержек на ТМЦ,
оприходованных ранее ..........................................................................................................148
BF-2.4.0. Учет перемещения ТМЦ ........................................................................................152
BF-2.5.0. Учет выбытия ТМЦ ....................................................................................................155
BF-2.6.0. Инвентаризация ТМЦ .............................................................................................161
BF-2.7.0. Учет малоценных основных средств ...........................................................165
Глава 4. Учет затрат на производство и расходов на продажу ................166
Глава 5. Учет денежных средств и финансовых вложений ........................168
BF-4.0.0. Учет денежных средств ..........................................................................................169
BF-4.1.1 Ведение справочника Касс ............................................................................169
BF-4.1.2 Ведение справочника Банковских счетов ........................................172
BF-4.2.1. Учет поступления наличных денежных средств .....................180
BF-4.2.2. Учет выдачи наличных денежных средств ...................................181
BF-4.2.3. Отчеты по кассе ......................................................................................................182
BF-4.3.1. Учет поступления денежных средств на расчетный счет 188
BF-4.3.2. Учет списаний денежных средств с расчетного счета.........193
BF-5.0.0. Учет финансовых вложений ..............................................................................197
Глава 6. Учет обязательств и расчетов .........................................................................201
BF-6.0.0. Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками .............................204
BF-6.3.1. Оформление документов покупки .........................................................215
BF-6.3.2 Сопоставление счета покупки и оплаты ...........................................220
BF-7.0.0. Учет расчетов с покупателями и заказчиками ..................................231
BF-7.3.1. Оформление документов продажи .......................................................241
BF-7.3.2. Сопоставление счета продажи и полученной оплаты ..........246
BF-8.0.0. Учет расчетов по кредитам и займам .........................................................252
BF-9.0.0. Учет расчетов по налогам и сборам ..............................................................254
BF-9.3.1. Учет суммы налога по приобретенным ценностям .................256
BF-9.3.2. Учет налогового вычета НДС по приобретенным
ценностям ...........................................................................................................................................256
BF-9.3.3. Учет налогового вычета НДС по авансам выданным ............265
BF-9.3.4. Восстановление НДС по авансам выданным,
принятым ранее к вычету ....................................................................................................268
BF-9.3.5. Начисление НДС по реализации .............................................................269
BF-9.3.6. Начисление НДС по авансам полученным .....................................271
Содержание 5
BF-9.3.7. Зачет НДС, начисленного ранее по авансам
полученным .....................................................................................................................................272
BF-9.3.8. Перечисление НДС в бюджет ....................................................................272
BF-9.3.9. Регистрация счета-фактуры поставщика ......................................273
BF-9.3.10. Формирование книг покупок и продаж ..........................................274
Книга продаж ..................................................................................................................................276
BF-9.4.1. Расчет суммы налога на имущество ....................................................278
BF-9.4.2. Начисление суммы налогов .........................................................................280
BF-10.0.0. Учет расчетов по социальному страхованию
и обеспечению ........................................................................................................................................284
BF-11.0.0. Учет расчетов с персоналом и подотчетными лицами .............285
BF-11.1.1. Ведение справочника сотрудников ....................................................286
BF-11.1.2 Ведение справочника поставщиков–физических лиц ......287
BF-11.1.3. Ведение справочника подотчетных лиц ........................................288
BF-11.2.1. Установление начислений и удержаний сотруднику .......292
BF-11.2.2. Расчет заработной платы ...........................................................................296
BF-11.2.3. Выплата заработной платы ......................................................................303
BF-11.3.1. Оформление авансового отчета.............................................................305
BF-11.3.2 Выдача денежных средств под отчет ...............................................312
BF-11.3.3. Возврат неизрасходованных денежных средств ..................313
Глава 7. Учет собственного капитала ..............................................................................315
BF-12.0.0. Учет капитала ..............................................................................................................315
Глава 8. Учет финансовых результатов ......................................................................318
BF-13.0.0. Учет расходов и доходов будущих периодов ....................................318
BF-14.0.0. Учет прочих доходов и расходов .................................................................321
BF-15.0.0. Распределение расходов и затрат.
Определение и учет финансового результата ..........................................................321
BF-16.0.0. Реформация баланса ..............................................................................................325
Глава 9. Учет ценностей, не принадлежащих организации ......................327
Глава 10. Формирование налоговой отчетности ...................................................328
BF-17.1.0. Ведение справочника налоговых разниц .............................................329
BF-17.2.0. Расчет налоговых норм ........................................................................................333
BF-17.3.0. Расчет налоговых разниц ...................................................................................338
Шаг 1. Формирование регистров налоговых разниц ....................................342
Шаг 2. Проверка сформированных регистров налоговых разниц ...343
Шаг 3. Формирование проводок по налоговым разницам
в журнале ...........................................................................................................................................346
Шаг 1. Расчет налоговых разниц, возникающих
при применении амортизационной премии .........................................................349
6 Руководство по внедрению бухгалтерского, налогового и кадрового учета
Шаг 2. Расчет налоговых разниц, возникающих
из-за разной стоимости ОС ................................................................................................350
Шаг 3. Расчет налоговых разниц по списанным ОС .....................................350
BF-17.4.0. Формирование налоговых регистров .......................................................353
Глава 11. Формирование регламентной отчетности .........................................357
BF-18.1.0. Формирование бухгалтерской отчетности .........................................358
BF-18.2.0. Формирование налоговой отчетности .....................................................363
BF-18.3.0. Формирование отчетности по заработной плате ...........................365
BF-18.4.0. Экспорт отчетности в регламентированные форматы .............365
Глава 12. Кадровый учет ............................................................................................................372
BF-19.0.0 – Формирование штатного расписания ..................................................374
BF-19.1.1 – Ведение справочника подразделений .........................................374
BF-19.1.2 – Ведение справочника должностей .................................................377
BF-19.1.3 – Ведение справочника позиций ...........................................................378
BF-19.1.4 – Формирование условий трудовых договоров .......................382
BF-19.2.1 – Изменение штатного расписания ....................................................386
BF-19.2.2 – Формирование штатного расписания ..........................................388
BF-19.2.3 – Формирование штатной расстановки ..........................................391
BF-20.0.0 – Кадровый учет .........................................................................................................392
BF-20.1.1 – Ведение справочника физических лиц ......................................392
BF-20.1.2 – Регистрация трудового стажа сотрудника .............................397
BF-20.1.3 – Регистрация доходов текущего года,
полученных на предыдущем месте работы .........................................................398
BF-20.1.4 – Изменение ФИО сотрудника...............................................................400
BF-20.2.1 – Прием на работу по трудовому договору ..................................402
BF-20.2.2 – Прием на работу по гражданско-правовому
договору ...............................................................................................................................................407
BF-20.2.3 – Прием на работу совместителя .........................................................408
BF-20.2.4 – Формирование личной карточки сотрудника.......................409
BF-20.3.1 – Перевод сотрудника на другую работу ......................................410
BF-20.3.2 – Изменение заработной платы сотруднику..............................412
BF-20.3.3 – Расширение трудовых функций сотрудника.
Совместительство .......................................................................................................................412
BF-21.0.0 – Учет рабочего времени сотрудников ....................................................415
BF-21.1.1 – Плановые календари работы сотрудников .............................415
BF-21.1.2 – Планирование отпуска ..............................................................................420
Шаг 1. Формирование графика отпусков ...............................................................420
Шаг 2. Заявление на отпуск ...............................................................................................422
BF-21.2.1 – Приказы на отпуск .......................................................................................426
BF-21.2.2 – Регистрация больничных листов .....................................................428
BF-21.2.3 – Регистрация командировок ..................................................................430
Содержание 7
BF-21.2.4 – Регистрация прочих видов отсутствия c оплатой
по среднему заработку ...........................................................................................................431
Приложение 1. Фрагменты учетной политики
ЗАО «CRONUS Россия» ...............................................................................................................436
Приложение 2. Перечень унифицированных форм
первичной документации ..........................................................................................................462
Приложение 3. План счетов .....................................................................................................477
Приложение 4. Список отчетности ..................................................................................530
Приложение 5. Порядок ввода начальных данных ............................................534
Приложение 6. Основные элементы системы ........................................................542
Приложение 7. Источник образования налоговых разниц .........................553
Приложение 8. Карточка физического лица и карточка
сотрудника ................................................................................................................................................554
Приложение 9. Примерный перечень процедур закрытия месяца .....558
От автора
Предлагаемая Вашему вниманию книга является вторым изданием
подобного рода. Первое издание было выпущено для версии Microsoft
Dynamics NAV 5.0 и показывало возможности организации и ведения
бухгалтерского учета согласно требованиям российского законодатель-
ства с использованием настроек NAV EXPRESS. Настоящее издание –
очередная версия книги, теперь уже для Microsoft Dynamics NAV 2009
SP1, которая была выпущена в России 1 сентября 2010 года и принесла
с собой много изменений. Я не буду здесь перечислять все нововведения,
их можно найти в специальных документах. Остановлюсь только на ос-
новных, которые оказали наиболее существенное влияние на содержа-
ние моей книги. В международной версии Microsoft Dynamics NAV 2009
SP1 появился новый ролевой интерфейс. Постепенно старый клиент
будет становиться историей и замещаться новым. Вот и в нашей книге
теперь все скриншоты сделаны для нового клиента. Поэтому всем, кто
только начинает работать с системой Microsoft Dynamics NAV 2009 SP1,
стоит более внимательно присмотреться к новому ролевому клиенту.
В российской версии системы изменения еще более значительны. На-
стройки, которые ранее распространялись в виде отдельной базы NAV
EXPRESS, теперь включены в основную версию и стали частью демон-
страционной базы данных. Начиная с версии Microsoft Dynamics NAV
2009 SP1, модуль Персонал и зарплата теперь стал частью основной вер-
сии. И в моей книге добавились новые главы, посвященные процедурам
кадрового учета и расчету заработной платы. Еще одним нововведением
в данной книге стало описание процедур ведения налогового учета в си-
стеме Microsoft Dynamics NAV.
Таким образом, теперь книга описывает все аспекты работы россий-
ского бухгалтера и кадровика в системе Microsoft Dynamics NAV 2009
SP1. В ней можно найти информацию об организации бухгалтерского,
налогового, кадрового учета.
Не секрет, что одна и та же операция в системе Microsoft Dynamics
NAV может быть отражена по-разному. В этой книге я попыталась рас-
смотреть наиболее распространенные подходы к оформлению операций
в системе Microsoft Dynamics NAV 2009 SP1 и дать отдельные рекомен-
дации по их использованию.
Кроме этого, в настоящем издании я осмелилась привести отдельные
ссылки на так часто изменяющееся российское законодательство. Ко-
нечно, это не полное законодательное обоснование того или иного аспек-
От автора 9
та бухгалтерского или налогового учета, однако упоминание законода-
тельных норм и правил, как мне кажется, должно помочь начинающему
консультанту ориентироваться в хитросплетениях российских законов.
Руководство ориентировано на сотрудников компаний, являющихся
пользователями Microsoft Dynamics NAV 2009, которые могут исполь-
зовать руководство как справочник на этапе освоения системы и в ходе
ее эксплуатации. При использовании данной книги следует помнить, что
настройки каждой конкретной компании могут быть уникальны и отли-
чаться от настроек демонстрационной базы данных.
Кроме этого, книга должна быть интересна консультантам, участву-
ющим в проектах по внедрению Microsoft Dynamics NAV. Описание про-
цессов, данное в книге, можно использовать как базу для построения соб-
ственных решений по бухгалтерскому, налоговому и кадровому учету.
Система Microsoft Dynamics NAV постоянно совершенствуется, а
российское законодательство часто изменяется, поэтому отдельные
элементы интерфейса или реализация процессов могут отличаться от
функциональности, рассмотренной в книге. Тем не менее, базовые прин-
ципы и процедуры работы с системой остаются неизменными.
Данное руководство не является полной документацией по функци-
ональности Microsoft Dynamics NAV. С целью повышения эффектив-
ности усвоения предложенного материала и получения дополнительной
информации следует обратиться к книге «Microsoft Dynamics NAV. Ру-
ководство пользователя» (Издательство ЭКОМ, 2010 г.), в которой дано
более полное описание функций, связанных с настройкой системы и ее
международной функциональностью. Источником информации явля-
ется также встроенная справочная система Microsoft Dynamics NAV.
Консультантам консалтинговых фирм рекомендую дополнительно
пройти стандартные тренинги по функциональности Microsoft Dynamics
NAV. Сотрудникам компаний, чья деятельность связана с организацией
складского учета, настоятельно рекомендуется найти и прочитать книгу
Андрея Панько «Microsoft Dynamics NAV. Управление цепочками по-
ставок» (Издательство ЭКОМ, 2010 г.), где доступно, а порой и увлека-
тельно, представлены серьезные вещи по организации цепочек поставок
с помощью системы Microsoft Dynamics NAV.
Благодарности
Первая редакция этой книги являлась плодом труда большого числа
специалистов. Хочется сказать отдельное спасибо в первую очередь Ев-
гении Недоводеевой и ее команде, которые принимали непосредственное
участие в подготовке большей части материалов для первого издания, а
также Александру Петровичу Можаеву и Анне Петровне Деркач, кото-
рые принимали активное участие в совершенствовании демонстрацион-
ной базы данных и стандартных настроек системы и подготовке учетной
политики «типовой» компании, использующей Microsoft Dynamics NAV.
Без их советов, рекомендаций, замечаний было бы трудно начать эту ра-
боту.
Особую благодарность от лица всех специалистов по Microsoft
Dynamics NAV необходимо сказать Александру Якунину. Только его
энергия и вера в силы всей команды помогли почти полностью изменить
и, хочется верить, что в лучшую сторону, функциональность модуля
Персонал и зарплата. Отдельное спасибо Александру за техническую
подготовку и поддержку демонстрационной и преднастроенной базы
данных. Без него Россия вряд ли могла бы получить собственную демон-
страционную базу для Microsoft Dynamics NAV.
Хочется поблагодарить Елену Каганович, которая помогла сделать
книгу более наглядной, подготовив скриншоты для иллюстрации от-
дельных глав и процессов.
Хочется отметить активных читателей моей первой книги Светла-
ну Шагову, Андрея Панько, Олега Леонтьева, Юрия Голячука и Юрия
Бариева, Ксению Алиуллову, которые не только прочитали книгу, но
дали свои замечания, рекомендации, задали вопросы. Именно благодаря
их вопросам появилась идея расширить объем охватываемых областей
книги.
Мне хочется сказать спасибо своим родным и близким за то, что они
дали мне возможность написать эту книгу, мужественно вынося мое
отсутствие дома, а также Андрею Краснопольскому, Андрею Терехо-
ву и Борису Семеновичу Есенькину за то, что приобщили меня к миру
Microsoft Dynamics NAV, дали возможность получить бесценный прак-
тический опыт работы с системой и заронили общую идею такой книги.
Конечно, выход книги был бы невозможен без нашего бессменного
издателя Евгения Говорухина, а также терпеливой работы со мной ре-
дактора Лидии Захаровой. Наверное, я не самый хороший автор, с точки
зрения необходимости редакторских правок.