manuel de procedures administratives, financieres et comptables

372 Pages·2017·2.87 MB·French

REPUBLIQUE DU BENIN
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MINISTERE DE L’ECONOMIE ET DES FINANCES
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CONTRÔLE FINANCIER
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MANUEL DE PROCEDURES

ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET

COMPTABLES

Version finale 1.0, Décembre 2016

DAVES FINANCE PARTNERS
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AVANT PROPOS

Le manuel des procédures du Contrôle Financier est le fruit d’un travail d’équipe. Il se veut d’être un
outil adapté à l’organisation, véritablement opérationnel, exploitable par tous les agents concernés et
d’actualisation aisée. Il prend en compte les grandes orientations suivantes :

 gain d’efficacité dans l’exécution des tâches : dans les organisations modernes, la formalisation
des procédures s’avère être l’un des axes principaux de la démarche qualité. Il permet
l’utilisation d’un seul cadre de référence pour les relations avec toutes les parties intéressées,
permet la comparaison et l’affinement continu des actions du Contrôle Financier et des parties
intéressées. Ainsi, il permet l’élimination progressive des faiblesses récurrentes et constitue un
facteur de performance dans la régularité de traitement des opérations ;

 garantie de continuité dans la bonne marche du Contrôle Financier : le manuel des procédures
représente une capitalisation des savoir-faire techniques et des expériences, dans un but à la
fois organisationnel et didactique. Il s’impose comme le meilleur outil pour une formation rapide,
et, à ce titre, apporte une garantie de continuité lors des mutations du personnel ;

 outil de management : les procédures font partie du système d’information et de gestion d’une
organisation. A ce titre, elles permettent de communiquer, sous forme de documents
accessibles, les règles et méthodes applicables dans l’organisation. La répartition des rôles et
les relations entre services sont clarifiées. Les actions d’arbitrage attendues du management
sont de ce fait moins nombreuses ;

 instrument de contrôle essentiel : l’absence de procédures écrites rend le contrôle interne
difficile, non-transparent et aléatoire. Les procédures apparaissent donc comme un
engagement commun, et forment une base de contrôle acceptable pour tous ;
 formation des collaborateurs : les procédures servent de point de départ pour la formation du
personnel en phase d’intégration. Elles simplifient la tâche de l’encadrement en établissant une
aide au dialogue au sein de l’organisation.
Il est l’outil de référence de chaque agent du Contrôle Financier dans l’exercice de ses fonctions.

La mise en place des procédures formalisées répond aux objectifs ci-après :
 définir un cadre formel de management des programmes et de conduite des opérations
conformément à sa mission fondamentale ;
 responsabiliser davantage le personnel concerné dans l’accomplissement des tâches par une
définition précise des attributions et des résultats attendus ;
 rendre plus productif le personnel par une efficacité plus accrue à travers l’optimisation des
circuits d’information (circuits des documents) ;
 mettre en œuvre un contrôle interne efficace.

J’en souhaite un bon usage à toutes et à tous.
LISTE DES SIGLES

CF : Contrôleur Financier,
CFA : Contrôleur Financier Adjoint,
BAAM : Bureau des Affaires Administratives et du Matériel,
BER : Bureau des Etudes et de la Règlementation,
BMP : Bureau des Marchés Publics,
BCE : Bureau de la Comptabilité et des Engagements,
CVI : Cellule de Vérification Interne,
DCF : Délégations du Contrôleur Financier,
SARU : Service Administratif et des Relations avec les Usagers,
SRH : Service des Ressources Humaines,
SADI : Service des Archives, de la Documentation et de l’Informatique,
SRC : Service de la Règlementation et du Contentieux,
SOE : Service des Ordres d’Engagements,
SAR : Service des Autres Ministères,
SPRV : Service des Pensions et Rentes Viagères,
SMTPS : Service des Marchés des Travaux et des Prestations de Services,
SMFBA : Service des Marchés des Fournitures et des Baux Administratifs,
SE : Service des Etudes,
SAR : Service des Avances et des Règlementations,
SCA : Service de la Comptabilité Administrative,
DARU : Division Administrative et des Relations avec les Usagers,
DSC : Division du suivi de la Carrière,
DFDS : Division de la Formation et du Dialogue Social,
DMCM : Division du Matériel et de la Comptabilité des Matières,
DAD : Division des Archives et de la Documentation,
DI : Division de l’Informatique,
DR : Division de la Règlementation,
DC : Division du Contentieux,
DEMP : Division des Enseignements Maternels et Primaires,
DEGP : Division des Enseignements Généraux et Professionnels,
DES : Division de l’Enseignement Supérieur,
DPRVC : Division des Pension et Rentes Viagères Civiles,
DPRVA : Division des Pensions et Rentes Viagères Militaires,
DMT : Division des Marchés de Travaux,
DMPS : Division des Marchés de Prestations de Services.
DPATISTA : Division des Personnels de l’Agricultures, des Transports, de l’Industrie des
Sports du Tourisme et de l’Artisanat,
DPSEFDAEP : Division des Personnels de la Santé, de l’Energie, des Finances, de la
Décentralisation, des Affaires Etrangères et du Plan,
DPJIEFPASSDEC : Division des Personnels de la Justice, des Institutions de l’Etat, de la Fonction
Publique, des Affaires Sociales, de la Sécurité, de la Défense, de l’environnement et de la
Communication.
Sommaire
PARTIE 1 : Présentation du manuel de procédures et organisation institutionnelle du Contrôle Financier ................ 10
TITRE I : Présentation du manuel de procédures ................................................................................................................................ 11
Titre I- Module A : Définition, objectifs et contenu du manuel ........................................................................................ 12
Titre I- Module B : Conditions d’application du manuel .................................................................................................. 14
TITRE II : Présentation et organisation institutionnelle du Contrôle Financier ................................................................................ 16
Titre II – Module A : Missions du Contrôle Financier ..................................................................................................... 17
Titre II – Module B : Documents fondamentaux régissant le Contrôle Financier ........................................................... 20
Titre II – Module C : Principaux acteurs intervenant dans la Chaîne de dépenses publiques ....................................... 22
Titre II – Module D : Organigramme, attributions et fiches de postes du personnel du Contrôle Financier ................... 24
PARTIE 2 : Procédures au niveau central ............................................................................................................................ 77
TITRE I : Procédures administratives .................................................................................................................................................... 78
Titre I – Module A : Gestion des courriers et documents ............................................................................................... 79
Titre I – Module B : Gestion des relations avec les usagers .......................................................................................... 87
Titre I – Module C : Gestion des archives ...................................................................................................................... 94
Titre I – Module D : Gestion des Ressources Matérielles .............................................................................................. 98
Titre I – Module E : Gestion des Ressources humaines .............................................................................................. 105
TITRE II : PROCEDURES ETUDES ET DE LA REGLEMENTATION ................................................................................................... 112
Titre II – Module A : Procédures administratives ......................................................................................................... 113
Titre II – Module B : Procédures opérationnelles ......................................................................................................... 123
TITRE III : PROCEDURES DE CONTROLE DANS LE PROCESSUS D’APPROBATION DES MARCHES PUBLICS ...................... 170
Titre III – Module A : Gestion administrative des dossiers des Marchés Publics et étude des Baux Administratifs .... 171
Titre III – Module B : Gestion du contrôle de conformité des contrats de Marchés, de délégation de Service public et
des Baux Administratifs ............................................................................................................................................... 193
Titre III – Module C : Représentation du Contrôle Financier aux séances dans le processus de passation des
Marchés Publics, de délégation de Service public et des Baux Administratifs ............................................................ 233
Titre III – Module D : Suivi de l’exécution sur le terrain des Marchés Publics et tenue des statistiques ...................... 244
TITRE IV : Procédures financières et comptables ............................................................................................................................. 257
Titre IV – Module A : Gestion des titres d’engagement ............................................................................................... 258
Titre IV – Module B : Gestion des titres de paiement à procédure ordinaire ............................................................... 264
Titre IV – Module C : Gestion des projets de décision ................................................................................................. 277
Titre IV – Module D : Gestion des projets d'arrêté ....................................................................................................... 295
Titre IV – Module E : Gestion des Ordres de Paiement et des Régularisations .......................................................... 306
Titre IV – Module F : Gestion des Ordres de Mission et des Réquisitions ................................................................... 314
Titre IV – Module G : Rapportage Financier ................................................................................................................ 319
TITRE V : Procédures d’Audit et d’Elaboration du Répertoire des Prix de Référence ................................................................... 323
Titre V – Module A : Audit de conformité des bureaux et Délégation du Contrôle Financier ....................................... 324
Titre V – Module B : Elaboration du répertoire des prix de référence .......................................................................... 330
Titre V – Module C : Missions d’investigation .............................................................................................................. 336
PARTIE 3 : Procédures de gestion des délégations ......................................................................................................... 340
Délégations auprès des ministères et institutions, des collectivités locales, des établissements publics à caractère
administratif, des postes diplomatiques et consulaires et des départements ............................................................................... 341
PARTIE 1 : PRESENTATION ET ORGANISATION INSTITUTIONNELLE DU CONTROLE FINANCIER
Titre I : Présentation du manuel de procédures
Titre I-Module A : Définition, objectifs et contenu du manuel
Titre I-Module B : Conditions d’application du manuel
Titre II : Présentation et organisation institutionnelle du Contrôle Financier
Titre II-Module A : Missions du Contrôle Financier
Titre II-Module B : Documents fondamentaux régissant le Contrôle Financier
Titre II-Module C : Principaux acteurs intervenant dans la Chaîne des dépenses publiques
Titre II-Module D : Organigramme, attributions et fiches de postes du personnel du Contrôle
Financier
PARTE 2 : PROCEDURES AU NIVEAU CENTRAL
Titre I : Procédures administratives
Titre I-Module A : Gestion des courriers et documents
Titre I-Module B : Gestion des relations avec les usagers
Titre I-Module C : Gestion des archives
Titre I-Module D : Gestion des ressources matérielles
Titre I-Module E : Gestion des ressources humaines
Titre II : Procédures d’études et de la règlementation
Titre II-Module A : Procédures administratives
Titre II-Module B : Procédures opérationnelles
Titre III Procédures de contrôle de la passation des marchés
Titre III-Module A : Gestion administrative des dossiers de passation de marché
Titre III-Module B : Gestion du contrôle de conformité des contrats
Titre III-Module C : Représentation du Contrôle Financier dans le processus
Titre III-Module D : Suivi des marchés et statistiques
Titre IV: Procédures Financières et comptables
Titre IV-Module A : Gestion des titres d’engagements
Titre IV-Module B : Gestion des titres de paiement à procédure ordinaire
Titre IV-Module C : Gestion des titres de paiement à procédure exceptionnelle
Titre IV-Module D : Gestion des projets de décisions
Titre IV-Module E : Gestion des arrêtés
Titre IV-Module F : Rapportage financier
Titre V : Procédures d’audit
Titre V-Module A : Audit de conformité des bureaux et délégations
Titre V-Module B : Elaboration du répertoire des prix de référence
PARTE 3 : Procédures de gestion des délégations
Titre I-Module A : Délégations auprès des ministères et institutions, postes diplomatiques
Titre I-Module B : Délégations départementales
PARTIE 1 : Présentation du manuel de procédures
et organisation institutionnelle du Contrôle
Financier