Manuel de la gestion des approvisionnements

153 Pages·2011·2.35 MB·French

Direction générale des biens immobiliers
Manuel de la gestion des
approvisionnements

Janvier 2011
Table des matières

1.0 INTRODUCTION ....................................................................................................................................................................... 4
2.0 OBJECTIFS ................................................................................................................................................................................. 5
3.0 CONTEXTE DES BIENS IMMOBILIERS .............................................................................................................................. 5
3.1 CADRE DE RESPONSABILISATION POUR LA GESTION DES MARCHÉS IMMOBILIERS ....................................................................... 7
4.0 PROCESSUS D'APPROVISIONNEMENT ............................................................................................................................ 14
4.1 TABLEAU RÉCAPITULATIF ......................................................................................................................................................... 14
4.2 PLANIFICATION DE L'APPROVISIONNEMENT .............................................................................................................................. 15
4.3 RÉALISATION DU PROCESSUS D'APPROVISIONNEMENT .............................................................................................................. 18
4.4 ADMINISTRATION DU MARCHÉ.................................................................................................................................................. 23
4.5 CLÔTURE DU MARCHÉ .............................................................................................................................................................. 26
5.0 DÉLÉGATION DE POUVOIRS .............................................................................................................................................. 26
5.1 DÉLÉGATION DE POUVOIRS (BARÈME 2) – POUVOIRS DES BIENS IMMOBILIERS ........................................................................ 27
5.2 DÉLÉGATION DE POUVOIRS (BARÈME 3) – POUVOIRS DES APPROVISIONNEMENTS EN MATIÈRE DE SERVICES COMMUNS ......... 27
GESTION DES APPROVISIONNEMENTS POUR LES SERVICES D'ARCHITECTURE ET DE GÉNIE ................. 27
6.1 MÉTHODES D'APPROVISIONNEMENT ......................................................................................................................................... 27
6.2 PROCÉDURES RELATIVES AUX SERVICES D'ARCHITECTURE ET DE GÉNIE ................................................................................... 32
6.3 CARACTÈRE JURIDIQUE DU RÔLE DE L'EXPERT CONSEIL POUR LES CONTRATS D'ARCHITECTURE ET DE GÉNIE .......................... 36
6.4 FORMULAIRES, MODÈLES ET LISTES DE VÉRIFICATION RELATIFS AUX MARCHÉS D'ARCHITECTURE ET DE GÉNIE ...................... 37
7.0 GESTION DES APPROVISIONNEMENTS POUR LES SERVICES PROFESSIONNELS ET TECHNIQUES ................ 38
7.1 MÉTHODES D'APPROVISIONNEMENT ......................................................................................................................................... 38
7.2 PROCÉDURES RELATIVES AUX SERVICES PROFESSIONNELS ET TECHNIQUES .............................................................................. 39
7.3 FORMULAIRES, MODÈLES ET LISTES DE VÉRIFICATION RELATIFS AUX SERVICES PROFESSIONNELS ET TECHNIQUES .................. 39
8.0 GESTION DES APPROVISIONNEMENTS POUR LES SERVICES DE CONSTRUCTION ......................................... 40
8.1 MÉTHODES D'APPROVISIONNEMENT ......................................................................................................................................... 40
8.2 PROCÉDURES RELATIVES AUX SERVICES DE CONSTRUCTION .................................................................................................... 46
8.3 RENCONTRE PRÉALABLE AUX TRAVAUX DE CONSTRUCTION .................................................................................................... 47
8.4 GESTION DES AUTORISATIONS DE MODIFICATION ..................................................................................................................... 54
8.5 RATIFICATIONS ......................................................................................................................................................................... 63
8.6 PROLONGATION DU DÉLAI POUR LES MARCHÉS DE CONSTRUCTION .......................................................................................... 63
8.7 CORRECTION DES DÉFECTUOSITÉS DES MARCHÉS DE CONSTRUCTION ....................................................................................... 67
8.8 FORMULAIRES, MODÈLES ET LISTES DE VÉRIFICATION POUR LES SERVICES DE CONSTRUCTION ................................................ 69
UTILISATION DES OFFRES À COMMANDES POUR LES SERVICES DE L'ATTRIBUTION DES MARCHÉS
IMMOBILIERS ..................................................................................................................................................................................... 70
9.1 CATÉGORIES D'OFFRES À COMMANDES DE LA DGBI ................................................................................................................. 71
9.2 RESPONSABILITÉS À L'ÉGARD DES OFFRES À COMMANDES DE LA DGBI ................................................................................... 71
9.3 UTILISATION DU MODÈLE DE RÉPARTITION DES TÂCHES ........................................................................................................... 73
9.4 OFFRE À COMMANDES RELATIVE À LA GESTION DE PROJETS ..................................................................................................... 74
9.5 POUVOIRS ................................................................................................................................................................................. 74
9.6 FORMULAIRES, MODÈLES ET LISTES DE VÉRIFICATION POUR L'UTILISATION DES OFFRES À COMMANDES ................................. 75
10 PROCESSUS ET ADJUDICATION DES MARCHÉS D'URGENCE ................................................................................. 76
10.1 CONDITIONS ............................................................................................................................................................................. 76
10.2 RAPPORT AU CONSEIL DU TRÉSOR (MARCHÉS D'URGENCE) ...................................................................................................... 77
10.3 FORMULAIRES, MODÈLES ET LISTES DE VÉRIFICATION RELATIFS AUX MARCHÉS D'URGENCE .................................................... 77
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11 LIGNES DIRECTRICES CONCERNANT LES CRITÈRES D'ÉVALUATION DES MARCHÉS DE
CONSTRUCTION ................................................................................................................................................................................. 78
ANNEXES .............................................................................................................................................................................................. 79
ANNEXE A – DÉFINITIONS .................................................................................................................................................................... 80
ANNEXE B – FORMULAIRES, MODÈLES ET LISTES DE VÉRIFICATION RELATIFS AUX ACTIVITÉS D'APPROVISIONNEMENT ...................... 82
ANNEXE C – FORMULAIRES, MODÈLES ET LISTES DE VÉRIFICATION RELATIFS AUX SERVICES D'ARCHITECTURE ET DE GÉNIE .............. 87
ANNEXE D – FORMULAIRES, MODÈLES ET LISTES DE VÉRIFICATION RELATIFS AUX SERVICES PROFESSIONNELS ET TECHNIQUES ........ 94
ANNEXE E – FORMULAIRES, MODÈLES ET LISTES DE VÉRIFICATION RELATIFS AUX SERVICES DE CONSTRUCTION................................ 99
ANNEXE F – FORMULAIRES, MODÈLES ET LISTES DE VÉRIFICATION RELATIFS À L'UTILISATION D'UNE OFFRE À COMMANDES............ 120
ANNEXE G – FORMULAIRES, MODÈLES ET LISTES DE VÉRIFICATION RELATIFS AUX MARCHÉS D'URGENCE .................................... - 149 -
ANNEXE H – LIENS ET RÉFÉRENCES CONNEXES ............................................................................................................................. - 153 -

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1.0 Introduction
En vertu de la gouvernance exercée dans le cadre du Système national de gestion de projet, il était nécessaire d’établir
une procédure sur la passation des marchés. Toutefois, étant donné la complexité et le volume d’information relatifs au
sujet, un guide a plutôt été élaboré.

Le guide offre aux responsables de la gestion de projets une orientation quant à l’embauche de consultants et à
l’acquisition de services de construction. Même si le Guide des clauses et conditions uniformisées d’achat (Guide des
CCUA) de TPSGC fait état des dispositions contractuelles, il ne fournit pas l’orientation, les outils et les techniques
nécessaires à la gestion des approvisionnements.

En étroite collaboration avec l’agent de négociation des marchés immobiliers, le gestionnaire de projet doit déterminer
quelle est la stratégie qu’il convient le mieux d’adopter pour acquérir des services d’architecture et de génie, des services
professionnels ou des services de construction.

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2.0 Objectifs
Le manuel de la « Gestion des approvisionnements » vise à fournir les outils et les techniques permettant de :

faire l'acquisition de services d'architecture et de génie, de services professionnels, et de services de construction
d'une manière qui contribue à accroître l'accès, la concurrence et l'équité et qui assure l'optimisation des
ressources de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC).

Aux termes de la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor, le gouvernement doit faciliter l'accès aux occasions
fédérales, encourager la concurrence et refléter l'équité sur le plan des dépenses de fonds publics dans le cadre de ses
activités de passation de marchés. Par conséquent, lorsqu'il est possible et approprié de le faire, les entrepreneurs et les
experts conseils doivent être sélectionnés au moyen d'un processus concurrentiel ouvert au plus grand nombre de
proposants possible.

Conformément au Règlement concernant les marchés de l'État, un appel d'offres, communément appelé « demande de
soumissions », est lancé avant toute attribution d'un marché. Aucun travail ne peut être entrepris avant qu'une offre ait été
reçue et acceptée, et qu'un marché ait été attribué.

En plus de fournir le soutien nécessaire à la réalisation du mandat de l'organisation, le processus d'approvisionnement
permettra de s'assurer que les autorités contractantes et les responsables techniques :
se conforment aux obligations de l'État aux termes de l'Accord de libre échange nord américain (ALENA), de
l'Accord sur les marchés publics de l'Organisation mondiale du commerce (AMP OMC), et de l'Accord sur le
commerce intérieur (ACI).
Les seuils établis pour les services de construction sont les suivants :
 100 k$ en vertu de l'ACI;
 9,9 M$ en vertu de l'ALENA;
 8,5 M$ en vertu de l'AMP OMC.
Les seuils établis pour les services d'experts conseils sont les suivants :
 100 k$ en vertu de l'ACI;
 76,6 k$ (75 k$ selon la pratique actuelle) en vertu de l'ALENA;
 221,3 k$ en vertu de l'AMP OMC.

3.0 Contexte des Biens immobiliers
En vertu du Règlement concernant les marchés de l'État, deux organisations principales participent au processus
d'approvisionnement à l'échelle de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC), soit la Direction
générale des biens immobiliers (DGBI), qui agit à titre de responsable technique, et l’Attribution des marchés
immobiliers (AMI), qui agissent à titre d'autorité contractante. La DGBI est responsable de la définition, de
l'administration et de la gestion des services et doit veiller à l'obtention du meilleur rapport qualité prix, tandis que les AMI
doivent s’assurer de l'intégrité et l'équité de tous les processus d'approvisionnement. L'approvisionnement au
gouvernement est une activité complexe. La DGBI a établi une relation de travail avec l’AMI qui vise à intégrer le
personnel de cette organisation à l'équipe de projet dès le début des étapes de planification d'un projet afin qu'il puisse
donner des conseils sur les stratégies d'approvisionnement.

De plus, la DGBI et l’AMI ont établi des relations de travail et élaboré des pratiques d'approvisionnement propres aux
activités avec l'Association canadienne de la construction, l'Institut royal d'architecture du Canada, l'Association des
firmes d'ingénieurs conseils du Canada et Designers d'intérieur du Canada. Les modalités des marchés immobiliers et
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des processus d'approvisionnement de TPSGC ont été définies en consultation avec les organisations susmentionnées,
ce qui a permis d'uniformiser les modalités des marchés de même que les processus d'invitation à soumissionner et
d'impartition.

Dans le cadre de ses marchés, la DGBI fait appel à trois types de services normalisés :

services professionnels et techniques (analyse des sols, équilibrage de l'air, etc.);
services d'architecture et de génie (c. à d. conception d'un immeuble);
services de construction (construction d'un immeuble, d'une autoroute, d'un pont, etc.).
Un processus d'approvisionnement, qui comprend des définitions, des règlements, des systèmes, des processus
particuliers et un processus d'approbation fondé sur les limites financières, se rapporte à chacun de ces types de
services. Ces éléments sont imposés en vertu de la loi (p. ex., des accords commerciaux), du Règlement concernant les
marchés de l'État, des politiques du Conseil du Trésor, des pratiques propres aux activités, des politiques de TPSGC, etc.
Cette structure vise à établir des mécanismes de contrôle qui garantissent que les marchés sont attribués avec prudence
et probité et que les principes d'ouverture, d'intégrité et de transparence sont respectés.

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3.1 Cadre de responsabilisation pour la gestion des marchés immobiliers
(Développer et créer par l’AMI)

3.1.1 Rôles et responsabilités des gestionnaires de projets et des gestionnaires immobiliers de la DGBI et de
la Direction générale de la cité parlementaire, et des agents de négociation des marchés immobiliers de
la DGA

La DGBI, la Direction générale de la cité parlementaire (DGCP) et la DGA de TPSGC collaborent pour voir à ce que les
projets immobiliers soient réalisés, à ce que les services immobiliers soient rendus et à ce que les marchés s'y rapportant
soient mis en place. Les parties doivent travailler de concert afin d'assurer le bon déroulement des activités. Il ne peut
donc y avoir aucune confusion relativement aux rôles et aux responsabilités.

La présente section vise à définir clairement les responsabilités des gestionnaires de projets et des gestionnaires
immobiliers de la DGBI et de la DGCP de même que des agents de négociation des marchés immobiliers de la DGA.

La responsabilité de gérer les marchés immobiliers incombe à la DGBI et à la DGCP, plus particulièrement au
gestionnaire de projets ou au gestionnaire immobilier, qui joue un rôle central à titre de « responsable technique » du
marché pertinent. Qu'il soit appelé « représentant du Ministère » ou « responsable technique », l'employé de la DGBI ou
de la DGCP agit comme interlocuteur principal entre le Ministère et le secteur privé relativement aux questions liées à la
gestion des marchés immobiliers, comme l'évaluation du rendement du secteur privé.

La DGA est responsable de fournir des services communs relatifs à l'approvisionnement aux ministères et aux
organismes fédéraux (y compris à TPSGC). Les AMI, qui font partie de la DGA, agissent à titre d'« autorité contractante »
et, à ce titre, ils appuient le responsable technique en s'acquittant de fonctions de passation de marchés, notamment :
gérer le processus d'invitation à soumissionner, attribuer des marchés, produire des modifications de marché, surveiller
le respect des marchés, et donner des conseils en matière de marchés sur des questions financières et juridiques et des
questions d'assurance, ainsi que dans les domaines de la résolution de conflits et du renouvellement de marchés.

CONTEXTE

Le présent cadre de responsabilisation est conforme aux principes de responsabilisation efficace qui ont été établis par le
vérificateur général du Canada. Ces principes sont fondés sur le fait que la responsabilisation est une relation basée sur
l'obligation d'atteindre un certain rendement et d'en assumer la responsabilité à la lumière d'attentes convenues. Ces
principes sont énoncés ci après.

Responsabilités claires : Les responsabilités des parties visées par la relation de responsabilisation doivent être
bien comprises et faire l'objet d'un consensus.

Attentes claires en matière de rendement : Les objectifs poursuivis, les réalisations attendues et les règles à suivre
devraient être explicites, compris et approuvés par la DGBI, la DGCP et la DGA.

Équilibre entre les attentes et les capacités : Les attentes en matière de rendement devraient correspondre aux
capacités équivalentes (pouvoirs, compétences et ressources) de chaque partie.

Établissement de rapports crédibles : Des renseignements crédibles et opportuns devraient être transmis afin de
mieux démontrer le rendement obtenu et les leçons apprises.

Processus raisonnables d'examen et de correction : Les parties responsables devraient effectuer un examen
approfondi et éclairé du rendement obtenu et formuler des commentaires à ce sujet lorsque les réalisations et les
difficultés ont été reconnues et que les mesures correctives nécessaires ont été apportées.

La responsabilisation peut exister dans des relations autres que les relations hiérarchiques, même si aucune
responsabilité n'est réellement « conférée ». La responsabilisation est assumée et acceptée par chaque partie dans une
relation de responsabilisation reconnue, comme dans le cas traditionnel, lorsqu'une partie délègue des responsabilités à
l'autre.
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RESPONSABILITÉS

Un résumé des principales responsabilités de chaque partie se trouve ci dessous. Des tableaux dans lesquels sont
présentées en détail les responsabilités applicables à la DGBI, à la DGCP et aux AMI se trouvent aux pages suivantes.

Responsable technique de la DGBI et de la DGCP

Le responsable technique est responsable de la réalisation du projet. Il s'occupe notamment des éléments suivants :

 Réaliser le projet en fonction de la portée, de la qualité, du calendrier et du budget.
 Déterminer clairement la portée et les exigences du projet.
 Obtenir les approbations et le financement de projet (approbation préliminaire de projet, approbation définitive de
projet) avant que l’AMI publie l'avis de projet de marché.
 Définir la stratégie d'approvisionnement d'ensemble prévue (en collaboration avec les AMI au besoin).
 Cerner les risques du projet et élaborer un plan de gestion des risques.
 Définir les exigences en matière de sécurité et présenter une liste de vérification des exigences relatives à la
sécurité (LVERS) ainsi que les clauses prévues par la DSIM
 Élaborer un énoncé des travaux complet comprenant une description détaillée des travaux qui seront effectués et
des services qui seront fournis par l'entrepreneur ou l'expert conseil (énoncé de projet, dessins, devis, etc.).
 Proposer un processus de sélection (p. ex. critères d'évaluation et sélection préalable).
 Préparer et présenter une demande assortie des fonds nécessaires (formulaire 9200).
 Fournir à l ‘AMI tous les renseignements nécessaires relatifs au programme et au projet qu'il a demandés afin qu'il
puisse mener ses processus de passation des marchés internes.
 Préparer les modifications nécessaires pour clarifier ou modifier l'énoncé des travaux d'origine qui sera distribué par
TPSGC.
 Évaluer et garantir la pertinence du volet technique d'une offre ou d'une proposition avant l'attribution d'un marché.
 Participer aux séances d'information présidées par TPSGC, à la demande des soumissionnaires.

Le responsable technique gère le marché et effectue les tâches indiquées ci après.
 Agir à titre d'interlocuteur principal auprès de l'entreprise privée à laquelle le marché a été attribué.
 S'acquitter des fonctions du représentant ministériel, comme il est indiqué dans les modalités du marché, dans la
mesure où elles s'appliquent aux questions liées à la portée, à la qualité, au calendrier et au budget.
 Gérer les travaux et les services de manière compétente et professionnelle conformément aux politiques et aux
lignes directrices établies du Ministère et du Conseil du Trésor.
 S'assurer que toutes les lois et politiques, ainsi que tous les règlements fédéraux, provinciaux et municipaux
applicables au projet sont respectés, particulièrement lorsqu'ils se rapportent aux codes et aux normes du bâtiment,
aux questions environnementales, à la santé et à la sécurité, au Système d'information sur les matières dangereuses
utilisées au travail, à la délivrance de permis, aux permis de construction, etc.
 Surveiller le rendement de l'entreprise privée et accepter ou refuser les travaux.
 Préparer des rapports sur l'état d'avancement des travaux, attester l'état d'avancement des travaux et des services,
et émettre des paiements conformément aux modalités du marché.
 Communiquer l'état d'avancement du projet.
 Gérer les risques du projet.
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 Garantir que toutes les propositions de prix présentées par l'entrepreneur ou l'expert conseil pour des travaux ou des
services supplémentaires sont justes et raisonnables (comme l'exige la Loi sur la gestion des finances publiques).
 Négocier et consigner les modifications du marché qui seront publiées par l’AMI. Aucun travail ne sera autorisé
avant que le marché soit attribué ou que la modification du marché soit publiée par l'autorité contractante de l ‘AMI.
 Participer aux négociations des réclamations et aux résolutions de conflits, et financer les règlements convenus à la
suite de l'exécution des travaux et des services.
 Évaluer le rendement de l'entreprise avant la clôture du marché et fournir la documentation pertinente à l'appui. Le
Formulaire du rapport d'évaluation du rendement de l'entrepreneur devra être rempli et envoyé à l'agent de
négociation des marchés.
 Mettre fin au projet et fermer les dossiers financiers liés au marché.
Agent de négociation des marchés (AMI) de la DGA
L’agent de négociation des marchés est l’« autorité contractante » déléguée dans le cadre du marché, et il se charge des
éléments énoncés ci-après, mais n’est pas limité à ce qui suit :

 S'assurer que le processus de passation des marchés et la gestion du marché sont entrepris :
- conformément aux règlements et aux politiques fédérales;
- de manière équitable, transparente et prudente, et selon les principes directeurs régissant
l'approvisionnement;
- en assurant le meilleur rapport qualité prix aux contribuables;
- en surveillant et en évaluant la conformité contractuelle;
- en obtenant des approbations de passation de marchés auprès de TPSGC et du Conseil du Trésor.

 Conseiller, orienter et tenir à jour le responsable technique en ce qui concerne :
- le début des travaux à la réception des principaux produits livrables, tels que les assurances et le
cautionnement;
- les stratégies et les exigences contractuelles, notamment obtenir des conseils juridiques;
- l'administration des marchés;
- les problèmes de gestion des marchés, les réclamations, la résolution de conflits, les audiences du
Tribunal canadien du commerce extérieur et les résiliations de marchés;
- les affaires avec les sociétés de cautionnement.

 Préparer, en étroite collaboration avec la DGBI et la DGCP, le volet non technique des documents contractuels, ce qui
comprend :
- la préparation des documents d'appel d'offres de manière qu'ils cadrent avec les plans et devis
techniques élaborés par la DGBI et la DGCP;
- les demandes de propositions, les invitations à soumissionner, etc.;
- le pouvoir permettant de conclure des marchés et d'achever les documents contractuels.

 Gérer les marchés en :
- apportant les modifications officielles au marché selon les termes négociés par la DGBI, la DGCP ou
l’AMI;
- donnant des avertissements et des avis officiels de non conformité aux entreprises, ainsi que des avis de
suspension, des avis de résiliation, etc.;
- obtenant le Formulaire du rapport d'évaluation du rendement de l'entrepreneur auprès du responsable
technique et en le joignant au dossier contractuel.
- Obtenant le certificat final de conformité auprès du responsable technique et en le joignant au dossier
contractuel.

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3.1.2 Tableau des responsabilités

Le tableau ci dessous indique les principales activités et les responsabilités connexes dans le cadre de l'élaboration et de
la réalisation d'un marché immobilier. Les responsabilités du responsable technique (DGBI ou DGCP) et de l'autorité
contractante (AMI) sont classées de la manière suivante :

Principale (P), Conjointe (C), Soutien (S), Validation (V), Aucune (-)

Respon-
Autorité
A Étape de la planification/étape initiale sable
contractante
technique
 Déterminer le besoin P -
 Établir la portée des travaux P -
 Élaborer l'analyse de rentabilisation – Calendrier et coût préliminaire P -
 Élaborer la stratégie de mise en œuvre P -
 Approuver le projet et le financement (approbation préliminaire de projet, P -
approbation définitive de projet) – Présentations au Conseil du Trésor (au
besoin)
 Élaborer la documentation technique (énoncé de projet, cadre de P
référence, dessins et devis)
 Le devis est conforme au format le plus récent du Devis P -
directeur national
 La table des matières du devis est exacte (format et nombre de P V
pages)
 Le sommaire des travaux (division 01 11 11) n'est pas utilisé P -
 La terminologie appropriée est utilisée (représentant P -
ministériel) – Aucune mention du propriétaire ou de l'ingénieur,
etc.
 Il n'y a aucune mention des documents du Comité canadien des P -
documents de construction
 Les devis sont accessibles à tous et précisent les produits en P -
fonction des normes ou des spécifications fonctionnelles
 Le recours à un fournisseur unique est justifié et précisé dans les P V
termes appropriés (pas de « ou l'équivalent » ou « pour
correspondre au produit existant », etc.)
 La sélection préalable ou les présentations à la clôture des offres S P
sont préparées par l'agent de négociation des marchés et
n'existent pas dans le devis
 Examiner les documents pour s'assurer qu'ils sont complets sur le plan P -
technique
 Rédiger la version définitive des documents techniques et les traduire (au P -
besoin)

Principale (P), Conjointe (C), Soutien (S), Validation (V), Aucune (-)

Respon-
Autorité
B Étape des demandes sable
contractante
technique
 Préparer et présenter une demande d'achat 9200 P V
 S'assurer que la signature appropriée apparaît dans la case qui P -
indique que les fonds sont approuvés en vertu de l'article 32 de
la Loi sur la gestion des finances publiques
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