Manuale Archimede

93 Pages·2013·2.9 MB·Italian

Manuale Archimede

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versione 3.1 luglio 2013
INDICE

INTRODUZIONE

pag. pag.
Indice alfabetico 3 Caratteristiche tecniche 8
Benvenuto 4 Terminologia 10
Contatti 5 Installazione 13
Licenza d’uso 6 Operazioni iniziali 15
A chi è utile Archimede? 7

UTILIZZO DI ARCHIMEDE

pag. Gestione prenotazioni 52
Menù principale 17 Gestione Iva L.398/91 53
Pulsanti ‘CERCA’ 19 Protocollo <modulo> 54
Pulsanti comuni 22 Digitalizzazione <modulo> 61
Help online 25 Gestione delle immagini 65
Archivi 27 Documenti & Procedure
Identità Ente 29 <modulo> 68
Definizione Bilancio 30 Comunicazioni <modulo> 69
Anagrafica Unica 35 Sagra <modulo> 76
Scelta bilancio corrente 36 Utilità 80
Tesseramento <modulo> 37 Servizi accessori 82
Contabilità <modulo> 40 Domande frequenti 84
Elementi di ragioneria 50 Note di rilascio 85
Manifestazioni/Progetti 51
pag.

ii
INDICE ALFABETICO

A I
A CHI E’ UTILE ARCHIMEDE? ......................... 7 IDENTITA’ ENTE ............................................ 29
ANAGRAFICA UNICA .................................... 35 INSTALLAZIONE ............................................ 13
ARCHIVI ( TABELLE ) ..................................... 27 L
B
LICENZA D’USO .............................................. 6
BENVENUTO ................................................... 4 M
C
MANIFESTAZIONI-PROGETTI ....................... 51
CARATTERISTICHE TECNICHE ........................ 8 MENU’ PRINCIPALE ...................................... 17
COMUNICAZIONI <modulo> ........................ 69 N
CONTABILITA’ <modulo> ............................. 40
NOTE DI RILASCIO ........................................ 85
CONTATTI ....................................................... 5
O
D
OPERAZIONI INIZIALI ................................... 15
DEFINIZIONE BILANCIO ............................... 30
P
DIGITALIZZAZIONE DOCUMENTI<modulo> 61
DOCUMENTI & PROCEDURE <modulo> ...... 68 PROTOCOLLO della CORRISPONDENZA
DOMANDE FREQUENTI ............................... 84 <modulo>.................................................. 54
E PULSANTI CERCA .......................................... 19
PULSANTI COMUNI ...................................... 22
ELEMENTI DI RAGIONERIA .......................... 50
S
G
SAGRA <modulo> ......................................... 76
GESTIONE DELLE IMMAGINI ....................... 65
SCELTA BILANCIO CORRENTE ...................... 36
GESTIONE DELLE PRENOTAZIONI ................ 52
SERVIZI ACCESSORI ...................................... 82
GESTIONE IVA L.398/91 .............................. 53
T
H
TERMINOLOGIA ........................................... 10
HELP ONLINE ................................................ 25
TESSERAMENTO <modulo> ......................... 37

U
UTILITA’ <modulo> ...................................... 80

iii
BENVENUTO

Archimede è un programma di proprietà dell'UNPLI (Unione Nazionale Pro Loco
d'Italia), progettato con l'utilizzo delle tecnologie software più avanzate in am-
biente Microsoft Windows specificamente per le esigenze delle Pro Loco, dei
Consorzi, dei Bacini, dei Comitati provinciali e dei Comitati Regionali.

Archimede implementa la gestione dei seguenti servizi:
1. Tesseramento soci, stampa libro soci, statistiche tesseramento.
2. Movimentazione contabile semplificata, stampa bilancio generale e/o di
una singola manifestazione.
3. Protocollazione della corrispondenza ricevuta, protocollazione automatica
della corrispondenza in uscita, ricerca sofisticata e veloce dei protocolli,
stampa del registro di protocollo.
4. Scansione ed archiviazione digitale dei documenti, ricerca sofisticata e ve-
loce dei documenti, stampa dei documenti digitalizzati.
5. Invio comunicazioni di massa, ossia di lettere circolari : via posta elettroni-
ca oppure via SMS oppure stampa su carta per invio con posta tradiziona-
le.
6. Documenti&Procedure: iter da seguire nei casi specifici di richieste o co-
municazioni ad altri enti: una serie di istruzioni su "cosa fare in caso di"
con stampa delle lettera appropriata, attingendo i dati dal database di Ar-
chimede.
7. Gestione della sagra, preparazione dei menu', acquisizione rapida delle or-
dinazioni, stampa della ricevuta e della comanda, statistiche post-sagra.
4
CONTATTI

Assistenza
Le richieste di assistenza, vanno fatte inviando un messaggio
al seguente indirizzo e-mail:
[email protected] .

Il programma Archimede 2.1 è disponibile in download sul seguente sito:
www.unplimolise.it/Archimede

Per ottenere l'accesso all'area DOWNLOAD è necessario prima registrarsi, poi ri-
cevere nella propria casella e-mail le credenziali di accesso e quindi collegarsi.

Autori
Italo Armenti - ingegnere informatico, interfaccia internet
Giuseppe Picciano - programmatore-analista senior -
scrittura del programma in VisualBasic

Michelino Armenti - analista senior - , responsabile del progetto,
macroanalisi e stesura di questo manuale.

5
LICENZA D’USO
L'Utilizzatore e' responsabile della scelta, dell'installazione e dell' uso di questa
procedura software, di seguito chiamata programma Archimede , che contiene
materiale oggetto di diritti esclusivi dell’ UNPLI (Unione Nazionale Pro Loco
d’Italia).

L'uso del programma e' subordinato alla concessione della licenza d'uso da parte
dell’Unpli; ogni licenza d’uso è valida per un solo computer.

L’Unpli si riserva il diritto di adeguare il programma all'evolversi della normati-
va e di migliorarne le prestazioni senza doverne dare comunicazione agli utilizza-
tori; si riserva inoltre il diritto di conservare o meno tutte le funzionalità presenti
nella versione precedente.

L’Unpli non e' responsabile di qualsiasi danno possa derivare all'utilizzatore od
a terzi, a qualsiasi titolo, in seguito all'uso od al mancato uso del programma
Archimede.

L’Unpli non assume alcuna obbligazione e non presta alcuna garanzia.
Per qualsiasi controversia è competente il Foro di Roma.

6
A CHI E’ UTILE ARCHIMEDE?
A tutti coloro che vogliono:
 condividere facilmente e velocemente le informazioni all'interno della Pro Loco,
attraverso un comune supporto di memorizzazione.
 inviare velocemente informazioni all'esterno della Pro Loco, con le comunicazio-
ne di massa via Email oppure via SMS oppure posta tradizionale;
 evitare i picchi di lavoro in occasione di preparazione bilanci, di resoconti di ma-
nifestazioni, di preparazione elenco soci, ecc.;
 evitare errori formali, errori di lettura/scrittura, errori di trascrizione, smarrimen-
to di informazioni;
 utilizzare servizi innovativi;
 avere uno strumento standard di scambio informazioni con le altre Pro Loco e
con le strutture Unpli;
Archimede non stravolge l’organizzazione dell'ufficio,
ma aiuta a svolgere meglio il proprio lavoro

Cosa fà Archimede

5-COMUNICAZIONI di MASSA
1-GESTIONE SOCI
invio comunicazioni di massa
tesseramento, elenchi, statistiche
via Email, via SMS, cartaceo

2-CONTABILITA'

registrazione movimenti,
bilanci, regime iva L.398/91 6-DOCUMENTI e PROCEDURE
come e a chi comunicare per . . .

3-PROTOCOLLO della CORRISPONDEN-
ZA
protocollazione e ricerca rapida 7-GESTIONE SAGRA

menù, ordinazioni, statistiche
4-DIGITALIZZAZIONE DOCUMENTI
archiviazione ottica dei documenti
7
CARATTERISTICHE TECNICHE

Sicurezza dei dati
Per ottemperare alla normativa sulla sicurezza dei dati personali e per fornire ad
ogni utilizzatore del computer un proprio profilo operativo, l’accesso ad Archi-
mede è controllato con nome-utente e password.

Strutturazione dei dati
Ogni bilancio è logicamente separato dagli altri ed ha proprie voci.

E’ possibile avere nel database più bilanci aperti o chiusi, ma è permesso sce-
glierne uno solo come bilancio corrente su cui lavorare.
Questo meccanismo permette di aprire sin dal primo giorno dell’anno solare il
nuovo bilancio, mentre quello dell’anno precedente è ancora aperto per le retti-
fiche.
Con la funzione “Scelta bilancio corrente” si attiverà di volta in volta, il bilancio
su cui lavorare.

Una volta approvato dall’Assemblea dei soci, il bilancio può essere definito come
‘chiuso’ (opzione presente nella “Definizione bilancio”); su un bilancio chiuso
viene disattivata la possibilità di aggiungere altri movimenti oppure di variare
quelli esistenti; rimane attiva la sola possibilità di stampe o visualizzazioni .
Questo meccanismo riguarda solo il modulo Contabilità ed il modulo Tessera-
mento.

Multiente
Sullo stesso computer è possibile gestire più Enti, ognuno in un Ambienti di lavo-
ro separati; ogni ambiente di lavoro contiene il database di uno specifico Ente .
Questo permette di gestire sullo stesso computer piu’ Enti; ad esempio, la Pro
Loco ed il Comitato Unpli.

Operatività estesa
Oltre all’uso del mouse, è possibile utilizzare alcuni tasti presenti sulla tastiera del
computer:
Invio conferma del codice
ESC rinuncia all’operazione e torna al menù precedente
F3 attiva la ricerca del codice relativo al campo
F4 attiva la gestione della tabella correlata (riguarda le tabelle
secondarie)

8
Rete locale
Archimede è già predisposto per il funzionamento in rete, ossia la possibilità di
avere un unico database gestito da uno specifico computer, potendo lavorare
sullo stesso database anche da altri computer facenti parte della stessa rete.

Anagrafica unica (Archivi – anagrafiche)
Archimede gestisce una Anagrafica unica, in cui sono presenti i dati anagrafici dei
soci, dei dirigenti, dei clienti, dei fornitori, degli Enti, ecc., ossia di tutti coloro che
instaurano un rapporto a qualsiasi titolo con il nostro Ente;

Assistenza tecnica.
L'assistenza tecnica viene fornita attraverso la posta elettronica, utilizzando il
modulo appositamente preparato, ossia inviando un messaggio al seguente indi-
rizzo mail:
[email protected]
Il Centro assistenza risponde via Email o via telefono.

Teleassistenza.
La teleassistenza permette al Centro assistenza di collegare al computer bisogno-
so di assistenza (assistito), il proprio mouse, la propria tastiera ed il proprio moni-
tor via rete internet.
E’ auspicabile avere a disposizione una connessione ADSL.
Durante la fase di teleassistenza il computer assistito continua a svolgere tutte le
sue funzioni, oltre che essere connesso al monitor, al mouse ed alla tastiera del
Centro assistenza .
L'intervento viene quindi svolto in modo totalmente trasparente al proprietario
del computer assistito.
La teleassistenza può essere avviata esclusivamente per iniziativa del proprieta-
rio del computer, dopo aver concordato l'orario con il Centro assistenza, che a
sua volta si predispone per accettare ed esaudire la richiesta di teleassistenza.
.
9
TERMINOLOGIA

finestra del Menù principale

barra del titolo
barra del menù
barra delle funzioni

barra inferiore

barra del titolo contiene il nome della finestra ( Archimede + la versione) ol-
tre ad altre informazioni.

barra del menù contiene il menù a tendina da cui si attiva qualsiasi modulo
e qualsiasi funzione, alcune delle quali sono attivabili anche
mediante i pulsanti della barra delle funzioni.

barra delle funzioni contiene i pulsanti per la scelta delle funzioni
più frequentemente utilizzate.

barra inferiore contiene i pulsanti per l’attivazione dei servizi ausiliari.

Quando si richiede assistenza tecnica è indispensabile fornire il contenuto della
barra del titolo .

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