Manual Book ACCURATE versi 5

430 Pages·2015·8.25 MB·Indonesian

Daftar Isi

Bab - 1 Pendahuluan
A. Tentang ACCURATE versi 5 1
B. Client Server 2

Bab - 2 Setup Awal Database
A. Instalasi ACCURATE versi 5 5
B. Membuat Database Baru
(cid:190) Membuat Database baru dikomputer lokal 10
(cid:190) Membuat Database baru dikomputer lain 12
C. Persiapan Singkat Database
(cid:190) Persiapan Standar [Basic Setup] 13
(cid:190) Persiapan Mahir [Advance Setup] 25
D. Daftar Mata Uang [List of Currency]
(cid:190) Membuat Mata Uang Baru 59
(cid:190) Mengubah & Menghapus Daftar Mata Uang 60
E. Informasi Perusahaan [Company Info] 61
F. Daftar Akun [Chart Of Account]
(cid:190) Membuat Akun Baru [Create New Account] 64
(cid:190) Mengubah & Menghapus Daftar Akun 66
G. Persiapan Preferensi [Setup Preferences]
(cid:190) Preference – Company 67
(cid:190) Preference – Feature 68
(cid:190) Preference – Currency Default Account 70
(cid:190) Preference – Item Default Account 71
(cid:190) Preference – Template Setting 72
(cid:190) Preference – Reminder 73
(cid:190) Preference – Sales 73
(cid:190) Preference – Purchase 75
(cid:190) Preference – Cost & Profit Center 78
(cid:190) Preference – Job Costing 80
(cid:190) Preference – Font 80
(cid:190) Preference – Taxation 81
(cid:190) Preference – Misselaneous 81
(cid:190) Preference – Skin Option 82

H. Daftar Lain [Other List]
(cid:190) Daftar Kode Pajak [List of Tax Code] 83
(cid:190) Daftar Termin [List of Terms] 85
(cid:190) Daftar Jasa Pengiriman [List of Shipments] 86
(cid:190) Daftar Tipe Pelanggan [List of Customer Type] 87
(cid:190) Daftar Batasan Komisi [List of Commission Range] 88
(cid:190) Daftar Penjual [List of Salesmen] 89
i
Bab - 3 Modul Pembelian
A. Permintan Pembelian [Purchase Requisition]
(cid:190) Cara Membuat Purchase Requisition 92
(cid:190) Cara Menghapus/Mengubah Purchase Requisition 94
(cid:190) Daftar Purchase Requisition 95
B. Pesanan Pembelian [Purchase Order]
(cid:190) Cara Membuat Formulir Purchase Order 97
(cid:190) Cara Mengubah/Menghapus Purchase Order 103
(cid:190) Daftar Purchase Order 103
C. Penerimaan Barang [Receive Item]
(cid:190) Formulir Receive Item 106
(cid:190) Daftar Receive Item 109
D. Faktur Pembelian [Purchase Invoice]
(cid:190) Cara Membuat Faktur Pembelian 117
(cid:190) Daftar Faktur Pembelian 117
E. Retur Pembelian [Purchase Return]
(cid:190) Cara Membuat Retur Pembelian 124
(cid:190) Daftar Retur Pembelian 126
F. Pembayaran Pembelian [Purchase Payment]
(cid:190) Cara Membuat Purchase Payment 132
(cid:190) Daftar Purchase Payment 132

Bab - 4 Modul Penjualan
A. Penawaran Penjualan [Sales Quotation] 136
B. Pesanan Penjualan [Sales Order] 142
C. Pengiriman Pesanan [Delivery Order] 151
D. Faktur Penjualan [Sales Invoice] 157
E. Retur Penjualan [Sales Return] 166
F. Penerimaan Penjualan [Sales Receipt] 172

Bab – 5 Warehouse & Inventory
A. Gudang [Warehouse]
(cid:190) Cara Membuat Warehouse Baru 181
(cid:190) Cara Menghapus / Mengubah Warehouse 182

B. Daftar Barang & Jasa [List of Items]
(cid:190) Tipe Barang Persediaan [Inventory Part] 182
(cid:190) Tipe Barang Non Persediaan [Non Inventory Part] 183
(cid:190) Tipe Jasa [Service] 183
(cid:190) Barang Grup [Grouping] 183
C. Cara membuat Barang Baru
(cid:190) Cara Membuat Barang Persediaan 186
(cid:190) Cara Membuat Barang Non Persediaan 192
ii
(cid:190) Cara Membuat Jasa 195
(cid:190) Cara Membuat Barang Grup 198
D. Pencatatan Nomor Seri 201
E. Daftar Pencatatan Nomor Seri 206
F. Penyesuaian Persediaan [Inventory Adjustment]
(cid:190) Cara Membuat Inventory Adjustment 208
(cid:190) Membatalkan Aktifitas Inventory Adjustment 211
(cid:190) Mengubah Aktifitas Inventory Adjustment 212
(cid:190) Daftar Inventory Adjustment 212
G. Pemindahan Barang [Item Transfer]
(cid:190) Cara Membuat Aktifitas Item Transfer 215
(cid:190) Tabel Daftar Item Transfer 217
H. Penyesuaian Harga Jual [Set Selling Price] 220
I. Daftar Kategori Barang [Item Category] 224
J. Daftar Barang per Gudang [Item By Warehouse] 225

Bab – 6 Buku Besar [General Ledger]
A. Bukti Jurnal Umum [Journal Voucher] 228
B. Daftar Jurnal Umum [List of Journal Voucher] 232
C. Histori Buku Besar [Account History] 235
D. Anggaran Akun [Account Budget] 237
E. Saldo Akun [Account Balance] 239

Bab – 7 Cash & Bank
A. Penerimaan [Deposit]
(cid:190) Cara Membuka Formulir Penerimaan 241
(cid:190) Cara Mengubah / Menghapus Formulir Penerimaan 244
(cid:190) Daftar Penerimaan [List of Deposit] 245
B. Pembayaran [Payment]
(cid:190) Cara Membuka Formulir Pembayaran 248
(cid:190) Cara Mengubah / Menghapus Formulir Pembayaran 251
(cid:190) Daftar Pembayaran [List of Payments] 252
C. Rekonsiliasi Bank [Bank Reconcile] 255
D. Buku Bank [Bank Book] 257

Bab – 8 Aktiva Tetap [Fixed Asset]
A. Tipe Aktiva Tetap Pajak [Fiscal Fixed Asset Type] 259
B. Tipe Aktiva Tetap [Fixed Asset Type] 261
C. Daftar Aktiva Tetap [List of Fixed Asset] 262
D. Formulir Aktiva Tetap Baru [New Fixed Asset] 267

Bab – 9 Pembiayaan Pesanan [Job Costing]
A. Aktifitas Job Costing 272
iii
B. Aktifitas Roll Over / Finishing Job Costing 276

Bab – 10 Return Merchandise Authorization [RMA]
A. Flow Proses Klaim Barang 279
B. Daftar RMA 282
C. Daftar RMA Action 285

Bab – 11 Memorize Transaction & Recurring
A. Memorize Transaction 287
B. Recurring Transaction 292

Bab – 12 Project Management
A. Persiapan – persiapan yang harus dilakukan
(cid:190) Mengatur Akun Default Project 296
(cid:190) Membuat Daftar Upah Pekerja 298
(cid:190) Membuat Daftar Bahan Baku Proyek 300
(cid:190) Membuat Penyesuaian Anggaran&Upah Proyek 300
(cid:190) Membuat Penyesuaian Anggaran&Harga Bahan Baku 302
(cid:190) Membuat Analisa Harga Pekerjaan 305
B. Aktifitas Proyek
(cid:190) Membuat Master Data Proyek 308
(cid:190) Membuat Material In Used 313
(cid:190) Membuat Expense Payment 315
(cid:190) Membuat Project Survey 317
(cid:190) Membuat Project Bill 318
(cid:190) Membuat Project Ending 321
C. Menu Daftar Proyek
(cid:190) Daftar Proyek 322
(cid:190) Daftar Bahan Baku Terpakai [ List of Material In Used] 323
(cid:190) Daftar Survey Proyek 324
(cid:190) Daftar Kuantitas & Biaya Kontrol 326
(cid:190) Daftar Penyelesaian Proyek 328

Bab – 13 Menu File
A. Membuka Database
(cid:190) Membuka Database di komputer lokal 329
(cid:190) Membuka Database di komputer server [Remote] 331
(cid:190) Membuka Database dengan koneksi Internet 332
B. Profil Pengguna
(cid:190) Membuat Profil Pengguna 334
(cid:190) Menampilkan Laporan Profil Pengguna 335
C. Simpan Dengan Alias
(cid:190) Cara Membuat Alias Database 336
(cid:190) Cara Membuka Database dengan Alias 338
D. Cadangan Data [File – Back Up] 338
iv
E. Perbaikan Data [File – Repair] 340
F. Pakai Data Cadangan [File – Restore] 341
G. Konsolidasi Database [File – Import Journal] 342
H. Pembatalan Konsolidasi Database 345
I. Ekspor – Impor Transaksi 346
J. Cut Off Company [Tutup Database] 353
K. Create New Branch 358

Bab – 14 Form Template
A. Jenis Template 359
B. Mengubah Default Template 361
C. Membuat Template Baru 364

Bab – 15 Reports 367

Bab – 16 Report [Laporan] PPN / PPnBM 369

v

A. Tentang ACCURATE Versi 5
ACCURATE Accounting Software Versi 5 tampil dengan tampilan dan fitur
baru yang lebih dinamis, lebih praktis, dan lebih interaktif dari ACCURATE
Versi 5.
Dengan tetap mempertahankan sifat utama ACCURATE yaitu mudah
digunakan (user friendly) dan keakurasian yang tinggi, ACCURATE 5
memberikan lebih banyak lagi fitur dan keunggulan yang akan membantu
Anda menjalankan usaha semakin lebih mudah dan menyenangkan.
ACCURATE 5 terdiri dari modul – modul yang dikemas dalam satu paket,
terdiri dari :
1. Modul Pembelian (Purchase Module) : modul ini terdiri dari
Formulir Permintaan Pembelian (Purchase Requisition Form), Formulir
Pesanan Pembelian (Purchase Order Form), Formulir Penerimaan Barang
(Received Item Form), Formulir Faktur Pembelian (Purchase Invoice
Form), Formulir Retur Pembelian (Purchase Return Form) dan Formulir
Pembayaran Pembelian (Purchase Payment Form).
2. Modul Penjualan (Sales Module) : modul ini terdiri dari Formulir
Penawaran Penjualan (Sales Quotation Form), Formulir Pesanan
Penjualan (Sales Order Form), Formulir Faktur Penjualan (Sales Invoice
Form), Formulir Retur Penjualan (Sales Return Form) dan Formulir
Penerimaan Penjualan (Sales Receipt Form).
3. Modul Persediaan (Inventory Module) : modul ini terdiri dari Daftar
Barang dan Jasa (List Of Item), Formulir Penyesuain Persediaan
(Inventory Adjustment Form), Formulir Pembiayaan Pesanan (Job
Costing Form), Daftar Gudang (List Of Warehouse), Formulir Grup
Barang (Item Grouping Form), Formulir Penyesuaian Harga Jual Barang
(Set Selling Price Adjustment Form), dan Formulir Pindah Barang (Item
Transfer Form)
4. Modul Buku Besar (General Ledger Module) : modul ini terdiri dari
Daftar Akun (List Of Account), Daftar Mata Uang (List Of Currency),
1
Informasi Perusahaan (Company Info), Formulir Bukti Jurnal (Journal
Voucher Form), Proses Akhir Bulan (Perid End Process), dan Laporan
Keuangan (Financial Statemen)
5. Modul Kas Bank (Cash Bank Module) : modul ini terdiri dari
Formulir Pembayaran (Payment Form, Formulir Penerimaan (Deposit
Form), Buku Bank (Bank Book), Formulir Rekonsiliasi Bank (Bank
Reconcile Form).
6. Modul Aktiva Tetap (Fixed Asset Module) : modul ini terdiri dari
Formulir Aktiva Tetap Baru (New Fixed Asset Form), Daftar Tipe Aktiva
Tetap Pajak (List Of Fiscal Fixed Asset Type), Daftar Tipe Aktiva Tetap
(List Of Fixed Asset Type), Daftar Aktiva Tetap (Fixed Asset List).
7. Modul RMA (Return Merchandise Authorization Module) : modul
ini terdiri dari Formulir RMA (RMA Form) dan Formulir RMA Action (RMA
Action Form).
8. Modul Proyek (Project Module) : modul ini terdiri dari Daftar Bahan
Baku, Daftar Biaya Proyek, Formulir Work Price Analysis, Formulir Proyek,
Formulir Material In Used, Formulir Project Survey, Formulir Project Bill,
Formulir Project Ending

B. Client Server
Seiring dengan berkembangnya teknologi komputer, demikian juga
perkembangan database mengikutinya. Pada pertengahan tahun 1980,
aplikasi database berevolusi menjadi multi user. Jadi Anda tidak perlu harus
pergi ke tempat komputer berada, Anda dapat melakukan input data
dimana saja di komputer yang terhubung dengan jaringan (intranet, LAN,
Internet). Bersama dengan database yang tersimpan di file server sehingga
semua orang dalam jaringan bisa menjalankan aplikasi yang sama.
Sekaligus juga bisa memastikan data untuk semua pengguna sinkron
karena hanya ada satu copy database yang tersimpan di file server.
Dari sudut pandang aplikasi, file database yang berada di file server
seakan-akan berada di hardisk local. Jika salah satu komputer pengguna
memerlukan, misalnya ingin mencari data barang berupa TELEVISI AA,
maka aplikasi akan mencari di index file. Berdasarkan informasi yang
didapatkan dari index kemudian aplikasi akan menunjukkan tempat di mana
informasi mengenai TELEVISI AA bisa didapatkan. Kalau berdasarkan index
tidak didapatkan data TELEVISI AA, maka aplikasi akan melakukan
pencarian sekuensial (membaca record demi record). Hal ini bukan saja
lambat, tetapi membebani jaringan dengan network traffic yang besar.
Sampai pada tahun 1990-an ukuran database yang bertambah besar dan
jaringan komputer yang semakin besar mulai merevolusi aplikasi database
multi user ber-migrasi ke mode client/server. Dari persfektif di atas aplikasi
2
tidak bisa langsung melihat file database, hanya server databasenya saja
yang dapat melakukannya. Aplikasi mengerjakan tugas jauh lebih sedikit
karena tidak perlu meng-index database. Proses aplikasi terbagi dua, antara
server database dan PC lokal sebagai client.
Aplikasi database dalam lingkungan client/server kalau dibandingkan
dengan PC dalam jaringan LAN, dimana PC dalam jaringan LAN me-request
file dari file server sementara aplikasi client/server me-request data dari
server database. Sisi client berupa aplikasi berjalan di PC lokal, sedangkan
sisi server berjalan di server database. Masing-masing aktif menjalankan
fungsi masing-masing.
Berikut alasan-alasan mengapa ACCURATE mengadopsi teknologi
client/server:
• Fleksibilitas
Dibandingkan dengan model desktop database terdahulu yang memaksa
Anda menggunakan tools tertentu untuk jenis database tertentu pula.
Lingkungan client/server memungkinkan Anda untuk memilih beragam
tools yang sesuai untuk memberikan solusi yang diperlukan. Jika Anda
memerlukan aplikasi yang komplit, Anda bisa menggunakan Delphi,
Visual Basic atau berbagai macam tools yang mendukung server
database. Anda bisa menggunakan tools itu tanpa harus membuang
database Anda yang lama. ACCURATE Accounting Software dibuat dari
bahasa program Delphi.
• Mengurangi Traffic Network
Salah satu komponen yang paling mahal dalam sistem jaringan adalah
bandwidth. Semakin banyak user di dalam satu jairngan seiring dengan
bertambah besarnya database, usaha untuk melindungi dan me-maintain
bandwidth semakin rumit. Sekelompok besar user yang kebetulan
bersama-sama melakukan pencarian dari database yang besar melalui
jaringan bisa membuat sistem jaringan tersebut HANG. Migrasi ke
lingkungan client/server akan mengurangi beban jaringan karena PC
client hanya mengirimkan request for data sementara server hanya
mengirimkan jawaban yang diperlukan saja, jadi bukan keseluruhan file
database yang dikirimkan.
• Kapasitas
Ukuran maksimum sebuah table paradox adalah 256 MB. Sebuah table
dalam database client/server dinyatakan dalam satuan GB, bukan lagi MB.
Perbandingan 1 GB = 1024 MB.
• Kecepatan
Dengan tabel yang besar, perbedaan kecepatan pencarian data akan
semakin signifikan. Contoh : untuk sebuah pencarian menggunakan
Paradox pada sistem file server yang membutuhkan waktu 2 menit hanya
membutuhkan waktu kurang dari 20 detik menggunakan aplikasi berbasis
client/server.
• Skalabilitas
Kebanyakan server database bisa berjalan di multiple platform (Novell,
SCO UNIX, VAX, Sun, Linux, Windows NT) sehingga Anda bisa
3
menambah server seiring dengan peningkatan kebutuhan di masa
mendatang.
• Integritas dan Keamanan
Salah satu tanggung jawab departemen MIS/EDP adalah melindungi
harta perusahaan. Dalam hal ini data dari kehilangan atau dipergunakan
oleh orang yang tidak berhak. Adalah sangat sulit dilakukan kalalu ada
data tersebut berada di PC lokal masing-masing.
Di lain pihak, pengguna (end user) ingin menggunakan tools yang
familiar dengan mereka. Client/server memungkinkan kedua belah pihak
(MIS dan end user) memenuhi apa yang diinginkan. End User bisa
menggunakan tools yang disukai untuk membaca data, sementara MIS
bisa melakukan backup keseluruhan data dari satu tempat, sekaligus
membatasi siapa yang boleh membaca, siapa yang boleh mengubah data.
• Bisa diprogram
Server database bisa diprogram. Anda bisa menuliskan aturan bisnis dan
memprogram di server database sehingga sebuah aturan yang bersifat
umum tidak perlu dituliskan kembali di setiap aplikasi yang dibuat.
• Transaction Control
Kemampuan server database meng-update beberapa tabel sekaligus dan
memasikan semuanya sukses terupdate merupakan faktor yang kritis
bagi aplikasi database yang kompleks. Kalau ada salah satu tabel yang
gagal di update, maka semua yang sudah tercatat dari transaksi terakhir
harus dibatalkan dan dikembalikan ke posisi semula. Hanya server
database yang mempunyai kemampuan seperti itu.

4