manajemen perkantoran & bisnis

371 Pages·2015·2.68 MB·Indonesian

MANAJEMEN
PERKANTORAN
& BISNIS
Drs. JAENUDIN AKHMAD SE, MM
Manajemen Perkantoran & Bisnis
MANAJEMEN PERKANTORAN & BISNIS
Drs. JAENUDIN AKHMAD SE, MM
Penyunting: Tim LP3I
Disain Sampul: AanKhan.com
ISBN: 978-602-8969-62-8
Penerbit:LENTERA ILMU CENDEKIA
GedungSentra Kramat Blok A-15
Jl. Kramat Raya Senen No. 7-9
Jakarta, Indonesia
Telp.: 021-3156126
Email:[email protected]
Dicetak Oleh:
Lentera Printing
Jakarta
ii|P age
Manajemen Perkantoran & Bisnis
KATA PENGANTAR
Segala puji hanya milik Allah SWT, dan Alhamdulillah
buku revisi sekaligus penyempurnaan dari manajemen
perkantoran dan praktek administrasi perkantoran dapat
penyususn selesaikan dan diberi judul Manajemen dan
Administrasi Perkantoran
Perubahaan paradigm kegiatan bisnis yang sebelumnya
local oriented menuju internationally oriented
memberikan kesempatan bagi Negara industri baru untuk
berkembang menyaingi Negara-negara industrial maju.
Perubahaan secara fundamental dalam bisnis inilah yang
dijadikan sebagai landasan bagi pelaku bisnis maupun
akademisi dalam menjawab tantangan menghadapi isu-
isu perdagangan bebas sebagai dampak dari adanya
globalisasi. Globalisasi bisnis membutuhkan spesialisasi
dari segi skill dan pengetahuan di bidang Administrasi
Bisnis dan Manajemen
Menjawab tantangan mempersiapkan tenaga-tenaga yang
ahli dan terampil di bidang Administrasi Bisnis dan
Manajemen. Tuntutan akan kompetensi menjadi
persyaratan yang tidak bisa dihindari lagi. Kompetensi
memiliki arti memahami dan mampu mengerjakan atau
melaksanakan pekerjaan di bidang tertentu yang menjadi
pilihannya. Meskipun keserjanaan dibutuhkan untuk
menganalisa permasalahan, tapi dimasa mendatang
perusahaan akan lebih menghargai kemampuan
seseorang di dalam melaksanakan dan menyelesaikan
pekerjaan sesuai dengan kompetensi yang dimiliki.
Page |iii
Manajemen Perkantoran & Bisnis
Buku Manajemen dan Administrasi Perkantoran adalah
buku yang dirancang khusus untuk memenuhi
kompetensi seorang administrator perusahaan. Buku ini
merupakan media pelatihan bagi mereka yang ingin
menjadi tenaga Administrasi dalam perusahaan yang
memiliki wawasan yang luas dan mampu mengerjakan
tugas yang multi dimensional secara professional,
sehingga tercapai optimalisasi dari suatu kualitas sumber
daya manusia.
Administrator, merupakan suatu profesi dengan lapangan
kerja yang erat kaitannya dengan penyelenggaraan
administrasi dalam sebuah perusahaan, baik perusahaan
skala kecil, menengah maupun dalam skala perusahaan
besar
Didalam melaksanakan peran inilah pemahaman
Administrator mengenai manajemen dan administrasi
perkantoran mutlak diperlukan. Manajemen dan
Administrasi Perkantoran diharapkan bisa memberikan
tuntunan praktis kepada seorang administrator
bagaimana mengelola kantor. Dalam buku sederhana ini
penyusun berharap seorang administrator atau calon
mempunyai pedoman mengenai apa yang seharusnya
dilakukan.
Pedoman pelaksanaan kerja disamping sebagai acuan
pelaksanaan kerja, diharapkan bisa dijadikan acuan bagi
proses evaluasi. Proses evaluasi secara rutin dan
terprogram diperlukan agar kita bisa selalu membuat
rencana yang lebih baik dan lebih baik lagi. Tak lupa
iv|P age
Manajemen Perkantoran & Bisnis
penyusun mengharapkan kritik dan saran dari pengajar
dan pengguna buku ini untuk perbaikan lebih baik lagi.
Penyusun mengucapkan terima kasih kepada, pertama
Penerbit Lentera Ilmu Cendekia yang memungkinkan
terbitnya buku ini dan atas kesempatan yang diberikan
pada penyusun dan kepada keluarga yang selalu
memberikan dorongan sehingga terselesainya buku ini.
Semoga amal ibadah mereka mendapatkan balasan yang
setimpal dari Allah S.W.T Aamiin.
Jakarta, Juli 2012
Page |v
Manajemen Perkantoran & Bisnis
DAFTAR ISI
KATA PEGANTAR iii-v
DAFTAR ISI vi -x
BAB-1 RUANG LINGKUP MANAJEMEN
PERKANTORAN 1
A. Pengertian Manajemen Perkantoran 1
B. Ruang Lingkup Manajemen Perkantoran 7
C. Pekerjaan Kantor (Office Work) 10
D. Latihan 12
BAB-2 ORGANISASI DALAM PERKANTORAN 13
A. Pengertian Organisasi Kantor 13
B. Azas-AzasOrganisasi 15
BAB 3 TATA KERJA, PROSEDUR KERJA
DAN SISTEM KERJA DALAM
KANTOR 27
A. Pengertian Tata Kerja, Proedur Kerja dan
SistemKerja 27
B. Manfaat Tata kerja, Prosedur dan Sistem
Kerja 28
C. Asas-asas Penyusunan Tata Kerja,
Prosedur Kerja dan Sistem Kerja. 28
D. Pengaturan Pokok di bidang Tata Kerja,
Prosedur Kerja dan Sistem Kerja dalam
Organisasi 29
vi|P age
Manajemen Perkantoran & Bisnis
E. Prinsip-Prinsip dan Teknik
Penyusunannya 31
F. Simbol-simbol dalam Prosedur 33
G. Kegunaan Simbol Dalam Prosedur 35
H. Penyederhanaan Kerja 36
BAB-4 MENANGANI SURAT-SURAT
KELUAR DAN MASUK 41
A. Memproses Surat Masuk 41
B. Tahap-tahap Dalam Menangani Surat
Masuk 42
C. Menangani Surat Selama Pimpinan Tak
Berada ditempat 59
D. Menangani Surat-surat Keluar 62
BAB 5 SURAT ELEKTRONIK 71
A. Pengertian Surat Elektronik 71
B. Cara memperoleh e-mail Gratis 74
C. Cara berkirim e-mail 78
D. Cara menjawab e-mail 80
E. Etika ber-e-mail 82
F. Komponen e-mail 83
G. Fungsi E-mail 84
H. Rangkuman 85
BAB-6 ETIKA MENERIMA TAMU DAN
BERTELEPON 87
A. Penerimaan Tamu 87
B. Catatan Identitas Tamu 87
C. Pelayanan Terhadap Tamu 88
D. Macam-macam Tamu 88
Page |vii
Manajemen Perkantoran & Bisnis
E. Menerima dan melayani telepon serta
menelpon 89
F. Etiket telepon 91
G. Menerima Telepon 96
H. Menelepon 98
I. Mengakhiri Pembicaraan 103
J. Mengatasi Hambatan 104
BAB-7 MANAJEMEN RAPAT DAN
NOTULENSI 107
A. Rapat 107
B. Catatan Rapat 114
BAB-8 ADMINISTRASI PERJALANAN DINAS 127
A. Merencanakan Perjalanan 127
B. Mempersiapkan Daftar Perjalanan 129
C. Mempersiapkan Dokumen Perjalanan 130
D. Mempersiapkan Penginapan 133
E. Mempersiapkan Uang Perjalanan 133
BAB-9 PROPOSAL USAHA YANG EFEKTIF 135
A. Pengertian 135
B. Pembuatan Proposal Usaha 138
C. Sistematika Penulisan 140
D. Metode Pengumpulan Data Dalam
Penyusunan Proposal 146
E. Faktor-faktor Pendukung Dalam
Pembuatan Proposal Usaha 150
F. Latihan 151
BAB-10PENYUSUNAN LAPORAN YANG
BAIK 153
viii|P age
Manajemen Perkantoran & Bisnis
A. Pengertian Laporan 153
B. Jenis-jenis Laporan 156
C. Sistematika Pembuatan Laporan 158
BAB-11 SISTEM PENGARSIPAN DOKUMEN
SECARA MANUAL 163
A. Sistem Abjad 163
B. Sistem Perihal 181
C. SistemNomor 183
D. Sistem Geografis 191
E. Sistem Tanggal 193
BAB-12 SISTEM PENGARSIPAN DOKUMEN
SECARA KOMPUTERISASI 195
A. Latar Belakang Penggunaan Komputer 195
B. Kelebihan dan Keterbatasan Komputer 198
C. Gambaran Umum Sistem Komputer 202
BAB-13 TATA RUANG DAN INVENTARISASI
BARANG 229
A. Pengertian Tata Ruang 229
B. Azas-azas Pengelolaan Tata Ruang 232
C. Jenis-jenis Tata Ruang 235
D. Pengertian Barang Inventaris 237
E. Pengelompokan Daftar Inventarisasi
Barang 238
F. Cara Pembuatan Daftar Inventaris 243
BAB-14 MANAJEMEN ANGGARAN DALAM
KANTOR 249
Page |ix