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Learn Peachtree Accounting Covers versions 4 through 2002 Deborah Bean Wordware Publishing, Inc. LibraryofCongressCataloging-in-PublicationData Bean,Deborah. LearnPeachtreeaccounting/byDeborahBean. p. cm. Includesindex. ISBN 1-55622-710-8(pbk.) 1. Peachtreecompleteaccounting. 2. Accounting--Computerprograms. I. Title. HF5679.B37 2002 657’.0285'5369--dc21 00-033407 CIP ©2002,WordwarePublishing,Inc. AllRightsReserved 2320LosRiosBoulevard Plano,Texas75074 Nopartofthisbookmaybereproducedinanyformorbyanymeans withoutpermissioninwritingfromWordwarePublishing,Inc. PrintedintheUnitedStatesofAmerica ISBN1-55622-710-8 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 0204 PeachtreeandPeachtreeFirstAccountingareregisteredtrademarksofPeachtreeSoftware,Inc. Otherproductnamesmentionedareusedforidentificationpurposesonlyandmaybetrademarksoftheirrespective companies. AllinquiriesforvolumepurchasesofthisbookshouldbeaddressedtoWordwarePublishing,Inc.,atthe aboveaddress.Telephoneinquiriesmaybemadebycalling: (972)423-0090 Contents Acknowledgments. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xiii Introduction. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xv Chapter 1 Installation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 InThisChapter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 ProtectingYourNetworkandYourComputers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 Installation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 StandardInstallationonaStand-aloneComputer. . . . . . . . . . . . . . . . . 2 CustomInstallation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 UpgradingPeachtreefromaPreviousVersion . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 NetworkInstallationsandConcerns . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 NetworkRequirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 InstallingPeachtreeontheServer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 InstallingPeachtreeontheNetworkWorkstations . . . . . . . . . . . . . . . 17 OpeningPeachtreefortheFirstTime . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 PeachtreeUpdates. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 RegisteringPeachtree. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 ConvertinganExistingCompanyFiletotheLatestVersion. . . . . . . . . . 27 Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 Chapter 2 The Peachtree Window . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 InThisChapter. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 OpeningtheSampleCompanies. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 ThePeachtreeWindow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36 TheMenuBar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 TheNavigationAid . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 TheStatusBar. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 HelpfulHints. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 PeachtreeToday . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 ActionItems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41 SystemDate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 CurrentAccountingPeriod . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 TermsandMeanings. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43 AccountingPeriods. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44 SpecialPeachtreeButtons. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45 SavingTransactions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46 EditingTransactions. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46 DeletingTransactions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48 iii Contents Printers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48 ChangingthePrinterforaSpecificForm . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48 ChangingthePrinter“OntheFly”. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50 LookingUpRecords . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51 TheLookupButtonandtheLookupList. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51 SmartDataEntry . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52 KeyboardLookups. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53 AllCapsorLowercase. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53 IDNumbers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54 PeachtreeOptions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54 GlobalOptions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55 DecimalEntry . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55 HideGeneralLedgerAccounts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55 OtherOptions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56 ImprovePerformance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58 LineItemEntryDisplay. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59 SmartDataEntry . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59 ColorScheme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59 ResetAllOne-timeMessages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60 ChangeSystemDate. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60 DefineInternetConnection. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60 ViewStatusBar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61 ViewNavigationAid. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61 ViewStartupScreen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61 Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61 Chapter 3 Starting a New Company . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63 InThisChapter. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63 BeforeYouStartaNewCompany. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63 CreatingaNewCompanyUsingtheWizard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65 CreatingaNewCompanybyCopyinganExisting PeachtreeCompany . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74 CreatingaNewCompanybyConvertingfrom AnotherAccountingProgram. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75 CreatingaNewCompanyfromScratch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76 TheSetupChecklist . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76 TheChartofAccounts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78 ThePartsofaGeneralLedgerAccount . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78 AccountID. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78 Description. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79 AccountType. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79 Inactive. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80 ViewinganAccount . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80 ChanginganAccountNameorDescription . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80 DeletinganAccount . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81 AddinganAccount. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81 PrintingtheCOA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82 iv Contents SettingUpUsersandSecurity . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84 EnteringthePeachtreeAdministratorUserAccount . . . . . . . . . . . . . . 84 EnteringOtherUserAccounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86 Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86 Chapter 4 The Three-Month Plan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87 InThisChapter. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87 HowIWorktheThree-MonthPlan. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87 YourThree-MonthPlan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89 SchedulingtheThree-MonthPlan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90 WhyYouMustContinueUsingYourOldAccountingSystem . . . . . . . . . 90 ImportantDatesforYourThree-MonthPlan . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91 ImportantListsforYourThree-MonthPlan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91 Month 1: The Practice Month Chapter 5 Invoicing. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95 InThisChapter. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95 GettingStarted. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95 SettingUpforFirst-TimeSalesTaxes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96 EnteringInvoices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99 AddingaCustomer“OntheFly” . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103 PrintingandSavinganInvoice. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105 InvoicesandAccountingBehindtheScenes . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107 EnteringInvoicesHomework . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107 EditingInvoices. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107 VoidingorDeletinganInvoice. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108 VoidinganInvoice—CustomerCreditMemos . . . . . . . . . . . . . . . . 109 DeletinganInvoice. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110 OtherInvoicingFormsandFunctions. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110 Quotes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110 SalesOrders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111 CreatinganInvoicefromaSalesOrder. . . . . . . . . . . . . . . . . . 113 WorkOrders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114 ConvertingQuotestoSalesOrdersorInvoices . . . . . . . . . . . . . . . . 115 PackingSlips . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115 CustomerCreditMemos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116 QuickInvoicingReports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116 TheAgedReceivablesReport. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116 TheCustomerLedgerReport. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117 QuicklyViewingCustomerBalances . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118 Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118 Chapter 6 Cash Receipts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119 InThisChapter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119 GettingStarted . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119 EnteringBeginningBalanceInvoices. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119 v Contents EnteringChecksandCash. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122 ApplyingaReceiptAgainstanInvoice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122 MakingDepositsforReceiptswithoutanInvoice . . . . . . . . . . . . . . . 125 EnteringReceiptsHomework . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126 OtherTypesofReceipts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127 CreditCardReceipts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127 CreditCardsAccepted . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128 ProcessingFeesAccount . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128 EnteringCreditCardReceipts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128 Prepayments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129 ApplyingCreditsforCustomers. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131 QuickCashReceiptsReports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132 TheCashReceiptsJournal. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132 TheBankDepositReport . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133 Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134 Chapter 7 Purchases. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135 InThisChapter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135 GettingStarted . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135 EnteringBillsfromVendors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136 AddingaVendor“OntheFly”. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140 PurchasesandAccountingBehindtheScenes . . . . . . . . . . . . . . . . . 141 EditingBills. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142 DeletingaBill. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143 EnteringBillsHomework . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143 OtherTypesofPurchaseDocuments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143 PurchaseOrders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143 PrintingandSavingaPurchaseOrder . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146 ApplyingPurchaseOrderstoBills . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147 ClosingPurchaseOrders. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148 VendorCreditMemos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148 QuickPurchaseReports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149 TheAgedPayablesListing. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149 TheVendorLedgersReport. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150 TheCashRequirementsReport. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150 QuicklyViewingVendorBalances. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151 Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151 Chapter 8 Payments. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153 InThisChapter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153 GettingStarted . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153 EnteringVendorBeginningBalances. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153 PayingBills . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155 PrintingChecks. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157 PrintingaCheckfromthePaymentsForm. . . . . . . . . . . . . . . . 157 BatchPrintingChecksfromtheReportsWindow . . . . . . . . . . . . 159 OtherTypesofPayments. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163 vi Contents MakingPaymentswithoutaBill. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163 EnteringManualChecks. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164 AutomaticPayments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164 Prepayments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165 ApplyingaPrepayment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165 ApplyingVendorCreditMemos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166 UsingCreditCardstoMakePayments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166 SettingUptheCreditCardLiabilityAccountandVendorAccount . . . . . . 167 EnteringCreditCardPurchases. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168 PayingCreditCards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169 MakingPaymentsHomework . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169 QuickPaymentandCheckReports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170 TheCashDisbursementsJournal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170 TheCheckRegister . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171 Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172 Chapter 9 Payroll . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173 InThisChapter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173 GettingStarted . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175 ThePayrollSetupWizard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175 EnteringPayroll. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180 AddinganEmployee“OntheFly” . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181 PayrollHomework . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 183 PayrollBeginningBalances . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 183 OtherTypesofPayroll . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184 EmployeeAdvances . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184 CreatinganEmployeeLoanReceivablesAccount . . . . . . . . . . . . 184 CreatingtheEmployeeLoanDefaultField. . . . . . . . . . . . . . . . 185 MakinganEmployeeAdvance. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186 GettinganEmployeeAdvanceRepaid . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186 EmployeeExpenses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 188 EmployeeTips . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 189 ReportingUnpaidTips. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 189 PayingTipIncome . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191 401(k)Contributions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195 VacationandSickTime. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195 TimeAccruedEachPayrollPeriod . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196 TimeIssuedinLumpSum. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198 HealthBenefitsandOtherDeductions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 199 TransferstothePayrollCheckingAccount . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200 TransfersUsingaJournalEntry. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200 TransfersUsingtheReceiptsFunction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201 QuickPayrollReports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 202 ThePayrollRegister . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 202 TheTaxLiabilityReport. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204 Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204 vii Contents Chapter 10 Inventory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205 InThisChapter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205 AddinganInventoryItem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205 AddingStockInventory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205 AddingInventoryBeginningBalances . . . . . . . . . . . . . . . . . . 208 AddingOtherTypesofInventory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209 UsingInventoryItems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211 CommonInventoryQuestionsandAnswers . . . . . . . . . . . . . . . . . . 212 InventoryHomework. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 214 QuickInventoryReports. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 215 ACustomizedSalesJournal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 215 ItemsSoldtoCustomers. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 218 ItemsPurchasedfromVendors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 219 InventoryUnitActivityReport . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 219 Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 220 Month 2: The Balancing Month Chapter 11 Balancing Checking and Credit Card Accounts . . . . . . . 225 InThisChapter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 225 YourThree-MonthPlan—TheBalancingMonth . . . . . . . . . . . . . . . . . . 225 ChangingtheAccountingPeriod . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 225 GettingStartedontheBankReconciliation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227 TheBeginningBankBalance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227 ReconcilingaBankAccount . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229 SolutionsforBankReconciliationProblems . . . . . . . . . . . . . . . . . . 236 MakinganAdjustingEntry . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 237 CorrectingAdjustments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 238 ReconciliationReports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 239 TheBankDepositReport . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 239 TheCheckRegister . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 239 TheAccountRegister . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 239 TheAccountReconciliationReport . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 240 Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241 Chapter 12 Balancing Accounts Receivable . . . . . . . . . . . . . . . 243 InThisChapter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243 CustomerBeginningBalances. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 244 BalancingtheA/R. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 246 AdjustmentstoA/R. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 252 InvoiceErrors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 253 CashReceiptsErrors. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 255 AdjustingJournalEntries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 256 A/RandCustomerDefaultInformation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 258 CustomerDefaults . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 258 PaymentTerms. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 258 AccountAging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 260 viii Contents CustomFields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 261 FinanceCharges . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 263 PayMethods . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 264 Statement/InvoicesDefaults. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 264 StatementPrintOptions. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 265 DunningMessages. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 266 A/RReportsandMonth-EndFunctions. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 266 FinanceCharges . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 266 Statements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 268 DepositTickets. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 270 Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 271 Chapter 13 Balancing Accounts Payable. . . . . . . . . . . . . . . . . 273 InThisChapter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 273 VendorBeginningBalances . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 273 BalancingtheA/P. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 276 AdjustmentstoA/P. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 280 BillErrors. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 280 PaymentErrors. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 281 AdjustingJournalEntries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 282 VendorDefaultInformation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 283 PaymentTerms. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 283 AccountAging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 285 CustomFields. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 286 1099Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 287 A/PReportsandMonth-EndFunctions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 290 CheckRegister . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 290 ReconcilingCreditCardAccounts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 291 Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 293 Chapter 14 Sales Taxes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 295 InThisChapter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 295 SalesTaxesinPeachtree. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 295 ABriefOverviewoftheSalesTaxFunction . . . . . . . . . . . . . . . . . . 296 SettingUpSalesTaxes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 298 TheSalesTaxLiabilityAccount. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 299 TheSalesTaxVendor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 300 SalesTaxAuthorities. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 300 MultipleLocations,MultipleTaxAuthorities. . . . . . . . . . . . . . . 301 MultipleLocations,SingleTaxAuthorities. . . . . . . . . . . . . . . . 303 SingleLocation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 304 SalesTaxCodes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 304 AssigningSalesTaxRatestoCustomers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 306 CustomerswithMultipleRates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 307 TaxTypes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 309 AddingTaxTypestoInventory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 311 ReportingandPayingSalesTaxes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 311 ix

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About Learn Peachtree Accounting by Deborah Bean

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