Le fonti archivistiche: ordinamento e conservazione

236 Pages·1999·8.001 MB·Italian

by  Paola Carucci

Paola Carucci
LE FONTI
ARCHIVISTICHE:
ORDINAMENTO
E CONSERVAZIONE
Carocci editore
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Paola Carucci
Le fonti archivistiche
ordinamento
e conservazione
Carocci editore
i7" ristampa, maggio 2005
11 edizione, aprile 198}
© copyright 2005 by Carocci editore S.p.A., Roma
Finito di stampare nel maggio 2005
dagli Stabilimenti Tipografici Carlo Colombo S.p.A.
via Roberto Malatesta, 296 - 00176 Roma
ISBN 88-430-0064-0
Riproduzione vietata ai sensi di legge
(art. 171 della legge 22 aprile 1941, n. 633)
Senza regolare autorizzazione,
è vietato riprodurre questo volume
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o didattico.
Indice
pa».
Parte prima
9
Gli utenti degli archivi
11 1.
11 1.1. Archivi e ricerca scientifica: il documento, bene culturale di
difficile utilizzazione
15 1.2. Ricerca per finalità pratiche
17 1.3 Ricercatori non qualificati
Archivio e archivi
20 2.
20 2.1. L'archivio come complesso organico di documenti
21 2.2. Archivio corrente, archivio di deposito, "archivio storico”
23 2.3, Archivio come istituto per la conservazione degli archivi
Documento e informazione
25 3.
25 3.1. Definizioni di documento
26 3.2. Il documento in diplomatica
30 3.3. Il documento in archivistica
32 3.4. Documento, informazione, informatica
4. Gli archivi come fonti per la storiografia
40
40 4.1. Il documento come testimonianza e interpretazione della
realtà
43 4.2. L’archivio come testimonianza dell’ente
43 4.3. La formazione degli archivi in rapporto all'evoluzione delle
istituzioni pubbliche e private
Selezione e conservazione delle fonti
48 5.
48 5.1. La selezione come momento qualificante per la conserva­
zione delle fonti
52 5.2. Gli archivi di concentrazione
6 INDICE
55 6. Organizzazione deiramministrazione archivistica
55 6.1.
Normativa vigente
57 6.2. Organi centrali e consultivi deiramministrazione archivi-
stica
58 6.3. Conservazione degli archivi statali e vigilanza sugli archivi
non statali
59 6.4.
Versamento e scarto
61 6.5. Limiti alla consultabilità dei documenti
63 6.6. Formazione professionale degli archivisti
64 6.7.
Tecnologia archivistica
66 6.8. Edilizia e scaffalature
69 7. Archivi e singoli documenti conservati negli Archivi di
Stato
69 7.1.
Archivi di Stato
74 7.2. Organi dello Stato dotati di un proprio "archivio storico"
75 7.3.
Archivi notarili
77 8. Archivi non statali
77 8.1. La conservazione degli archivi non statali
82 8.2.
Archivi industriali
87 8.3. Archivi delle istituzioni di assistenza e beneficenza
93 8.4. Archivi sanitari
94 8.5. Censimenti settoriali
99 9. Gli archivi non statali in rapporto alla natura giuridica
dei soggetti che li producono
99 9.1.
Enti pubblici
9.1.1. Enti pubblici territoriali — 9.1.2. Enti pubblici non territoriali
118 9.2. Archivi privati
121 9.3. Archivi ecclesiastici e religiosi
127 9.4. Archivi stranieri e di enti internazionali
129 Parte seconda
131 10. L’ordinamento
131 10.1. L’ordinamento secondo il metodo storico
133 10.2. Perché si rende necessario riordinare un archivio
135 10.3. Archivio in senso proprio e complesso archivistico
Indice 7
138 10.4. Varie situazioni in cui può trovarsi un fondo da riordinare
142 10.5. Fasi deH'ordinamento
151 10.6. Classificazione dei documenti e registrazioni di protocollo
155 10.7. Alcune osservazioni sulla formazione delle serie e sulla
possibilità di identificarle e ricostituirle
160 10.8. Rapporto tra la struttura dell'archivio e l'organizzazione
dell'ente
165 10.9. Necessità di istituire un collegamento tra l'archivio e il
quadro storico-istituzionale
169 11. Compilazione degli strumenti per la ricerca
169 11.1. Finalità degli strumenti per la ricerca
169 11.2. Vari tipi di mezzi di corredo
172 11.3. Elementi essenziali per l'inventario analitico
175 11.4. Datazione
176 11.5. Titolo del fascicolo e oggetto del documento
177
11.6. Ordine cronologico all'interno del fascicolo
177 11.7.
Condizionatura del fascicolo
180 11.8. Moduli con fincature per la redazione dell’inventario
180 11.9. Schedatura in funzione dell’individuazione degli elementi
da rilevare e dell'ordine dei fascicoli
187 11.10. Numero di corda
191 11.11. Problemi particolari per l'inventariazione analitica di alcuni
tipi di serie
193 11.12. Indici
193 11.13. Inventari sommari
194 11.14
Introduzione dell'inventario e descrizione della serie
197 Parte terza
199 Glossarlo
231 Appendice normativa
C.M. del ministero dell'Interno n. 39/1966. Norme per la pubblica­
zione degli inventari
Parte prima
1 Gli utenti degli archivi
1.1. Archivi e ricerca scientifica: Il documento, bene culturale
di difficile utilizzazione
Non sono molte le persone che siano in grado di dare una ri-
sposta adeguata alla domanda ”Che cosa sono gli archivi?”. Da
un lato, infatti, abbiamo gli archivisti e i ricèrcatori che ben cono-
scono — gli uni perché li conservano, gli altri perché li utilizzano
— i. documenti e gli istituti presso cui gli archivi vengono conser-
vati. Dall’altro abbiamo le persone qualsiasi per molte delle quali
forse ha ancora un senso il luogo comune di collegare gli archivi a
un’idea di depositi inanimati e polverosi; spesso gli archivi rap-
presentano per molti soltanto quell’entità misteriosa con cui ven-
gono in contatto quando hanno bisogno di reperire — spesso
senza riuscirvi — un documento indispensabile per provare il
proprio diritto a percepire la pensione o per ricostruire la conti-
nuità di un rapporto di lavoro o il periodo in cui si è prestato il
servizio militare o per verificare i passaggi di proprietà di un ter-
reno ó di un fabbricato.
È molto recente in Italia la tendenza a cercare nuove possibi-
lità di fruizione degli archivi e ad allargare quindi verso un più
ampio numero ,di persone la sfera degli utenti, costituita ora in
prevalenza da specialisti oppure da persone o enti che cercano i
documenti per fini amministrativi. Gli archivi, con i musei e le bi-
blioteche, sono istituti di conservazione e valorizzazione dei beni
culturali. Ma i documenti hanno caratteristiche diverse da quelle
delle opere d’arte e dei libri e queste caratteristiche hanno contri-
buito a determinare un tipo specifico di fruizione.
Prescindendo dalle motivazioni interiori che spingono un arti-
sta o uno scrittore a creare un quadro, una statua o un libro e
prescindendo anche dalle finalità che vengono poste nel rapporto
tra autore e committente, è chiaro che l’opera d’arte fin dal mo-
mento in cui nasce costituisce un fatto» culturale, produce emo-
12 LE FONTI ARCHIVISTICHE
zioni, suscita riflessioni e ripensamenti, può essere fruita, sia pure
con un diverso grado di comprensione e di partecipazione, da un
pubblico di specialisti, ma anche da persone non particolarmente
qualificate. Le opere d’arte e i libri nascono per essere destinati a
chiunque sia in grado di vedere, leggere, capire. I documenti, in-
vece, non nascono per essere destinati ai futuri utenti degli ar-
chivi, nascono con finalità giuridiche e amministrative, o mera-
mente pratiche, strettamente connesse — in ogni caso — alle fun-
zioni e alle competenze proprie degli uffici e degli enti che li pon-
gono in essere, li classificano e li conservano con criteri propri
tendenti a razionalizzare l’organizzazione della propria memoria
per un più funzionale svolgimento della propria attività. Ma con-
temporaneamente, fin dajla loro origine, i documenti sono la te-
stimonianza scritta di atti giuridici o di eventi politici e sociali, e
quindi fin dall’originè hanno rilevanza storica. Anche quando il
soggetto che produce il documento è consapevole della rilevanza
storica della propria attività (e quindi dei documenti che la testi-
moniano), il documento non viene posto in essere affinché un
giorno uno storico possa studiarlo, bensì perché in un determi-
nato momento si verificava la firma di un trattato internazionale o
la promulgazione di un decreto o la stipula di un contratto tra
privati, o lo scambio di una lettera tra due persone o si costituiva
una società per azioni. Sarà poi compito dello storico analizzare
anche le intenzioni dell’autore nella valutazione critica del docu-
mento.
I documenti, presi in considerazione come testimonianze degli
eventi, vengono utilizzati come fatto culturale attraverso la me-
diazione di coloro che li studiano e li interpretano, dopo che ope-
ratori specializzati — gli archivisti — hanno provveduto a ordi-
narli e inventariarli. I documenti cioè non sono strumenti imme-
diati di diffusione della cultura, ma richiedono sempre una media-
zione, più o meno complessa, sia quando gli utenti sono speciali-
sti, sia quando gli utenti sono persone non qualificate. Anche il
materiale dei musei e delle biblioteche deve essere ordinato e
classificato, ma i singoli elementi che li compongono, opere d’arte
e libri, hanno comunque la possibilità di essere fruiti in sé, cia-
scuno singolarmente preso, anche se è evidente — soprattutto per
le opere d’arte — che una diversa tecnica dell’esposizione, fon-
data su un’esigenza di collegamento logico e necessario tra le di-
verse unità esposte, qualifica e moltiplica le possibilità di fruizione
delle opere stesse. Il singolo documento o il complesso dei docu-
menti di una serie archivistica non ordinata e priva di qualsiasi
mezzo di corredo non hanno alcuna possibilità di fruizione. E
quando i documenti di una serie archivistica sono ordinati e in-