Table Of ContentITimFacilityManagementerfolgreicheinsetzen
Michael May
Herausgeber
IT
im Facility Management
erfolgreich einsetzen
Das CAFM-Handbuch
Zweite,überarbeiteteunderweiterteAuflage
Mit170Abbildungen
und22Tabellen
123
ProfessorDr.rer.nat.habil.MichaelMay
FachhochschulefürTechnikundWirtschaft
WirtschaftswissenschaftenII
AngewandteInformatik/FacilityManagement
Treskowallee8
10318Berlin
[email protected]
ISBN-10 3-540-35214-7 SpringerBerlinHeidelbergNewYork
ISBN-13 978-3-540-35214-3 SpringerBerlinHeidelbergNewYork
ISBN 3-540-04759-X 1.Aufl.Springer-VerlagBerlinHeidelbergNewYork
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Vorwort zur zweiten Auflage
Innerhalb von nur zweieinhalb Jahren ist das CAFM-Handbuch zum Standard-
werk für den Einsatz moderner IT-Werkzeuge im Facility Management geworden.
Es hat sich in dieser Zeit als systematisches Lehrbuch und als praktisches Nach-
schlagewerk zu allen Aspekten des rechnergestützten Facility Management für al-
le an Computer Aided Facility Management (CAFM) Interessierten vielfach be-
währt.
Viele positive Reaktionen von Lesern haben die Autoren ermutigt eine
überarbeitete und inhaltlich erweiterte zweite Auflage vorzubereiten. Der konse-
quente Monografiecharakter mit einer ausgewogenen Mischung aus Theorie und
Praxis sowie die Orientierung am GEFMA-Richtlinienwerk wurden beibehalten.
Neueste IT-Entwicklungen und -Trends, wie etwa Webservices, mobile Tech-
nologien und moderne Integrationsansätze, die nachhaltigen Einfluss auf die
CAFM-Branche besitzen, wurden mit aufgenommen. Neben klassischen IT-
Grundlagen werden moderne Konzepte wie serviceorientierte Softwarearchitektu-
ren und Open-Source-Ansätze erörtert.
Das von den Autoren erstmals grundlegend behandelte Thema der Wirtschaft-
lichkeit des CAFM-Einsatzes wurde um neue Aspekte und ein ausführliches Pra-
xisbeispiel ergänzt. Das inzwischen in der Praxis bewährte ROI-Treibermodell
wurde um ROI-Dimensionen erweitert, welche eine Bewertung der ROI-Treiber
nach Sach-, Dispositions- und Machtdimension erlauben. Das hierbei zu wählende
Vorgehen wird ausführlich und anhand von Beispielen erläutert.
Ebenso wurde das Kapitel zu CAFM-Systemen völlig neu gestaltet. Hier wer-
den die unterschiedlichen Konzepte zur Realisierung von CAFM-Lösungen sys-
tematisch vorgestellt. Hierzu zählen der Aufbau von CAFM-Sytemen auf Basis
von Standard-CAFM-Software aber auch die Integration mit CAD-, ERP- und
GLT-Software sowie anderen Softwarekomponenten. Ausführlich werden hierbei
die Integration von SAP in CAFM-Systemumgebungen und die Anbindung von
CAD-Software an SAP erörtert.
Erstmals wird das Vorgehen bei einer CAFM-Ausschreibung und -Einführung
nach einer standardisierten Methode genau beschrieben, welche dem Leser als
Leitfaden für eigene Projekte dienen soll.
Das Kapitel zum CAFM-Consulting wurde neu gefasst. Die erfolgreichen
CAFM-Praxisbeispiele wurden überarbeitet und um einen Anwendungsfall aus
Japan ergänzt.
Der Überblick über die internationale Situation im CAFM wurde aktualisiert
und um verschiedene Länder erweitert. Auch wurden die wichtigsten Ergebnisse
der aktuellen, jährlich erscheinenden Marktübersicht CAFM-Software (GEFMA
940) integriert.
An dieser Stelle möchte ich mich sehr herzlich bei all jenen bedanken, die
zum Gelingen der zweiten Auflage beigetragen haben. Dank gebührt allen Perso-
nen und Unternehmen, die die Untersuchung der CAFM-Praxisbeispiele ermög-
licht haben bzw. zur Analyse der internationalen CAFM-Situation beitrugen:
VI Vorwort zur zweiten Auflage
Jürgen Düsterhöft (Provinzial Versicherung), Alexandra Guss (TFH Berlin),
Wolfgang Haller (Flughafen München GmbH), Marion Kohlenbach (Innovations-
park Wuhlheide), Dr. Dietmar Kohn (Boehringer Ingelheim), Alexander Lindig
(Deutsche Apotheker- und Ärztebank), Peter Schuld (Bezirksamt Treptow-
Köpenick von Berlin) und Frank Zaremba (Schering AG).
Ein ganz besonderer Dank gilt meinem Studenten Stefan Schindler, der mich
bei der technischen Erstellung und Durchsicht des Manuskripts tatkräftig und mit
vielen guten Ideen unterstützt hat.
Nicht zuletzt gebührt meinen Mitautoren aus dem Arbeitskreises CAFM des
Deutschen Verbandes für Facility Management e.V. (GEFMA) großer Dank für
ihre engagierte Mitwirkung und natürlich für die vielen anregenden Diskussionen,
die diese Überarbeitung erst ermöglichten.
Schließlich bin ich Frau Dr. Martina Bihn vom Springer-Verlag für die stets
sehr angenehme und konstruktive Zusammenarbeit zu großem Dank verpflichtet.
Ich wünsche mir eine ebenso freundliche Aufnahme des überarbeiteten CAFM-
Handbuches durch die Leser und Leserinnen wie bei der ersten Auflage.
Prof. Dr. habil. Michael May
Fachhochschule für Technik und Wirtschaft Berlin
Berlin, im Sommer 2006
Vorwort zur ersten Auflage
Facility Management (FM) versteht sich als strategische Managementdisziplin, die
die Analyse, Dokumentation und Optimierung aller kostenrelevanten Prozesse
rund um Immobilien unter besonderer Berücksichtigung von Arbeitsplatz und
Umfeld der Nutzer aber auch der Wirtschaftlichkeit umfasst.
Seit es Computer gibt, wird bereits über die mögliche Unterstützung der kom-
plexen FM-Prozesse durch Methoden und Werkzeuge der Informationstechnolo-
gie (IT) nachgedacht. Wir schauen auf mehr als ein Jahrzehnt „Computer Aided
Facility Management“ (CAFM) zurück und stellen zu Recht die Frage, was er-
reicht wurde, wo die Chancen und Hindernisse liegen, welches die geeigneten Me-
thoden und Werkzeuge sind und wohin sich der Markt entwickelt.
CAFM-Systeme bewähren sich zunehmend als leistungsfähige raumbezogene
Informationswerkzeuge zur Abbildung, Auswertung und Steuerung der komple-
xen Strukturen und Prozesse im Facility Management. In dieser Zeit haben sich
zahlreiche Systeme mit unterschiedlichem Systemansatz, Funktionalität und Er-
folg auf dem Markt etabliert. Obwohl bereits positive Erfahrungen bei der CAFM-
Einführung und -Nutzung vorliegen, hat sich CAFM in den Unternehmen und öf-
fentlichen Einrichtungen noch nicht flächendeckend als Standardtechnologie etab-
liert.
Trotz zahlreicher Anbieter und Anwender in unterschiedlichsten Branchen be-
steht nach wie vor Unsicherheit bzgl. Anforderungen, Nutzen, Auswahl und Ein-
führung von CAFM. Zwar ist die Zahl der FM-Fachbücher in den letzten Jahren
sprunghaft angestiegen, im CAFM fehlt aber ein entsprechendes Überblickswerk.
Das vorliegende Handbuch fasst deshalb den aktuellen Wissensstand im Bereich
des rechnergestützten Facility Management zusammen und gibt viele praktische
Tipps für all jene, die vor der Herausforderung stehen, die vielfältigen Aufgaben
im FM mit geeigneten Methoden und Werkzeugen der Informationstechnologie zu
unterstützen. Aber auch FM-Beratern, -Softwareanbietern, -Studierenden und
-Lehrenden wird ein Hilfsmittel an die Hand gegeben, das es ihnen ermöglichen
wird ihre Tätigkeit fundierter und effizienter als bisher auszuüben.
Die Defizite und Probleme in der deutschsprachigen CAFM-Szene sind seit ge-
raumer Zeit bekannt. Dies war dem Deutschen Verband für Facility Management
e.V. (GEFMA) Anlass, im Jahr 2001 CAFM-Experten aus Forschung, Lehre, Be-
ratung und Anwendung in einem speziellen Arbeitskreis „CAFM“ zu vereinen.
Das Handbuch ist aus der Arbeit dieses Arbeitskreises entstanden und bündelt
dessen Erfahrungen und Ergebnisse in systematischer Form.
Obwohl aus Einzelbeiträgen bestehend, ist das Buch wie eine Monografie auf-
gebaut und folgt einem einheitlichen Gesamtkonzept. Es kann durchgängig gele-
sen werden, was sich insbesondere für den CAFM-Interessenten oder -Neuling
empfiehlt.
Ebenso können Experten, Praktiker und Unternehmensleitungen aber auch nur
bestimmte Kapitel herausgreifen, um eine tiefere Einsicht in ausgewählte Themen
des CAFM zu erlangen.
VIII Vorwort zur ersten Auflage
Immer wieder stellt sich die Frage: Wie viel IT-Kenntnisse benötigt ein Facility
Manager und wie viel sollte ein IT-Fachmann vom Facility Management verste-
hen, sofern er in einem FM-Team arbeitet? Trotz der Bemühungen einiger Hoch-
schulen und Weiterbildungseinrichtungen fehlt es immer noch an CAFM-
Experten, die sowohl die FM-Prozesse verstehen als auch ausreichende IT-
Kenntnisse besitzen, um ein CAFM-Projekt zum Erfolg zu führen. Deshalb wur-
den die notwendigen IT-Grundlagen mit in das Buch aufgenommen.
Oftmals scheitern Projekte an der Frage der Wirtschaftlichkeit des CAFM-
Einsatzes. Im vorliegenden Buch wird ein neues, einfach zu handhabendes Renta-
bilitätsmodell (ROI-Modell) vorgestellt, mit dessen Hilfe sich die wesentlichen
ROI-Treiber sowie die sich hieraus ergebenden Prioritäten für die Systemeinfüh-
rung ermitteln lassen.
Wir bemerken immer noch eine große Unsicherheit bzgl. des Vorgehens bei der
CAFM-Einführung und -nutzung. Grund hierfür ist die Komplexität eines CAFM-
Projektes, welches sehr viel mehr als den Kauf einer Software beinhaltet. Dieser
komplexe Einführungsprozess mit unterschiedlichen Einführungsstrategien wird
ausführlich erörtert. Besonderes Augenmerk gilt hierbei der Analyse und Optimie-
rung der FM-Geschäftsprozesse. Aber auch die Praxis des CAFM kommt nicht zu
kurz. So wurde eine Reihe von erfolgreichen CAFM-Fallbeispielen untersucht
sowie ausführlich und einheitlich dokumentiert. Diese Success Stories können als
Referenzbeispiele für eigene CAFM-Projekte dienen.
Auf Grund des weitgehenden Fehlens von praktischen Handlungsanweisungen
bei der Projektvorbereitung und -durchführung wurden verschiedene praktische
Leitlinien erarbeitet. Sie sollen dem Leser als Richtschnur bei seinem CAFM-
Projekt dienen. Mit dem vorliegenden Handbuch hoffen die Mitglieder des
GEFMA-Arbeitskreises „CAFM“ zu einem besseren Verständnis der komplexen
CAFM-Thematik und zu mehr erfolgreichen Umsetzungen sowohl in Unterneh-
men als auch im öffentlichen Sektor und damit zu einer Entwicklung des
(CA)FM-Marktes insgesamt beizutragen.
An dieser Stelle seien einige Worte des Dankes erlaubt. Allen Mitautorinnen
und -autoren möchte ich herzlich dafür danken, dass sie den nicht immer unbe-
schwerlichen Weg mit mir gemeinsam gegangen sind und mit ihrem Engagement
und ihrem Know-how das Werk überhaupt erst ermöglicht haben. Die Zusammen-
arbeit mit dem Springer-Verlag war stets angenehm, konstruktiv und immer wie-
der ermutigend.
Ein besonderer Dank gebührt meinem Studenten, Herrn Falk Keller, für die un-
ermüdliche Unterstützung bei der technischen Bearbeitung des Manuskriptes und
für manch wertvollen fachlichen Hinweis.
Schließlich bleibt mir nur, meiner lieben Frau Monika und meinen Töchtern
Elisabeth und Margarete dafür zu danken, dass sie manche Entbehrung auf sich
genommen haben und mir dadurch das ungestörte Arbeiten am vorliegenden
CAFM-Handbuch ermöglichten.
Prof. Dr. habil. Michael May
Fachhochschule für Technik und Wirtschaft Berlin
Berlin, im Herbst 2003
Inhaltsverzeichnis
Vorwort zur zweiten Auflage...............................................................................V
Vorwort zur ersten Auflage..............................................................................VII
1 Motivation..........................................................................................................1
Michael May
2 Zum Verhältnis von Facility Management und CAFM.................................5
Michael Marchionini, Joachim Hohmann, Peter Prischl
2.1 Was ist (CA)FM?....................................................................................5
2.2 Warum CAFM?.......................................................................................7
2.3 FM vs. CAFM?.......................................................................................9
2.4 Historische Entwicklung.......................................................................11
2.4.1 Die 1960er und 1970er Jahre – Mainframe, Minicomputer und
primitive Anfänge..........................................................................11
2.4.2 Die 1980er Jahre – Personal Computer, die entscheidende
Innovation......................................................................................12
2.4.3 Die 1990er Jahre – Microsoft als dominante IT-Plattform............12
2.4.4 CAFM-„Generationen“..................................................................13
2.4.5 Das 21. Jahrhundert – „The Web Changes Everything“................13
2.5 Struktur des (CA)FM-Marktes..............................................................14
2.5.1 FM- und CAFM-Markt..................................................................14
2.5.2 Historische Struktur des CAFM-Marktes......................................14
2.5.3 Anbieterstruktur des CAFM-Marktes............................................15
2.6 CAFM-Entwicklungen und -Trends......................................................16
2.7 CAFM – eine Informatik-Disziplin?.....................................................17
2.8 Zusammenfassung.................................................................................17
3 Anwendungsfelder............................................................................................19
Wolfgang Reinecke, Alwin Schauer
3.1 Allgemeines...........................................................................................19
3.2 Bestandsdokumentation.........................................................................20
3.3 Flächenmanagement..............................................................................25
3.4 Vertragsmanagement.............................................................................27
3.5 Reinigungsmanagement........................................................................29
3.6 Umzugsmanagement.............................................................................30
3.7 Energiemanagement..............................................................................32
3.8 Instandhaltungsmanagement.................................................................33
3.9 Schließanlagenverwaltung.....................................................................36
3.10 Vermietung..........................................................................................37
X Inhaltsverzeichnis
3.11 Betriebskostenmanagement.................................................................38
3.12 Controlling..........................................................................................39
3.13 Weitere Anwendungen........................................................................42
3.14 Zusammenfassung...............................................................................43
4 Geschäftsprozesse im Facility Management und ihre
Abbildung in der IT........................................................................................45
Michael Quadt, Rita Görze
4.1 Typische FM-Prozesse..........................................................................45
4.1.1 Einführung in den Prozessgedanken..............................................45
4.1.2 Bedeutung der FM-Prozesse für verschiedene Firmenkategorien.46
4.1.3 Gliederung der Prozesse im Facility Management........................48
4.1.4 Bezug zur GEFMA-Richtlinie 100................................................58
4.2 Analyse und Optimierung von FM-Prozessen.......................................59
4.2.1 Motivation zur Prozessoptimierung...............................................59
4.2.2 Voraussetzungen für eine erfolgreiche Prozessanalyse.................59
4.2.3 Vorgehensweise.............................................................................60
4.3 Dokumentation von Prozessen..............................................................61
4.4 Technische Anforderungen an CAFM-Systeme zur Unterstützung
von Prozessen........................................................................................67
4.4.1 Allgemeine Anforderungen...........................................................67
4.4.2 Workflow Management.................................................................68
4.4.3 Zeitraumverwaltung und Historisierung........................................70
4.4.4 Einheitliche Datenhaltung..............................................................72
4.5 Abbildung und Steuerung von FM-Prozessen mit CAFM....................75
4.5.1 Unterstützung von FM-Prozessen durch CAFM-Software............75
4.5.2 Verschiedene Sichten auf die FM-Prozesse...................................76
4.5.3 Analyse der FM-Prozesse aus Anwender- und CAFM-Sicht........77
4.5.4 Auswertung der Analyse und Umsetzung der FM-Prozesse in
CAFM-Prozesse............................................................................80
4.5.5 Abbildung der CAFM-Prozesse in einem CAFM-System.............81
4.6 Neue Wege bei der Prozessbearbeitung im Facility Management........83
4.6.1 Collaboration mittels Portaltechnologie........................................83
4.6.2 Mobile Systeme bei der Abwicklung von Serviceaufträgen..........85
4.7 Zusammenfassung.................................................................................86
5 Wirtschaftlichkeit des Einsatzes von CAFM................................................89
Joachim Hohmann, Stefan Koch, Peter Prischl, Michael Quadt
5.1 Lohnt sich CAFM überhaupt?...............................................................89
5.1.1 Grundsatzüberlegungen.................................................................89
5.1.2 Ein typisches Negativbeispiel........................................................90
5.1.3 Eine Erfolgsstory...........................................................................91
5.2 Die ROI-Dimensionen...........................................................................93
5.2.1 Die ROI-Dispositions-Dimension..................................................93
5.2.2 Das ROI-Treibermodell.................................................................94
5.2.3 Die ROI-Macht-Dimension.........................................................103
Inhaltsverzeichnis XI
5.3 Einordnung der ROI-Dimension.........................................................104
5.3.1 Willkürliche Festlegung...............................................................104
5.3.2 Quantitative Ermittlung...............................................................106
5.3.3 Delphi-Methode...........................................................................106
5.4 Implementierung in der Praxis............................................................107
5.4.1 Generelle Vorgehensweise...........................................................107
5.4.2 Vorgehensweise – ROI-Sach-Dimension....................................108
5.4.3 Zwei Beispiele.............................................................................110
5.4.4 Konsequenzen der „ROI-Treiber-Ranglisten“ für die weitere
Vorgehensweise...........................................................................113
5.5 Praxisbeispiel einer Wirtschaftlichkeitsanalyse..................................114
5.5.1 Untersuchter CAFM-Einsatzfall..................................................114
5.5.2 Transparenz und Standardisierung des Datenbestandes..............115
5.5.3 Analyse von Belegung, Nutzungsgrad und Leerstand.................116
5.5.4 Umzugsplanung, -simulation und -durchführung........................117
5.5.5 Sicherheits- und Schließmanagement..........................................118
5.5.6 Reinigungsmanagement...............................................................119
5.5.7 Wartung und Inspektion von technischem Inventar....................121
5.5.8 Störungsbedingte Instandsetzung und Helpdesk..........................122
5.5.9 Nebenkostenabrechnung für Mieter und Nutzer..........................123
5.5.10 Immobilienbewertung / Portfoliomanagement..........................124
5.5.11 Fazit der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung...................................125
5.6 Zusammenfassung...............................................................................125
6 IT-Grundlagen für Facility Manager..........................................................127
Marco Jedlitzke, Joachim Hohmann, Michael Marchionini, Michael May,
Marko Opi(cid:252), Dirk Ranglack, Wolfgang Reinecke
6.1 Bedeutung der IT für das Facility Management..................................127
6.2 Netzwerke............................................................................................128
6.2.1 Allgemeine Beschreibung von Rechnernetzen............................128
6.2.2 Aufbau von Netzwerken..............................................................129
6.2.3 Datenübertragung in Netzwerken................................................130
6.2.4 Ausdehnung von Netzwerken......................................................131
6.2.5 Internet, Intranet und Extranet.....................................................131
6.3 Datenbanken........................................................................................132
6.4 Software..............................................................................................133
6.4.1 Softwarelebenszyklus..................................................................133
6.4.2 Einfluss der Softwarearchitektur..................................................135
6.4.3 Web-Services als Plattform zur Realisierung verteilter Objekte..137
6.5 Open-Source-Software im Facility Management................................142
6.5.1 Der Open-Source-Gedanke..........................................................142
6.5.2 Open Source und CAFM.............................................................143
6.5.3 Ein Open-Source-CAFM-Projekt................................................143
6.6 Grafische Datenverarbeitung und CAD..............................................146
6.7 Mobile Technologien..........................................................................148
6.7.1 Identifikation mittels Barcode oder RFID....................................149
