Handbook for business writing

308 Pages·1996·3.186 MB·English

by  Baugh, L. Sue, Thomas, David A., Fryar, Maridell

Page i
Second Edition
Handbook for Business Writing
L. Sue Baugh/Maridell Fryar/David Thomas
NTC Business Books 
NT'C/C'ontemporary Publishing Group
Page ii
Library of Congress Cataloging­in­Publication Data 
Is available from the United States Library of Congress.
Design by Linda Snow Shum
Published by NTC Business Books 
A division of NTC/Contemporary Publishing Group, Inc. 
4255 West Touhy Avenue, Lincolnwood (Chicago), Illinois 60646­1975 U.S.A. 
Copyright © 1994, 1986 by NTC/Contemporary Publishing Group, Inc. 
All rights reserved No part of this book may be reproduced, stored in a retrieval system, or transmitted in any form or by any means, electronic, mechanical, 
photocopying, recording, or otherwise, without the prior permission of NTC/Contemporary Publishing Group, Inc. 
Printed in the United States of America 
Library of Congress Catalog Card Number: 92­63085 
International Standard Book Number: 0­8442­3278­5
20 19 18 17 16 15 14 13 12 11 10 9 8 7 6 5
Page iii
CONTENTS
How to Use This Handbook vii
Section 1  1
Business Writing Today
Chapter 1  2
Three Steps to Effective Writing
Step One: Prewriting 3
Step Two: Writing 5
Step Three: Revising 6
Summary 8
Chapter 2  9
Choosing the Right Word
Business Vocabulary 9
Words Frequently Confused 11
Gender­Inclusive Language 14
Section 2  17
Effective Business Letters
Chapter 3 Business Letter Format 18
Functions of Business Letters 18
Parts of a Business Letter 19
Format for Business Letters 25
Chapter 4  30
Style in Business Letters
Watch Your Language 30
Clarity 32
Brevity 38
Use Adverbs and Adjectives Sparingly 40
Accuracy 40
Tone 41
Sentences 44
Paragraphs 46
Chapter 5  49
Organizing and Writing Business Letters
Step One: Prewriting 49
Step Two: Writing 52
Step Three: Revising 59
Page iv
Chapter 6  66
Producing the Business Letter
Stationery 66
Inside Address 67
Complimentary Close 72
Signature Block 73
Reference Lines 75
Stenographic Reference Line 76
Enclosure Line 77
Copies Line 79
Postscripts 80
Addressing the Envelope 80
Chapter 7  84
Sample Business Letters
Adjustment Letters 85
Claim Letters 86
Collection Letters 88
Credit Letters 94
Goodwill or Public Relations Letters 97
Letters to Government Agencies and the Press 99
Inquiry Letters 102
Request Letters 105
Refusal Letters 107
Sales Letters 109
Social Business Letters 110
Transmittal or Cover Letters 114
Section 3  119
Dictation, Memos, Form Messages
Chapter 8  120
Mastering Dictation
Step One: Preparation 120
Step Two: Dictating Techniques 121
Step Three: Revising 123
Chapter 9  125
Memos and Form Messages
Memos 125
Step One: Prewriting 127
Step Two: Writing 128
Step Three: Revising and Proofreading 134
Other Form Messages 136
Section 4  141
Special Writing and Research Projects
Chapter 10  142
Business Report Writing
Step One: Prewriting 143
Step Two: Writing 145
Step Three: Revising 158
Chapter 11  160
Proposals and Press Releases
Proposals 160
Step One: Prewriting 161
Step Two: Writing 162
Step Three: Revising 163
Press Releases 167
Step One: Prewriting 167
Step Two: Writing 168
Step Three: Revising 171
Page v
Chapter 12  174
Finding Business Information
Libraries 174
Computer­Assisted Research 176
Sources of Business Information 178
Resources for Business Problems 179
Section 5  181
Business Writing and the Job Search
Chapter 13  182
Résumés, Applications, Employment Letters
Identifying Your Abilities, Interests, and Skills 183
Background Research—Job Sources 183
Preparing Your Résumé 185
Completing Employment Applications 189
Employment Letters 190
Section 6  207
Automation and the Information Age
Chapter 14  208
Communication in the Electronic Office
Computers and the Human Element 208
Computer Components 209
Word Processing & Desktop Publishing 213
Information Processing 214
Telecommunications & Computer Networks 215
Section 7  219
Review of Business Grammar and Style
Chapter 15  220
Parts of Speech
Nouns 220
Pronouns 223
Verbs 228
Adjectives 236
Adverbs 238
Prepositions 240
Conjunctions 241
Interjections 245
Chapter 16  246
Sentences and Sentence Patterns
Sentences, Fragments, and Run­Ons 246
Sentence Structure 248
Sentence Variety 249
Chapter 17  253
Punctuation and Punctuation Style
End Punctuation Marks 253
Comma 255
Semicolon 258
Colon 259
Quotation Marks 261
Apostrophe 263
Hyphens 265
Dashes 266
Parentheses 267
Brackets 267
Ellipses 267
Underscore 268
Page vi
Chapter 18  270
Capitalization, Abbreviations, Numbers
Capitalization 270
Abbreviations 274
Numbers 277
Chapter 19 283
Spelling
Spelling Guidelines 283
Frequently Misspelled Words 287
Word Division 289
Index 293
Page vii
HOW TO USE THIS HANDBOOK
Whether you are a beginning or experienced writer, this handbook is designed to help you find answers to your specific business writing problems quickly and 
efficiently.
Finding What You Need
To get the greatest benefit from this handbook, you should be familiar with four ways you can locate the guidelines, information, and examples you need.
1. Read through Chapter 1. The first chapter, Three Steps to Effective Writing, summarizes a step­by­step approach to good writing you can use for any type of 
business communication. The approach breaks down the writing process into three stages: prewriting (preparation and background research); writing (outlining and 
writing first drafts); and revision (rewriting and proofreading). These three steps will help you prepare, plan, and write your letters, memos, reports, and other types of 
communication.
Page viii
2. Use Specific Sections. Sections Two through Five cover specific types of business writing. Beginners will appreciate the detailed guidelines and examples in 
section chapters that show how to create effective business messages. Experienced writers can use the chapters' quick reviews, checklists, and samples to strengthen 
writing skills they have already developed.
3. Use Specific Chapters. You can select the particular business communication you need—letter, memo, proposal—and turn to the chapter(s) covering that topic. 
For example, you may need guidelines for writing a press release. Chapter 11 contains brief tips and complete examples for creating press releases commonly used in 
business.
4. Use the Index. The Index is cross­referenced to help you find related topics or locate a subject when you are not sure what to call it. For example, you may want 
to know how many dots to put in a quotation to show you have omitted part of the quote. Under the heading "Quotations" you will find an entry "ellipses" and a page 
number. You will also find the same entry under "Period."
Special Features of This Handbook
As a business writer—beginning or experienced—you will find several features of this book particularly valuable.
1. Review of Business Style. While there is no special language for business writing, certain points of style—tone, clarity, accuracy, brevity—are important to your 
message. Chapter 2: Choosing the Right Word; Chapter 4: Style in Business Letters; Chapter 10: Business Report Writing; and Chapter 11: Proposals and Press 
Releases provide brief, vivid reviews of major points in business style. These guidelines can help you write messages that will influence your readers and get results.
2. Finding Business Information. In the Information Age, locating the data you need can cost considerable time and money. Chapter 12: Finding Business 
Information shows you how to locate data sources and use the computer to save time gathering information. Advances in electronic communications technology have 
brought vast quantities of data within the reach of individuals as well as companies.
Page ix
3. Finding the Right Job. Section Five: Business Writing and the Job Search covers resumes, job applications, and various employment letters you will need to find 
the job you want. You will learn how to create an attention­getting resume; fill out job applications; and write letters of application, acknowledgment, acceptance or 
refusal of a job offer, recommendation, and resignation. A well­written letter can be one of the best ways to introduce yourself to a prospective employer.
4. Review of Business Grammar and Style. Section Seven provides a practical and thorough review of grammar, style, and spelling questions that plague most 
business writers. Chapters 15 through 19 cover parts of speech, sentence structure, punctuation, capitalization, abbreviations, numbers, and spelling guidelines. You 
can review an entire chapter or look up specific topics in the Index to locate the exact information you need.
Good writing is no accident; it's the result of planning, practice, and revision. The guidelines and examples in this handbook can help you become the effective business 
writer you would like to be. We hope you enjoy the process!