Table Of ContentCopyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
МОСКОВСКАЯ АКАДЕМИЯ ТУРИСТСКОГО И ГОСТИНИЧНО-РЕСТОРАННОГО БИЗНЕСА
ПРИ ПРАВИТЕЛЬСТВЕ МОСКВЫ
КАФЕДРА «ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ И МАТЕМАТИКА»
ДАРАГАН С.В.
Табличный процессор Excel
Рекомендовано в качестве учебного пособия
Научно-методическим Советом по специальности
«Экономика и управление на предприятиях туризма и гостиничного хозяйства»
учебно-методического объединения по образованию в области
производственного менеджмента Министерства образования РФ
Утверждено редакционно-издательским
советом Академии
МОСКВА 2002 Г.
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Аннотация
Методические указания включают теоретический материал, пошаговые
инструкции и задания для самостоятельной работы по теме «Табличный
процессор Excel». В пособии даны подробное описание и пояснения по
основным командам Excel, которые требуются для работы с электронными
таблицами. Материал пособия изложен в виде лабораторных работ,
предусмотренных рабочей программой специальности.
Задания по каждой работе подобраны с учетом специфики
образовательного стандарта специальности. Особое внимание уделено
построению табличных формул, построению диаграмм, работе с
электронными таблицами как с базами данных. Предполагается, что
студенты уже знакомы с элементами среды Windows: окнами диалога, меню
и имеют навыки работы с клавиатурой.
Методическое пособие можно использовать для дневной и заочной
форм обучения, а также для факультета переподготовки.
2
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Введение
В любой сфере деятельности существует множество задач, в которых
исходные данные и результаты должны быть представлены в табличной
форме. Электронная таблица — самая распространенная и мощная
информационная технология для профессиональной работы с данными. Для
управления электронной таблицей созданы специальные программные
продукты — табличные процессоры.
Идея создания электронной таблицы возникла у студента Гарвардского
университета (США) Дэна Бриклина в 1979 г. Выполняя скучные вычисления
экономического характера, он и его друг Боб Франкстон, который разбирался
в программировании, разработали первую программу управления
электронными таблицами для компьютеров Apple, названную ими VisiCalc.
В настоящее время среди табличных процессоров большим успехом
пользуются различные версии программы Excel фирмы Microsoft, Lotus 1-2-
3 фирмы IBM, Quattro Pro фирмы Borland International.
Сразу после своего появления в 1985 году Microsoft Excel получил
признание как наиболее мощный и популярный табличный процессор,
благодаря простому графическому интерфейсу при значительном
расширении функциональных возможностей и высоком качестве выходной
информации.
Методические указания рассматривают использование табличного
процессора Microsoft Excel 2000. Он входит в пакет прикладных программ
Microsoft Office 2000. Версия Excel 2000 отличается от предыдущих
специальными возможностями для повышения эффективности совместной
деятельности, связанные с использованием сети: можно быстро публиковать
в сети интерактивные электронные таблицы, диаграммы и сводные таблицы
в формате HTML-страниц и отправлять документы по электронной почте, не
покидая Excel.
3
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Лабораторная работа № 1. Знакомство с Excel
Интерфейс табличного процессора
На экран выводится строка заголовка, строка меню, панели
инструментов, строка формул, строка состояния и рабочая область —
пространство электронной таблицы, состоящее из ячеек, названий столбцов и
строк (Рис. 1).
Рис. 1
Электронная таблица — компьютерный эквивалент обычной таблицы,
в ячейках которой записаны данные различных типов: тексты, числа, даты,
формулы.
Ячейка — область, определяемая пересечением столбца и строки
электронной таблицы. Она является минимальным элементом для хранения
данных. Столбцы озаглавлены прописными латинскими буквами от A до IV
(A, B, C, …, Z, AA, AB, …AZ, BA, …, BZ, …, IV), и их может быть до 256.
Строки последовательно нумеруются цифрами от 1 до 65 536.
4
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Адрес ячейки определяется названием (номером) столбца и номером
строки, например, адрес ячейки, находящейся на пересечении столбца G и
строки 3, будет выражаться ссылкой G3. Под ссылкой будем понимать
способ представления адреса ячейки.
Указатель мыши на экране при работе с электронной таблицей имеет
вид белого крестика. Если навести указатель мыши на какую-либо ячейку и
щелкнуть мышью, произойдет выделение ячейки широкой рамкой —
указателем текущей ячейки.
Текущей (активной) называется ячейка электронной таблицы,
выделенная в данный момент. Выбор текущей ячейки можно производить
как мышью, так и клавишами перемещения курсора. Адрес текущей ячейки
виден в поле имени строки формул.
Блок (диапазон) ячеек — группа смежных ячеек в прямоугольной
области. В качестве блока ячеек может рассматриваться строка или часть
строки, столбец или часть столбца, а также прямоугольник, состоящий из
нескольких строк и столбцов или их частей.
Блок ячеек имеет свой уникальный адрес. Адрес блока задается
указанием ссылок первой и последней его ячеек, между которыми ставится
двоеточие, например: A10:D12; C1:C5; B2:H2.
Документ Excel имеет расширение .xls и называется рабочей книгой.
Рабочая книга состоит из набора рабочих листов, каждый лист представляет
собой электронную таблицу. В окне документа отображается только текущий
рабочий лист, с которым ведется работа. Каждый рабочий лист имеет
название, которое отображается на ярлычке листа.
Выделение элементов таблицы
Для выделения с помощью мыши:
• столбца — щелкнуть мышью на букве – имени столбца;
• нескольких столбцов — не отпуская кнопку после щелчка, протянуть
мышь;
5
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
• строки — щелкнуть мышью на числе – имени строки;
• несколько строк — не отпуская кнопку после щелчка, протянуть мышь;
• блока — щелкнуть мышью на начальной ячейке блока и, не отпуская
кнопку, протянуть мышь на последнюю ячейку;
• рабочего листа — щелкнуть мышью на пересечении имен столбцов и
строк (левый верхний угол таблицы).
Для выделения блока с помощью клавиатуры необходимо, удерживая
клавишу Shift, перемещать курсор соответствующими клавишами, или,
нажав клавишу F8, войти в режим выделения и произвести выделение
соответствующими клавишами. Esc — выход из режима выделения.
Для выделения нескольких несмежных блоков необходимо производить
выделение при нажатой клавише Ctrl.
Содержимое ячеек
С точки зрения программы Excel, ячейка может содержать три вида
данных:
• Текстовые данные — строка символов произвольной длины.
• Числовые данные — отдельное число, введенное в ячейку. Как числа
рассматриваются данные, определяющие даты, время или денежные
суммы.
• Формулы — содержимое ячейки рассматривается как формула, если оно
начинается со знака равенства «=». Если ячейка содержит формулу,
значит, эта ячейка вычисляемая, то есть значение ячейки зависит от
значений других ячеек. Формулы в ячейках таблицы не отображаются.
Вместо формулы воспроизводится результат, полученный при ее
вычислении. Формулу можно видеть и редактировать в строке формул.
Данные всегда вносятся в текущую ячейку. Закончить ввод можно
нажатием клавиши Enter. Если нужно отредактировать уже введенные в
6
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
ячейку данные, нужно войти в режим редактирования ячейки. Это можно
сделать несколькими способами:
• щелкнуть два раза мышью на нужной ячейке;
• сделать ячейку текущей и нажать клавишу F2;
• сделать ячейку текущей и внести изменения в строке формул.
Отличительной чертой режима редактирования является наличие
текстового курсора в редактируемой ячейке. Завершается редактирование
нажатием клавиши Enter.
По окончании ввода программа Excel автоматически выравнивает
текстовые данные по левому краю, а числовые — по правому.
Действия по перемещению, копированию, очистке, удалению
выделенного блока можно производить несколькими способами (так же, как
с выбранным фрагментом текста в текстовом редакторе Word):
• через меню Правка командами Вырезать, Копировать, Вставить,
Заполнить, Очистить, Удалить;
• с помощью кнопок Вырезать, Копировать, Вставить панели
инструментов Стандартная;
• с помощью мыши;
• с помощью контекстно-зависимого меню.
Необходимо отметить, что нажатие клавиши Delete приводит не к
удалению диапазона ячеек, а к его очистке, т.е. к удалению содержимого
выбранных ячеек (аналогично команде Очистить меню Правка). Для того,
чтобы реально удалить ячейки выбранного диапазона (что сопровождается
изменением структуры таблицы), надо выполнить команду Удалить меню
Правка. При этом открывается диалоговое окно Удаление ячеек, в котором
можно выбрать направление смещения ячеек, занимающих
освобождающееся место (Рис. 2).
7
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Рис. 2
Автоматизация ввода данных
В Excel существует интересная функция автозаполнения, которая
позволяет быстро вводить различные типовые последовательности
(арифметическую и геометрическую прогрессии, даты, дни недели, названия
месяцев, годы, и т.д.). Excel позволяет вводить также некоторые нетиповые
последовательности, если удается выделить какую-либо закономерность.
Для автоматизации заполнения надо:
• сделать текущей первую ячейку избранного диапазона и заполнить ее;
• установить указатель мыши на правый нижний угол рамки текущей
ячейки; указатель мыши примет форму черного крестика – это маркер
заполнения;
• протянуть маркер заполнения на несколько последовательных ячеек.
Протягивание маркера заполнения позволяет «размножить»
содержимое текущей ячейки на несколько ячеек в столбце или строке.
Автоматически программа Excel способна продолжать последовательности
дней недели, названий месяцев, полных дат. В общем случае произойдет
копирование содержимого ячеек. Однако если выполнять протягивание
правой кнопкой мыши, то по завершении протягивания откроется
контекстное меню, из которого, помимо команды копирования ячеек, можно
выбрать нужные команды заполнения. При протягивании вправо или вниз
числовое значение в последующих ячейках увеличивается, при протягивании
влево или вверх — уменьшается.
8
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
Если требуется более сложный закон изменения последовательности,
можно ввести данные в две первые ячейки диапазона, выделить их обе, и
протягивать маркер заполнения выделенного диапазона.
Операцию заполнения можно выполнить командой Заполнить меню
Правка. Откроется подменю, из которого следует выбрать команду
Прогрессия. Для простоты использования этой команды можно заранее
выделить диапазон ячеек, который надо заполнить данными.
В диалоговом окне Прогрессия можно указать как направление
заполнения, так и параметры прогрессии (Рис. 3).
Рис. 3
Переключателями в группе Расположение определяют направление
заполнения, а в группе Тип задают тип прогрессии. Группа Единицы
позволяет задать дополнительные условия, если ячейки содержат даты. В
нижней части диалогового окна задают шаг прогрессии и значение, по
достижении которого заполнение прекращается. После щелчка на кнопке OK
данные заносятся в таблицу в соответствии с заданными параметрами.
Форматирование ячеек рабочего листа
Изменение внешнего вида таблицы без изменения ее содержимого
называется форматированием. В Excel имеются богатые возможности
форматирования, благодаря которым таблица принимает удобный для
восприятия вид. Форматирование включает в себя такие операции, как
изменение ширины строк и высоты столбцов таблицы, выбор типа шрифта,
9
Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»
его размера и начертания, выравнивание содержимого ячеек, выбор
представления чисел, обрамление ячеек и выделение их цветом.
Команды форматирования собраны в меню Формат (Рис. 4). Их можно
применять не только к отдельным ячейкам, но и к предварительно
выделенным блокам.
Быстро оформить таблицу можно, используя команду Автоформат.
Далее из списка предложенных форматов нужно выбрать понравившийся.
Рис. 4
Для того, чтобы избавиться от примененного к таблице формата,
нужно использовать команду Очистить → Форматы меню Правка. При
удалении содержимого ячейки или блока нажатием на клавишу Del,
примененный формат сохраняется. Полная очистка и содержимого, и
форматов осуществляется командой Очистить → Все меню Правка.
Наиболее часто для форматирования ячеек используется команда
Ячейки меню Формат (комбинация клавиш Ctrl+1) (Рис. 5).
Диалоговое окно Формат ячеек имеет шесть вкладок (Рис. 6).
Вкладка Число предлагает 12 категорий форматов. Если формат
ячейки не был изменен явно, то Excel отобразит любое введенное текстовое
или числовое значение в формате Общий. Этот формат отображает точно то,
что было введено в ячейку.
Категория Числовой имеет параметры, позволяющие выводить
числовые значения в виде целых чисел или чисел с фиксированной запятой, а
также выделять отрицательные значения с помощью цвета.
10
