Enterprise Search in österreichischen Großunternehmen

361 Pages·2011·7.52 MB·German

by  Bertram, Jutta

Humboldt-Universität zu Berlin
Philosophische Fakultät I
Dekan: Prof. Michael Seadle, PhD
Institut für Bibliotheks- und Informationswissenschaft
Dissertation
Informationen verzweifelt gesucht –
Enterprise Search
in österreichischen Großunternehmen

zur Erlangung des akademischen Grades
Doctor philosophiae (Dr. phil.)

Jutta Bertram

Erstgutachter: Prof. Dr. Konrad Umlauf
Zweitgutachter: Prof. Dr. Christian Schlögl

Datum der Einreichung: 27.04.2011
Datum der Disputation: 30.06.2011

Für Doris, Fritz und Michi,
mit denen zusammenzuarbeiten
mir eine große Freude war.

Dank
Die Arbeit ist aus einem Forschungsprojekt erwachsen, für dessen Akquisition ich Doris
Riedl danke – ohne sie wäre ich nicht auf das Thema gekommen. Kurt Burger gebührt
mein Dank für den Projektauftrag. Finanziert wurde das Projekt partiell durch ein För-
derprogramm der österreichischen Forschungsfördergemeinschaft, der an dieser Stelle
für die Unterstützung gedankt sein soll. Das Forschungsprojekt war in Teilen zugleich
als Ausbildungsprojekt konzipiert, an dem ein siebenköpfiges studentisches Team be-
stehend aus Florian Hümmer, Verena Mader, Armin Moayad, Helmut Riemer, Thomas
Salomon, Andrea Sieber und Tina Somogyi beteiligt war. Ihnen sei für die fleißigen
Adressrecherchen und die Unterstützung bei der Implementierung des Onlinefragebo-
gens gedankt, Florian Hümmer zudem für sein großes Engagement als studentischer
Projektleiter. Michael Zeiller hat mit wertvollen Anregungen zur inhaltlichen Gestal-
tung des Fragebogens und seiner Usability beigetragen. Lars Kaczmirek von der GESIS
gab mir hilfreiche Tipps für die Organisation der Onlinebefragung und die Fragebogen-
gestaltung. Fritz Betz danke ich für universalen Rat bei Methodenfragen, das Gegen-
lesen weiter Teile der Arbeit und sein hilfreiches Feedback. Allen Pretestern bin ich für
ihre Mitwirkung an der Optimierung des Fragebogens zu Dank verpflichtet. Und natür-
lich sollen hier auch die 104 Personen gewürdigt sein, die den Fragebogen vollständig
ausfüllten und mir damit zu einer aussagekräftigen Datenbasis verhalfen. Eine beson-
dere Freude waren für mich die Gespräche mit den zwölf Interviewpartnern, denen ich
für ihr Entgegenkommen, ihre Auskunftsbereitschaft und ihre Kooperation danke. Doris
Hinsberger transkribierte die Gespräche, Heiko Quast leistete Unterstützung in statisti-
schen Fragen, Ingrid Furchner und Thorsten Lampe lasen Korrektur. Meinen beiden
Gutachtern Christian Schlögl und Konrad Umlauf danke ich für wertvolles Feedback
und die angenehme Betreuungszusammenarbeit. Ferner gilt mein Dank Andreas Hep-
perger, Klaus Remme, Ulrike Siegmund, Markus Steinbach und Christina Thomas. Ab-
schließend seien hier auch noch Max und Moritz gewürdigt, meine vierbeinigen Gefähr-
ten, die an dem Schreibprozess nach Katzenart Anteil nahmen und mich von Zeit zu
Zeit auf höchst unterhaltsame Weise von der Arbeit abhielten.

Abstract (deutsch)
Die Arbeit geht dem Status quo der unternehmensweiten Suche in österreichischen
Großunternehmen nach und beleuchtet Faktoren, die darauf Einfluss haben. Aus der
Analyse des Ist-Zustands wird der Bedarf an Enterprise-Search-Software abgeleitet und
es werden Rahmenbedingungen für deren erfolgreiche Einführung skizziert. Die Unter-
suchung stützt sich auf eine im Jahr 2009 durchgeführte Onlinebefragung von 469 ös-
terreichischen Großunternehmen (Rücklauf 22 %) und daran anschließende Leitfaden-
interviews mit zwölf Teilnehmern der Onlinebefragung.
Der theoretische Teil verortet die Arbeit im Kontext des Informations- und Wissens-
managements. Der Fokus liegt auf dem Ansatz der Enterprise Search, ihrer Abgrenzung
gegenüber der Suche im Internet und ihrem Leistungsspektrum. Im empirischen Teil
wird zunächst aufgezeigt, wie die Unternehmen ihre Informationen organisieren und
welche Probleme dabei auftreten. Es folgt eine Analyse des Status quo der Informati-
onssuche im Unternehmen. Abschließend werden Bekanntheit und Einsatz von Enterp-
rise-Search-Software in der Zielgruppe untersucht sowie für die Einführung dieser
Software nötige Rahmenbedingungen benannt.
Defizite machen die Befragten insbesondere im Hinblick auf die übergreifende Suche
im Unternehmen und die Suche nach Kompetenzträgern aus. Hier werden Lücken im
Wissensmanagement offenbar. 29 % der Respondenten der Onlinebefragung geben zu-
dem an, dass es in ihren Unternehmen gelegentlich bis häufig zu Fehlentscheidungen
infolge defizitärer Informationslagen kommt. Enterprise-Search-Software kommt in
17 % der Unternehmen, die sich an der Onlinebefragung beteiligten, zum Einsatz. Die
durch Enterprise-Search-Software bewirkten Veränderungen werden grundsätzlich posi-
tiv beurteilt. Alles in allem zeigen die Ergebnisse, dass Enterprise-Search-Strategien nur
Erfolg haben können, wenn man sie in umfassende Maßnahmen des Informations- und
Wissensmanagements einbettet.

Schlagwörter: Enterprise Search, Unternehmensweite Suche, Österreich, Informati-
onsmanagement, Wissensmanagement, Information Retrieval, Empirische Forschung,
Großunternehmen

Abstract (englisch)
The dissertation pursues the status quo of enterprise search within large companies in
Austria and examines which aspects take influence on it. From the analysis of the cur-
rent state the demand for enterprise search software is derived and the conditions of how
it can be implemented successfully are outlined. The study is based on an online survey
in 2009 among 469 large companies in Austria (response rate of 22 %), which was
complemented by semi-structured interviews with twelve participants of the online sur-
vey.
The theoretical part puts the examination in the field of information and knowledge
management. It focuses on the strategy of enterprise search, its differences compared
with web search, and its technical features. The empirical part investigates how compa-
nies organize information and which problems might arise as a result. This is followed
by an analysis of the state of information retrieval within the company. Finally, the de-
gree of awareness and use of enterprise search software and the basic conditions for its
installation are explored.
Above all, the respondents and interviewees identify deficits concerning metasearch
features as well as the search for experts within the company. This in turn reveals gaps
in knowledge management efforts. Moreover, 29 % of the online survey‟s respondents
indicate that their company either sometimes or often take wrong decisions because of
insufficient information. 17 % of the responding companies take advantage of enterprise
search software. In principle, the changes due to enterprise search software are seen
positively. In summary, the results show that enterprise search risks to fail as a success-
ful strategy unless it is embedded in comprehensive information and knowledge man-
agement activities.

Headings: Enterprise Search, Austria, Information Management, Knowledge Ma-
nagement, Information Retrieval, Empirical Research, Large Companies, Searching,
Business Information