Effizient arbeiten: Zeitmanagement für die Sekretärin

235 Pages·1993·5.87 MB·German

by  Margit Gätjens-Reuter (auth.)

Margit Gatjens-Reuter
Effizient arbeiten
- - - - - Margit Gatjens-Reuter
Effizient arbeiten
Zeitmanagement
fOr die
Sekretarin
GABLER
SlEKRETAJRl[AT
Die Deutsche Bibliothek - CIP-Einheitsaufnahme
Giitjens-Reuter, Margit:
Effizient arbeiten : Zeitrnanagement fur die Sekretlirin /
Matgit Gatjens-Reuter. - Wiesbaden: Gabler, 1993
Der Gabler Verlag ist ein Unternehmen der Verlagsgruppe Bertelsmann International.
© Betriebswirtschaftlicher Verlag Dr. Th. Gabler GmbH, Wiesbaden 1993
Softcover reprint of the hardcover 1s t edition 1993
Lektorat: Manuela Eckstein
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Umschlaggestaltung: Schrimpfund Partner, Wiesbaden
Satz: Satzstudio RESchulz, Dreieich-Buchschlag
ISBN-13: 978-3-322-84732-4 e-ISBN-13: 978-3-322-84731-7
DOl: 10.1007/978-3-322-84731-7
- - - - - - - Vorwort
Liebe Leserin, lieber Leser,
wenn Sie dieses Buch gelesen haben, werden Sie eines sieher
nieht haben: mehr Zeit. Kein Buch der Welt, kein noch so guter
Ratschlag wird Ihnen helfen, Ihr Zeitkonto zu vermehren. 1m
Gegenteil, wahrend Sie dieses Buch lesen, wird Ihre Zeit verge
hen - Ihr Zeitkonto schrumpft, so wie meines, als ieh dieses Buch
schrieb.
Von unserem Zeitkonto konnen wir also immer nur abbuchen. Die
Frage "Wie kann ieh Zeit gewinnen?" ist daher falsch gestellt.
Wir miissen vielmehr fragen: "Wieviel meiner Zeit will ieh wofiir
verwenden?"
So einfach diese Frage klingt, so schwierig ist ihre Beantwortung.
Die Beantwortung hangt mit Verantwortung zusammen. Erst die
Einsieht, daB wir flir die Entscheidung, was wir mit unserer Zeit
anfangen, selbst verantwortlich sind, gibt uns auch die notwen
dige Entscheidungsfreiheit.
1ch habe in den letzten Jahren viele Menschen kennengelernt, die
immer "zu wenig Zeit" haben. Besonders viele Sekretarinnen
gehOrten dazu - bei der Doppelbelastung durch Ehe, Kinder,
Haushalt einerseits und Bernf andererseits nieht weiter verwun
derlich.
In einem meiner letzten Seminare hatte ieh ein Gesprach mit einer
alleinerziehenden Mutter, die Sekretiirin war. Ihr groBter Wunsch
ware es, sagte sie, endlich mal etwas mehr Zeit flir sieh selbst zu
haben. Am Abend - in lustiger Runde - fand ein lebhaftes Ge
sprach daruber statt, ob man Geschirrtiicher, Bettwasche und
iihnliehes eigentlich biigeln sollte oder nicht. Meine Gesprachs-
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partnerin gehOrte zu den Befiirworterinnen. Sie war von klein auf
gewohnt, daB alles im Haushalt perfekt zu sein hatte - auch die
gebiigelten und akkurat gefalteten Geschirrtiicher ...
Sehen Sie, darum geht es: investiere ich eine Stunde in das
Biigeln von Geschirrtiichem, oder hore ich eine Stunde lang
entspannt meine Lieblingsmusik? Oder lese ich das Buch, das
mich interessiert, oder rede ich mit meinem Kind - und akzeptiere
damit gleichzeitig ungebiigelte Geschirrtiicher?
Seine Zeit in den Griff zu bekommen, hellit, sich selbst in den
Griff zu bekommen. Dabei helfen uns zunachst weder Zeitplan
biicher noch andere Hilfsmittel aus dem "Zeitmanagement". Was
wir brauchen, ist Mut, uns fiir unser Leben den Sinn zu suchen,
fiir den sich der ganze Aufwand dann auch lohnt - erst danach
konnen wir Methoden, Techniken und Hilfsmittel effizient ein
setzen.
Wer Entscheidungen trifft, kann auch FeWer machen. Dieses
Risiko laBt sich nicht vollstandig ausschalten. Aber es laBt sich
minimieren. Wie - das erfahren Sie zum Beispiel in diesem
Buch.
Geschrieben habe ich es aus den Erfahrungen heraus, die ich
bisher als Trainerin zum Thema "Effizienz und Selbstmanage
ment" sammeln konnte. Viele Teilnehmerinnen und Teilnehmer
haben dazu beigetragen - dafiir mochte ich an dieser Stelle einmal
danke sagen. Gelemt habe ich, daB zuerst der Mut zu sich selbst,
seinen eigenen Zielen und Wegen kommt - und dann die Rat
schIage zur Umsetzung.
Wenn Sie dieses Buch in diesem Sinne mutiger macht, hat es
seinen Sinn erfiillt - und meine und Ihre Zeitinvestition hat sich
gelohnt!
6
-------Inhalt
1. Effizienz-
was ist das Oberhaupt? ...............
9
1.1 Sie wollen effizienter arbeiten? ................ 9
1.2 Keine Effizienz ohne Ziele . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 13
1.3 Entscheidend sind die richtigen Ziele ......... " 17
1.4 Geftihle sind Wegweiser zur Effizienz .......... 29
1.5 Zusammenfassung ......................... 40
2. Effizienz steigern durch Planung ...
42
2.1 SpontaneWit und Planung ........... . . . . . . . . . 42
2.2 Schwarz auf weill ist effizienter ............... 46
3. Probleme 16sen mit System ........
50
4. Die gute Seite des Mangels .........
55
4.1 Ohne Probleme kein Fortschritt ............... 55
4.2 Nur keine Panik! ........................... 57
5. Effizienter werden durch syste
matisches Selbstmanagement .....
62
5.1 Probleme erkennen ......................... 62
5.2 Probleme analysieren ....................... 69
5.3 Ziele formulieren .......................... 82
7
5.4 Aufgaben und Aktivitaten planen .............. 95
5.5 Tips fUr Durchflihrung und Kontrolle ......... 116
6. Macht StreB effizienter? ............
125
7. Effiziente Arbeitstechniken .........
137
7.1 Rezepte, Medikamente, Nebenwirkungen ...... 137
7.2 Anregungen flir effizienteres Arbeiten ......... 142
Ablage ................................. 142
Besprechungen ........................... 152
Checklisten .............................. 156
Delegation .............................. 159
Ergonomie .............................. 166
Fitness . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 170
Gedachtnis .............................. 176
Informationsflut .......................... 181
Karriere . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 186
Lesen .................................. 191
Problemlosungstechniken . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 193
Qualitatsmanagement ...................... 203
Termin-Management ...................... 208
Verschieberitis ........................... 209
8. Nein sagen und andere effiziente
Kommunkationstechniken .........
214
9. Das Kapitel fOr
Ihre Chefin / Ihren Chef .............
233
8
1
Effizienz -
was ist das uberhaupt?
------------1.1
Sie wollen effizienter arbeiten?
Warum haben Sie sich dieses Buch vorgenommen? Haben Sie das
Geflihl, nicht effizient genug zu sein? Oder suchen Sie Rezepte,
urn erfolgreicher zu werden? Vielleicht machten Sie auch einfach
nur wissen, ob Sie Ihre Effizienz noch steigern kannen.
Aber was verstehen Sie tiberhaupt unter Effizienz - und was
erwarten Sie von einem solchen Buch? Geht es Ihnen darum,
mehr zu leisten? Oder wachsen Ihnen Ihre Aufgaben tiber den
Kopf? Suchen Sie neue Perspektiven flir Ihre Arbeit? Hoffen Sie,
sich durch effizienteres Arbeiten dafiir die notwendigen Freirau
me schaffe n zu kannen?
GehOren einige der folgenden StoBseufzer vielleicht auch zu
Ihrem Repertoire?
- "Ich fange tausend Dinge gleichzeitig an und verzettele mich
demzufolge - nichts wird so richtig fertig."
- "Vorausplanen kann ich in meinem Job tiberhaupt nicht - ich
weill ja nie, was auf mich zukommt."
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- "Oft stehe ich den ganzen Tag unter Dampf, bin abends vollig
erledigt und frage mich, was ich nun eigentlich geschafft
habe."
- "Jedes Mal, wenn mein Chef etwas aus der Ablage verlangt,
bekomme ich einen AdrenaIinstoB - ich finde namlich selten
etwas auf Anhieb."
- "Mein Chef arbeitet immer auf den letzten Drucker und ich
muB dann Feuerwehrfrau spielen - egal, ob es schon Feier
abend ist oder sogar Wochenende."
- "Konzentriertes Arbeiten an einer Sache ist in meinem Job
unmoglich - dauernd werde ich unterbrochen - das Telefon
klingelt, der Chef will etwas, die Kollegen storen mich."
- ,,Neulich hat mich mein Chef einem Besucher als ,sein Vor
zimmer' vorgestellt - in diesem Job komme ich mir manchmal
vor wie ein Mensch zweiter Klasse."
- "Ich fUhle mich wie der Abteilungs-Flummi (kleiner, schneller
Gummiball) - die anderen schlagen drauf und ich hopse."
- "Mein Chef ist nun mal ein Chaot - wie solI ich da Ordnung
haIten?"
- "Mein steigendes Arbeitspensum versuche ich durch noch
schnelleres Arbeiten zu schaffe n - oft mache ich sogar zwei
Dinge gleichzeitig. Aber das ist ja nicht beliebig zu steigern,
ich bin auch nur ein Mensch."
"Ich bin fUr die gesamte Abteilung zustandig - jeder will alles
sofort, und wenn das nicht klappt, sind aile beleidigt."
Das ist Originalton von Sekretarinnen auf die Frage nach Um
standen, die effIzientes Arbeiten verhindern. Ihre Klagemauer ist
voll von so1chen StoBseufzern. Vielleicht erkennen Sie sich wie
der - oder konnen sogar noch einiges hinzufUgen.
Aber schauen Sich sich die Zitate doch noch einmal an - fallt
Ihnen nichts daran auf? Richtig, den "schwarzen Peter" haben
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meist die anderen, namlich der Chef, die Kollegen, der Job als
solcher. Sie sind "schuld", daB Sekretarinnen nieht geplant, kon
zentriert und konsequent - eben effizient arbeiten konnen.
Gerade Sekretarinnen erleben die Anforderungen, die andere an
sie stellen, oft als "totale Abhangigkeit". Sie glauben, es sei nun
mal ihr Job, auf jeden Knopfdruck - besonders, wenn er yom
Chef kommt - alles liegen und stehen zu lassen und sofort zu
reagieren. Da diese "Knopfdriicke" jedoch oft voneinander un
abhangig sind und keine Zusammenhange erkennen lassen, ent
steht am Ende eines "knopfdruckreichen" Tages oft der Eindruck,
trotz volliger Erschopfung eigentlich nichts geleistet zu haben.
Durch Verbesserung der eigenen Fahigkeiten und Fertigkeiten -
etwa noch schneller zu schreiben oder zu stenografieren - oder
durch Anwendung von organisatorischen oder Zeitmanagement
Techniken versuchen sie, sich auf smndig wachsende Anforde
rungen immer besser einzustellen, urn diesen gewachsen zu
bleiben.
Wenn auch Sie so vorgehen, iibersehen Sie dabei einen wichtigen
Effekt: je besser Sie werden, je organisierter Ihr gesamter Tages
ablauf ist, desto groBer werden meist auch die an Sie gestellten
Anforderungen! Dieser Kreislauf erinnert mich immer an den
Wettbewerb zwischen dem Hasen und dem IgeL
Der Hase - zum Beispiel Sie als Sekretarin - kann sich noch so
anstrengen und auch tatsachlich immer schneller rennen - es hilft
ihm nichts. Der Igel ("die anderen") spielt namlich mit gezinkten
Karten, indem er an den einen Zielpunkt einfach seine Frau stellt,
die immer ruft: "Ich bin schon da, ich bin schon da ... "
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