Dokumentenorientierte Modellierung und Controlling von Geschäftsprozessen: Integriertes Workflow-Management in der Industrie

162 Pages·1997·4.786 MB·German

by  Heinz Raufer (auth.)

Heinz Raufer
Dokumentenorientierte Modellierung und Controlling von
Geschäftsprozessen
Heinz Raufer
Dokumenten -
orientierte
Modeliierung und
Controlling von
Geschäftsprozessen
Integriertes Workflow-Management in der
Industrie
~
Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH
Die Deutsche Bibliothek - ClP-Einheitsaufnahme
Raufer, Heinz:
Dokumentenorientierte Modellierung und Controlling von
Geschäftsprozessen: integriertes Workflow-Management in
der Industrie. -
Wiesbaden: Dt. Univ.-Verl., 1997
IDUV : Wirtschaftsinformatik)
Zug!.: Erlangen, Nürnberg, Univ., Diss. 1996
ISBN 978-3-8244-2082-7 ISBN 978-3-663-08430-3 (eBook)
DOI 10.1007/978-3-663-08430-3
n 2
© Springer Fachmedien Wiesbaden 1997
Ursprünglich erschienen bei Deutscher Universitäts Verlag GmbH, Wiesbaden 1997.
Lektorot: Monika Mülhausen
Das Werk einschließlich aller seiner Teile ist urheberrechtlich
geschützt. Jede Verwertung außerhalb der engen Grenzen des
Urheberechtsgesetzes ist ohne Zustimmung des Verlags unzu-
1.9ssi9 und strafbar. Das gilt insbsondere für Vervielfältigungen,
Ubersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und
Verarbeitung in elektronischen Systemen.
Gedruckt auf chlorarm gebleichtem und säurefreiem Papier
Vorwort
Die vorliegende Arbeit ist Ergebnis des vom Bereich Wirtschaftsinformatik I der Universität
Erlangen-Nürnberg durchgeführten und vom Bayerischen Forschungsverbund Systemtechnik
(BayFORSYS) sowie vom Verband der Bayerischen Metallindustrie (VBM) geförderten For
schungsprojektes Integration von Daten- und Dokumentenverarbeitung in der Kundenbetreuung
und Auftragsabwicklung. Für die großzügige Unterstützung sei dem BayFORSYS und dem VBM
an dieser Stelle besonders gedankt. Auch gilt mein Dank dem Projektpartner INA Wälzlager
Schaeffler KG und dessen Tochtergesellschaft COI GmbH, die es mir ermöglichten, zahlreiche
Erfahrungen aus der Praxis in meine Forschungsergebnisse einzubeziehen.
Besonderer Dank für die Betreuung der Arbeit gebührt Herrn Prof. Dr. Dr. h.c. mult. Peter
Mertens, von dem ich nicht nur fachlich sehr profitierte, sondern auch in puncto Arbeitseffizienz
und Ergebnispräsentation lernen konnte. Ebenso danke ich Herrn Prof. Dr. Hartrnut Wedekind,
der das Korreferat übernahm.
Daneben bin ich meinen Diplomandinnen, Diplomanden und studentischen Hilfskräften für ihre
engagierte Mitarbeit sowie meinen Kolleginnen und Kollegen für ihre Anregungen und kritischen
Anmerkungen zu Dank verpflichtet. Herausstellen möchte ich Frau Antje Rechlin, Herrn Jürgen
Grah, Herrn Andreas Hessenauer, Herrn Ewald Jezussek und Herrn Marco Meier, die in
besonderer Weise dazu beigetragen haben, den angestrebten Reifegrad der Prototypen zu errei
chen.
Neben der fachlichen Seite entscheidend für den erfolgreichen Abschluß einer solchen wissen
schaftlichen Arbeit ist das persönliche Umfeld. An dieser Stelle möchte ich meine Frau Claudia
Raufer sowie meine Eltern Hannelore und Heinz Raufer hevorheben, die mich enorm unterstütz
ten und denen dieses Buch gewidmet ist.
Heinz Raufer
Inhaltsverzeichnis
1 Einleitung ...................................................................................................................................... 1
I. 1 Problemstellung ...................................................................................................................... I
1.2 Zielsetzung ............................................................................................................................ 2
1.3 Aufbau der Arbeit .................................................................................................................. 3
2 Rahmenbedingungen ................................................................................................................... 5
2.1 Technologie des Dokumenten-und Workflow-Managements .............................................. 5
2.1. 1 Dokumenten-Management-Systeme ............................................................................ 5
2.1.2 Workflow-Management-Systeme ................................................................................ 6
2.1.2.1 Charakterisierung ............................................................................................ 6
2.1.2.2 Einordnung ...................................................................................................... 6
2.1.2.3 Phasenmodell .................................................................................................. 8
2.1.2.4 Funktionsweise ............................................................................................. 10
2.1.2.4.1 Integration der Aufbauorganisation ............................................... 12
2.1.2.4.2 Integration von Anwendungssystemen .......................................... 12
2.1.2.5 Standardisierung ........................................................................................... 13
2.1.3 Zusammenspiel der IV-Komponenten ....................................................................... 13
2.2 Einsatzbereiche in der Industrie ........................................................................................... 15
2.2.1 Kerngeschäftsprozesse ............................................................................................... 15
2.2.1.1 Überblick ...................................................................................................... 15
2.2.1.2 Abgrenzung ................................................................................................... 15
2.2.1.3 Beurteilung .................................................................................................... 18
2.2.2 Ist-Situation eines Maschinenbauunternehmens ....................................................... 19
2.2.2.1 Unternehmensbeschreibung .......................................................................... 19
2.2.2.2 Angebotsprozeß ........................... '" .............................................................. 19
2.2.2.2.1 Ablauf ............................................................................................ 19
2.2.2.2.2 Schwachstellen .............................................................................. 22
2.3 Zusammenfassende Bewertung ............................................................................................ 23
3 Analyse und Modellierung von Geschäftsprozessen ............................................................... 25
3.1 Überblick ............................................................................................................................ 25
3.2 Anforderungsanalyse ............................................................................................................ 25
3.2.1 Überblick ................................................................................................................... 25
3.2.2 Klassifikationsmerkmale ........................................................................................... 26
3.2.2.1 Leistungsprofil .............................................................................................. 26
3.2.2.2 Funktionsumfang .......................................................................................... 28
VIII Inhaltsverzeichnis
3.2.2.3 Modell ........................................................................................................... 29
3.2.2.4 Ergonomie ..................................................................................................... 31
3.2.2.5 Klassifikationsschema .................................................................................. 32
3.2.3 Stand der Technik ...................................................................................................... 33
3.2.3.1 Überblick ...................................................................................................... 33
3.2.3.2 Werkzeuge zur Tätigkeitsanalyse ................................................................. 33
3.2.3.2.1 Ein nutzwertorientiertes Werkzeug ............................................... 33
3.23.2.20DAN ............................................................................................ N
3.2.3.3 Werkzeuge zur Kommunikationsanalyse ...................................................... 34
3.2.3.3.1 PLAKOM ...................................................................................... 34
3.2.3.3.2 Office Commander ........................................................................ 35
3.2.3.4 Werkzeuge zur Prozeßanalyse ...................................................................... 35
3.2.3.4.1 Workflow-Analyzer ....................................................................... 36
3.2.3.4.2 PACE ............................................................................................. 36
3.2.3.4.3 ARIS .............................................................................................. 37
3.2.3.4.4 BONAPART .................................................................................. 38
3.2.3.4.5 MOSAIK ........................................................................................ 39
3.2.3.4.6 WISDOM ....................................................................................... 40
3.2.3.4.7 CORMAN ...................................................................................... 40
3.2.3.5 Beurteilung .................................................................................................... 41
3.3 Konzeption von ODAN ........................................................................................................ 43
3.3.1 ModelIierung .............................................................................................................. 43
3.3.1.1 Überblick ...................................................................................................... 43
3.3.1.2 Informationsorientierte Geschäftsprozeßsichten ......................................... .44
3.3.1.2.1 Informationsobjekte ....................................................................... 45
3.3.1.2.2 Informationsobjektstruktur ........................................................... .45
3.3.1.2.3 Funktionaler Informationsfluß ...................................................... .46
3.3.1.2.4 Prozessualer Informationsfluß ....................................................... 46
3.3.!.3 Worktlow-relevante ModelIierung .............................................................. .46
3.3.1.4 Referenzmodell ............................................................................................. 47
3.3.2 ModelIierungsverfahren ............................................................................................. 48
3.3.2.1 Überblick ..................................................................................................... .48
3.3.2.2 Informations-und Informationstlußmodeliierung ....................................... .49
3.3.2.3 Prozeßmodellierung ...................................................................................... 50
3.3.2.4 Komplexitätsuntersuchungen ........................................................................ 51
3.3.3 Ablaufkonzept ............................................................................................................ 53
3.3.3.1 Überblick ...................................................................................................... 53
Inhaltsverzeichnis IX
3.3.3.2 Ist-Aufnahme ................................................................................................ 54
3.3.3.3 Soll-Konzeption ............................................................................................ 54
3.3.3.4 Auswertungen ............................................................................................... 54
3.3.3.5 Workflow-Generierung ................................................................................. 55
3.3.4 Wirtschaftlichkeitsanalyse ......................................................................................... 56
3.3.4.1 Überblick ...................................................................................................... 56
3.3.4.2 Kennzahlensystem ........................................................................................ 57
3.3.4.2.1 Leistungsorientierte Kennzahlen ................................................... 57
3.3.4.2.2 Kostenorientierte Kennzahlen ....................................................... 58
3.4 Realisierung von ODAN ...................................................................................................... 61
3.4.1 Überblick ................................................................................................................... 61
3.4.2 ModelIierung .............................................................................................................. 61
3.4.3 Auswertung ................................................................................................................ 63
3.4.3.1 Überblick ...................................................................................................... 63
3.4.3.2 Daten-/Dokumentenmodell ........................................................................... 64
3.4.3.3 Informationsobjektstruktur ........................................................................... 66
3.4.3.4 Aktivitätenliste .............................................................................................. 66
3.4.3.5 Funktionenmatrix .......................................................................................... 67
3.4.3.6 Kennzahlensystem ........................................................................................ 68
3.4.3.7 Diagnosekomponente .................................................................................... 70
3.5 Zusammenfassende Bewertung ............................................................................................ 71
4 Controlling von Geschäftsprozessen mit Hilfe des Workflow-Managements ...................... 73
4.1 Überblick ............................................................................................................................ 73
4.2 Anforderungsanalyse ............................................................................................................ 74
4.2.1 Stand der Technik ...................................................................................................... 74
4.2.1.1 Konventionelle Systeme ............................................................................... 74
4.2.1.2 Wissensbasierte Systeme .............................................................................. 74
4.2.1.3 W orkflow-Management-Systeme ................................................................. 75
4.2.1.3.1 Business Workflow (SAP) ............................................................. 76
4.2.1.3.2 FlowMark (IBM) ........................................................................... 77
4.2.1.3.3 LEU (LION) .................................................................................. 77
4.2.1.3.4 ProMInanD (IABG) ....................................................................... 78
4.2.1.3.5 VisualWorkFlo (FILENET) ........................................................... 78
4.2.1.4 Beurteilung .................................................................................................... 79
4.2.2 Ausgangssituation beim Industriepartner .................................................................. 80
4.2.3 Rechtliche Rahmenbedingungen ............................................................................... 81
4.3 Konzeption eines workflow-gestützten Angebotsprozeß-Controllings ............................... 82
x Inhaltsverzeichnis
4.3.1 Überblick ................................................................................................................... 82
4.3.2 Betriebswirtschaftliches Modell ................................................................................ 83
4.3.2.1 Zielsystem ..................................................................................................... 84
4.3.2.2 Informationskatcgorien ................................................................................. 85
4.3.2.2.1 Vorgangsfortschritt ........................................................................ 86
4.3.2.2.2 Kapazitätsauslastung ..................................................................... 86
4.3.2.2.3 Leistungen/Ergebnisse ................................................................... 87
4.3.2.2.4 Kosten ............................................................................................ 88
4.3.2.2.5 Qualität .......................................................................................... 88
4.3.2.3 Informationsverwendung .............................................................................. 89
4.3.2.3.1 Organisationsadaption ................................................................... 89
4.3.2.3.1.1 Hinweise auf den Anpassungsbedarf.. ......................... 90
4.3.2.3.1.2 Unterstützung von Anpassungsmaßnahmen ................ 91
4.3.2.3.2 Vorgangskoordination ................................................................... 91
4.3.2.3.3 Kostenermittlung ........................................................................... 93
4.3.2.3.3.1 Prozeßkostenrechnung ................................................. 93
4.3.2.3.3.2 Einzelkosten-und Deckungsbeitragsrechnung ............ 94
4.3.2.3.3.3 Grenzplankostenrechnung ........................................... 94
4.3.2.3.3.4 Target Costing .............................................................. 94
4.3.2.3.4 Kundenbeziehungsbeurteilung ...................................................... 95
4.3.3 Integration des Modells in ein Workflow-Management-System ............................... 95
4.3.3.1 Planung ......................................................................................................... 96
4.3.3 .1.1 Vorgangstypisierung ...................................................................... 96
4.3.3.1.2 Aktivitätenplanung ........................................................................ 98
4.3.3.1.3 Zeitplanung .................................................................................... 99
4.3.3.1.4 Kostenplanung ............................................................................. 100
4.3.3.1.5 Kapazitätsplanung ....................................................................... 101
4.3.3.1.6 Plananpassung ............................................................................. 102
4.3.3.1.7 Verfügbarkeitsprüfung/Vorgangsfreigabe ................................... 103
4.3.3.2 Steuerung .................................................................................................... 103
4.3.3.2.1 Feinsteuerung/Ablaufplanung ...................................................... 104
4.3.3.2.1.1 Zuordnung von Anwendungssystemen ...................... 104
4.3.3.2.1.2 Zuordnung von Bearbeitern ....................................... 104
4.3.3 .2.2 Vorgangsdatenerfassung .............................................................. 110
4.3.3.3 Kontrolle/Auswertung ................................................................................. 110
4.3.3.3.1 Vorgangsfortschrittskontrolle ...................................................... I11
4.3.3.3.2 Prozeßbezogene Managementinformation .................................. 112
Inhaltsverzeichnis XI
4.3.3.3.2.1 Datenbasis .................................................................. 113
4.3.3.3.2.2 Kennzahlen ................................................................ 114
4.3.3.3.3 Bezugsgrößen .............................................................................. 115
4.3.3.3.4 Informationspräsentation ............................................................. 116
4.4 Realisierung eines workflow-gestützten Angebotsprozeß-Controllings ............................ 117
4.4.1 Entwicklungsumgebung ........................................................................................... 118
4.4.2 Prozeßbeschreibung ................................................................................................. 118
4.4.3 Vorgangsabwicklung ............................................................................................... 120
4.4.3.1 Planung ....................................................................................................... 120
4.4.3.1.1 Vorgangstypisierung .................................................................... 120
4.4.3.1.2 Aktivitäten-, Zeit-und Kostenplanung ........................................ 123
4.4.3.1.3 Plan anpassung, Verfügbarkeitsprüfung und Vorgangs frei gabe .. 125
4.4.3.2 Steuerung .................................................................................................... 126
4.4.3.2.1 Feinsteuerung/Ablaufplanung ...................................................... 126
4.4.3.2.2 Vorgangsdatenerfassung .............................................................. 128
4.4.3.3 KontrolleiA uswertung ................................................................................. 129
4.5 Zusammenfassende Bewertung .......................................................................................... 133
5 Ausblick ..................................................................................................................................... 135
Literaturverzeichnis .................................................................................................................... 137