Datenbankanwendungen mit FileMaker Pro Version 2: Eine beispielorientierte Einführung Inklusive Version 2.1

312 Pages·1993·15.622 MB·German

by  Claus von Eitzen (auth.)

Claus von Eitzen
Datenbankanwendungen mit
FileMaker Pro
~Cbook------------------_
berausgegeben von Stefan Frevel
MACbook ist die neue Macintoshreihe
des Verlages Vieweg. Die Bucher haben
das Look-and-Feel des Macintosh: Statt
vieler grauer Seiten Produktinformation
machen sie anschaulich, worum es geht.
Mit Bildern, Icons, Dialogboxen. Mit Tex
ten, die sich an den wirklichen Bedurfnis
sen des Anwenders orientieren.
Bisher erschienen:
DasBuchzu
Word fur den Macintosh
von Martin Hirsch
Das Macintosh Powerbook-Buch
von Jorn-M. Muller-Neuhaus
Vieweg ________________________
~
Claus von Eitzen
Datenbank
anwendungen ,"it
FileMaker Pro
Version 2
fine beispie/orientierle
finfDhrung
Inklusive
Version 2.1
I I
Vlewag
Das in diesem Buch enthaltene Programm-Material ist mit keiner Verpflichtung oder Garantie
irgendeiner Art verbunden. Der Autor und der VerJag iibernehmen infolgedessen keine
Verantwortung und werden keine daraus folgende oder sdnstige Haftung iibernehmen, die auf
irgendeine Art aus der Benutzung dieses Programm-Materials oder Teilen davon entsteht.
1. AufJage 1993
Verbesserter Nachdruck 1994
Aile Rechte vorbehalten
© Friedr. Vieweg & Sohn VerJagsgesellschaft mbH, Braunschweig/Wiesbaden, 1993
Softcover reprint of the hardcover 1s t edition 1993
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besondere fUr Vervielfiiltigungen, Ubersetzungen, Mikroverfilmungen und
die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen.
Gedruckt auf siiurefreiem Papier
ISBN-13: 978-3-322-89824-1 e-ISBN-13: 978-3-322-89823-4
DOl: 10.1007/978-3-322-89823-4
v
Inhalt
Einleitung
Schlusselverzeichnis zur Arbeit mit FileMaker Pro................ ........... ........ .... ........ 5
1 Vom Aktenschrank zur Datenbank ...................................................................... 7
1.1 Was ist eine Datenbank? ................................. .... ....... .............. .......... ...... .... ....... 8
1.2 Die elektronische Datei .................. ............................. ............ .......... ............ ...... 10
1.3 Der Datensatz .............................. ............ .................................. ........ ............ ........ 11
1.4 Das Datenfeld ......... ...... .................... ....................... ........ ............ ................ .......... 13
1.4.1 Felder definieren ....................................................................................... 14
1.4.2 Formel-Editor ............................................................................................ 19
2 Die Arbeitsebenen in FileMaker Pro ................................................ ............ ........ 23
2.1 Der Blattern-Modus ............................................................................................. 29
2.1.1 An1egen neuer Datensatze ...................................................................... 31
2.1.2 Loschen von Datensatzen ....................................................................... 32
2.1.3 Verandern von Datensatzen ................................................................... 33
2.1.4 Sortieren von Datensatzen .................. ................................................... 34
2.1.5 AusschlieBen von Datensatzen ............................................................. 36
2.2 Der Suchen-Modus ............................................................................................. 38
2.3 Der Layout-Modus ............................................................................................... 40
2.3.1 Hilfsmittel im Layout ............................................................................. 43
2.3.2 Felder formatieren .................................................................................... 45
2.3.3 Daten formatieren ..................................................................................... 47
2.3.4 Werkzeuge fUr den Hintergrund ........................................................... 48
2.4 Die Seitenansicht .................................................................................................. 51
3 Adre6verwaltung - Korrespondenz per Datenbank ....................................... 53
3.1 Adressen fUr den tag lichen Gebrauch .............................................................. 54
3.2 Der gute Ton im Anschreiben ........................................................................... 61
3.3 Der personliche Briefkopf .................................................................................. 66
3.4 Wie kommt mein Text in den Brief? ............................................................... 70
3.5 Rechtschreibpriifung ............................................................................................ 75
3.6 Programmsteuernde Tasten ................................................................................ 79
3.7 Erweiterungen del' Adressendatei ..................................................................... 87
3.8 ScriptMaker™ in Aktion - elektronisches Briefarchiv .............................. 93
4 Vereinsdatenbank: Die Mitglieder-Datei ............................................................ 107
4.1 Die Mitglieder-Datei ............................................................................................ 109
4.1.1 Zahlen-und Datumsformate .................................................................. 113
4.1.2 Die Reihenfolge der Eingabe - T AB-Ordnung ................................ 116
4.1.3 Befehlstasten fur die Mitgliedereingabe ............................................. 117
4.1.4 Erstellung eines Briefformulars ............................................................ 119
a
4.2 Layouts la carte .................................................................................................. 123
4.2.1 Spendenbescheinigung ............................................................................ 125
4.2.2 Mitgliederliste ........................................................................................... 126
4.2.3 Versandetiketten ....................................................................................... 130
VI
4.2.4 Endlos-Etikettendruck mit Nadeldrucker .......................................... 132
4.2.5 Lastschriften-Layout fUr Nadeldrucker .............................................. 134
4.3 Datensatze importieren ........................................................................................ 138
4.4 Ein Layout zur Mentisteuerung ......................................................................... 142
5 Vereinsdatenbank: Zwei Dateien - eine Verwaltung ...................................... 151
5.1 Die Zahlungen-Datei .......................................................................................... 152
5.1.1 Das Journal der Zahlungsein-und -ausgange ................................... 155
5.1.2 Kontoausztige ............................................................................................ 159
5.1.3 Vermogensaufstellung ............................................................................ 167
5.1.4 Einnahmen und Ausgaben ..................................................................... 169
5.1.5 Beitragsabrechnung ................................................................................. 171
5.2 Zwei werden Eins ................................................................................................. 177
5.3 Mentis schaffen Oberblick .................................................................................. 181
6 Warenwirtschaft: Verbindungen und Verkniipfungen ................................. 187
6.1 Referenzen: Jederzeit aktuelle Bestande ......................................................... 196
6.2 Export von Datensatzen ..................................................................................... 202
6.2.1 Export in andere Anwendungsprogramme ........................................ 209
6.2.2 Apple-Events ............................................................................................. 217
6.3 Datensicherung ...................................................................................................... 221
6.4 Zahlungseingange kontrollieren ........................................................................ 225
6.5 Auftragsabwicklung und Lagerbestande ........................................................ 228
7 FileMaker als Steuerberater .................................................................................... 239
7.1 Der Einkommensteuertarif ................................................................................. 241
7.2 Die Einkommensteuertabellen .......................................................................... 248
7.3 Nachschlagen in Steuertabellen ........................................................................ 253
7.3.1 Nachschlagen in Alias-Dateien ............................................................. 257
8 Gemeinsam Dateien nutzen - FileMaker Pro im Netz .................................... 261
8.1 FileMaker im AppleTalk-Netzwerk ................................................................. 263
8.2 FileMaker fUr Windows im Novell-Netzwerk .............................................. 266
8.3 Plattformtibergreifender Dateiaustausch ......................................................... 268
8.4 Datenschutz und Zugriffsrechte ........................................................................ 273
Ausblick .................................................................................................................................... 280
Anhang
Installation und Geschichte .......................................................................................... 282
Online-Hilfe ..................................................................................................................... 284
Vermeidbare Fehler ..................................................................................................... 286
Die Mentis von FileMaker Pro .................................................................................. 289
Konvertieren von Dateien friiherer Versionen ....................................................... 293
Etikettenformate fUr Laserdrucker ............................................................................. 294
Dateiformate fur Import und Export ......................................................................... 296
Funktionen in FileMaker Pro ...................................................................................... 300
Sachwortverzeichnis ..................................................................................................... 301
Diskettenversand ............................................................................................................ 306
Uber dieses Buch
FileMaker Pro ist mit gutem Grund das Macintosh-Daten
banksystem mit der groSten Verbreitung. Es ist sehr leistungs
fahig, fibersiehtlich aufgebaut und einfach zu handhaben. Der
Benutzer muS sieh nieht mit dem Einstudieren von Datenbank
Basisfunktionen herumschlagen, er kann nach kurzer Lernzeit
zur Sache kommen und brauchbare Anwendungen selbst ent
werfen.
Dieses Buch halt sieh nicht darnit auf, zu erkHiren, was
jeder sowieso am Bildschirm sieht und versteht. Es zeigt - nach
einer kurzen Einfiihrung - wie unkompliziert mit FileMaker
Pro auch groSere Organisationsprobleme zu lOsen sind. Prakti
sche Beispiele demonstrieren, wie man auf dem schnellen und
riehtigen Weg zu professionellen Anwendungen kommt. Die
folgenden Anwendungen bilden den Schwerpunkt des Buches:
Adre6verwaltung
• Ill1t mtegrierter Korrespondenz und automatischer Archi
vierung von Briefen
Vereinsdatenbank
•
die Verwaltung eines Vereins mit seinen Mitgliedern und
Finanzen in zwei verbundenen Dateien
Warenwirtschaft
• eine Auftragsverwaltung mit integrierter Kunden- und Arti
kelverwaltung, Lagerverwaltung, Mahnwesen und ver
schiedenen Auswertungslisten fUr einen Auto- bzw. Fahr
radhandel
FileMaker als Steuerb e rater
•
ein Informationssystem fiber die individuelle Steuersitua
tion mit den Steuertabellen des aktuell geltenden Einkom
mensteuergesetzes als Basis
Samtliche im Buch behandelten Beispiele sind eine exem
plarische Auswahl der vielfaltigen Anwendungsmoglichkeiten
von FileMaker Pro. Alle Beispiele konnen Sie leieht an die ei
genen Erfordernisse anpassen. Die genannten Anwendungen
konnen Sie mit Hilfe des Buches selbst erstellen. Das Informa-
2 Einleitung
tionssystem zur Steuerersparnis im siebten Kapitel liiBt sich
einfacher verwenden, wenn Sie mit der fertigen Beispiel
Diskette arbeiten. Falls Sie die kompletten Beispiele auf Dis
kette haben mochten, so konnen Sie sie beim Autor erwerben.
Die Details fiber den Diskettenversand erfahren Sie im Anhang
des Buches.
Uber FileMaker Pro
Grundlage der Entwicklung dieses Buches ist die Version
2.x von FileMaker Pro fiir den Macintosh. Auf die neuen Fea
tures wird besonders hingewiesen. Ab FileMaker Pro 2.0 Uiuft
das Programm sowohl auf Macintosh als auch auf DOS-Rech
nern unter Windows. Die Dateien sind binarkompatibel, daher
konnen Sie FileMaker Pro-Dateien ohne Konvertierung auf
beiden Computer-Systemen verwenden. Mit der Version File
Maker Pro 2.1 kann auf dieser Plattform sowohl auf dem Ma
cintosh als auch auf WindowsPCs ab 80286er Prozessoren ge
arbeitet werden. Auch der Einsatz in gemischten Netzwerken
unter z.B. NovellNetware und AppleShare ist mithin moglich.
Das Programm nutzt die neuen Moglichkeiten von Apples
Betriebssystem 7.X bis hin zum Zugriff auf SQL-Datenbanken.
FileMaker Pro gehOrt zur Kategorie der Standard-Software.
Mit den Software-Werkzeugen (tools) wie Textverarbeitung,
Tabellenkalkulation und Dateiverwaltung sind jederzeit ohne
Erlernen einer Programmiersprache individuelle Aufgabenlo
sungen moglich. Dies gilt erst recht, wenn es sich dabei urn
Software-Tools handelt, die auf der Basis der Macintosh-Sy
stemsoftware aufbauen. Auch FileMaker Pro ist eine Daten
bank, die von Haus aus der intuitiven BenutzeroberfHiche des
Macintosh verhaftet ist.
Urn mit einem Datenbankprogramm zu arbeiten, ist die In
tuitiviHit des Macintoshs allein nicht ausreichend. Erforderlich
ist die Kenntnis des elementaren Aufbaus und der Wirkungs
weise einer Datenbank. Dann konnen Sie mit FileMaker Pro in
kUrzester Zeit hervorragende Ergebnisse erzielen. Wenn Sie
bereits mit anderen Datenbanken gearbeitet haben, interessie
ren Sie die Besonderheiten von FileMaker Pro. Lassen Sie sich
von den vielfaltigen Moglichkeiten des Programms bei der Er
stellung von Berichten und ablaufsteuernden Vorgaben mit
dem neuen Makro-Editor Script-Maker™ tiberraschen. Etablie
ren Sie seIber einen dynamischen Datenaustausch zwischen
Programmen tiber Apple-Events oder eine Auflagendatei.
Das vorliegende Buch legt anhand einer Reihe von Beispie
len die viemntigen M6glichkeiten von FileMaker Pro dar,
ermuntert zur Erstellung eigener Datenbanken und gibt Hin-
Uber FileMaker Pro 3
weise zur Verrneidung von Fehlem. Es ersetzt nicht das Hand
buch von FileMaker Pro, und es ist nieht entlang des Aufbaus
der Mentis und der Funktionen von FileMaker Pro geschrieben.
1m Schltisselverzeiehnis finden Sie eine Ubersieht zum schnel
len Nachschlagen der grundlegenden FileMaker-Funktionen.
Falls fUr Sie der Umgang mit Datenbanken neues Terrain
ist, machen Sie sieh im Kapitel "Vom Aktenschrank zur Daten
bank" mit den grundlegenden Begriffen vertraut.
Falls Sie die Grundbegriffe von Datenbanken kennen und
mit FileMaker Pro ihre ersten Erfahrungen machen, beginnen
Sie mit dem Kapitel ,,Arbeitsebenen in FileMaker Pro" und
machen Sie sieh mit den Begriffen und der Arbeitsweise von
FileMaker Pro bekannt.
Wenn Sie mit Datenbanken und FileMaker Pro vertraut
sind, finden Sie in den folgenden Kapiteln die Anwendungsbei
spiele:
Sie beginnen mit einer AdreBverwaltung, die als integrier
Adre8-
ten Bestandteil die Mogliehkeit der Korrespondenz enthaIt. Die
verwaltung
Textfunktionen des Forrnel-Editors leisten hier ihren Dienst fUr
korrekte Anredetexte und Adressen. Die Rechtschreibpriifung
wird zur Korrektur Ihrer Briefe eingesetzt. Sie machen erste
Bekanntschaften mit Layouts und ablaufsteuemden Tasten. Zur
Archivierung der Korrespondenz eroffnen Sie ein elektroni
sches Briefarchiv.
1m nachsten Kapitel beginnt der Aufbau einer Vereinsda Vereinsdaten
tenbank mit der Mitglieder-Datei und der Einrichtung einer bank: , fitglieder
Ftille von Layouts fur die Mitgliederverwaltung: von der Ein
trittserklarong tiber Mitgliederlisten und Vereinskorrespondenz
bis zur Spendenbescheinigung. Ftir den Druck von Etiketten
und Lastschriften werden entsprechende Formulare gestaltet,
die Mitglieder-Daten werden aus Dateien anderer Datenbanken
importiert. Ubersichtliche Mentis mit Vorgabe-Tasten verbin
den die Funktionsvielfalt zu einem tibersichtlichen Konzept.
Das folgende Kapitelerganzt die Vereinsdatenbank urn
Vereinsdaten.
eine Zahlungen-Datei, die das Finanzgebaren des Vereins
ank: Zahlungen
transparent macht. Von der Eingabe der Geldbewegungen tiber
ein Journal und Kontoausztige gelangen Sie hin zu einer Ein
nahmen! Ausgabenrechnung und einer Verrnogensaufstellung.
Eine Beitragsabrechnung ordnet Spenden und Beitrage einzel
nen Mitgliedem zu und stellt sie in der Mitglieder-Datei fUr
Spenden- und Beitragsbescheinigungen zur Verftigung. Ein
Vereins-Menti mit Vorgaben-Scripts vereint beide Dateien zu
einer Datenbank aus einem GuB.