Das Team der ABACUS

64 Pages·2014·5.7 MB·German

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Inhalt
Aktuell 4-5 Firmenportrait 48-53
• Mit einem Wartungs- oder • BDO und ABACUS schreiten
Garantieverlängerungsvertrag – nach 25 Jahren erfolgreicher
seine Software aktuell halten 4-5 Partnerschaft gestärkt in die Zukunft 48-51
• Customize feiert ihr fünfzehnjähriges
Programme, Produkte, Technologien 6-21 Bestehen 52-53
Produktportrait 54-57
• Migration des Schweizer
Zahlungsverkehrs – mehr als ein
Formatwechsel 6-11 • IncaMail sichert den
• AbaShop wird mobiler und unterstützt elektronischen Versand von
Facebook und Twitter 12-15 Lohnabrechnungen 54-55
• Rechnungen ohne Medienbrüche – • Zeit- und Betriebsdatenerfassung mit
papierlose Kreditorenbuchhaltung bringt direktem Anschluss ans HR 56-57
viele Vorteile 17-21
Team 58-61
Aus der Praxis für die Praxis – 22-47
Branchenlösungen
• Schnelle Verfügbarkeit dank
2'500 digitalen Personaldossiers – • 135 Jahre vereint für ABACUS 58-59
der strukturierte Datenzugriff macht Sinn 22-25 • Mitarbeiterportrait 60-61
• E-Rechnungen bei den Technischen
Betrieben Glarus – mit ABACUS effizient Kurse 62
arbeiten und Geld sparen 26-28 • ABACUS Kursprogramm bis März 2015 62
• "Gemeinsames zentral regeln und dabei
flexibel bleiben" – ABACUS bei regionalen Varia 63
Laboratorien im Einsatz 29-31 • Impressum Pages 2/2014 63
• Kostenkontrolle für Architekten, Planer und • Software-Präsentation AbaImmo mit
Ingenieure – keine Planung ohne ABACUS 32-35 Beispielen aus der Praxis 63
• Statt viele Branchenlösungen ein einziges
ERP-System – grossen Funktionsumfang
sicher betreiben 36-39
• AbaBau für Maler und Gipser – Software
aus der Cloud sorgt für Transparenz 40-43
• AbaImmo – eine Software mit Zukunft
Tausende von Mietobjekten erfolgreich
verwalten 44-47
Geschätzte Leserin,
geschätzter Leser
Eine Immobilienverwaltung, eine Bauinge nieu re firma,
eine soziale Institution, ein Gastronomie un ter neh men,
Laboratorien, ein Energieversorger, ein Ma ler- und ein
Industriebetrieb tragen zum bunten Ka lei dos kop an
erfolgreichen Projekten bei, die mit der ABACUS Soft-
ware von unseren Vertriebspartnern um gesetzt wur-
den und in dieser Ausgabe des Pages thematisiert sind.
Diese ausgewählten Beispiele sollen als Inspirations-
quelle dienen, was und wie mit unserer Software alles
realisierbar ist. Denn wendet ein Unternehmen in
sei nem Geschäftsalltag eine gewisse Funktion der
Soft ware erfolgreich an, kann dies durchaus genü-
gend Sicherheit und Vertrauen schaffen, sie auch in
der eigenen Firma erfolgreich einsetzen zu wollen.
Da zu gehören etwa das digitale Personaldossier, das
bei den ZFV Unternehmungen mehr als 2'500 Mit ar -
beiterdossiers umfasst oder die Rechnungen, die im
Glarnerland neuerdings von den Technischen Be trie-
ben elektronisch an die Kunden verschickt werden.
Lassen Sie sich also inspirieren. Wir wünschen Ihnen
eine spannende Lektüre.
Ihr Pages-Team
Aktuelle Informationen auch über unseren
ABACUS Newsletter:
www.abacus.ch/newsletter
ABACUS PAGES 2 / 2014
4 Aktuell
Mit einem Wartungs­ oder Garantieve rlänge­
rungsvertrag – seine Software aktuell halten
M
it einem Wartungs- oder
einem Garantieverlängerungsvertrag
erhalten Unternehmen, welche
ABACUS einsetzen, aktuelle Soft-
ware anpassungen für die bei ihnen
installierten Programmversionen.
Erneuerungen oder Anpassungen,
welche aus technischen Gründen
oder aufgrund gesetzlicher Ände-
rungen nötig sind, können somit
sorglos entgegen gesehen werden.
Seitdem die erste Version der nen in die Qua litäts pro zesse und tet, dass in diesen Releases Pro­
ABACUS Software vor dreissig Test pro ze du ren getätigt (vgl. Artikel gramm anpassungen und auch Pro­
Jahren auf den Markt gekommen "Qua litäts kontrolle au tomatisieren" grammkorrekturen grundsätzlich
ist, liefert ABACUS jedes Jahr eine im Pages 1/14). vorgenommen, dagegen in älteren
neue Programmversion und in re­ Versionen nicht mehr getätigt wer­
gelmässigen Abständen auch so Wartungsvertrag – den können.
genannte Servicepacks aus. Wäh ­ das Komplett paket
rend die Jahresversionen jeweils Damit über längere Sicht ein Mit dem Abschluss eines Wartungs­
neue Funktionalitäten enthalten, Unternehmen sicherstellen kann, vertrags erhält ein Unternehmen
bieten die Servicepacks insbeson­ dass seine Programmversion dem neben der neuen Jahresversion der
dere Korrekturen von Software­ aktuellen Stand entspricht, emp­ Programme auch die regelmässig
fehlern an. Es wäre eine Illusion fiehlt sich einerseits der Abschluss herausgegebenen Servicepacks zum
anzunehmen, es gäbe Software eines Wartungsvertrags und ande­ Download.
ohne Fehler. Je umfangreicher und rerseits in regelmässigen Abständen
komplexer ein Pro gramm ist, desto die Installation der neuesten Pro­
höher ist auch seine Fehleran fäl ­ grammversion vorzunehmen. Emp­ Ohne Wartungs- oder
ligkeit. Damit sich die Qualität der fohlen von ABACUS wird mindes­ Garantieverlängerungs-
Software aber von Version zu Ver­ tens alle drei Jahre eine Aktu alisie­ vertrag kann nach Ablauf
sion kontinuierlich steigern lässt, rung der eingesetzten Software der Garantiefrist kein
hat ABACUS in den letzten Jahren vorzunehmen, da von ABACUS sel­ Servicepack mehr instal-
grosse Anstren gun gen un ter nom ­ ber immer nur drei Versionen par­ liert werden.
men und be trächt liche In ves ti tio­ allel gewartet werden. Das bedeu­
Aktuell 5
Garantieverlängerungsvertrag –
eingesetzte Programmversion Verträge
aktuell halten
ABACUS Anwenderunter neh­ • Wartungsvertrag
men, die bisher keinen Wartungs­ Gibt das Anrecht die neue Jahresversion wie auch Servicepacks,
vertrag für ihre Software abge­ welche ABACUS für die aktuelle und die zwei Vorgängerversionen
schlossen haben, bekommen neu zum Download zur Verfügung stellt, zu beziehen respektive im Falle
die Möglichkeit, für ihre Programme der Servicepacks herunterzuladen und zu installieren.
einen so genannten Garantiev er ­
längerungsvertrag abzuschliessen. Empfohlener Richtpreis für Wartungsvertrag: 15 % des Lizenz werts/
Dieser gibt ihnen das Recht, wäh­ Lohnsoftware 19 %
rend der Vertragsdauer alle Service­
packs für die bei ihnen ins tallierte • Garantieverlängerungsvertrag
Programmversion von ABACUS zu Gibt das Anrecht Servicepacks, welche ABACUS für die aktuelle oder
beziehen respektive herunter zu die zwei Vorgängerversionen zum Download zur Verfügung stellt,
laden. herunterzuladen und zu installieren. Gibt aber keinen Anspruch für
den Bezug einer neuen Jahresversion.
Ab 1. Januar 2015 wird es so sein,
dass sich Servicepacks nach Ablauf Empfohlener Richtpreis für Garantieverlängerungsvertrag: 6 % des
der Garantiefrist von einem Jahr Lizenzwerts
nach dem Kaufdatum der ABACUS
Software, ohne einen entsprechen­ • Zu den Konditionen Ihres Wartungs­ oder Garantieverlängerungs­
den Wartungs­ oder al ternativ ei ­ vertrags kontaktieren Sie bitte Ihren ABACUS Vertriebspartner.
nem Garantie ver län gerungs vertrag,
nicht mehr installieren lassen.
Schlussbemerkung
Falls kein Wartungsvertrag Wichtige Information
be steht, sollte, um die Aktualität der (gültig ab 1. Januar
Softwareversion sicherzustellen, 2015)
ge m einsam mit dem ABACUS Ver ­
triebspartner geprüft werden, ob Ohne Wartungs­ oder Garantie­
der Abschluss eines Garantie ver ­ verlängerungsvertrag kann
län gerungsvertrags oder alternativ nach Ablauf der Garantiefrist
dazu der Abschluss eines War­ kein Servicepack mehr instal­
tungs vertrags sinnvoll ist. liert werden.
Bei Fragen zu diesem Thema
wenden Sie sich bitte an Ihren
ABACUS Vertriebspartner.
ABACUS PAGES 2 / 2014
6 Programme, Produkte, Technologien
Migration des Schweizer Zahlungsverkehrs –
mehr als ein Formatwechsel
D
ie Schaffung des einheitlichen Euro-
Zahlungsraums (SEPA) der Europäischen Union
nutzen die Schweizer Finanzinstitute, um auch
mittelfristig die vielen eigenen Standards zu
reduzieren und somit auch im Inland den
Zahlungsverkehr zu vereinfachen. Unter dem
Titel «Migration Zahlungsverkehr Schweiz»
hat der Finanzplatz Schweiz beschlossen, den
Harmonisierungsschub zu nutzen, indem er
ebenfalls auf den neuen ISO-Standard 20022
für Finanztransaktionen setzt. Das hat Aus -
wirkungen auf den elektronischen Zahlungs-
verkehr mit Business Software.
Dass es sich bei dieser Um ­ • Überweisungen: Alte Formate der heute bestehenden Zahlungs­
stel lung des Zahlungsverkehrs nicht werden durch XML ersetzt. verkehrsinstrumente per Mitte 2020
einfach nur um einen Wechsel auf • Lastschriften: Annäherung an erfolgt (Stand: August 2014).
einen neuen Meldungsstandard europäische Lösungen
han delt, belegt der Projekthorizont • Einzahlungsscheine: Ablösung Die beabsichtigte Migration des
von 2013 bis 2020. Die Entwickler durch Einheitsbeleg mit IBAN Zahlungsverkehrs wird im Ent wick­
von ABACUS konnten bereits wäh­ und QR­Code anstatt Kodierzeile lungs­ und Releaseplan der ABACUS
rend der Implementierung von Software berücksichtigt. Davon be­
SEPA in ihre Software wertvolle troffen sind vor allem die Soft­
Alle Teilnehmer des
An haltspunkte für die bevorstehen­ ware­Updates durch die Kun den
Finanzplatzes Schweiz
de "Migration Zahlungsverkehr und Vertriebspartner. Den Enddaten
sind betroffen. Das neue
Schweiz" sammeln. für die heutigen Stand ards, Ver fah­
ISO-Datenformat 20022
ren und Formate sollte dabei be ­
vereinheitlicht nicht nur
Folgende Bereiche sind von der ge­ son dere Beachtung ge schenkt wer­
den Austausch von
planten Umstellung hauptsächlich den.
Finanz nachrichten.
betroffen und dürften die Schweizer
Unternehmen nächstens intensiv
beschäftigen: Die Roadmap der Arbeitsgruppe
Migration ZV CH verdeutlicht, dass
die Realisierung in mehrere Phasen
aufgeteilt ist und die Einstellung
Programme, Produkte, Technologien 7
Fahrplan «Migration ZV CH», Quelle: http://www.migration­pt.ch/de/home/migration/roadmap.html
Gemäss heutigem Stand der Pla­ Grosser Handlungsbedarf Für den Zahlungsverkehr werden
nung soll die Verarbeitung der ak ­ Alle Teilnehmer des Finanz­ hauptsächlich folgende Nachrich­
tuellen Formate für Überweis un gen platzes Schweiz sind davon betrof­ tentypen verwendet:
(DTA/EZAG) von den Finanz ins ti tut­ fen. Das neue ISO­Datenformat
en auf Mitte 2018 eingestellt wer­ 20022 vereinheitlicht nicht nur den • PAIN zwischen Kunde und Bank
den. Ab diesem Zeitpunkt müssen Austausch von Finanznachrichten (Zahlungen, Lastschriften, Status­
die Überwei sungen mit dem neuen zwischen Kunde und Bank, sondern Meldungen)
ISO­Standard 20022 erfolgen. auch jenen zwischen den Banken • PACS zwischen Bank und Bank
selber. Das Zahlungssystem SIC (Interbankennachrichten)
wird den Interbanken­Zahlungs­ • CAMT zwischen Bank und Kunde
verkehr ebenfalls auf ISO 20022 (Konto­ und Tagesauszug, Sam­
um stellen. mel buchungen)
Neue Nachrichtentypen im Zahlungsverkehr
ABACUS PAGES 2 / 2014
8 Programme, Produkte, Technologien
SEPA
SEPA ist die Abkürzung für Single Euro Payments Area und bezeichnet
Neben den Finanzinstituten und den einheitlichen europaweiten Zahlungsraum für Transaktionen in
den Betreibern von Zahlungsp latt ­ Euro. SEPA basiert auf dem ISO­Standard 20022.
formen sind auch die Anbieter von
ERP­Software gefordert, denn sie Dieser dient der europaweiten Harmonisierung des Zahlungsverkehrs.
müssen in ihrer Software die adä ­ Gleiche Verfahren und Standards reduzieren die Kosten und sorgen für
quaten Anpassungen vornehmen. eine sichere und effizientere Verarbeitung.
Die neuen Nachrichtentypen die­
nen einer verbesserten vollautoma­ Eine SEPA-fähige Zahlung muss folgende Kriterien erfüllen:
tischen Verarbeitung von Trans­ • Die Überweisungswährung ist Euro.
aktionen. Sie sind in einem weitaus • Das Finanzinstitut des Zahlungsempfängers muss ein SEPA­
Teil neh mer sein.
• Zwingend sind IBAN des Zahlungsempfänger und BIC / SWIFT
Die Umstellung auf den
des Finan zinstituts des Zahlungsempfängers.
neuen Einzahlungsschein
• Spesenkosten werden geteilt (Share).
ist die letzte Etappe auf
• Sie enthält keine Mitteilungen wie etwa Zahlwegvorgaben an
dem Weg zu einem mo -
das Finanzinstitut des Zahlungsauftraggebers.
dernen zukunftsorientier-
ten Schweizer Zah lungs -
Werden die SEPA­Kriterien nicht eingehalten, entfallen die Vorteile ein er
verkehr.
SEPA­Überweisung, was zu erhöhten Gebühren und Kosten führen
kann.
grösseren Umfang als bisher in der
Lage, Informationen ohne Form at­
bruch zu transportieren. Es emp­ Pro prietäre Kontonummern, veral­ ren Zahlungs dienstleister, die un ­
fiehlt sich deshalb, dass Unterneh­ tete Definitionen der Zahlstellen mit t elbar am SEPA­Clearing teil­
men und Privatkunden ihre Ge ­ und nicht aktuelle Bankens tamm ­ nehmen. Neben dem Business
schäfts prozesse und Zahlungsver­ daten müssen deshalb angepasst Iden ti fier Code (BIC) sind für jedes
fahren be z üglich den neuen Mög ­ werden. Ins titut die verfügbaren Überwei­
lich keiten und Anfor derungen sungs v erfahren SCT, SDD, COR1
über prüfen. und B2B aufgeführt. Nicht jedes im
Die ISO-Meldungen
SEPA­Directory aufgelistete Fi nanz­
20022 werden mittel-
Umsetzung institut ist bereits in der Lage, alle
fris tig die proprietären
Neben dem ABACUS Pro­ Dienste anzubieten und zu verar­
Zah lungsformate wie
gramm Electronic Banking sind beiten. Viele europäische Institute
DTA und EZAG ablösen.
auch weitere ABACUS Anwen­ haben zwar den Zahlungsverkehr
dungs module wie die Debitoren­, umgesetzt, aber unterstützen das
die Kreditoren­, die Lohnbuchh al­ Ein IBAN­Konverter und die Erw ei­ Lastschriftver fahren noch nicht in
tungs­ und die Auftragsbearbei­ t erung des Bankenstamms mit dem allen Ausprägungen. Aufgrund die­
tungs software von entsprechenden SEPA­Directory des European Pay ­ ser Informationen in den Stamm ­
Anpassungen betroffen. Um den ments Council (EPC) sind bereits in daten lässt sich jedoch frühzeitig
neu e n Anforderungen gerecht zu der ABACUS Soft w are implemen­ das Format für einen Zahlungsa uf­
werden, gilt es primär, die Qualität tiert worden. Das SEPA­Directory trag prüfen. Folgende Überwei­
der Stammdaten zu verbessern. beinhaltet eine Liste der erreichba ­ sungs verfahren werden im SEPA­
Programme, Produkte, Technologien 9
Directory für jedes Institut geführt:
• SCT SEPA Credit Transfer
(Überweisungsverfahren)
• SDD SEPA Core Direct Debit
(Basis Lastschrift ver ­
fahren)
• COR1 Bank – Kunde (Basis
Lastschriftverfahren mit Quelle: http://www.migration­pt.ch/de/home/uniform­payment­slip.html
verkürzter Vorlagefrist)
• B2B SEPA B2B Direct Debit
(Firmen Lastschriftver ­ Vor allem das kombinierte Last ­ Einheitsbeleg mit QR-Code
fahren) schriftverfahren "Lastschrift und Der neue Einzahlungsschein
E­Rechnung Online­Neu" (LEON) weist folgende drei Hauptm erk­
In der ersten Phase der ABACUS wird ebenfalls beträchtliche Anpas­ male auf:
Pro grammanpassungen wurde das sungen erfordern. Die Banken for­
Augenmerk auf die Sicherstellung cieren den Ausbau der E­Rechn ung, • Er dient sämtlichen Zahlungs­
des Zahlungsverkehrs gelegt. Die arten (Bank und Post).
alten Formate DTA/EZAG wurden in • Er verwendet IBAN durch­
Belegleser müssen durch
die neue XML­Struktur überführt. gängig.
QR-Code-fähige End-
Aufgrund der gewählten Architek­ • Er enthält einen QR­Code
geräte ersetzt werden.
tur konnten länderspezifische Aus­ anstelle der Kodierzeile.
prägungen wie die XSD­Schem ata­
Validierung und die Additional Op­ die PostFinance wiederum setzt auf Statt der Kodierzeile setzt der
tional Services sowie die Priority den Meldungstyp pain.008. Das neue Einzahlungsschein auf den
An w eisung (AOS) problemlos in die neue SEPA­Last schriftverfahren auf QR­Code und mit diesem auf
Software implementiert werden. Basis der pain.008 Meldung wurde eine zu kunftsorientierte Techno­
bereits im ABACUS Pages 4/13 aus­ logie. Auf grund des erhöhten In ­
Die neuen Meldungsstandards ver­ führlich beschrieben. for ma tions gehalts ergeben sich
fügen über mehr Informations ge­ neue Möglich keiten für eine
halt, was zu einem Mehrwert in der Die Umstellung auf den neuen Ein­ durch gängige Ver arbeitung. Um
Software verhelfen kann. So lassen zahlungsschein ist die letzte Etappe das Angebot des neue n Belegs
sich zum Beispiel Rückmeldungen auf dem Weg zu einem modernen optimal zu nutzen, muss aller­
aus dem Statusbericht (pain.002, zukunftsorientierten Schweizer Zah ­ dings in neue Hard ware investiert
camt.053) für verbesserte und de ­ lungsverkehr. Der Einheitsbeleg soll werden. Beleg leser, die bisher für
taillierte Statusmeldungen in Bezug für Kunden ab dem dritten Quartal die Verarbeitung der Ko dierzeile
auf einen Zahlungsauftrag nutzen. 2018 eingeführt werden. Bis spätes­ eingesetzt wurden, müs sen durch
tens Ende 2020 soll er die orangen QR­Code­fähige End ge räte in
und roten Einzahlungs scheine voll­ Form von Scanner, PDA, Handy
ständig ablösen. oder Terminal ersetzt werden.
ABACUS PAGES 2 / 2014
10 Programme, Produkte, Technologien
ISO 20022
• Der ISO­Standard 20022 schafft ein neues einheitliches Format zum
Wer seine Rechnung bisher im Pa ­ Austausch von Finanznachrichten zwischen Kunde und Finanzinstitut
pierverkehr erledigte, kann die Um­ sowie zwischen den Finanzinstituten selbst. Die neue Norm basiert
stel lung auf den neuen Ein zah­ auf der Auszeichnungssprache Extensible Markup Language (XML)
lungs schein auch dazu nutzen, di ­ und ist Grundlage für die SEPA­Verfahren des European Payments
rekt auf E­Rechnungen zu wech­ Council (EPC).
seln. Dies ist insbesondere dann
angebracht, wenn ein Grosst eil der Die wichtigsten Vorteile:
Kreditorenrech nun gen von einigen • Die Referenz für den automatisierten Verarbeitungsprozess
wenigen Liefe ranten stammt. Sol ­ (STP) ist durchgängig (End­to­End).
che elektronischen Rechnungen • Die einheitliche Validierung (XSD) erhöht die Auftragsqualität.
lassen sich über das E­Business­ • Die Status­ und Fehlermeldungen sind einheitlich.
Mo dul von ABACUS empfangen
und automatisch in der Kredi to ren­ Die Verarbeitung ist bei Finanzinstituten wie auch bei Kunden effizien ter
software weiterverarbeiten. als bisher.
Stand der ABACUS Software Die ISO­Meldungen 20022 werden mittelfristig die proprietären Zah ­
In der aktuellen ABACUS Ver­ lungs formate wie DTA und EZAG ablösen.
sion 2014 können bereits folgende
ISO­Meldungen 20022 erzeugt und
verarbeitet werden: • camt.052: untertägige Rekapi tu­ Die Umsetzung der weiteren ISO­
lation (MT941/MT942) Mel dungstypen 20022 ist in der
• pain.001 (Überweisungsaufträge) • camt.053: abgeschlossener Road map "Fahrplan ABACUS Mi g­
• pain.002 (Statusberichte) Konto auszug (MT940) ra tion Zahlungsverkehr Schweiz"
• pain.008 (Lastschriftaufträge) • camt.054: detaillierte Anzeige aufgeführt.
von Verrechnungsbestätigungen
Der nächste Ausbauschritt für die
ABACUS Version 2015 betrifft die
Verarbeitung von CAMT­Meldun­
gen, so dass Anwender zwischen
SWIFT­ und CAMT­Meldungen wäh­
len können. Eine strukturier te durch­
gängige Weiterleitung der Zah­
lungs informationen ohne In halts­
verlust sind wesentliche Vor teile der
CAMT­Meldungen. Die se lassen
sich für eine automatisierte Weiter­
verarbeitung nutzen:
Der Fahrplan für die ABACUS Migration des Zahlungsverkehrs Schweiz ist etappiert.