Chronos Yönetici için Kullanım Kılavuzu

19 Pages·2014·1.04 MB·Turkish

by  Erdinç Öztürk

Chronos
Yönetici için Kullanım Kılavuzu

Döküman Bilgisi
Hazırlayan: Beste Öztamur
Ünvan: Proje Yön Döküman versiyonu: 2.3

Versiyon Geçmişi
Ver. No. Ver. Tarihi Revize Eden Açıklama
1.0 19.11.2013 Beste Öztamur İlk versiyonun yayınlanması
1.1 03.02.2014 Beste Öztamur İlk versiyonun yayınlanması
2.0 10.07.2014 Burcu Altay Önyüz güncelleme ve ek isteklerin canlıya alınması
2.1 16.09.2014 Burcu Altay Yeni ekran eklendi.
2.2 15.10.2014 Burcu Altay Aylık Rapor ekranı eklendi. İş tanımlama, iş görüntüleme ve güncelleme
ekranları güncellendi.
2.3 10.11.2014 Burcu Altay İş tanımlama, İş Görüntüleme ve Güncelleme ve aylık rapor ekranı
güncellendi, İş birleştirme, iş birleştirme onay, iş birleştirme raporu eklendi.
Kapsam
Chronos uygulaması şirket genelinde kaynak doluluğunun, iş, müşteri ve sözleşme bazında karlılığın
yönetilebilmesi için tasarlanmıştır.
Bu sisteme sadece çağrı bazlı olmayan ve proje olarak PPM de takip edilmeyen çalışmaların eforları
girilecektir. Başka bir deyişle SM, CA YM, PPM, SAP PS e girilen eforlar buraya tekrar girilmeyecektir.
Chronos’a efor girilebilmesi için işin ve aktivitenin size atanmış olması gerekmektedir.
2.0 versiyonu ile beraber ayrı olan mobil ekranlar kaldırılmıştır ve Boostrap, HTML5 ve css3 (responsive
design) teknolojileri ile yapılan web ekranları tüm cihazlarda (tv, pc, tablet, akıllı telefon) ve
tarayıcılarda (İE 8 hariç) kullanımına uygun hale gelmiştir.
Genel Bilgiler
Doğru tanımlamanın önemi: Chronos’ta işlerimizin karlılığını doğru ölçebilmemiz için işlerin
doğru tanımlanması çok önemlidir. Çalışanlar sadece kendilerine tanımlanan işleri
girebildikleri için işler doğru tanımlanmaz ise sistemin başarılı olması imkansızdır.
Akış:
Sözleşmeye bağlı olan işler otomatik olarak tüm çalışanlara atanacaktır. Yöneticilerin tekrar bir atama
yapmasına gerek yoktur. Sözleşme içeriği SAP deki 3. kırılımdan alınmıştır. 3. kırılımda yer almayan bir
hizmet verilmesi durumunda manuel iş yaratılması gerekmektedir. (bknz: iş tanımlama)
 Her yeni gelen sözleşme için ekte paylaşılan eşleştirme excellerine göre sistem tarafından
ekiplere günlük iş ataması yapılmaktadır.
 Her yeni müşteri günlük olarak CRM den alınarak sisteme eklenmektedir.
 Yeni çalışan katılması / görev değiştirmesi durumlarında eğer çalışann üzerine yeni ekibindeki
aktivitelerin atanması isteniyor ise uygulama bakım ekibine SM üzerinden çağrı açılmalıdır.
Çağrıda hangi çalışanın aktivitelerinin yeni gelen çalışana kopyalanması gerektiği
belirtilmelidir. Uygulama bakım ekibi (AMS) tarafından belirtilen çalışanın üzerindeki
aktiviteler hedef çalışana kopyalanacaktır.
 Sözleşme dışı bir iş için birim yöneticileri / takım liderleri tarafından Chronos üzerinde iş
yaratılmalı ve çalışanlara aktivite ataması yapılmalıdır.
 Tatillerde- izinlerde delegasyon nedeni ile normalde çalışana atanmış olmayankendine işlerin
efor girişi için “Genel” işinin altındaki delegasyon aktivitesine giriş yapılmalıdır.
İş tipi
Aktiviteleri gruplamak için üretilmiş bir kavramdır. Örneğin Satış destek çalışmaları için kullanılacak
aktiviteler “Satış destek” iş tipinin altına gruplanmıştır.
İş
Efor girilecek çalışmaları tanımlamak üzere üretilen bir kavramdır. Örneğin sözleşmeden otomatik
üretilen “Aygaz Dışkaynak Yönetimi” aktivite girilecek bir iştir. Aynı şekilde belirli bir sözleşme ile
çalışılmayan ancak efor girilecek olan “müşteri altyapı analizi” de bir iştir.
İş tanımlama
İş tanımlamadan önce mutlaka müşteri ve sözleşme ile arama yapılarak işin Chronos’ta tanımlı olup
olmadığı kontrol edilmelidir. Sözleşmeye bağlı olan işler için otomatik atama yapılmaktadır. Bu
nedenle sözleşme yönetimi kapsamında takip edilen bu tip işler için ayrıca iş tanımlanmamalıdır. Bu
uygulamanın nedeni aynı sözleşme için birden fazla ekip hizmet veriyor ise (örn. birden fazla ekip
danışmanlık hizmeti veriyor olabilir) duplike iş yaratımını engellenmesi ve iş – sözleşme bazında
sağlıklı raporlama yapılmasıdır.
Yönetici Ekran kullanımları
 İş Tanımlama(ekran görüntüsü)

 Tanımlamalar menüsünden “İş Tanımlama” seçilir.
 İş tipi alanına tanımlanmak istenen aktivite grubunu içerecek şekilde uygun iş tipi
seçilir.
 Müşteri alanına CRM ve SAP de tanımlı olan tüm müşteriler gelmektedir. Müşteri
seçmek için müşteri adının ilk 3 harfi yazılmalıdır. Sonrasında gelen listeden
seçilmelidir.
 CRM’de fırsat ara butonuyla aşağıdaki ekran açılır. Fırsat No ve iş seçimi yapılabilir.

 Bu ekrandan arama yapmak için müşteri seçimi yapılmalıdır. Bu ekrandaki “CRM’de
Fırsat Ara” butonuyla müşteriye ait fırsatlar ekranın altında listelenir. Bu listenin
solundaki seç butonuyla seçilen fırsat no ve fırsat adı ekrana getirilir.
 Müşteri seçildikten sonra fırsat no alanına manuel giriş yaparak da fırsat no seçilebilir.
 İş adı alanına tanımlanmak istenen iş adı girilir.
 İç sipariş numarası alanına işin iç sipariş numarası girilir.
 Masraf yeri, kullanıcının masraf yeri olarak seçili gelir. Seçimi zorunlu değildir.
 Kullanıcının alt iş birimi mevcut ise(alt iş birimi bilgisi sistemlerimizde yer almadığı için
aylık olarak masraf yeri bazında çalışanların alt iş birimleri bir excel ile sisteme
yüklenecektir.), alt iş birimi alanında seçili gelir. Seçimi zorunlu değildir.
 Masraf yeri değiştirildiğinde, alt iş birimi bu seçime göre değişir.
 İş adı alanında arama vardır. İş daha önce oluşturulduysa iş adı alanının altında listede
gösterilir. Listede gelen işlerin üzerinde tıklandığında aktivite atama ekranına
yönlendirme olur. İş arama, seçilen iş tipi, müşteri, fırsat noya göre filtrelenerek
çalışır.
 “İş tanımı ekle” butonuna tıklanır.
 İş tanımı eklenirken, mail gönderme seçeneği vardır. Bunun için küçük bir ekran açılır.
Ekrandan girilen bilgiler ile mail içeriği otomatik olarak oluşturularak ekrana getirilir.
Bilgilendirilecek kişiler alanında yönetici rolündeki kişiler ağaç şeklinde listelenir.

 Ekranın alt tarafında “Seçilen kişileri bu iş tanımıyla ilgili bilgilendir.“ kutucuğu
bulunur. İşaretlenerek iş tanımı ekle butonuna tıklandığında iş oluşturulur ve seçilen
kişilere posta içeriğindeki alan e-mail olarak gönderilir. Bu kutucuk seçilmez ise
sadece iş tanımı yapılır.
 Oluşturulan iş “İş görüntüleme ve güncelleme” ekranından görüntülenir.

 İş Görüntüleme ve Güncelleme(ekran görüntüsü)

 Tanımlamalar menüsünden “İş Görüntüleme ve Güncelleme” seçilir.
 İş tanımlama ekranında tanımlanan işler bu ekranda listelenir. Ekranın üstündeki tarih
aralığında seçim yapılıp “Filtrele” butonuna tıklanır.
 Listedeki kolonların üstünde o kolona ait filtreleme girişi mevcuttur, bu alanlardan
yüklenen listeden filtreleme yapılabilir.
 Listenin sol tarafındaki butona tıklandığında Detaylar, Düzenle ve Sil butonları
görünür. Düzenle butonu ile seçilen iş ile iş tanımlama ekranı açılır.

 Sil butonu ile onay ekranı açılır ve “Onayla butonu” ile seçilen aktivitenin silme işlemi
yapılır.

 Detaylar butonu ile listede görünmeyen kolonlar açılan ekranda görünür.

 Ekranın sağ tarafındaki “Excel’e aktar” butonu ile filtrelenen aktiviteler excel çıktısı
olarak alınır.
 Düzenle butonu ile seçilen iş ile iş tanımlama ekranı açıldığında,
 İş tanımı güncellenirken de, mail gönderme seçeneği vardır. Detaylar butonuna
tıklandıktan sonra açılan iş tanımlama ekranında küçük bir ekran açılır. Ekrandan
girilen bilgiler ile mail içeriği otomatik olarak oluşturularak ekrana getirilir.
Bilgilendirilecek kişiler alanında yönetici rolündeki kişiler ağaç şeklinde listelenir.

 Ekranın alt tarafında “Seçilen kişileri bu iş tanımıyla ilgili bilgilendir.“ kutucuğu
bulunur. İşaretlenerek iş tanımı güncelle butonuna tıklandığında iş güncellenir ve
seçilen kişilere posta içeriğindeki alan e-mail olarak gönderilir. Bu kutucuk seçilmez
ise sadece iş tanımı güncellenir.

 Aktivite Atama
 Tanımlamalar menüsünden “Aktivite Atama” seçilir
 Atama yapılmak istenen çalışan “Çalışan seçiniz” kısmından seçilir. Bu ekrana giriş
yetkisi olan herkes kendi yöneticisine bağlı tüm çalışanlara atama yapabilecektir.
Şirket içinde kullanılan sanal takımlar nedeni ile bu şekilde tasarlanmıştır.
 Müşteri alanına iş tanımlanmış olan müşteriler gelir. Bu müşteriler arasından
atanacak olan işin müşterisi seçilir.
 İş alanına atanacak olan “iş” seçilir.
 “Tüm aktiviteler” alanında seçili iş tipine (aktivite grubuna) ait tüm aktiviteler
listelenmektedir. “Atanan Aktiviteler“ alanında ise seçili iş için çalışana atanan
aktiviteler listelenmektedir.
 Çalışana atanmak istenen aktiviteler “Tüm aktiviteler” alanından seçilerek sağ
tarafında bulunan “Atanan Aktiviteler” alanına gönderilmelidir.
 Çalışandan kaldırılmak istenen aktiviteler de “Atanan Aktiviteler” alanından “Tüm
aktiviteler” alanına gönderilmelidir. Aktivite kaldırıldığında önceden girilen aktiviteler
silinmeyecek sadece yeni aktivite girişi yapılması engellenecektir.
 Aktivite atamasını tamamlamak için “Ekle” butonuna tıklanır.
 Tanımlanan aktiviteler “Atanan aktiviteleri görüntüleme ve güncelleme” ekranından
görüntülenir.

 Toplu Aktivite Atama
 Tanımlamalar menüsünden “Toplu Aktivite Atama” seçilir.
 Müşteri alanına iş tanımlanmış olan müşteriler gelir. Bu müşteriler arasından
atanacak olan işin müşterisi seçilir.
 İş alanına atanacak olan “iş” seçilir.
 Çalışanlar alanında giriş yapan kullanıcıya bağlı ekip ve kendisinin bağlı olduğu
yöneticiye bağlı olan tüm kullanıcılar listelenmektedir. Atama yapılmak istenen
çalışanlar “Atama Yapılacak Çalışanlar” alanına taşınır. Aynı liste “Çalışanlarım”
butonuna tıklayarak ağaç yapısında gösterilir, “Seç” butonu ile seçim yapılabilir.