Chip (Workshop-Ausgabe 2001)

92 Pages·2001·16.263 MB·German

Mit W O R K S H O P
CD!
1.Workshop-Ausgabe 2001 56814
DM 19,90 ÖS 165,- lfr/bfr 480,-
sfr 19,90 Lit 24.000
hfl 25,- Ptas 2.000
Sofort loslegen!
145 Musterdateien,
Makros & Vorlagen
auf CD
-
o
D : e
A u f C V i d o p s
E7 h xcel
1 s
k
r
o
W
Schnell einsteigen
So kommen Sie sofort
mit Excel zurecht
Charts gestalten
So gelingen blitzschnell
perfekte Diagramme
Formeln einsetzen
So meistern Sie auch
komplexeBerechnungen
Makros einbinden
So nutzen Sie Excel
noch effizienter
EXCEL-TUNING » CHARTS » FUNKTIONEN » FORMELN/BEZÜGE » LÖSUNGEN » SERVICE 3
Inhalt
EDITORIAL
EXCEL-TUNING
»Gewusst wie:Excel
4
Komfortabler arbeiten mitMusterdateien
ganz praktisch 12
Datums- und Zeitwerte berechnen
14
Formulare mitSchaltern entwerfen
Jeder kennt es, fast 18 Schneller ausfüllen mitder Maus
jeder hat es, aber
seine Funktionsviel-
faltwird in der Regel
nur unzureichend CHARTS
genutzt. Die wenig-
sten Anwender kön-
22
Excel-Diagramme: Zahlen perfektveranschaulichen
nen von sich be-
Andreas Vogelsang, haupten, Excel wirk- 26 Diagramme: Wie Zahlen und Bilder zusammenpassen
Leitender Redakteur
lich auszureizen. 30
Landkarten: Zahlen geographisch einordnen
Dabei istehrfürchtige Zurückhaltung
32
Überzeugungsarbeit: Schlechte Zahlen kaschieren
gegenüber der komplexen Software gar
nicht angebracht. Dieses CHIP-Sonder- 34 Grafiken: So peppen Sie Ihre Diagramme auf
heft hilft Ihnen mit zahlreichen Work-
shops, Excel effizienteinzusetzen.
Wichtige, interaktive Arbeitsunterla-
gen finden Sie auf der Heft-CD. 17 mo- FUNKTIONEN
derierte Video-Workshops zeigen Ihnen
den richtigen Umgang mit Excel, und 36
Datenbank-Funktion: Mittel- und Extremwerte
weitüber 100 Musterdateien und Vorla-
42
gen ermöglichen Ihnen, die Heft-Work- Pivot-Tabellen: Große Datenmengen auswerten
shops sofort in die Praxis umzusetzen. 46 Web-Export: Excel im Internet
50
Solver: Rechnen mitmehreren Variablen
Viel Erfolg!
58
Excel 2002: Alle wichtigen Funktionen
IMPRESSUM
FORMELN/BEZÜGE
Chefredakteur: Thomas Pyczak
Ltg. CHIP-Sonderpublikationen: Andreas Vogelsang
Redaktion: Andreas Vogelsang (verantw.), 60
Dr. Günter Neumann Variable Bezüge: Euro-fähiges Kassenbuch anlegen
Autoren dieser Ausgabe: Karl Dreyer, Ischta Lehmann 65
CD-Produktion: Thomas Pelkmann Excels Detektiv: Fehler suchen und beseitigen
ProduktmanagementSonderpublikationen: 66
Sabine Eckl-Thurl (Ltg.), Angelika Reinhard Zellen formatieren: Bedingte Formatierung
Grafische Gestaltung: Dana Fidlerova 68
Titel: Volker Hildebrand Verweise: Bezüge über das Arbeitsblatthinaus
Bildredaktion:Iris Klaus, Martina Siegmund 70
Automatismen: 3D-Bezüge herstellen
Geschäftsführer: Hans-Günther Beer, Dr. Markus Witt
Objektleitung Sonderpublikationen: Peter Deppner 72
Matrix-Formeln: Eingabe-Kontrolle anlegen
Herstellung: Dieter Eichelmann
Verlag: Vogel Burda Communications GmbH,
Poccistraße 11, 80336 München,Tel. [phone],
Fax: [phone]
Die Inhaber- und Beteiligungsverhältnisse lauten wie folgt:
Alleinige Gesellschafterin: chip Holding GmbH mitdem
Sitz in Poccistraße 11, 80336 München, an der mitje 50 LÖSUNGEN
Prozentbeteiligtsind: Vogel GmbH mitdem Sitz in Max-
Planck-Straße 7/9, 97082 Würzburg; Burda GmbH mit
dem Sitz in Hauptstraße 130, 77652 Offenburg 74 Tipps & Tricks: Mehr machen mitExcel
Druck:AVD Goldach, CH-9403 Goldach
Nachdruck:© 2001 by Vogel Burda Communications 84 Makros: Aufzeichnen und einbinden
GmbH. Nachdruck nur mitschriftlicher Genehmigung der
Redaktion erlaubt. Christiane Bertsch , Tel. [phone] Makro-Praxis I: Haushaltsbuch entwerfen
Anzeigenverkauf:Brigitta und Karl Reinhart,
Tel. [phone],Fax: [phone] Makro-Praxis II: Festplatten-Analyse
Bereichsleiter Vertrieb:Michael Mair
Vertrieb Einzelverkauf:ASV Vertriebs GmbH, Süderstr. 77, 94 Makro-Praxis III: Analoge Uhr einbinden
20097 Hamburg, Tel. [phone]
96
Makro-Praxis IV: „Vier gewinnt“ im Excel-Sheet
Schreiben Sie uns!
SERVICE
Anregungen, Fragen, Kritik?
C-Sonderpublikationen
[email protected] 10 Alles über die Heft-CD zu dieser Ausgabe
Fax: [phone]
Vorschau: Das nächste CHIP-Sonderheft
CHIP| WORKSHOP
4
INHALT
4 Musterdateien anlegen
Perfekte Excel-Dateivorlagen
12 Jahreskalender 2002
Datums- und Zeitwerte
14 Schalter einsetzen
Excel-Formulare in der Praxis
18 Automatisches Ausfüllen
Schneller arbeiten mitExcel
Perfekte Dateivorlagen
Komfortabler arbeiten
mit Musterdateien
Words Formatvorlagen, die so genannten DOTs, kennt und schätzt jeder. Dass auch
Excel den Umgang mit Musterdateien beherrscht, wissen hingegen nur wenige.
Wir erklären Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie sich eine perfekte XLT-Vorlage basteln.
M
usterdateien bieten sich an, Rechner installiert ist.Sie öffnen die Datei von einem Mehrwertsteuersatz von 15
wenn Sie oft mit gleichen Ta- „Rechnung.xlt“, und zwar über den Be- Prozent aus. Einen Teil der Änderungen
bellenstrukturen und gleichen fehl „Datei“,„Neu“.Klicken Sie beispiels- nehmen Sie über den Button „Anpassen“
Zellformatierungen, jedoch unterschied- weise doppelt aufdas Dateisymbol im Re- rechts oben im Sheet vor. Excel öffnet
lichen Werten rechnen müssen.Sie erspa- gister „Tabellenvorlagen“ (Excel 2000:Ar- eine weitere Arbeitsmappe,in der Sie per-
ren sich viel Zeit,indem Sie nur noch die beitsblattlösungen).Im folgenden Dialog sönliche Angaben zu Ihrer Firma und zu
neuen Zahlen in das Vorlagen-Sheet ein- bestätigen Sie unbedingt die Option „Ma- den Mehrwertsteuern machen können.
geben. Excel „merkt“ sich die Formatie- kros aktivieren“, sonst funktioniert die Die Umrechnung von DM- in Euro-Wer-
rungen, die erforderlichen Berechnun- Vorlage nicht. Makroviren brauchen Sie te müssen Sie dann jedoch per Hand erle-
gen führt es im Idealfall automatisch hier ausnahmsweise nicht zu befürchten. digen,indem Sie beispielsweise eine wei-
durch.Als Anwendungen kommen Fahr- Diese Rechnungsvorlage erinnert tere Spalte einfügen.
tenbücher, Angebote an Geschäftskun- kaum noch an ein Excel-Sheet.Dennoch Beide aktuellen Office-Versionen ha-
den,Haushaltsbücher,Stundenpläne und können und müssen Sie einzelne Zellen ben in den weiteren Registern übrigens
vieles mehr in Frage. verändern, wenn Sie tatsächlich später zahlreiche ältere Vorlagen aufgelistet,die
mit dieser Vorlage arbeiten wollen; denn allerdings mit den gleichen Schwächen a
1 Mustervorlage „Rechnung.xlt“ die XLT-Datei(en) sowohl in Excel 97 als behaftet sind. erov
laden und bearbeiten auch in Excel 2000 enthalten Fehler.Zum Aus diesem Grund ist es in manchen Fidl
D.
Wie gut Excel mit Mustervorlagen umge- einen sind alle Zellen, die Preise enthal- Fällen einfacher und schneller, sich eine g:
n
hen kann,beweist Ihnen eine Rechnungs- ten,derzeit ausschließlich auf DM-Werte eigene Vorlage zu basteln,bevor Sie zuviel osi
p
m
vorlage, die bereits auf jedem Office- formatiert,zum anderen geht Excel noch Zeit mit Korrekturen an bestehenden o
C
CHIP| WORKSHOP
EXCEL-TUNING » CHARTS » FUNKTIONEN » FORMELN/BEZÜGE » LÖSUNGEN » SERVICE 5
Musterdateien
Neue Formatvorlagen Im Register „Zahlen“ suchen Sie unter
3
einstellen „Kategorie“ eine passende Einheit für die
Sie rechnen meist mit DM-Beträgen? Die Vorlage – etwa Währung. Im Register
voreingestellte Textgröße von „10 Punkt“ „Ausrichtung“ wählen Sie beispielsweise
ist Ihnen zu klein,und Sie wollen die Zah- „Zentriert“ im Feld „Horizontal“. Dann
len in den Zellen grundsätzlich „mittig“ stehen später alle Werte mittig in den Zel-
setzen? Dann sollten Sie eine entspre- len,falls Sie diese Formatvorlage anwen-
chende Formatvorlage definieren. Künf- den.Im Register „Schrift“ ist es sinnvoll,
tig kostet Sie dann die passende Forma- eine andere Größe (etwa „11“) und eine
tierung lediglich einen Mausklick. andere Farbe auszusuchen, wenn Sie die
Wählen Sie „Format, Formatvorlage“. Werte hervorheben möchten.Die Vorein-
Sie entdecken im neuen Dialogfenster stellungen der Karteireiter „Rahmen“,
vier Voreinstellungen,wenn Sie im Drop- „Muster“ und „Schutz“ müssen Sie nicht
Down-Feld nach unten klicken:Dezimal, unbedingt korrigieren.Bestätigen Sie Ihre
Prozent, Standard, Währung. Eine auf Korrekturen zweimal mit „OK“. Die
Ihre Wünsche zugeschnittene Vorlage er- Formvorlage ist nun gespeichert.
stellen Sie,indem Sie einen der aufgeführ- Und so wenden Sie sie künftig an:
ten Titel im Eingabefeld „Formatvorla- Markieren Sie einen beliebigen Zellbe-
genname“ mit einem aussagekräftigen reich. Dabei spielt es keine Rolle, ob die
Namen überschreiben. In Excel 2000 Zellen leer sind oder bereits Werte enthal-
Vorlagen aufwenden. In diesem Work- würde sich eine Vorlage für Euro-Werte ten.Wählen Sie dann wiederum „Format,
shop sollen die wichtigsten Elemente und anbieten. In Excel 97 ist diese Währung Formatvorlage“. Suchen Sie Ihr Muster
Funktionen einer neuen Mustervorlage leider noch nicht aufgeführt.Klicken Sie aus und bestätigen Sie mit „OK“. Excel
am Beispiel eines Angebotsschreibens er- dazu rechts aufdie Schaltfläche „Ändern“. wendet die Zellformatierung sofort an. k
läutert werden.
2 Autoformateinsetzen 1 Wenn Sie
(cid:252)ber (cid:132)Da-
Zellen markieren,unterschiedlich einfär-
tei(cid:147),(cid:132)Neu(cid:147)ein
ben, Rahmen- ein und ausblenden, die
neues Sheetanle-
Schriftgröße einstellen und die perfekte gen, entdecken
Spaltenbreite ermitteln – all das sind we- Sie im Register
sentliche Arbeitsschritte bei der Gestal- „Vorlagen“ das
Muster „Rech-
tung einer optisch ansehnlichen Tabelle.
nung.xlt“. Um
Diese Arbeit nimmt Ihnen Excel gern mit
es zu benutzen,
Hilfe zweier Mausklicks ab. müssen Sie un-
Markieren Sie mit der Maus einen be- bedingtdie ver-
alteten Mehr-
liebigen Zellbereich (im Beispiel haben
wertsteuersätze
wir den Bereich von A8 bis H20 gewählt)
korrigieren.
und klicken Sie anschließend auf „For-
mat“, „Autoformat“. Excel zeigt Ihnen
daraufhin in einem kleinen Vorschaufen-
ster vorbereitete Muster mit passend for-
matierten Zeilen,Spalten und Zellen.Vor
2 Unter
allem die Vorschläge „Farbig 1“ und „3D- (cid:132)Forma-
Effekt 2“ verdienen Ihre Aufmerksamkeit. te(cid:147),Autofor-
Wählen Sie einen der Vorschläge aus und mate(cid:147) finden Sie
ansprechende
bestätigen Sie dann mit „OK“.Excel wen-
Tabellenmuster,
det im Handumdrehen die gewünschte
die Sie per Maus-
Formatierung auf den von Ihnen mar- klick auf einen
kierten Zellbereich an. von Ihnen mar-
kierten Zellenbe-
Mit den unterschiedlichen Autofor-
reich anwenden.
mat-Einstellungen geben Sie Ihrer Tabelle
nun optisch den Feinschliff.Auswirkun-
gen aufdie Zellinhalte und deren Forma-
tierungen,etwa Zähleinheiten,haben die
Autoformat-Einstellungen nicht.Wie Sie
die „auf einen Schlag“ ändern, zeigt der
nächste Schritt.
CHIP| WORKSHOP
6
4 Wie
bei
Word-Mus-
tervorlagen
richtetman
auch hier
Kopf-/Fuß-
zeilen ein.
Das Datum
integrieren
3 F(cid:252)r eine Mustervorlagemüssen Sie Sie per Klick
auch die (noch) leeren Zellen vorfor-
auf den But-
matieren, etwa auf Währung. Jedoch hatnur
ton „Datum“.
Excel 2000 bereits den Euro im Programm.
4 Kopf- und Fußzeilen definieren menlogo rechts oben im Sheet platzieren. „Wasserzeichen“ an,die Ihr eingebettetes
Falls Sie in Excel eine Mustervorlage be- In der Beispieldatei „Muster.xlt“ soll das Bild nahezu transparent erscheinen lässt.
nötigen,die Sie auch mal oder ausschließ- Bild eines vorher geladenen Luxusautos Neben „fremden“ Grafiken greift Excel
lich an Kunden verschicken, sollten Sie eingebunden werden. Die zugehörigen aufWunsch auf hauseigene Bildchen zu-
Wert auf eine optisch ansprechende und Excel-Befehle lauten „Einfügen“, „Grafik rück. Gehen Sie über „Einfügen“, „Gra-
briefähnliche Formatierung des Tabellen- aus Datei“.Im Dialog „Bild einfügen“ be- fik“,„ClipArt“,stellt Ihnen die Office-An-
blattes legen.Kopf- und Fußzeilen wie aus stimmen Sie den Ordner und die passen- wendung in einem Fenster vorinstallierte
Word bekannt sind dabei unverzichtbar. de Bilddatei.Excel setzt die Grafik sofort Grafiken vor.Sie sind recht schlicht,kön-
So geht’s: Klicken Sie auf „Ansicht“, in das Sheet.Mit Hilfe der Maus ändern nen aber für Illustrationen – vor allem bei
„Kopf- und Fußzeile“.Im Register „Kopf- Sie die Größe und die exakte Position. Diagrammen – wirkungsvoll sein, da sie
zeile/Fußzeile“ entscheiden Sie sich zu- Aber Excel kann noch mehr.Sie erken- keinerlei Erklärungen benötigen.Ein pas-
nächst für die Option „Benutzerdefinierte nen eine kleine Toolbox inmitten Ihres sendes Symbol für Ihre Zwecke finden Sie
Kopfzeile“. In der Dialogbox „Kopfzeile“ Arbeitsblattes. Wenn Sie mit der Maus (vielleicht), wenn Sie in die Zeile für
stellt Excel drei Eingabeboxen zur Aus- über die Symbole fahren,erklären sich die „Clips suchen“ einen Suchbegriff wie
wahl. Tragen Sie dort Text ein, platziert Werkzeuge.Hier haben Sie die Möglich- „Auto“,„Sport“ oder „Tier“ eingeben und
Excel die Zeilen je nach Box am linken keit,das Bild auf Ihre Bedürfnisse zuzu- mit „OK“ bestätigen.
oberen Seitenrand, am rechten oberen schneiden,den Kontrast oder die Hellig- Neben den Autoformen und WordArt-
Seitenrand oder oben in der Mitte. Kli- keit zu verändern.Am interessantesten ist Elementen kann Excel 2000 im Gegensatz
cken Sie beispielsweise mit der Maus in die Funktion „Grafik formatieren“, die zu Excel 97 sogar Bilder unmittelbar von
die Box „Linker Abschnitt“ und dann auf sich hinter dem Symbol mit Pinsel und einer Digitalkamera oder einem Scanner
das Icon mit den Kalenderblättern, setzt Farbeimer verbirgt.Wenn Sie darauf mit importieren.
Excel automatisch das aktuelle Datum ins der Maus klicken,haben Sie alle wesent-
6 Mustervorlage zuschneiden
linke obere Eck der Mustervorlage. lichen Bearbeitungsoptionen in einem
Das Datum wird danach bei jeder ge- komfortablen Dialogfeld, dessen Funk- Ob die eingebundene Grafik, Ihre Kopf-
öffneten Datei aktualisiert,die auf dieser tionen Sie über die Register steuern:Ver- und Fußzeilen und natürlich auch das
Mustervorlage beruht. In „Mittlerer Ab- größern, verkleinern, Kontrast, Hellig- zentrale Tabellenelement perfekt sitzen,
schnitt“ tragen Sie Ihren Namen oder keit,Einfärben,Rahmen und vieles mehr. kontrollieren Sie über die Befehle „Datei“,
Firmennamen ein. Excel gibt Ihnen die Für Logos bietet sich vor allem die Option „Seitenansicht“. Beispielsweise könnten
Möglichkeit,den Text über die Schriftart
und die Schriftgröße zu variieren. Ma-
5 (cid:220)ber
chen Sie davon Gebrauch.
(cid:132)Grafik(cid:147),
In die Box „Rechter Abschnitt“ gehört (cid:132)Einf(cid:252)gen(cid:147),
Ihre Anschrift.Schließen Sie die Arbeit an (cid:132)Datei(cid:147)betten
der Kopfzeile mit „OK“ ab.Die Fußzeile Sie Bilder ins
Sheetein. Plat-
bestücken Sie auf Wunsch genauso. Die
zierung und
Dialogboxen zum Editieren des Textes Größe bestim-
sind völlig identisch.Wollen Sie allerdings men Sie per
keine Bankverbindung angeben, sollten Maus. Außer-
dem ändertEx-
Sie diesen Bereich leer lassen.
cel auf Wunsch
Helligkeitund
5 Bilder und Grafiken einfügen
Kontrastoder
Vor allem, wenn Ihre Vorlage später als versiehtdas Bild
miteinem
offizielles Anschreiben dienen soll, etwa
Wasserzeichen-
als Angebot, muss eine Grafik als Blick-
Effekt.
fang her.In der Regel sollten Sie Ihr Fir-
CHIP| WORKSHOP
EXCEL-TUNING » CHARTS » FUNKTIONEN » FORMELN/BEZÜGE » LÖSUNGEN » SERVICE 7
Musterdateien
sich die neue Grafik und die Kopfzeile
6 Den von
überlappen.Es gibt nun zwei Möglichkei-
Excel vor-
ten zur Korrektur.Sie schließen das Fen- gesehenen Be-
ster über den Button „Schließen“ und reichfür Kopf-
verrücken das Bild. In unserem Beispiel oder Fußzeile
korrigieren Sie,
wäre das unmöglich, da das Bild unbe-
indem Sie die
dingt oberhalb der Tabelle stehen muss,
Begrenzungs-
nach oben hin aber auf den ersten Blick linien mitHilfe
kaum Spielraum ist.Den schaffen Sie sich, der Maus ver-
schieben.
indem Sie den vorgesehenen Platz für den
oberen und unteren Rand verändern.
Die meisten Dokumente haben unten
oder oben einen Platz von rund zwei Zen-
timetern. Den können Sie aber beliebig
verändern. Klicken Sie zunächst auf den
Button „Ränder“.Kopfund Fußzeilen er-
scheinen nun von dünnen Linien einge-
rahmt. Falls der Text des Kopfes nicht 6 Auch die
ganz lesbar ist,könnte es sein,dass er vom Druck-
einstellungen
Bild überlappt wird. Fahren Sie mit der
für Ihre Muster-
Maus langsam über den Rahmen. Wenn
datei legen Sie
sich das Lupensymbol des Cursors in ein
in diesem Dia-
Fadenkreuz verwandelt, können Sie den log fest. Achten
entsprechenden Bereich beliebig vergrö- Sie unbedingt
auf das korrekte
ßern oder verkleinern,indem Sie die Li-
Seitenformat.
nie bei gedrückter Maustaste nach oben
oder unten schieben.
Im nächsten Schritt legen Sie auch
gleich die Druckeinstellungen für die Vor-
lage fest.Klicken Sie zu diesem Zweck auf
den Schalter „Layout“. Die Dialogbox
„Seite einrichten“ springt auf.Achten Sie
unter „Ausrichtung“ darauf,dass das rich-
tige Papierformat eingestellt ist – in unse-
rem Beispiel „Querformat“. Die Druck- 6 Die blau
gef(cid:228)rb-
qualität lassen Sie auf„600 dpi“,falls Bil-
ten Linienste-
der eingebunden und gedruckt werden
hen für den
sollen,ansonsten reichen auch „300 dpi“. druckbaren
Die restlichen Register „Seitenränder“, Bereich Ihres
Sheets. Ver-
„Kopfzeile/Fußzeile“, „Tabelle“ können
schieben Sie
Sie unberücksichtigt lassen.
mitder Maus
Anschließend klicken Sie auf „Seiten- die Linien,
umbruchvorschau“.Excel zeigt Ihnen an- ändertsich der
hand blauer Linien,wo die Druckmarkie- Bereich.
rungen liegen. Die unterbrochene Linie
lässt sich nicht verschieben,wohl aber die
durchgezogene. Auf Wunsch können Sie
somit den druckbaren Bereich auf der
Seiet vergrößern oder verkleinern.
Über den Befehl „Ansicht“,„Normal“
kehren Sie in den Tabellenmodus zurück. Eine mögliche Fehlerquelle:Sie dividieren warnen.Die Funktion „Bedingte Forma-
einen Wert durch „0“.Das passiert nicht tierung“ kümmert sich in Excel darum.
7 Bedingte Formatierung mehr, wenn Sie die Zelle mit der „fal- Sinnvoll ist der Einsatz der bedingten
und Kommentare
schen“ Werten,also etwa der „0“,so for- Formatierung vor allem, um Budget-
Das ist Ihnen bestimmt auch schon mal matieren,dass Sie bestimmte Werte nicht Grenzen festzulegen, zum Beispiel in ei-
passiert:In der ellenlangen Formel ist kein mehr annehmen soll.Excel kann das zwar nem Haushaltsplan.
Fehler zu finden,trotzdem zeigt die Ziel- nicht vollends unterbinden,vor einer un- In diesem Beispiel soll die bedingte
zelle statt eines Ergebnisses „#WERT!“ an. erwünschten Eingabe allerdings optisch Formatierung helfen, dass in den Zellen k
CHIP| WORKSHOP
8
für „Werktage“ nur Werte zwischen „1“
und „5“ eingegeben werden dürfen.
Und so geht’s: Klicken Sie auf „For-
mat“, „Bedingte Formatierung“. Unter-
halb von „Bedingung 1“ legen Sie fest,ob
es sich bei der betreffenden Zelle um eine
Formel respektive um ein Formelergeb- 8 Kompletter Blattschutz:Es istunmöglich, auch nur eine einzige Eingabe im
Sheetvorzunehmen, bevor Sie das Blattnichtwieder freigegeben haben.
nis oder einen reinen Zellwert handelt.
Rechts daneben stellen Sie den Operator
ein:größer,kleiner und so fort.Anschlie- Beispiel werden sämtliche Zellen, deren und 12 sowie die „Zeit“ zwischen 13 und
ßend folgt/folgen die Zelle(n) mit dem Wert für Werktage tatsächlich zwischen 18.Nur diese würden dann etwa schwarz
oder den Zielwerten. In diesem Beispiel 1 und 5 liegt,schwarz eingefärbt.Die Zel- eingefärbt,alles andere erscheint rot.
wählen Sie als Operator „zwischen“ und len, die weiterhin eine Null enthalten, Und Sie haben noch ein Chance, op-
als erste Zielzelle „1“ und als zweite „5“. bleiben dagegen weiß. tisch auf bestimmte Zellen hinzuweisen
Mehr Bedingungen benötigen Sie nicht. Hin und wieder kann es sinnvoll sein, – über Kommentare.Diese sind allerdings
Allerdings müssen Sie Excel nun noch für eine Zielzelle mehrere Bedingungen unabhängig vom Inhalt der Zelle. Die
erklären,wie es Zellen kenntlich machen zu formulieren. Beispielsweise erstellen Kommentarbox erscheint, wenn Sie mit
soll,die diesen Bedingungen entsprechen. Sie sich einen Terminkalender und wollen der Maus über eine entsprechend defi-
Klicken Sie zu diesem Zweck auf „For- alle Termine,die außerhalb der Bürozeit nierte Zelle fahren. Sie erkennen solche
mat“. Über die Register „Schrift“, „Rah- liegen,anders färben als die in der regulä- Zellen an dem kleinen Eselsohr in der
men“ und „Muster“ formatieren Sie die ren Arbeitszeit.Dann können Sie im Dia- rechten oberen Ecke der Zelle.
betreffenden Zellen, auf die Ihre Defini- log „Bedingte Formatierung“ über den Und so legen Sie Kommentare an:Kli-
tionen zutreffen – alle anderen bleiben Button „Hinzufügen“ zwei Kriterien Ihrer cken Sie auf eine beliebige Zelle.Wählen
unverändert! In dem von uns gewählten Wahl definieren:die Bereiche zwischen 9 Sie aus der Menüzeile „Einfügen“,„Kom-
mentar“. Sogleich erscheint eine kleine
gelbe Box neben der Zelle mit einem blin-
7 (cid:220)ber die kenden Cursor.Hier geben Sie einen Text
Funk-
ein.Sollten andere Leute an dem Sheet ar-
tion (cid:132)Bedingte
beiten,könnte es sich um einen Hinweis
Formatierung(cid:147)
prüftExcel auto- zum Ausfüllen der Zelle handeln. Oder
matisch einzel- Sie weisen so auf einen sehr wichtigen
ne Werte, die
Wert in Ihrer Tabelle hin.
innerhalb eines
Tipp: Auch der Text im Kasten lässt sich
Toleranzberei-
ches liegen, und über die gewohnten Werkzeuge formatie-
färbtdiese ein. ren.Sie können die Farbe des Textes än-
dern oder einzelne Begriffe „fetten“.
8 Blattund Zellen schützen
Im letzten Schritt war gezeigt,dass Excel
vor falscher Zellbelegung warnen kann.
Excel kann aber auch eine Eingabe in Zel-
len komplett verhindern. Das ist immer
dann sinnvoll, wenn ganze Mappen nur
7 Mit Kom-
zur Ansicht dienen oderBereiche vor dem
menta-
renheben Sie Überschreiben geschützt werden sollen.
die Bedeutung Im ersten Fall lautet der Befehl „Extras“,
bestimmter Zel-
„Schutz“, „Blatt (Arbeitsmappe)“. Excel
len optisch her-
fragt im folgenden Dialog, welche Ele-
vor oder geben
Hinweise zum mente „verschlossen“ werden sollen.Un-
Ausfüllen. ter „Kennwort (optional)“ können Sie ein
Passwort vergeben.In diesem Fall müssen
Sie es in einer weiteren Abfrage bestäti-
gen. Das komplette Sheet ist nun ge-
schützt.Eine weitere Eingabe ist nur dann
möglich,wenn Sie das Blatt über „Extras“,
„Schutz“, „Blattschutz aufheben“ wieder
freigeben.Jedoch funktionieren nun auch
keine Formeln und Schalter mehr.
CHIP| WORKSHOP
EXCEL-TUNING » CHARTS » FUNKTIONEN » FORMELN/BEZÜGE » LÖSUNGEN » SERVICE 9
Musterdateien
Ein selektiver Schutz bestimmter Be-
reiche und Zellen ist hingegen nur über 8 Selekti-
ver
einen Trick möglich.In unserem Beispiel Schutz:Heben
sollen sämtliche Zellen mit Formeln und Sie die Sperrung
Schaltern – also alle interaktiven Zellen – bestimmter
Zellen vor dem
vom Schutz ausgeschlossen werden. Die
globalen Blatt-
Zellen ober- und unterhalb der Tabelle,
schutz auf.
die noch im druckbaren Bereich liegen,
sollen hingegen vor dem (versehent-
lichen) Überschreiben geschützt werden.
Markieren Sie dafür alle Zellen, die
„offen“ bleiben, im Beispiel den kom-
pletten Tabellenbereich mit den drei
Summenzellen am unteren Ende.Wählen
Sie nun „Format“, „Zellen“. Im Register
„Schutz“ klicken Sie das Häkchen vor
„Gesperrt“ weg.Aktivieren Sie den Blatt-
schutz über „Extras“, „Schutz“, „Blatt“.
9 Excel
Vergeben Sie noch ein Kennwort – fertig. gibt Ih-
Nur noch die Tabelle kann ohne Eingabe nen die M(cid:246)g-
eines Passwortes bearbeitet werden. lichkeit,eigene
Symbolleisten
zu konstruieren
Symbolleiste individuell
9 und damitdie
anpassen
Flutan Funktio-
Die Vielfalt an Funktionen und damit nen auf ein sinn-
volles Maß zu
auch an Icons in der Symbolleiste ist nicht
reduzieren.
nur für Einsteiger verwirrend. Rund 80
Prozent der Funktionen,so schätzen Ex-
perten,bleiben in Word,Excel & Co.fast
gänzlich ungenutzt. Aus diesem Grund
hat Excel 2000 seine Menüs bereits abge-
speckt. „Seltene“ Befehle finden Sie im
Hauptmenü nur noch dann,wenn Sie das
zugehörige Untermenü mit Hilfe des klei-
nen Doppelpfeils aufklappen. 10 Ihre
Vorlage
Aber Sie können der Menüleiste auch
m(cid:252)ssenSie als
eine individuelle Diät verpassen. Jedoch
Mustervorlage
gelten diese Änderungen dann nicht nur mitder Endung
für Ihre Vorlagendatei, sondern für alle XLT im Ordner
geöffneten Excel-Arbeitsblätter.Den „ge- „Tabellenvorla-
gen“ speichern.
wohnten“ Status stellen Sie später mit ei-
nem Mausklick wieder her.Und so geht’s:
Wählen Sie „Ansicht“, „Symbolleisten“,
„Anpassen“. Im Dialog „Anpassen“ kli-
cken Sie aufdie Schaltfläche „Neu“.
Vergeben Sie dann einen aussagekräf-
tigen Namen für die neue Leiste. Excel
platziert eine kleine graue Box neben das
Dialogfeld.Wechseln Sie im Dialog „An-
passen“ auf den Karteireiter „Befehle“.
Mit gedrückter linker Maustaste wählen Über „Ansicht,„Symbolleiste“ können als normales XLS-File speichern. Vorla-
Sie die erforderlichen Funktionen nach- Sie auf Wunsch künftig Ihre individuelle gen müssen immer die Endung „XLT“
einander aus den jeweiligen Kategorien Leiste sowie die von Excel vorgegebenen tragen.Und damit auch nach dem Befehl
aus und lassen die Symbole aufdie kleine nach Belieben ein- oder ausblenden. „Datei“,„Neu“ Ihre Vorlage sofort gelistet
graue Fläche rechts daneben fallen.Excel wird, müssen Sie sie im richtigen Ord-
10 Vorlagen korrektablegen
konstruiert daraus im Nu eine neue Sym- ner ablegen.Der heißt „Tabellenvorlagen“
bolleiste. Haben Sie Ihre Auswahl been- Nach all der Arbeit können Sie nur noch und befindet sich in Ihrem Office-Instal-
det,klicken Sie auf„Schließen“. einen einzigen Fehler machen: die Datei lationsverzeichnis. Ischta Lehmann
CHIP| WORKSHOP
10
DIE KATEGORIEN
» Video-Workshops
17 Workshops rund um die
TROTZDERF(cid:220)LLEDES
wichtigsten Excel-Funktionen
INHALTS(cid:220)BERSICHTLICH:
in Wortund Bild
Die Oberfläche der
Heft-CD. Hier haben
» Übungsdateien Sie Zugriff auf alle
Zum Vertiefen der Video- Daten und Dateien.
Workshops: So können Sie
Excel sofortanwenden.
» Makros
70 Makros, Vorlagen und Tools
für naheliegende und exoti-
sche Excel-Anwendungen
»
» Dateien zum Heft
Kein Abtippen: Die Workshop-
Dateien aus dem Heftstehen
für den Direkteinsatz bereit.
» CHIP-Shop
Zur Auswahl: Die aktuellen
Top-Produkte von CHIP für
Haushalt, Freizeitund Büro
» ANSEHNLICH:17 Video-
Workshops – sympathisch
moderiert– machen Sie
mitExcel schnell vertraut.
Alles über die Heft-CD
Excel – mal in XXL
Kalkulieren, rechnen, schätzen: Wer glaubt, dass Mathematik und Kalkulation langweilig sind, kennt Excel
noch nicht richtig. Was Sie mit dem Programm alles machen können, erleben Sie auf der CD zum Heft.
W 17 Video-Workshops zum
ir haben uns für Sie in der
DIE HIGHLIGHTS DER CD
Excel-Szene umgesehen und Mitmachen
»Tools für Excel
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For Excel
die Ihnen in Büro und Haushalt die Moderatorin, die Ihnen in 17 Video-
Formelsammlung mit mehr als 200 For-
Arbeit erleichtern werden. Egal, ob Sie Workshops die Grundfunktionen von
meln rund um Algebra, Geometrie, Phy-
Ihre Business-Kalkulationen machen,Ihr Excel nahebringt. Wenn Sie lernen und
sik und Technik
Haushaltsbuch künftig digital führen verstehen wollen,wie Excel funktioniert,
Herbers Excel-Lösungen
oder Ihre Aktienkurse professionell ver- finden Sie anschauliche Erläuterungen
Viele hundert Lösungen sowie Tipps &
folgen wollen: Excel kann das – und die zu Themen wie „Arbeitsblätter“, „Tabel- Tricks zu Excel – von einfachen Bedien-
Werkzeuge dazu liegen auf der Heft-CD! len“,„Formeln und Bezüge“,„Chart-Dar- hinweisen bis zu komplexen VBA-Codes:
stellung“,„3D-Bezüge“,„Matrix-Funktio- Mehr muss kein Mensch zu Excel wissen!
So starten Sie die Heft-CD
nen“ oder „Pivot-Assistenten“. Lottozahlen-Generator
Eigentlich reicht es schon,die CD in Ihr In der CD-Rubrik „XL Makros“ (unter Nie mehr selbstentscheiden: Excel über-
CD-ROM-Laufwerk einzulegen.Der Rest „M“) finden Sie 81 passende Muster- nimmt die Verantwortung, die richtigen
geschieht in der Regel automatisch.Sollte dateien zu den Video-Workshops und Lottozahlen für Sie zu tippen.
allerdings die Autorun-Funktion Ihres den Artikeln im Heft, mit denen Sie das Tastaturschablone
Laufwerks ausgeschaltet sein, öffnen Sie Gelernte praktisch umsetzen können. Die Schablone bietetIhnen den schnellen
Überblick über die wichtigsten Tasten-
den Windows-Explorer und von dort aus
Noch mehr Dateien zum Heft funktionen von Excel.
die Datei „START.EXE“ aus dem Root-
Andis Excel-Spiele
Verzeichnis der CD-ROM. Eine Installa- Auf der CD finden Sie noch weitere
Kaum zu glauben: Excel machtSpaß!
tion ist nicht nötig. Übungsdateien zu den Workshops im
CHIP| WORKSHOP
EXCEL-TUNING » CHARTS » FUNKTIONEN » FORMELN/BEZÜGE » LÖSUNGEN » SERVICE 11
Inhaltder Heft-CD
VONA WIEAUTOBIST WIETAX(STEUER):64 Vor-
lagen für alle Fälle, 81 Musterdateien und zahl-
reiche Tools finden Sie auf der Heft-CD.
Heft: „4GEWINNT.XLS“ zeigt Ihnen und den anderen Übungsdateien finden CHIP dabei, welche Anwendungsvielfalt
beispielsweise, dass Mathematik nicht Sie in den einzelnen Artikeln des Hefts. in Excel steckt.
unbedingt langweilig sein muss. Sie können unter anderem Aktien-
Excel-Makros und Beispieldateien
Die Präzision des Programms doku- kurse berechnen, Altersbäume Ihrer Be-
mentiert die sekundengenauen Uhr in Beim Öffnen der Dateien fragt Sie Excel, legschaft „pflanzen“, Angebote verschie-
„CLOCKXL5.XLS“,und die weiteren Fä- ob Sie die enthaltenen Makros aktivieren dener Firmen vergleichen oder auch Ar-
higkeiten von Excel, die erheblich über wollen.Das können Sie bedenkenlos tun, beitszeiten ausrechnen und verwalten.Im
das reine Kalkulieren hinausgehen,lernen denn die Beispieldateien sind selbstver- privaten Bereich haben Sie etwa die Mög-
Sie beispielsweise mit der Datei „SCHAL- ständlich auf Viren überprüft worden. lichkeit, den Kraftstoffverbrauch Ihres
TER.XLS“ kennen. Näheres zu diesen Anhand von fast 60 Beispielen zeigt Ihnen Autos oder Darlehensraten zu berechnen,
sich von Excel wecken zu lassen,Kassen-
oder Haushaltsbücher zu führen, sich
Lottozahlen mit (hoffentlich!) hoher Zie-
hungswahrscheinlichkeit vorhersagen zu
lassen oder Schecks und Überweisungen
mit Hilfe von Excel auszufüllen.
Doch das ist noch lange nicht alles,was
Ihnen die Heft-CD bietet.
Alleine „Herbers Excel-Lösungen“ be-
stehen aus einer Vielzahl nützlicher Ma-
kros, Tipps & Tricks sowie Lösungsmo-
dellen für Probleme, von deren Existenz
Sie bisher vielleicht noch nicht einmal
etwas geahnt haben.
Und schließlich zeigen Ihnen „Andis
Excel-Spiele“ (Teil 1 und 2) anhand von
immerhin sieben Beispielen, dass Arbei-
ten auch Spaß machen kann. Den wün-
schen wir Ihnen mit der Heft-CD!
Fehlersuche: Heft-CD defekt?
Sollte die CD in Ihrem CD-ROM-Lauf-
werk weder automatisch noch manuell
starten, probieren Sie die CD zunächst
einmal in einem anderen Laufwerk aus.
Sollte auch das nicht funktionieren,tau-
schen wir die CD gerne um.Vergessen Sie
bitte nicht, uns bei der Reklamation
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