Table Of ContentGabler Business-Software
Ulrich Schoenwald
Bessere Geschäftsbriefe
mit WordStar und
MailMerge auf CP/M- und
PC-DOS-Betriebssystemen
Ulrich Schoenwald
Bessere Geschaftsbriefe mit WordStar und MailMerge
(auf CP IM- und PC-DOS-Betriebssystemen)
Ulrich Schoenwald
Bessere Geschaftsbriefe
mit WordStar und MailMerge
auf CP/M- und PC-DOS-Betriebssystemen
GABLER
Business-Software
CIP-Kurztitelaufnahme der Deutschen Bibliothek
Schoenwald, Ulrich:
Bessere Geschaftsbriefe mit WordStar und
MailMerge auf CP-M-und PC-DOS
Betriebssystemen / Ulrich Schoenwald.
Wiesbaden: Gabler, 1986.
(Gabler-Business-Software)
Das in diesem Buch vorgestellte Programm wurde intensiv in der praktischen Anwendung getestet.
Das Buch wurde mit der gro/3ten Sorgfalt hergestellt. Wegen der technologisch empfindlichen
Struktur und komplizierten logischen Abhangigkeiten konnen Verlag und Verfasser jedoch keiner
lei Haftung oder juristische Verantwortung flir Folgen libernehmen, die sich aus fehlerhaften An
gaben ergeben.
© Springer Fachmedien Wiesbaden 1986
Urspriinglich erschienen bei Betriebswirtschaftlicher Verlag Dr . Th. Gabler GmbH, Wiesbaden 1986.
Satz: Satzstudio RES, R.-E. Schulz, Dreieich
Umschlag: Studio flir Werbung und Kommunikation, Wiesbaden
Das Werk einschliel3lich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschlitzt. Jede Verwertung au/3er
halb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung des Verlags unzulassig
und strafbar. Das gilt insbesondere flir Vervielfaltigungen, Ubersetzungen, Mikroverfilmungen
und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen.
ISBN 978-3-409-19220-0 ISBN 978-3-663-13775-7 (eBook)
DOI 10.1007/978-3-663-13775-7
Sehr geehrte Damen und Herren . ..
Sie haben einen neuen Computer und die Programme WordStar und MailMerge.
Nun machten Sie einen Geschiiftsbrief schreiben. Nehmen Sie 50 Mark aus der
Portokasse, und kaufen Sie sich eine gebrauchte Schreibmaschine. Eine halbe
Stun de spiiter ist Ihr Brief fertig.
Sie haben eine gebrauchte Schreibmaschine und wollen Ihre 200 Kunden mit per
sonlichen Briefen uber ein sensationelles Angebot informieren. Schon nach einer
Woche sind Sie fertig. Eine Woche, die Sie wahrscheinlich nie vergessen werden.
Sobald Sie aber auf dem Computer genauso fit sind wie auf der Schreibmaschine,
konnen Sie getrost Ihre "Gebrauchte" fur 60 Mark in der Zeitung anbieten.
Es ist tatsiichlich so: Auf den ersten Blick scheinen Computer und WordStarlMail
Merge ihre Stiirke nur bei Serienbriefen und Briefen, die man aus Textbausteinen
zusammensetzt, zu entfalten. Nach einiger Zeit aber stellt man fest, dajJ sie auch
bei individuellen Briefen, bei Aktennotizen, Berichten, Protokollen und allen an
deren Burotexten ausgezeichnete Dienste leisten: Formulierungen iindern! Siitze
umstellen, Tippfehler korrigieren, Seiten numerieren - alles geht schneller und
komfortabler, wenn man weijJ, wie ...
Dieses Nachschlagbuch will Ihnen - ob Sie nun gerade erst mit Hilje des Handbu
ches das WortStar-Land betreten haben oder ob sich schonfreier darin bewegen -
bei der tiiglichen Praxis am Bildschirm heljen: Sie finden alles uber die rationelle
Gestaltung eines Geschiiftsbriefes und Tips zum Umgang mit WordStar-Befehlen
in der Korrespondenz. Und wenn man schon so einfach Texte iindern kann, dann
sollte man es auch richtig machen. Deshalb gibt es
• direkt umsetzbare Anleitungen, wie Sie sich eine Datei mit Siitzen zum
Aussuchen anlegen, die Sie jederzeit verbessern und ergiinzen kannen,
• Hinweise zum Formulieren ansprechender Br;iefe,
• Nachschlagelisten fur Kommaregeln und Rechtschreibung,
• Schreibweise von StrajJennamen,
• Obersicht uber richtigen und DIN-gerechten Gebrauch der Schriftzei
chen,
• Nachschlageteil Textgliederung,
• Informationen zum Aujbau von Serienbriefen mit variablen Textein
fugungen
und uber 50 Seiten Musterbriefe aus vielen Geschiiftsbereichen, fertig zum
Einsatz in der Praxis.
Hilden, im April 1986 Ulrich Schoenwald
5
Inhaltsverzeichnis
1 Wichtiges zum Umgang mit WordStar . . . .. . .. . . . . . . .... .. . . . . 9
1.1 W orauf Sie achten solI ten ................................... 11
1.2 Texte korrigieren, andern und verbessern mit WordStar . . . . . . . . . 14
2 Der Leser ist Konig - wie spricht man ihn an? . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
3 Tips fUr Stilistik-Datei .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
4 WordStar-Befehle fur Geschaftsbriefgestaltung nach DIN 5008 . . . 33
4.1 Rander, Zeilenabstande, Kopf- und FuBzeilen . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
4.2 Textgestaltung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
4.3 Satzgestaltung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
4.4 Texte bearbeiten ........................................... 38
5 WordStar auf Norm gebracht: Die Schriftzeichen .. . . . . . . . . . . . . . 43
5.1 Leerschritte. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
5.2 Der Punkt ................................................ 47
5.3 Die Anfiihrungszeichen ,," " . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
5.4 Klammern ( ) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
5.5 Sonderzeichen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
5.6 Der Mittestrich - .......................................... 49
5.7 Der Schragstrich / ......................................... 51
'* ....................................
5.8 Das Nummernzeichen 52
5.9 Das Pluszeichen + . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
6 Die wichtigsten Punktbefehle fUr die Korrespondenz . . . . . . . . . . . . 53
7 Feste Formatzeilen ......................................... 59
8 Wo fangt man an, wo hort man auf? ......................... 65
9 Briefgestaltung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71
9.1 Die Absenderangaben ...................................... 73
9.2 Die Anschrift . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
9.3 Das Datum ............................................... 76
9.4 Der Behandlungsvermerk ................................... 77
9.5 Der Betreff ............................................... 77
9.6 Die Anrede ............................................... 77
9.7 Der GruB. . . . . ... . ... . ... . . .. ... . . . . . .. .. . . . . . ... . .. . . .. . . 78
9.8 Die Unterschrift und der Name des Unterzeichners . . . . . . . . . . . . . . 78
7
9.9 Der Anlagenvermerk ....................................... 79
9.10 Folgeseiten................... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
9.11 Das PS ................................................... 81
10 Hervorheben von Textstellen ................................ 83
10.1 Unterstreichen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85
10.2 Schattenschrift ............................................ 86
10.3 Doppelanschlag............ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86
10.4 Sperren................ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87
10.5 Farbwechsel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88
10.6 Einriicken.............. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88
10.7 Zentrieren ................................................ 89
10.8 Blocksatz oder Flattersatz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89
10.9 Weiche Trennstriche - harte Trennstriche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91
10.10 Gliederungen und Aufzahlungen ............................. 92
11 Strafiennamen 97
12 Gro6- und Kleinschreibung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103
13 Das Komma - der springende Punkt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111
14 Variable. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121
15 Damen und Herren: Die richtige Anrede am rechten Fleck . . . . . . . 131
16 Musterbriefe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135
16.1 Briefe des Verkaufs ........................................ 139
16.2 Briefe des Einkaufs ........................................ 162
16.3 Mahnungen............................................... 173
16.4 Briefe im Personalbereich ................................... 180
16.5 Briefe fiir besondere Anlasse ................................ 198
Stichwortverzeichnis .............................................. 201
8
1 Wichtiges zum
Umgang mit WordStar
1.1 Worauf Sie achten sollten
Erwarten Sie bitte keine "Hinftihrung zum Gerat" oder ein Kapitel "Ich schalte
meinen Computer ein". Nebenbei: In meinem Handbuch stehen zum Einschalten
die Goldenen W orte:
"Nehmen Sie sieh einen Moment Zeit, urn jemanden nach der exakten
Vorgehensweise fiir die Inbetriebnahme Ihres Computers zu fragen!
Notieren Sie sieh die einzelnen Schritte, urn sie spater nachlesen zu
konnen."
Ich werde Sie auch nieht mit Satzen langweilen wie: "Der Monitor ist im Prinzip ein
Fernseher - ein Fernseher in Ihren Computer." Aber ein paar grundlegende Dinge
sollten in diesem Kapitel erwahnt werden. Wenn Sie das alles schon kennen, urn so
besser, denn es ist fiir aIle die geschrieben, die sieh in der nachsten Zeit an ihrem
Computer zu schaffen machen und sieh noch nieht so gut auskennen.
Zwei Symbole vorab
1m ganzen Buch werden folgende Symbole verwendet:
/\ Control-Taste (CTRL)
Return-Taste (Zeilenschaltung)
Disketten
Jedes Kind weiB (iibrigens weiB es das meist vor seinen Eltern), daB Disketten emp
findlich sind und daB man mit ihnen umgeht wie mit rohen Eiern: Rohe Eier faltet
man nieht, kniekt und biigelt man nieht, man legt sie nieht in die Sonne und man
stapelt sie nicht iibereinander. In zwei Punkten (rnindestens) unterscheiden sieh
Disketten von rohen Eiern: Sie schmecken ftirchterlich, und sie sind magnetisch.
Deshalb haben sie niehts in der Nahe von Magneten verloren. Magnete sind auch
im Telefon, in Netzgeraten, sogar Scheren sind magnetisch. Also weit weg von den
Disketten!
WordStar-Befehle, mit denen man sofort anfangen kann
Ich nehme an, daB Sie wissen, wie man ein Betriebssystem ladt, denn bevor Sie
WordStar benutzen konnen, muB das Betriebssystem geladen werden. Und ich
nehme weiter an, daB Sie ein bereits installiertes, das heiBt auf ihren Computer an
gepaBtes Programrn besitzen. Danach erscheint auf dem Monitor das Zeichen A> ,
es sagt, daB der Computer auf Eingaben wartet. Urn WordStar zu starten, gibt man
11
nun WS ein und drtickt die .J-Taste. Nach einigen Textzeilen, die auftauchen und
wieder verschwinden, bleibt das Startmenue stehen. Es geht los.
Das Startmenue kann (mit kleinen Abweichungen, je nach der WordStar-Ausgabe,
die Sie benutzen) so aussehen:
Kein Text in Bearbeitung
D = Bearbeiten einer Text-Datei H = Hilfsstufe setzen
N = Bearbeiten einer Programm-Datei X = Ausgang Betriebssystem
M = MIX-Druck einer Datei P = Datei drucken
F = Inhaltsverzeichnis ein (EIN) Y = Datei lOschen
L = Angemeldetes Laufwerk wechse1n o = Datei kopieren
R = Programm aufrufen E = Dateinamen aendern
S = Spellstar aufrufen
Inhaltsverz. von A:
WS.COM WSOVLY.OVR WSMSGS.OVR PIP.COM STAT. COM
Wir wollen den ersten Brief mit WordStar schreiben und brauchen uns deshalb vor
erst nicht urn die Feinheiten im Menue und bei den Befehlen zu ktimmern - das
kommt noch frtih genug. Tippen Sie den Buchstaben D, egal, ob gro13 oder klein.
o ist normalerweise immer richtig, wenn Sie einen Brief schreiben wollen. Oanach
geben Sie Ihrem Brief einen Namen. Ftir dies en Namen konnen Sie bis zu 8 aufein
anderfolgende Buchstaben und Zeichen verwenden. Nicht benutzen sollten Sie die
se Zeichen:
" < ) • ; : , ? * = A D (oder auf manchen Tastaturen die ecki-
gen Klammern) und Leerschritte
Hinter diesen 8 Zeichen konnen Sie einen Punkt mach en und weitere 3 Zeichen ein
geben - bestens geeignet zur Gruppenbildung: .BRF konnte man fUr aile Briefe
nehmen, . TXT ftir andere Texte, .AOR fUr Adressdateien und so weiter. Unseren
Brief wollen wir TEST .BRF nennen. Nachdem man TEST .BRF eingetippt und mit
.J bestiHigt hat, erscheint das Hauptmenue mit den wichtigsten Befehlen. Die Ab
bildung dieses Menues ~ird jetzt nicht notig sein, Sie sehen es ja vor sich. Oer
Cursor steht unter der Formatzeile (tiber die Formatzeilen mehr ab Seite 59), und
WordStar wartet auf unseren Text: "Sehr geehrte Damen und Herren ... "
Sichern Sie immer ihre Daten!
Haben Sie mich verstanden? Sie sollen Ihre Daten sichern! Entschuldigen Sie bitte
den barschen Ton, das ist sonst nicht meine Art. So, aber jetzt sichern Sie sofort Ih
re Daten! Ich will Ihnen was erzahlen:
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