Beginning PivotTables in Excel 2007: From Novice to Professional (Beginning from Novice to Professional)

318 Pages·2007·8.97 MB·English

by  Debra Dalgleish

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Beginning Pivot Tables
in Excel 2007
Debra Dalgleish
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Beginning Pivot Tables in Excel 2007
Copyright © 2007 by Debra Dalgleish
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Contents at a Glance
About the Author . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xiii
About the Technical Reviewer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xv
Acknowledgments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xvii
Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xix
■ CHAPTER 1 Introducing Pivot Tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
■ CHAPTER 2 Creating a Pivot Table. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
■ CHAPTER 3 Modifying a Pivot Table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
■ CHAPTER 4 Summarizing Data. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
■ CHAPTER 5 Formatting a Pivot Table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
■ CHAPTER 6 Sorting and Filtering in a Pivot Table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87
■ CHAPTER 7 Creating a Pivot Table from External Data. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123
■ CHAPTER 8 Updating a Pivot Table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151
■ CHAPTER 9 Creating Calculations in a Pivot Table. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167
■ CHAPTER 10 Enhancing Pivot Table Formatting. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203
■ CHAPTER 11 Creating a Pivot Chart. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 233
■ CHAPTER 12 Printing and Extracting Data from a Pivot Table. . . . . . . . . . . . . . . . 257
■ APPENDIX Key Skills . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 275
■ INDEX . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 281
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Contents
About the Author . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xiii
About the Technical Reviewer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xv
Acknowledgments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xvii
Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xix
■ CHAPTER 1 Introducing Pivot Tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
What Is a Pivot Table? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
Understanding the Benefits of Using Pivot Tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
Preparing to Create a Pivot Table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Planning for Source Data in Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Opening the Sample File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Organizing Data in Rows and Columns . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Adding Column Headings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Entering Similar Data in Each Column . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Separating Data into Multiple Columns . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
Removing Repeated Columns. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
Entering Related Data in Each Row . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Creating an Isolated Block of Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Creating an Excel Table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Exploring the Excel Table Features . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
New Rows Are Automatically Included . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Headings Are Automatically Created for New Columns . . . . . . . . . . 11
Deleting Rows and Columns . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Headings Remain Visible . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Table Is Automatically Named . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Data Is Easily Sorted . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Data Is Easily Filtered . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Removing a Filter to View All the Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Saving the File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
v
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vi ■ CONTENTS
■ CHAPTER 2 Creating a Pivot Table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
Exploring an Insurance Policy Example . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
Creating the PivotTable Layout . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Adding Fields to the Pivot Table Layout . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Changing the Pivot Table Layout . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Adding More Fields to the Pivot Table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Moving Fields in the Pivot Table Layout . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
Charting the Data in a Pivot Table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
■ CHAPTER 3 Modifying a Pivot Table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Changing a Pivot Table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Clearing a Pivot Table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Adding Fields to Specific Areas of the Pivot Table . . . . . . . . . . . . . . . 32
Adding a Report Filter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Changing the Filter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
Filtering for Multiple Items . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
Removing a Report Filter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
Updating the Pivot Table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
Changing the Source Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
Viewing New Data in the Pivot Table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
Changing the Summary Function . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
Applying a PivotTable Style . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Deleting a Pivot Table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
■ CHAPTER 4 Summarizing Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
Exploring a Work Orders Example . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
Using the Summary Functions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
Showing Multiple Value Fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
Changing the Value Field Headings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
Showing Multiple Summaries for One Value Field . . . . . . . . . . . . . . 51
Showing or Hiding Grand Totals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
Creating Subtotals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
Showing or Hiding Subtotals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
Showing Subtotals Above or Below Items . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
Changing the Function for a Subtotal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
Creating Additional Subtotals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
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■ CONTENTS vii
Grouping Numbers and Dates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62
Grouping Numbers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62
Ungrouping Items . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
Grouping Dates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
Grouping Selected Items . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68
■ CHAPTER 5 Formatting a Pivot Table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
Controlling the Report Layout . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
Applying Outline Form Layout . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
Applying Tabular Form Layout . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
Applying Compact Form Layout . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71
Adding Blank Rows in the Layout . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
Using a Pivot Table Style . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
Adding Row and Column Shading . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
Applying Banded Rows to the Pivot Table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
Applying Banded Columns to the Pivot Table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
Formatting the Row and Column Headers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
Removing Row Header Formatting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
Removing Column Header Formatting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75
Removing a Pivot Table Style . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75
Creating a Pivot Table Style . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76
Applying a Custom Pivot Table Style . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78
Modifying a Custom PivotTable Style . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79
Duplicating a Pivot Table Style . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
Deleting a Custom Pivot Table Style . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
Using Themes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81
Viewing the Current Theme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81
Viewing the Theme Colors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82
Viewing the Theme Fonts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83
Viewing the Theme Effects . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83
Applying a Theme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84
Saving the File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85
Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85
■ CHAPTER 6 Sorting and Filtering in a Pivot Table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87
Adding Report Filters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87
Adding a Report Filter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89
Adding Multiple Report Filters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90
Changing the Order of Report Filters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91 vii
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viii ■ CONTENTS
Arranging Report Filters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92
Arranging the Report Filters Horizontally . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92
Arranging the Report Filters Vertically . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94
Clearing All Filters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95
Moving Labels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96
Dragging Labels to a New Position . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96
Using Commands to Move Labels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96
Moving Labels by Typing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97
Sorting Labels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98
Sorting the Labels with a Ribbon Command . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98
Sorting Labels with a Context Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
Sorting Labels with the Heading Drop-Down List . . . . . . . . . . . . . . 100
Sorting Values . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100
Sorting from Smallest to Largest . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100
Sorting from Largest to Smallest . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101
Sorting a Grand Total Row . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102
Sorting from Left to Right . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102
Sorting Automatically When the Pivot Table Changes . . . . . . . . . . . . . . . 103
Preventing Automatic Sorting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104
Restoring Automatic Sorting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105
Sorting Labels in a Custom Order . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107
Creating a Custom List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107
Sorting with a Custom List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108
Sorting Without Using a Custom List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108
Filtering Row and Column Labels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109
Filtering for Begins With . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109
Filtering for Contains . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111
Viewing Filter and Sort Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111
Removing Filters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112
Filtering Values . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112
Filtering Values for Row Fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113
Filtering Values for Column Fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114
Filtering for a Date Range . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114
Clearing the Filters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115
Filtering for a Specific Date Range . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116
Filtering for a Dynamic Date Range . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116
Applying a Manual Filter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117
Including New Items in a Manual Filter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118
Filtering by Selection . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119
8903Ch00CMP2 8/29/07 7:13 PM Page ix
■ CONTENTS ix
Showing Top and Bottom Items . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120
Filtering for the Top Items . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120
Filtering for the Bottom Percent . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121
Filtering for the Top Sum . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122
Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122
■ CHAPTER 7 Creating a Pivot Table from External Data . . . . . . . . . . . . . . . 123
Creating a Pivot Table from a Text File. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123
Importing the Text File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124
Modifying the Connection . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128
Changing the Security Settings. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130
Creating the Pivot Table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132
Creating a Pivot Table from an Access Query. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134
Connecting to the Access Query . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134
Modifying the Connection to the Access Query . . . . . . . . . . . . . . . . 137
Using an Existing Connection to Create a Pivot Table . . . . . . . . . . . 141
Creating a Pivot Table from an OLAP Cube . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142
Understanding OLAP Cubes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142
Connecting to an OLAP Cube . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144
Modifying the Connection to the OLAP Cube . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145
Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149
■ CHAPTER 8 Updating a Pivot Table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151
Updating an Excel Table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151
Changing an Excel Data Source . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154
Refreshing All Pivot Tables in a Workbook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157
Retaining Deleted Items . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158
Changing an Access Data Source . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160
Step 1:Download the New Database,and Open the Excel File. . . . 160
Step 2:Create a New Connection and a Temporary Pivot Table. . . . 160
Step 3:Change the Existing Pivot Table So It Uses the
New Connection . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161
Step 4:Remove the Temporary Pivot Table and the
Old Connection . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162
Refreshing the Pivot Table Regularly . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163
Saving Source Data with the File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164
Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165