BAB 4 HAS IL D AN PEMB AHAS AN 4.1 Requirement Analysis Dalam mengimplementasikan

204 Pages·2011·2.51 MB·Indonesian

BAB 4
HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1 Requirement Analysis
Dalam mengimplementasikan sebuah sistem ERP, terutama SAP,
pemetaan dari kebutuhan stakeholder (pihak manajemen, karyawan,
pelanggan, pemasok, para pemegang saham perusahaan, ataupun individu
yang mendapatkan keuntungan secara langsung dari sistem itu sendiri) ke
dalam sistem sangatlah penting, mengingat sistem yang ada digunakan untuk
melakukan kegiatan operasional sehari-hari dan data-data yang telah direkam
akan digunakan kembali oleh pihak manajemen tingkat menengah dan
atasdalam mengambil keputusan yang tepat bagi sebuah perusahaan.
Analisis kebutuhan yang baik mencakup beberapa aktivitas penting
yang harus dipenuhi, yaitu:
1. Requirement gathering, aktivitas yang dilakukan dalam tahapan
ini adalah mengkomunikasikan kepada para stakeholder tentang
apa saja kebutuhan-kebutuhan sistem, baik yang sifatnya
fungsional ataupun non-fungsional yang akan
dikembangkan/diimplementasikan ke dalam sistem.
2. Analisa kebutuhan, dalam tahap ini pihak tim proyek menentukan
jika ada kebutuhan yang telah dikumpulkan tidak jelas, tidak
lengkap, bersifat ambigu, ataupun bertentangan dengan ketetapan
yang ada maka akan dilanjutkan denganmencari penyelesaian dari
66
67
masalah tersebut agar tidak ada pihak yang dirugikan ke
depannya.
3. Mencatat kebutuhan, di tahapan yang paling akhir ini kebutuhan-
kebutuhan yang telah dikumpulkan dan dianalisa harus
didokumentasikan ke dalam berbagai macam bantuk, baik dalam
bentuk lembaran dokumentasi, usecase, ataupun spesifikasi
proses.
Di dalam PT. Serasi Mitra Mobil sendiri analisis kebutuhan juga
mencakup ketiga tahapan di atas, hanya saja lingkupnya yang lebih
dibatasi. Pada tahapan yang pertama, yaitu requirement gathering, pada
tahap ini tim proyek mengadakan survei di dalam sebuah rapat tertutup
dengan pihak manajemen untuk membahas kebutuhan-kebutuhan sistem
yang fungsional apa sajakah yang nantinya akan dipetakan ke dalam
sistem sehingga manajemen dapat mengambil keputusan dengan cepat
dan juga tepat. Setelah bertanya dengan para pihak manajemen, tim
proyek bertanya kepada para pengguna (end user) tentang kebutuhan apa
yang mereka inginkan di dalam sistem nantinya agar pekerjaan
operasional dapat berjalan dengan lancar tanpa adanya hambatan yang
berarti.
Setelah itu, pihak tim proyek mendapatkan daftar kebutuhan dari
sistem yang akan diimplementasikan di dalam PT. Serasi Mitra Mobil, di
dalamnya terdapat berbagai macam kebutuhan, dari daftar panjang
kebutuhan sistem yang akan diimplementasikan tim proyek meringkas
daftar tersebut menjadi beberapa hal, yaitu:
68
1. Pihak manajemen menginginkan data-data yang bersifat pribadi
dan rahasia harus dijaga dengan baik agar tidak bocor ke pihak-
pihak yang tidak berkepentingan.
2. Pihak manajemen menginginkan agar perawatan dari sistem yang
akan diimplementasikan dapat dilakukan dengan mudah dan
memakan biaya yang serendah-rendahnya.
3. Pihak pengguna menginginkan agar sistem yang ada nantinya
lebih mudah untuk digunakan, baik itu berupa panduan ataupun
kostumisasi pada software SAP sehingga para pengguna dapat
bekerja dengan efisien menggunakan bantuan sistem tersebut.
4. Pihak pengguna menginginkan sistem yang akan
diimplementasikan nantinya akan mempunyai laporan-laporan
yang berhubungan dengan operasional perusahaan (contohnya
laporan penjualan kendaraan pada cabang tersebut) dan juga bukti
cetakan yang berformat lebih mendetall pada transaksi tertentu
(contoh faktur penjualan dan pembelian mobil) sehingga lebih
memudahkan pihak pengguna dalam menentukan nilai sekarang
dan ke depannya dari sebuah mobil.
5. Pihak pengguna menginginkan agar sistem yang akan
diimplementasikan nantinya memiliki kinerja yang lebih baik dari
segi waktu akses dan reliabilitas sistem itu sendiri, karena pada
sistem SAP yang sebelumnya pada PT. SERA para pengguna
mengalami masalah pada kedua hal di atas.
69
Setelah meringkas daftar kebutuhan yang sifatnya pokok dan
dianggap vital oleh tim proyek, maka daftar dari kebutuhan tersebut
dicatat ke dalam perangkat lunak pengolah kata sebagai referensi pada
saat mengembangkan sistem agar jangan sampai ada hal yang terlewat
untuk dipenuhi dari kebutuhan-kebutuhan yang dimiliki oleh para
stakeholder tersebut.
4.2 Rancangan Yang Dikerjakan
Rancangan implementasi berupa aktivitas-aktivitas yang akan
dilakukan sudah dijabarkan terlebih dahulu melalui blueprint yang dirancang
langsung oleh pihak manajemen SMM. Secara garis besar, ada tiga dari
empat area besar area yang difokuskan dalam implementasi pembentukan
SMM, tiga area ini merupakan area IT yang berhubungan langsung dengan
implementasi sistem ERP berbasiskan SAP yang akan digunakan pada SMM
nantinya. Tiga area aktivitas tersebut adalah:
- Technical system
- Maintained system
- Documentation
Ketiga area tersebut berkaitan satu dengan yang lainnya. Technical
system yang berperan sebagai fondasi pada sistem SAP sebelum sistem siap
digunakan pada level development ataupun production mendukung aktivitas-
aktivitas yang terdapat pada area maintained system yang secara garis besar
menangani master data dan kebutuhan-kebutuhan data untuk
perusahaan/company code yang baru. Dokumentasi sendiri berjalan seiringan
dengan area aktivitas yang lainnya, dalam bentuk knowledge bagi end-user,
70
maupun pelaporan progress dari aktivitas-aktivitas yang telah dilakukan serta
masalah yang ditemukan.
4.2.1 Technical System
Aktivitas yang dilakukan dalam area sistem teknis ini
tidak lain adalah berupa implementasi sistem SAP meliputi
aktivitas customizing pada setiap modul yang nantinya akan
digunakan untuk menangani proses bisnis SMM ke dalam sistem
terkomputerisasi menggunakkan ERP berbasiskan SAP. Pada area
sistem teknis ini aktivitas-aktivitas implementasi dilakukan pada
modul-modul berikut:
a. Finance Customizing
Pada modul Finance, banyak dilakukan customizing yang
berkaitan dengan fondasi sistem, contohnya fiscal period,
assignments, dan sebagainya. Berikut adalah beberapa scope
customizing dari modul finance:
a. Enterprise Structure
b. General Ledger
c. Account Receivable
d. Account Payable
e. Asset Accounting
f. Balance Sheet/Profit & Loss
b. Controlling Customizing
Pada modul Controlling, beberapa aktivitas yang dilakukan
adalah assignments pada cost center dan profit center kepada
71
company code. Beberapa scope dari customizing modul
controlling antara lain:
a. Cost Center Accounting
b. Profit Center Accounting
c. Cost Element
d. Internal Order
e. Profitability Analysis
c. Human Resource Customizing
Pada modul HCM, Customizing dilakukan sebagian besar
pada hal-hal yang berkaitan dengan ketenagakerjaan, jam
kerja, data personal, dan assignment posisi. Berikut ini adalah
beberapa cakupan dari customizing modul HCM:
a. Personal Area
b. Personal Sub Area
c. Assign Personnel Area to CoCd
d. Personal Administration
e. Organization Data
f. Date specification
g. Payroll Data
h. Work schedule
i. Substitutions
j. Absence Catalog
k. Attendance
l. Availability
72
m. Leave Entitlement IT005
n. Payroll Accounting (Tax, Jamsostek)
d. Material Management (MM) Customizing
Pada modul MM, secara umum dilakukan Assignments pada
enterprise structure, seperti Purchasing Group, Storage
Location, Purchasing Organization, dan beberapa lainnya.
Berikut adalah beberapa cakupan dari MM Customizing:
a. Enterprise structure
b. Logistic General
c. Purchasing
d. General Setting for Material Management
e. Consumption Based Planning
f. Inventory management and Physical Inventory
g. Valuation and Account Assignment
h. Logistic Invoice verification
e. Plant Maintenance (PM) Customizing
Pada Plant Maintenance, beberapa aktivitas yang
dilakukan adalah mendefinisikan Work Center,
mendefinisikan Planning Plant, Assignments ke Company
code, dan sejenisnya. Berikut adalah beberapa cakupan dari
Customizing modul PM:
a. Enterprise Structure
b. Equipment and Technical Object
c. Preventive Maintenance
73
d. Master Data in PM and CS
e. Maintenance Plants, Work Center, Task List and PRTs
f. Maintenance and Service Processing
g. Information System for PM & CS
h. System enhancement & Data Transfer
f. Sales And Distributions (SD) Customizing
Pada modul SD, beberapa aktivitas Technical System
berkutat pada pendefinisian Sales Area, Distribution Channel,
Divisi, Sales Organization, Plant, dan juga Assignments untuk
plant ke company code, dsb.
Dari keseluruhan aktivitas customizing tersebut, beberapa
area yang menjadi area kerja dari tim kerja praktek penulis antara
lain:
g. Material Management (MM)
a. Enterprise structure
b. Logistic General
c. Purchasing
d. General Setting for Material Management
e. Inventory management and Physical Inventory
h. Plant Maintenance (PM)
a. Enterprise Structure
b. Equipment and Technical Object
c. Master Data in PM and CS
d. Maintenance Plants, Work Center, Task List and PRTs
74
e. Maintenance and Service Processing
i. Sales And Distributions (SD) Customizing
a. Enterprise Structure
b. Master data in SD

4.2.2 Maintained System
Aktivitas yang dilakukan pada pemeliharaan sistem secara
umum adalah penyesuaian master data lama (yang digunakan
pada perusahaan yang lama) menjadi master data baru (yang
digunakan pada perusahaan yang akan dibentuk). Tahap ini
dilakukan mengingat data-data yang nantinya digunakan di SMM
tidak sepenuhnya merupakan data-data baru, melainkan data-data
lama yang terdapat di perusahaan terdahulunya (Mobil 88).
Data-data yang lama tersebut sebagian besar butuh
disesuaikan untuk dapat digunakan ke dalam sistem yang baru,
antara lain dalam pengkodean, penamaan, dan sebagainya.
Berikut adalah aktivitas-aktivitas per modul yang dilakukan untuk
melakukan maintain data:
75
i. FICO
Berikut ini adalah beberapa data pada modul FICO yang perlu
di-maintain untuk penyesuaian dari company code lama
(0001-SAR) menjadi company code yang baru (0002-SMM):
a. G/L Master Data
b. Asset Master Data
c. IO Master Data
d. Cost Element Master Data
e. Number Range print BPH, BTUKB, BKU
f. Profit Center
g. Cost Center
h. Interest Rate
ii. HR
Berikut iniadalah beberapa data pada modul HCM yang perlu
di-maintain untuk penyesuaian dari company code lama
(0001-SAR) menjadi company code yang baru (0002-SMM):
a. Employee master data
b. Organization Management
c. NPWP / Tax for Payroll
d. Wage Type
e. Time management