Aprende a ser secretaria

608 Pages·2008·12.67 MB·Spanish

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Aprende a se secretaria
Manual para el desempeño profesional de la
secretaria
Amalia Taquechel Barreto
Carmen Alina García Díaz
Todas las universidades en una: EDUNIV
651-Taq-A
Aprende a se secretaria. Manual para el desempeño profesional de la secretaria /
Amalia Taquechel Barreto y Carmen A. Gracía Díaz. -- Ciudad de La Habana :
Editorial Universitaria. -- ISBN 978-959-16-0654-9. -- 608 pág.
1. Taquechel Barreto, Amalia
2. García Díaz, Carmen A.
3. Servicios de oficina
Edición: Dr. C. Raúl G. Torricella Morales
Corrección: Luz María Rodríguez Cabral
Ministerio de Educación Superior, 2008
2 edición, Editorial Universitaria, 2008
La Editorial Universitaria publica bajo licencia Creative Commons de tipo Reconocimiento
No Comercial Sin Obra Derivada, se permite su copia y distribución por cualquier medio
siempre que mantenga el reconocimiento de sus autores, no haga uso comercial de las
obras y no realice ninguna modificación de ellas. La licencia completa puede
consultarse en:
http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/2.5/ar/legalcode
2 edición.
ISBN 978-959-16-0654-9
Editorial Universitaria
Calle 23 entre F y G, No. 564
El Vedado, Ciudad de La Habana
Cuba CP 10400
e-mail: [email protected]
Sitio Web: http://revistas.mes.edu.cu
Nota a la Edición
La primera edición de esta obra: Aprende a ser secretaria / Amalia Taquechel Barreto y Carmen Alina
Garcia Díaz. -- Ciudad de La Habana : Editorial Universitaria, 2005. -- ISBN 959-16-0339-8. -- 292 pág.
Ha batido el récord de consulta, al alcanzar más de 5 mil descargas en el último trimestre del 2007.
Más del triple de las consultas de la obra que ocupó el segundo lugar en cantidad de descargas. La
Editorial Universitaria tiene el placer de ofrecer su segunda edición corregida y actualizada y
ampliada, con más de 600 páginas. Espero que tenga tanta aceptación como la anterior.
El Editor
“Aprende a ser Secretaria” Manual para el desempeño profesional de la secretaria. 1
Prólogo
Antes de leer este libro, mi único conocimiento acerca de las funciones de una
Secretaria se fundamentaba en la experiencia personal adquirida en mi trabajo como
Cuadro de Dirección Docente en un Centro de Educación Superior.
Siempre valoré con alta estima el importante papel que puede jugar una Secretaria en
cualquier organización si está debidamente preparada para las múltiples funciones que
le compete realizar.
Las autoras en esta obra demuestran que poseen sólida formación y amplios
conocimientos del contenido que exponen, que, a su vez, se enriquece con la
experiencia personal que poseen en el ejercicio de las funciones como Secretaria. Los
temas tratados son variados y abarcan un amplio horizonte del perfil de trabajo de
quienes ejercen esta noble función o se forman para desempeñarla.
En menos páginas no se pueden dar más informaciones para apoyar o desarrollar los
conocimientos que tenga el lector acerca del tema que presenta la obra. A mi juicio en
esto reside uno de los aspectos más valiosos del material que se presenta, sobre todo
en esta época en la que se necesitan Secretarios y Secretarias que tengan mentes
abiertas y ágiles, así como una sólida formación para que puedan contribuir a la labor
eficiente y eficaz que necesitan nuestras organizaciones.
Dra. Diana Mondeja González
Ministerio de Educación Superior
“Aprende a ser Secretaria” Manual para el desempeño profesional de la secretaria. 2
Al lector
Nuestro José Martí dijo: “….Emplearse en lo estéril cuando se puede hacer lo útil,
ocuparse en lo fácil cuando se tiene bríos para intentar lo difícil, es despojar de su
dignidad al talento. Todo el que deja de hacer lo que es capaz de hacer, peca ….”
Siguiendo el pensamiento martiano y aprovechando la máxima que expresa: que la base
de la mayoría de las ideas nuevas proviene de tomar prestadas, combinar o modificar
las antiguas y con el deseo de llegar a todos. Nos propusimos escribir este compendio
denominado “Aprende a ser Secretaria”, para quienes se forman en esta bella profesión,
y por qué no, a los que sin dedicarse a ella, tengan el noble deseo de conocer su
interactuar que requiere de tanto empeño, estudio y preparación.
La Secretaria debe asumir funciones y responsabilidades muy diversas, en dependencia
de las necesidades de la empresa. Por esta razón debe procurarse una formación
integral que le asegure los conocimientos básicos en todos los aspectos relacionados
con su trabajo y que a su vez le permita estar a la altura de la profesionalidad que
requiere.
El papel de la Secretaria ha cambiado en los últimos años. Esa idea de una persona
cuyo único trabajo es atender el teléfono y apuntar los recados, ha quedado desfasada
en los tiempos que corren. La Secretaria se ha convertido en un eslabón fundamental
dentro del organigrama empresarial.
Las competencias y las responsabilidades de la Secretaria se ha ido incrementando
poco a poco hasta llegar a convertirse en personas imprescindibles en las empresas de
hoy en día. Un ejemplo claro de esto es el hecho del aumento de requisitos exigidos a
las personas que aspiran a este puesto.
El saber qué hacer y el saber cómo hacerlo es la combinación excelente para el éxito de
tu labor.
Las autoras proponen que este libro pueda ser utilizado, además, en las escuelas de
Secretariado, Cursos de Capacitación, así como para la carrera de Secretariado, que
tenemos la esperanza se cree en nuestro país.
“Las expectativas altas son la clase del éxito”
“Para alcanzar el éxito no hagas cosas extraordinarias. Has cosas ordinarias
extraordinariamente bien”.
Mayo del 2005
Las Autoras
“Aprende a ser Secretaria” Manual para el desempeño profesional de la secretaria. 3
A Massiel, mi hija;
Por estar cerca de mí
Aguardándome con paciencia y amor
Amalia
A mi familia y compañeros de la Dirección de
Formación de Profesionales del Ministerio de Educación
Superior, de los cuales aprendí casi todo lo que se.
Carmen Alina
“Aprende a ser Secretaria” Manual para el desempeño profesional de la secretaria 4
Índice
Prólogo ……….................………… …………………………………………………………… 1
Al lector……………………..................………………………………………………………… 2
Dedicatoria……………………………….................…………………………………………… 3
Capítulo 1 Orígenes del oficio ………………..........…………………………………… 5
Capítulo 2 La Secretaria: una profesional del secretariado .. ………….......…… 15
Capítulo 3 ¿Cómo lograr una imagen personal y profesional correcta?…........ 35
Capítulo 4 Protocolo y Relaciones Públicas ………………........………………… 104
Capítulo 5 El Teléfono ………………………..……………………….........………… 192
Capítulo 6 Gestión del tiempo ………………………………….…………........…… 212
Capítulo 7 Recordatorios y Sistemas de Seguimientos……………………........ 227
Capítulo 8 La Reunión ……………………………………………………...…............ 246
Capítulo 9 Organización de los viajes de negocio …………………………......... 260
Capítulo 10 Prioridades, Toma de decisión y Resolución de problemas …....... 269
Capítulo 11 La comunicación como proceso ………….……………………......…. 288
Capítulo 12 La comunicación Escrita ………………………….…………….........… 308
Capítulo 13 Organización de la correspondencia …………….…............………... 384
Capítulo 14 Gestión del Archivo …….………………………………………….......... 395
Capítulo 15 Elementos de Redacción y Ortografía ……….………....……...…….. 444
Capítulo 16 Ofimática ………………………………….………………….........………. 475
Capítulo 17 Elementos de Administración Gerencial………...........……….…..... 491
Capítulo 18 Elementos de Contabilidad y Finanzas…..........……………………… 537
Capítulo 19 Elementos de Mercadotecnia …..…………………….........…………... 556
Agradecimiento…………………………………………………………………….............… 595
Bibliografía ………………………………………………………...............………..………. 597
Avales ……………………………………………………………………….............………… 601
“Aprende a ser Secretaria” Manual para el desempeño profesional de la secretaria. 5
CAPÍTULO 1
ORÍGENES DEL OFICIO DE
SECRETARIA
“Aprende a ser Secretaria” Manual para el desempeño profesional de la secretaria. 6
ORÍGENES DEL OFICIO
La profesión Secretarial, es uno de los empleos más antiguos en
la historia de la humanidad.
En la búsqueda sobre los orígenes del oficio de Secretaria, las
autoras consultaron diferentes materiales como la Biblia, libro
más antiguo que se conoce; escritos sobre las historias del
antiguo Egipto y otros documentos referentes a este tema.
En la Biblia, cuya existencia se remonta al siglo X AC, se encuentran varios versículos
que evidencian la existencia de este oficio desde tiempos tan remotos. Según reza en el
libro de Jeremías, en los capítulos del 36 al 45, Barúc, amigo del profeta, le ofrecía sus
servicios como escribano, no se explica si recibía alguna remuneración por su trabajo,
aunque tratándose de religiosos dedicados al servicio de Dios es de suponer que no.
También en las historias del mundo antiguo se narra que al llegar la escritura a Egipto,
los sacerdotes no demoraron en adaptarla a su propio sistema para expresar sus ideas.
Mucho de lo que hoy se conoce del antiguo Egipto proviene de los jeroglíficos
encontrados en edificios, monumentos, libros, cartas, crónicas escritas en estilo
manuscrito abreviado llamado “hierático”. Casi todos cuentan historias sobre faraones y
sacerdotes. Estas historias eran transcritas por los escribanos, quienes eran educados
desde edades muy tempranas para que dominaran el arte de escribir.
Los griegos amantes de las artes y las ciencias, tampoco se sustrajeron al uso de los
secretarios, que en su marco desempeñaban todo tipo de funciones. Zeus, el señor del
Olimpo, poseía a su servicio una especie de secretario divino, “Hermes, el mensajero de
los dioses”.