Access 2013 Guia Practica para el usuario

324 Pages·2013·22.224 MB·Spanish

by  USERS

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Microsoft Access 2013 es una de las herramientas más eficientes para organizar información. A lo largo de este manual conoceremos
el funcionamiento y las novedades de esta versión, de una manera didáctica y agradable que se adapta tanto a los principiantes
l
a
como a los usuarios más avanzados en el tema. tS
Mediante ejemplos, ejercicios paso a paso y guías visuales aprenderemos a crear bases de datos y tablas, originar informes, hacer consultas, diGiTI
armar formularios y automatizar tareas usando macros. Todas estas funciones nos permitirán relacionar gran cantidad de datos y obtener n A
óR
información clave para la toma de decisiones. Al finalizar la lectura habremos aprovechado al máximo todo el potencial del programa, sim- siG
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plificando muchas tareas de nuestra vida cotidiana, como registrar información o administrar datos en el hogar o el trabajo. e
v
planificar la estructura de la base de datos ayuda
a ahorrar tiempo y trabajo, dos elementos muy
valiosos a la hora de buscar y generar información.
Guía práctica
en este Libro AprenDerá: 3
bases de datos: utilidad, tipos y creación. Abrir, cerrar, guardar copias, 1
guardar objetos. Propiedades. para el usuario
0
interfaz y herramientas: menú Archivo, barra de acceso rápido, barra
de estado, cinta de opciones.
2
Manejo de la información: crear y guardar tablas. Elementos del panel
de exploración. Hojas de datos y creación de listas. Para simplificar el interfaz y herramientas
aprendizaje, los lectores s
del proGrama
Datos: ordenar, filtrar, relacionar, calcular y trasladar. podrán acceder a los
archivos de Access s
propiedades y formatos: propiedades particulares. Vínculos. Personalizar generados durante personalización y uso
apariencia. la redacción del libro. e
de controles
Consultas, formularios e informes: consultas de selección y acción. Creación c
de formularios: registros, controles y personalización. Estructura de informes. relaciones entre tablas
c
formularios, consultas
a
e informes
niveL De UsUArio
básico / intermedio
automatización de tareas
CAtegorÍA
mediante macros
Microsoft - Access
seGuridad de los datos
reDUsers.com profesor en LÍneA
En nuestro sitio podrá encontrar noticias Ante cualquier consulta técnica relacionada
relacionadas y también participar de la comunidad con el libro, puede contactarse con nuestros Gestione información de la manera más productiva
de tecnología más importante de América Latina. expertos: [email protected].
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MÁS INFORMACIÓN / CONTÁCTENOS

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ACCESS
2013
GUÍA PRÁCTICA
PARA EL USUARIO
TÍTULO: ACCESS 2013
COLECCIÓN: Manuales USERS
FORMATO: 24 x 17 cm
PÁGINAS: 320
Copyright © MMXIII. Es una publicación de Fox Andina en coedición con DÁLAGA S.A. Hecho el depósito que marca la ley 11723.
Todos los derechos reservados. Esta publicación no puede ser reproducida ni en todo ni en parte, por ningún medio actual o
futuro sin el permiso previo y por escrito de Fox Andina S.A. Su infracción está penada por las leyes 11723 y 25446. La editorial
no asume responsabilidad alguna por cualquier consecuencia derivada de la fabricación, funcionamiento y/o utilización de los
servicios y productos que se describen y/o analizan. Todas las marcas mencionadas en este libro son propiedad exclusiva de sus
respectivos dueños. Impreso en Argentina. Libro de edición argentina. Primera impresión realizada en Sevagraf, Costa Rica 5226,
Grand Bourg, Malvinas Argentinas, Pcia. de Buenos Aires en VII, MMXIII.
ISBN 978-987-1949-17-5
Fleitas, Paula
Access 2013 / Paula Fleitas ; coordinado por Gustavo Carballeiro. - 1a ed. - Buenos Aires :
Fox Andina; Dalaga, 2013.
320 p. ; 24x17 cm. - (Manual users; 251)
ISBN 978-987-1949-17-5
1. Informática. I. Carballeiro, Gustavo, coord. II. Título
CDD 005.3
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REDISEÑO BOMBOS LIBROS - PAG 01 - Base Editable - Nov 09.indd 1 27/4/2011 14:48:36
4 PRELIMINARES
Prólogo
En la actualidad, cuando usamos una computadora, además
de conocer en profundidad el funcionamiento de aquellos
programas que aplicamos en nuestras tareas cotidianas; todos
–de alguna u otra manera, con mayor o menor profesionalismo–
utilizamos otras aplicaciones de uso más común, como son
Word, Excel o Power Point de Microsoft. Sin embargo, el paquete
Office no se limita a ellos; dentro de la suite encontramos
otros programas, que quizás ni siquiera nos atrevimos a abrir
porque no sabemos para qué sirven. Entre ellas, seguramente,
se encuentra Access 2013; o por lo menos eso es lo que me
sucedía a mí hasta la primera vez que me enseñaron a usarlo.
Eso fue hace muchos años, cuando estaba en la escuela y recién
empezaba a usar una computadora, pero recuerdo que cuando
entendí la lógica del programa me pareció maravilloso. Poder
crear una estructura para cargar gran cantidad de datos de
forma ordenada, relacionar la información, hacer consultas e
informes automatizados mediante algunos clics del mouse era
algo sumamente útil y a la vez fácil de realizar.
Después de tanto tiempo, el programa me sigue
sorprendiendo con cada una de las novedades y mejoras
que trae en cada versión y la sigo considerando la mejor
herramienta para organizar y consultar datos de manera
dinámica. Por eso espero que este libro los ayude a
introducirse en el mundo de las bases de datos, y que lo que
aprendan puedan adaptarlo para aplicarlo en sus tareas.
María Mazzini
Editora de RedUsers
www.redusers.com
ACCESS 2013 5
Contenido
Guardar y cerrar una tabla ....................................34
Panel de navegación ..................................................35
Prólogo ....................................................................... 4 Copiar objetos .......................................................36
El libro de un vistazo ................................................ 10 Renombrar objetos ................................................37
Información complementaria................................... 11 Eliminar objetos ....................................................38
Introducción ............................................................. 12 Hoja de datos .............................................................39
Insertar datos en las tablas ...................................40
Crear listas predeterminadas.................................42
Crear listas con datos existentes ............................44
Bienvenidos a Access 2013
Sustituir datos .......................................................45
Qué son las bases de datos ........................................14 Organizar datos .....................................................46
Conocer el programa .................................................15 Buscar y reemplazar datos ....................................47
La interfaz ............................................................16 Resumen ....................................................................49
Tipos de bases de datos.............................................22 Actividades ................................................................50
Crear una base de datos de escritorio ....................22
Crear una base de datos a partir de una plantilla...24
Abrir bases de datos existentes ..............................26
Guardar copia de la base de datos .........................27
Guardar objetos de una base de datos....................27
Cerrar una base de datos .......................................28
Ayuda de Microsoft Access ....................................28
Resumen ....................................................................29
Actividades ................................................................30
Propiedades y formatos
Propiedades particulares ...........................................52
Reducir el tamaño del campo ................................52
Formato de los datos .............................................53
Valores predeterminados .......................................54
Validar datos .........................................................55
Mensaje de validación ...........................................57
Comenzar a trabajar
Convertir datos en obligatorios ..............................58
con Access
Crear formatos predeterminados ...........................59
Tablas .........................................................................32 Numerar registros automáticamente .....................60
Crear tablas ..........................................................32 Trabajar con fechas ...............................................61
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6 PRELIMINARES
Insertar imágenes .................................................62
Evitar duplicaciones de datos ................................63
Relaciones entre tablas
Vínculos en los datos. ................................................64
Crear hipervínculos................................................64 Clave principal ...........................................................90
Eliminar vínculos ...................................................66 Qué es una clave principal .....................................90
Personalizar la hoja de datos ....................................67 Creación de claves principales ...............................91
Modificar tipos de datos ........................................67 Quitar y cambiar la clave principal.........................93
Insertar columnas en una tabla .............................68 Relacionar datos ........................................................93
Ocultar y mostrar columnas ...................................69 Tipos de relaciones ................................................94
Inmovilizar columnas .............................................70 Proceso de relación ...................................................95
Darle color a la hoja de datos ................................71 Opciones para la relación entre tablas ...................99
Trabajar con relaciones ...........................................100
Ficha Diseño ........................................................100
Eliminar relaciones .............................................101
Informes de relaciones ........................................102
Propiedades de los informes de relaciones ..........104
Previsualización de los datos ...............................105
Dependencias del objeto ......................................107
Resumen ..................................................................109
Actividades ..............................................................110
Resumen ....................................................................73
Actividades ................................................................74
Ordenar y filtrar datos
Ordenar registros .......................................................76
Orden personalizado ..............................................76
Reorganizar columnas ...........................................79
Filtros .........................................................................80
Filtrar registros .....................................................80
Consultas de selección
Criterios ................................................................82
Filtros por formulario ............................................84 Qué es una consulta. ................................................112
Avanzadas .............................................................86 Tipo de consultas .................................................112
Resumen ....................................................................87 Diseño de consultas .................................................114
Actividades ................................................................88 Agregar campos en las consultas ........................115
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ACCESS 2013 7
Criterios de selección ..........................................117 Consultas de modifi cación de registros ..................148
Guardar consultas ................................................120 Crear consultas de modifi cación de registros .......149
Ejecución y resultados ............................................121 Ejecución de la consulta ......................................150
Vista Hoja de datos .............................................121 Centro de confi anza.................................................151
Formas de ejecutar consultas ..............................122 Cómo reconocer bases de datos no confi ables ......154
Tipos de vista ......................................................124 Cómo evitar las advertencias de seguridad ..........155
Consultas sobre varias tablas ...............................127 Resumen ..................................................................155
Uso del asistente .....................................................129 Actividades ..............................................................156
Resumen ..................................................................131
Actividades ..............................................................132
Formularios
Creación de formularios ..........................................158
Formularios rápidos .............................................159
Formularios con asistente ....................................161
Consultas de acción
Formulario en blanco...........................................166
Tipos de consulta .....................................................134 Formulario de navegación ...................................167
Consultas de creación de tablas ..............................136 Más formularios ..................................................168
Crear tablas con base en consultas ......................136 Datos en formularios ...............................................168
Ejecutar la consulta.............................................137 Visualizar la información .....................................168
Guardar consultas de acción ................................140 Eliminar registros................................................169
Consultas de datos anexados ..................................140 Agregar registros ................................................169
Crear consulta de datos anexados ........................140 Controles de formularios.........................................171
Ejecutar la consulta.............................................142 Elementos generales ...........................................172
Confi rmación de anexos.......................................143 Vistas de formularios ...........................................173
Consultas de eliminación ........................................144 Estructura de un formulario ................................174
Crear consultas de eliminación ............................144 Propiedades de los controles ...............................175
Criterios y ejecución de la consulta ......................145 Menús contextuales de los controles ....................178
Confi rmación de la eliminación ...........................146 Líneas de división y autoformato .........................179
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8 PRELIMINARES
Insertar logotipos y datos ...................................180 Personalizar el diseño de los formularios ...............206
Filtros en formularios ..............................................182 Agregar y eliminar campos ..................................206
Resumen ..................................................................183 Temas ..................................................................207
Actividades ..............................................................184 Alineación de controles .......................................208
Tamaños .............................................................210
Posicionar controles ............................................211
Resumen ..................................................................211
Actividades ..............................................................212
Informes y etiquetas
Creación de informes ..............................................214
Informes rápidos..................................................215
Informes con el uso del asistente .........................216
Vistas de los informes .............................................220
Formularios personalizados
Personalizar el diseño ..............................................221
Propiedades de los controles ..................................186 Secciones de un informe ......................................221
Encabezado de formularios .................................188 Contar registros. ..................................................226
Etiquetas .............................................................190 Numerar cada registro ........................................227
Cuadros de texto .................................................191
Cuadros combinados ............................................193
Cuadros de lista ...................................................197
Hipervínculos ......................................................199
Grupos y botones de opción .................................200
Casillas de verificación ........................................204
Botones de comando ...........................................204
Preparar la impresión de datos ...............................230
Tamaño y orientación del papel ...........................230
Opciones de impresión .........................................231
Imprimir el informe .............................................234
Etiquetas ..................................................................235
Resumen ..................................................................239
Actividades ..............................................................240
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