Absolute Beginner's Guide to VBA

385 Pages·2004·4.381 MB·English

by  McFedries, Paul

Absolute
Beginner’s
Guide
to
VBA
Paul McFedries
800 East 96th Street,
Indianapolis, Indiana 46240
Absolute Beginner’s Guide to VBA Publisher
Copyright © 2004 by Que Publishing Paul Boger
Associate Publisher
All rights reserved. No part of this book shall be reproduced, stored in a
retrieval system, or transmitted by any means, electronic, mechanical, pho- Michael Stephens
tocopying, recording, or otherwise, without written permission from the
Acquisitions Editor
publisher. No patent liability is assumed with respect to the use of the
Loretta Yates
information contained herein. Although every precaution has been taken
in the preparation of this book, the publisher and author assume no Development
responsibility for errors or omissions. Nor is any liability assumed for dam- Editor
ages resulting from the use of the information contained herein.
Sean Dixon
International Standard Book Number: 0-7897-3076-6
Managing Editor
Library of Congress Catalog Card Number: 2003116158
Charlotte Clapp
Printed in the United States of America
Project Editor
First Printing: March 2004
Tricia Liebig
07 06 05 10 9 8 7
Production Editor
Trademarks
Benjamin Berg
All terms mentioned in this book that are known to be trademarks or ser- Indexer
vice marks have been appropriately capitalized. Que Publishing cannot
Mandie Frank
attest to the accuracy of this information. Use of a term in this book
should not be regarded as affecting the validity of any trademark or ser- Proofreader
vice mark. Tonya Fenimore
Warning and Disclaimer Technical Editor
Every effort has been made to make this book as complete and as accu- Bob Villareal
rate as possible, but no warranty or fitness is implied. The information pro-
Publishing
vided is on an “as is” basis. The author and the publisher shall have
Coordinator
neither liability nor responsibility to any person or entity with respect to
Cindy Teeters
any loss or damages arising from the information contained in this book.
Interior Designer
Bulk Sales
Anne Jones
Que Publishing offers excellent discounts on this book when ordered in
quantity for bulk purchases or special sales. For more information, please Cover Designer
contact Anne Jones
U.S. Corporate and Government Sales Page Layout
1-800-382-3419 Susan Geiselman
[email protected]
For sales outside of the U.S., please contact
International Sales
[email protected]
Contents at a Glance
Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1
Part 1 Getting Started with VBA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5
1 Recording Your First Macro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7
2 Writing Your Own Macros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .15
3 Understanding Program Variables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .35
4 Building VBA Expressions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .43
5 Working with Objects . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .63
6 Controlling Your VBA Code . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .83
Part 2 Putting VBA to Work . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .109
7 Programming Word . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .111
8 Programming Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .137
9 Programming PowerPoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .163
10 Programming Access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .191
11 Programming Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .219
Part 3 Getting the Most Out of VBA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .239
12 Interacting with the User . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .241
13 Creating Custom VBA Dialog Boxes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .263
14 Creating Custom Menus and Toolbars . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .291
15 Debugging VBA Procedures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .315
Part 4 Appendixes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .345
A VBA Statements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .347
B VBA Functions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .353
Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .363
Table of Contents
Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
I Getting Started with VBA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5
1 Recording Your First Macro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
What Is a Macro? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
What Does VBA Have to Do with Macros? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
Understanding VBA Procedures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Recording a VBA Macro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
Viewing the Resulting Module . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Editing a Recorded Macro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
2 Writing Your Own Macros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Displaying the Visual Basic Editor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Touring the Visual Basic Editor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Opening an Existing Module . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Creating a New Module . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Writing Your Own Command Macro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Running a VBA Macro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Creating User-Defined Functions with VBA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Understanding User-Defined Functions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Writing User-Defined Functions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
Employing User-Defined Functions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Working with Procedures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
The Structure of a Procedure . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Calling a Procedure . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Taking Advantage of IntelliSense . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
Working with Comment Blocks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
Working with Modules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Renaming a Module . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Exporting a Module . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Importing a Module . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
Removing a Module . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
Shutting Down the Visual Basic Editor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
3 Understanding Program Variables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
Declaring Variables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
Avoiding Variable Errors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
Variable Data Types . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
Using Array Variables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
Working with Constants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
Using Built-In Constants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
Creating User-Defined Constants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
4 Building VBA Expressions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
Working with VBA Operators . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
Arithmetic Operators . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
The Concatenation Operator . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
Comparison Operators . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
Logical Operators . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
Understanding Operator Precedence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
The Order of Precedence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
Controlling the Order of Precedence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
Working with Numeric Expressions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
VBA’s Math Functions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
VBA’s Financial Functions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
Working with String Expressions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
Working with Logical Expressions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
The And Operator . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
The Or Operator . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
The Xor Operator . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
The Not Operator . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
Working with Date Expressions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
5 Working with Objects . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
The Object Hierarchy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
Working with Object Properties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
Setting the Value of a Property . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
Returning the Value of a Property . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
Working with Object Methods . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68
Handling Object Events . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
Working with Object Collections . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71
Assigning an Object to a Variable . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
The Is Operator . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
Working with Multiple Properties or Methods . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
Example: The Application Object . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75
Properties of the Application Object . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75
Methods of the Application Object . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77
Example: The Window Object . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78
Specifying a Window Object . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79
Opening a New Window . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79
Window Object Properties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79
Window Object Methods . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
6 Controlling Your VBA Code . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83
Code That Makes Decisions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84
Using If...Then to Make True/False Decisions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84
Using If...Then...Else to Handle a False Result . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86
Making Multiple Decisions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87
Using the And and Or Operators . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87
Using Multiple If...Then...Else Statements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88
Using the Select Case Statement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90
vi ABSOLUTE BEGINNER’S GUIDE TO VBA
Functions That Make Decisions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95
The IIf Function . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95
The Choose Function . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96
The Switch Function . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97
Code That Loops . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
Using Do...Loop Structures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
Using For...Next Loops . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101
Using For Each...Next Loops . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103
Using Exit For or Exit Do to Exit a Loop . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105
II Putting VBA to Work . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .109
7 Programming Word . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111
Working with Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112
Specifying a Document Object . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112
Opening a Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112
The RecentFiles Object . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113
Creating a New Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114
Saving a Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115
Closing a Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117
Example: Making Document Backups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118
More Useful Document Object Methods . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121
Working with Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123
The Range Object . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123
The Range Method . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124
The Range Property . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124
Reading and Changing Range Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124
Formatting Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125
Some Useful Range Object Methods . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126
The Selection Object . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127
Checking the Selection Type . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127
Selection Object Methods . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127
The Characters Object . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131
The Words Object . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132
The Sentences Object . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134
The Paragraph Object . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134
Some Useful Paragraph Object Properties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134
Some Useful Paragraph Object Methods . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135
8 Programming Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137
Excel’s Application Object . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138
Accessing Worksheet Functions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138
Methods of Excel’s Application Object . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138
Some Event-Like Methods . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140
Manipulating Workbook Objects . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145
Specifying a Workbook Object . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145
Opening a Workbook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146
Creating a New Workbook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146
Workbook Object Properties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147
Workbook Object Methods . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147
CONTENTS vii
Dealing with Worksheet Objects . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149
Specifying a Worksheet Object . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149
Creating a New Worksheet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149
Properties of the Worksheet Object . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150
Methods of the Worksheet Object . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150
Working with Range Objects . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151
Returning a Range Object . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152
Using the Offset Method . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155
Selecting a Cell or Range . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157
Defining a Range Name . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157
More Range Object Properties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158
More Range Object Methods . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158
9 Programming PowerPoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163
PowerPoint’s Application Object . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164
PowerPoint’s Presentation Object . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164
Specifying a Presentation Object . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164
Opening a Presentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165
Creating a New Presentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165
Presentation Object Properties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166
Presentation Object Methods . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166
The Juggling Application . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167
Working with PowerPoint Slide Objects . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170
Specifying a Slide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170
Creating a New Slide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171
Inserting Slides from a File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171
Slide Object Properties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172
The Juggling Application: Creating the Slides . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173
Slide Object Methods . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174
Dealing with Shape Objects . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174
Specifying a Shape . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175
Adding Shapes to a Slide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175
Some Shape Object Properties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179
The Juggling Application: Creating the Title Page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181
Some Shape Object Methods . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 183
The Juggling Application: Creating the Instructions . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184
Operating a Slide Show . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 187
Slide Show Transitions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 188
Slide Show Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 188
Running the Slide Show . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 189
10Programming Access Databases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191
Getting Ready: Two Steps Before You Begin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192
Step One: Create a Reference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192
Step Two: Create a Data Source . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193
Working with Database Records: Opening a Recordset . . . . . . . . . . . . . . 194
Opening a Recordset Using a Table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196
Opening a Recordset Using a SELECT String . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198
Working with a Recordset . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200
Getting at the Recordset Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200
Navigating Records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 202
viii ABSOLUTE BEGINNER’S GUIDE TO VBA
Finding a Record . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204
Editing a Record . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 206
Adding a New Record . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 208
Deleting a Record . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210
Retrieving Data into Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211
Retrieving an Individual Field Value . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 212
Retrieving One or More Entire Rows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 212
Retrieving an Entire Recordset . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 214
11Programming Outlook Email . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 219
Working with Outlook Folders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 220
Referencing Default Folders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 220
Using the Folders Property . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221
Prompting the User for a Folder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 222
Some MAPIFolder Methods . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224
Working with Email Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224
MailItem Object Properties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224
MailItem Object Methods . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226
Sending a Message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 228
Creating a New Message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 228
Creating a Reply or Forward . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 228
Specifying the Message Recipients . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229
Sending the Message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 230
Working with Attachments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231
Programming Outlook from Other Applications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 233
Setting Up a Reference to Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 233
Getting the NameSpace Object . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 234
Logging On to an Outlook Session . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 234
Logging Off an Outlook Session . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 235
III Getting the Most Out of VBA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .239
12Interacting with the User . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241
Programming Sounds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 242
Beeping the Speaker . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 242
Programming PowerPoint Sound Effects . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243
Displaying Information to the User . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243
Displaying a Message in the Status Bar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 244
Displaying a Message Using MsgBox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 250
Getting Input from the User . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 254
Prompting the User for Input . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 255
Accessing an Application’s Built-In Dialog Boxes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 257
13Creating Custom VBA Dialog Boxes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 263
Adding a Form to Your Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 264
Changing the Form’s Design-Time Properties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 265
The Appearance Category . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 266
The Behavior Category . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 266
The Font Category . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 266
CONTENTS ix
The Misc Category . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 267
The Picture Category . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 267
The Position Category . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 267
The Scrolling Category . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 267
Working with Controls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 268
Inserting Controls on a Form . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 268
Selecting Controls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 269
Sizing Controls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 270
Moving Controls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 270
Copying Controls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 271
Deleting Controls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 271
Grouping Controls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 271
Setting Control Properties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 272
Common Control Properties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 272
Setting the Tab Order . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 273
Handling Form Events . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 274
Types of Form Controls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 275
Command Buttons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 275
Labels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 275
Text Boxes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 276
Frames . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 277
Option Buttons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 277
Check Boxes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 278
Toggle Buttons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 278
List Boxes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 278
Scrollbars . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 280
Spin Buttons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 280
Tab Strips and MultiPage Controls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 281
Using a Form in a Procedure . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 285
Displaying the Form . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 285
Unloading the Form . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 286
Processing the Form Results . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 287
14Creating Custom Menus and Toolbars . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 291
Assigning Macros to Menu Commands . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 292
First, a Game Plan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 292
Creating a New Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 293
Creating a New Submenu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 294
Adding Menu Commands and Assigning Macros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 295
Deleting Menus and Menu Commands . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 296
Creating Custom Toolbars for Your Macros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 296
Creating a New Toolbar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 296
Adding a Toolbar Button and Assigning a Macro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 297
Menus, Toolbars, and VBA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 297
Understanding Command Bars . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 298
Specifying a Command Bar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 299
Creating a New Command Bar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 301
Command Bar Properties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 302
Deleting a Custom Command Bar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 305
Resetting a Built-In Command Bar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 305