Tablas de Retención Documental 2016 Aprobadas mediante resolución No 596 del 04 de agosto

92 Pages·2016·7.79 MB·Spanish

FUNCiÓN PÚBLICA
()epnrt&'n"l",~n1.'o Adm¡n¡:,$tr'~"t.ivod'e la F\.U.'''lci'óo Pública
Tablas de Retención Documental 2016
Aprobadas mediante resolución No 596 del 04 de agosto de 2016 por el
Departamento Administrativo de la Función Pública, actualmente en
convalidación por parte del Archivo General de la Nación.
, ..;',
T~bladé ~~~enCiÓnOOCUlllentalkt0" .
F~c1i'aactualización: 16junlo2016if7C
10000 •Dirección General. DG
10000.79 ESTRATEGIAS Finalizado el tiempo de retención la
documentación se puede eliminar teniendo
10000.79.2 Estrategia Cambio de Cultural 4 X
en cuenta que han cumplido con su valor
•Plan X pdf administrativo .
x
•Comunicado externo X pdf
•Presentación X ppt
-Registro de reuniones x
-Informe X pdf
10000.38 PROYECTOS
10000.38.7 Proyecto Beca 9 X Subsene documental de valor
-Beca x X pdf administrativo, legal yjuridico cumplido el
-Pasanlia X pdf tiempo de retención en archivo de gestión,
-Convenio Internacional x X pdf setransfieren losdocumentos alarchivo
-Comunicado externo (solicitud) X X pdf central, una vez cumplido eltiempo de
•Comunicado externo (respuesta) X X pdf retención en elarchivo central se procede a
-Registro de reuniones X eliminar.
-Informe X pdf
Proyecto del Centro Latinoamericano de Subserie documental de valor
10000.38.8 9 X
Adminsitración para el Desarrollo -CLAD administrativo, legal y jurídico cumplído el
-Plan X pdf tiempo de retención en archivo de gestión
se transfieren los documentos al archivo
-Presentación X ppt
central, una vez cumplido el tiempo de
-Informe X pdf
retención en elarchivo central se procede a
-Ponencia X pdf elíminar.
-Comunicado externo (Solicitud) X X pdf
-Comunicado externo (Respuesta) X X pdf
= = = =
Disposición Final: E Eliminación -S Selección -CT Conservacíón Total -MIO Microfilmación IDigitalización Soporte: Ppapel EL= Electrónic
Q£~d!~:~:t60 Dowmeo'"
Judy Magali Rodríguez Santana
F.Versión 7
20/05/2015 Copia Controlada: Sieste documento se encuentra impreso nose garantiza suvigencia. La versión vigente reposa enelaplicativo de Calidad DAFP
'~~~i1> ..
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Tabla de en~ión;bócumen~~t
Fecha actual~zacjóo: 16junio 2016
Dependencia productora: _1_00_0_0_-_D_i_re_c_ci_ón_G-__De__Gne_r_a_1 _
Retención
Cgdigo
'Archivo At-el1ivo
Ge$tió1't 0~é¡'tral
1 9 Subserie documental de valor
x pdf, xls administrativo, legal y juridico cumplido el
tiempo de retención en archivo de gestión
se transfieren los documentos al archivo
central, una vez cumplido el tiempo de
retención en elarchivo central se procede a
eliminar.
PETICIÓNES, QUEJAS, RECLAMOS, X Serie documental de valor administrativo,
10000.34 9 X
SUGERENCIAS, FELlCITACIÓNES yDENUNCIAS legal yjuridico. Una vez cumplido eltiempo
-Comunicado externo (solicitud) X X pdf de retención en el archivo de gestión se
-Comunicado externo (respuesta) X X pdf transfieren los documentos al archivo
central. Se debe aplicar procesos técnicos
para fines de consulta, esta serie
documental es de conservación total con el
fin que sean testimonio de la gestión del
DAFP.
••
= = = =
Disposición Final: E Eliminación -S Selección -CT Conservación Total -MID Microfilmación IDigitalización Soporte: Ppapel EL= Electrónic
~~~,
Coordinadora del Grupo de Gestión Documental
Judy Magali Rodriguez Santana
F.Versión 7
20/05/2015 Copia Controlada: Sieste documento seencuentra impreso no segarantiza suvigencia. Laversión vigente reposa enelaplicativo de Calidad DAFP 2
tabl~deRetenciqn Doóbméhtal
FUNCiÓN PÚBLICA
Fe9tla~ctualizaciÓt'l:16jl.IJlio ~Q16
..
Dependencia productora: 10001 -Grupo deApoyo Administrativo alaDirección General- GAADG
.r' .
Retención
Archij{) E
Central
9 X X Subseries de valor secundario por contener
x x pdf información que evidencia el desarrollo de la
entidad en el tiempo. Una vez transferida la
informacion al archivo central se deben aplicar
x x procesos técnicos para fines deconsulta, esta serie
pdf
documental es de conservación total con elfin que
seatestimonio defagestión del DAFP.
10001.8.2 Circular Externa Conjunta 9 X X Subseries de valor secundario por contener
-Circular x x pdf información que evidencia el desarrollo de la
-Anexos (siaplica) entidad en el tiempo. Una vez transferida la
informacion al archivo central se deben aplica
x x pdf procesos técnicos parafines deconsulta, esta serie
documental es de conservación total con el fin que
seatestimonio delagestión del DAFP.
PETICiÓN ES,QUEJAS, RECLAMOS, SUGERENCIAS, Serie documental de valor administrativo, legal y
10001.34 FELICITACIONES Y DENUNCIAS 9 X X jurídico. Una vez cumplido el tiempo de retención
Comunicado externo (solicitud) X X pdf en el archivo de gestión se transfieren los
documentos al archivo central. Se debe aplicar
Comunicado externo (respuesta)
procesos técnicos parafines deconsulta, esta serie
documental es de conservación total con el fin que
X X pdf
seatestimonio de lagestión del DAFP.
Disposición Final: E=Eliminación -S=Selección -CT=Conservación Total -MIO= Microfilmación IDigitalización Soporte: Ppapel EL= Electrónico
~d~~tk~m'"t"
Judy Magali Rodríguez Santana
F.Versión7
20/05/2015 CopiaControlada:Siestedocumentoseencuentraimpresonosegarantizasuvigencia.LaversiónvigentereposaenelaplicativodeCalidadDAFP
Subserie con valor administrativo; finalizado el tiempo de
9 X X retención se elimina por carecer de valores secundarios.
X Tiene restricción de acuerdo a laLey 909 de 2004 Art. 3
X Observación: Una vez cumplido el tiempo de retención
X en el archivo de gestión se deben aplicar procesos
X xls técnicos para fines de consulta, eliminar en su totalidad
elfísico yconservar de manera electrónica durante el
-Comunicado externo X X pdf
tiempo estipulado en el archivo central.
Finalizado el tiempo de retención se elimina por carecer
Evaluacion Meritocratica Gerencia Pública
10002.80.2 X de valores secundarios. Tiene restricción de acuerdo a
Abiertos 9 X
laLey 909 de 2004 Art. 3Observación: Una vez
-Solicitud X
cumplido el tiempo de retención en elArchivo de Gestión
-Acta de apertura X
se debe aplicar procesos técnicos para fines de consulta,
- Planilla de inscripciones X eliminar en su totalidad elfisico yconservar de manera
- Listado de admitidos yno admitidos X electrónica durante el tiempo estipulado en el archivo
- Reclamaciones X X pdf central.
- Respuesta reclamaciones X X pdf
-Acta de recibo pruebas de conocimiento X
-Comunicado acompañamiento de pruebas X X pdf
-Acta de apertura prueba de conocimientos X
-Listado de firmas de los aspirantes X
Disposición Final: E= Eliminación -S = Selección -CT = Conservación Total -MID = Microfilmación I Digitaliza .. Soporte: P papel EL= Electrónico
~W
oordinador Grupo de Gestión Documental
Judy Magali Rodríguez Santana
F.Versión 7
20/05/2015 Copia Controlada: Siestedocumento seencuentra impreso nosegarantiza suvigencia. Laversión vigente reposa enelaplicativo deCalidad DAFP
]• Tabla de Retención Documental
Fecha actualización: 16juni()20.16
- Hoja de respuesta prueba de conocimientos
-Acta de cierre prueba de conocimientos
- Resultado prueba de conocimientos
- Prueba de habilidades
-Entrevista
-Resultado pruebas analisis de antecendentes
-Resultado pruebas de habilidades gerenciales
-Analisis de antecedentes
x
-Comunicado externo -envío de resultados pdf
x
10002.80.3 Evaluaciones Jefe deControl Interno 9 X Finalizado el tiempo de retención se elimina por carecer
x
-Hoja de respuesta pruebas de conocimiento de valores secundarios.
-Hoja de respuesta competencias laborales X Tiene restricción de acuerdo a la Ley 909 de 2004 Art. 3
Observación: Una vez cumplido el tiempo de retención
en el Archivo de Gestión se debe aplicar procesos
técnicos para fines de consulta, eliminar en su totalidad
el fisico y conservar de manera electrónica durante el
tiempo estipulado en el archivo central.
10002.80.6 Evaluacion HojasdeVida Meritocratica
Gerencia PúblicaAbiertos
-Hoja de Vida X 2 X X Finalizado el tiempo de retención en archivo de gestión
-Anexos se traslada aarchivo central se digitaliza para consulta y
cumplido el tiempo de retención de archivo central se
X elimina yse conserva en digital por ocho años mas por
futuras solicitudes.
so~o1i:
1:E=Eliminación -S =Selección -CT =Conservación Total -MIO =Microfilmación IDigitalizaci' Ppapel EL= Electrónico
b\Jt-
or Inador rupo de Gestión Documental
Judy Magali Rodríguez Santana
F.Versión 7
20/05/2015 Copia Controlada: Siestedocumento seencuentra impreso nosegarantiza suvigencia. Laversión vigente reposa enelaplicativo deCalidad DAFP 2
ACTAS
10010.1.7 Acta Comité de Coordinación del Sistema deControl 9 x X Finalizado el tiempo de retención en el archivo de
Interno gestion se digitaliza y se conserva
-Registrodereunión x permanentemente por hacer parte de la historia
-Acta x pdf institucional.
-Anexo doc,pdf,
X
xls
10010.4 ASESORíAS YORIENTACiÓN
10010.4.17 Fomento de laCultura del Control X Seriecon valor administrativo una vez cumplido el
-Comunicado interno X msg tiempo de retención en el archivo de gestión, se
-RegistrodeReuniones X transladaparaelarchivocentralseconserva porun
-Encuesta X xls añomasyseprocedeaeliminar.
doc,pdf,
-Soporte X
xls
-Informe X pdf
-Cronograma X xls
10010.25 INFORMES
10010.25.5 Informe deGestión X 4 X X Subserie con valores admisnitrativos, finalizado el
-Informe pdf tiempo de retención en archivo de gestión se
-Comunicado interno digitaliza para la consulta, una ve cumplido su
X pdf tiempoderetenciónenarchivocentralseelimina.
10010.25.12 Informe Auditoría Externa 9 X X Subseriedocumental con valor admisnitrativo, legal
-Acta X X pdf y juridico Cumplido el tiempo de retención en el
-RegistrodeReuniones X ArchivodeGestiónseprocedeatransferiralarchivo
-Informedeauditoriaexterna central, finalizado el tiempo de retención en el
archivo central, la Oficina de Control Interno
seleccionarael 10%deltotaldelaproducciónanual
X pdf de información de forma aleatoria, la cual se
digitalizara paraefectos deconsultayelsoporte en
fisicoseguardarapermanentementeporhacerparte
de la Memoria Institicional de la Entidad, lademás
X
documentaciónsepuedeeliminar.
= =
ón-CT Conservación Total. MIO Microfilmación IDigitalización ~~Soport-e: Pp~apel EL=Electrónico
..
JudyMagaliRodríguezSantana
F.Versión 7
20/05/2015 Copia Controlada: Sieste documento seencuentra impreso nosegarantiza suvigencia. Laversión vigente reposa enelaplicativo deCalidad DAFP
Informe Auditoría Interna Subserie documental convalor admisnitrativo, legal
x
-Comunicado interno X pdf,msg y juridico Cumplido el tiempo de retención en el
-Programadeauditoría X pdf,xls ArchivodeGestiónseprocedeatransferiralarchivo
-Plandeauditoria X pdf,xls central, finalizado el tiempo de retención en el
-RegistrodeReuniones X archivo central, la Oficina de Control Interno
-Informedeauditoria X pdf seleccionarael 10%deltotaldelaproducciónanual
-Plandemejoramiento de información de forma aleatoria, la cual se
digitalizara paraefectosdeconsultayelsoporte en
fisicoseguardarapermanentementeporhacerparte
de la Memoria Institicional de la Entidad, la demás
X xls documentaciónsepuedeeliminar.
10010.25.15 Informe aOrganísmos del Estado 9 X X Finalizadoeltiempoderetenciónsedigitalizaparala
-Informe X X pdf consultayseconserva permanentemente porhacer
-Comunicadoexterno (Cuandohayalugar) X partedelagestióninstitucional
-Comunicado interno (Cuandohayalugar) X pdf
cción-CT=Conservación Total-MIO=MicrofilmaciónIDigitalización Soporte: Ppapel EL=Electrónico
~~_m'~1
JudyMagaliRodríguezSantana
F.Versión 7
20/05/2015 Copia Controlada: Sieste documento seencuentra impreso nosegarantiza suvigencia. Laversión vigente reposa enelaplicativo deCalidad DAFP 2
ACTA
Acta Comité Directivo 9 X X Finalizado el tiempo de retención se microfilma/digitaliza
•Comunicado interno X msg para la consulta yse conserva permanentemente por hacer
parte de lagestión institucional.
-Registro de reunión X
-Acta X pdf
-Anexo X ppt, pdf
10020.1.19 9 X X Finalizado el tiempo de retención se microfilma/digitaliza
Acta Comité Institucional de Desarrollo Administrativo para la consulta yse conserva permanentemente por hacer
-Comunicado interno X msg parte delagestión institucional.
-Registro de reunión X
-Acta X pdf
-Anexo X ppt, pdf
10020.1.20 Acta Comité Sectorial de Desarrollo Administrativo 9 X X Finalizado el tiempo de retención se digitaliza para la
-Comunicado externo (solicitud) X consulta yseconserva permanentemente por hacer parte de
lagestión institucional.
-Comunicado externo (respuesta) X msg
-Registro de reunión X
-Acta X pdf
-Anexo X ppt, pdf
= = =
S Selección -CT Conservación Total. MIO Mi~mación / Digitalización
i'
Se "",,. G':""
Angela aria González Lozada
~
F.Versión 7
20/0512015 Copia Controlada: Sieste documento seencuentra impreso nosegarantiza suvigencia. Laversión vigente reposa enelaplicativo deCalidad DAFP 1
FUNCiÓN PÚBLICA labia deR~t~n~iónDO.
O••p..,1Mn~•••••.•,.Adrnlrnm •.••lh,..,..toot.wFUnd""" Públk"" ¡;é~flaactualizac~óft~16
Informes de Gestión 4 X X
-Informe X pdf
-Avance Plan de Mejoramiento X
-Indicadores X X pdf
-Riesgos X X pdf
-Informe X X pdf
-Comunicado interno msg
-Anexo xls,msg, pdf
-Cronograma
-Programacion Ejecución Metas
-Retroalimentacion
-Divulgacion
10020.25.16 Informes de Gestión Institucional 1 4 X X Subserie con valores administrativos, finalizado eltiempo de
-Informe (semetral) X pdf retención enarchivo de gestión sedigitaliza para laconsulta,
una vez cumplido sutiempo de retención enarchivo se
-Comunicado externo X msg
elimina.
-Comunicado interno X msg
-Anexos X X xls,msg, pdf
-Cronograma
-Programacion Ejecución Metas
-Retroalimentacion
-Divulgacion
= = =
ión -S Selección -CT Conservación Total. MIO Microfilmación / Digitalización
~
~ersi6n7
2010512015 Copia Controlada: Sieste documento seencuentra impreso nosegarantiza suvigencia. Laversión vigente reposa enelaplicativo deCalidad DAFP 2