Optimierung der Informationstechnologie bei BPR-Projekten

331 Pages·1999·7.312 MB·German

by  Christoph Geier (auth.)

Geier
Optimierung der Informationstechnologie bei BPR-Projekten
GABLER EDITION WISSENSCHAFT
Informationsmanagement
und Computer Aided Team
Herausgegeben von Professor Dr. Helmut Krcmar
Die Schriftenreihe präsentiert Ergebnisse der betriebswirt
schaftlichen Forschung im Themenfeld der Wirtschaftsinfor
matik. Das Zusammenwirken von Informations- und Kom
munikationstechnologien mit Wett~~werb, Organisation und
Menschen wird von umfassenden Anderungen gekennzeich
net. Die Schriften reihe greift diese Fragen auf und stellt neue
Erkenntnisse aus Theorie und Praxis sowie anwendungsorien
tierte Konzepte und Modelle zur Diskussion.
Christoph Geier
Optimierung der
In formationstech nolog ie
bei BPR-Projekten
Mit einem Geleitwort
von Prof. Dr. Helmut Krcmar
DeutscherU niversitätsV erlag
Die Deutsche Bibliothek -CIP-Einheitsaufnahme
Geier, Christoph:
Optimierung der Informationstechnologie bei BPR-Projekten
/ Christoph Geier. Mit einem Geleitw. von Helmut Krcmar.
-Wiesbaden: Dt. Univ.-Verl. ; Wiesbaden: Gabler, 1999
(Gabler Edition Wissenschaft: Informationsmanagement und Computer Aided Team)
Zugl.: Hohenheim, Univ., Diss., 1999
ISBN 978-3-8244-7006-8 ISBN 978-3-322-97802-8 (eBook)
DOI 10.1007/978-3-322-97802-8
D 100
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und daher von jedermann benutzt werden dürften.
ISBN 978-3-8244-7006-8
Für meinen Vater
Geleitwort
Die Globalisierung der Wirtschaft verbunden mit immer kürzer werdenden
Innovationszyklen zwingen die Unternehmen zu radikalen Maßnahmen, um im
Wettbewerb bestehen zu können. Business Process Reengineering ist eine
weitverbreitete Methode zur Umgestaltung betrieblicher Strukturen, die zwar
"Quantensprünge" in allen wesentlichen Dimensionen der Leistungsfähigkeit eines
Unternehmens in Aussicht stellt, deren Komplexität in der praktischen Umsetzung die
Entscheidungsträger in den Unternehmen allerdings vor große Herausforderungen stellt.
Eine dieser Herausforderungen ist der effektive Einsatz von Informationstechnologie.
Die Rolle der Informationstechnologie als "Enabler" für Business Process
Reengineering ist eine vielzitiertes Phänomen, dem sich Forschung und Praxis bisher
vorwiegend in Form einer Vielzahl von Fallbeispielen angenommen hat. Die in den
vergangenen Jahren explosionsartig angestiegene Leistungsfähigkeit innovativer
Informations- und Kommunikationstechnologien scheinen diese Rolle auch noch zu
verstärken. Nichtsdestotrotz ist der Anteil von Business Process Reengineering
Projekten mit geringem bis mäßigen Realisierungserfolg immer noch erstaunlich hoch
und ein häufig genannter Grund ist die angemessene Gestaltung der unterstützenden
Informationstechnologie.
Obwohl die Erfolgsfaktorenforschung inzwischen verstärkt worden ist, sind bisher nur
geringe Anstrengungen in der Forschung unternommen worden, den Vorgang der
Beurteilung und insbesondere der Gestaltung des Informationstechnologieeinsatzes in
Rahmen von Business Process Reengineering-Projekten systematisch zu unterstützen.
Hierzu leistet die vorliegende Arbeit, die am Lehrstuhl Wirtschafts informatik im Institut
für Betriebswirtschaftslehre der Universität Hohenheim entstand, einen Beitrag: Sie
bettet den Vorgang der Beurteilung des Informationstechnologieeinsatzes in den
spezifischen Kontext eines Business Process Reengineering-Projektes ein und liefert
gezielte Hinweise zu dessen Optimierung bevor eine konkrete Systernrealisierung
anhand spezieller informationstechnologischer Produkte ins Auge gefaßt wird. Dies
sichert eine an den Zielen des Projektes orientierten Investition in
Informationstechnologie. Die vorgestellte Methodik wird an konkreten Fallbeispielen
gespiegelt, in denen der Nutzen einer solchen Vorgehensweise transparent wird. Es ist
zu wünschen, daß die Ergebnisse dieser Arbeit weit verbreitet werden und vor allem
aktiv genutzt werden, damit Informationstechnologie ihre Rolle als Enabler tatsächlich
erfüllen kann.
Prof. Dr. H. Krcmar
VII
Vorwort
Als Mitarbeiter einer Unternehmens beratungs gesellschaft, die zusammen mit ihren
Klienten Projekte zur prozeßorientierten Neugestaltung von Unternehmensstrukturen,
sog. BPR-Projekte, durchführt, wird man in der Projektarbeit zwangsläufig mit der
entscheidenden Fragestellung der IT-Unterstützung für restrukturierte Geschäftspro
zesse konfrontiert. Entsprechend intensiv sind die Diskussionen, die zu diesem Thema
sowohl in der konkreten Projektsituation als auch innerhalb des eigenen Unternehmens
geführt werden. Die eigene Beratungserfahrung zeigt, wie schwierig dieser Prozeß in
der betrieblichen Praxis ist, weil die beiden Fragestellungen eher unabhängig
voneinander betrachtet werden und kein kontinuierlicher Abgleich der verschiedenen
Zielsetzungen erfolgt. Der Wert von IT-fuvestitionen wird so immer wieder in Frage
gestellt, da die eigentlichen, geschäftsorientierten Anforderungen nicht gezielt
unterstützt werden. Im Falle von BPR-Projekten erscheint dies besonders fatal, da
umfangreiche Veränderungen im Unternehmen nur im Zusammenspiel aller Beteiligten
gelingen können. Aus diesen Erfahrungen heraus entstand das futeresse an einer
systematischen Unterstützung der Nutzenbeurteilung des IT -Einsatzes bereits zu einem
frühen Zeitpunkt von BPR-Projekten.
Mein Dank gilt Herrn Professor Krcmar, der die wissenschaftlichen Ambitionen eines
Praktikers mit seiner pragmatischen und unkomplizierten Unterstützung gefördert hat.
Auch die Hilfestellung von Frau Dr. Schwarzer, Herrn Dr. Schwabe sowie meiner Mit
Doktoranden am Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik der Universität Hohenheim sind
als "Erfolgsfaktoren" dieser Dissertation hervorzuheben.
Meiner Familie danke ich für die umfangreiche logistische Unterstützung. fu der
Schlußphase hat sich insbesondere mein Bruder Martin, trotz eigener familiärer und
beruflicher Verpflichtungen, mit seiner kritischen Beurteilung um diese Arbeit verdient
gemacht.
Für den Freiraum, den mir die Boston Consulting Group für die Durchführung dieses
"Projektes" eingeräumt hat, und die umfangreiche Unterstützung möchte ich mich
insbesondere bei Herrn Dr. Minz bedanken sowie den Mitgliedern der Core Group der
Praxisgruppe IT. Die Bereitschaft zu vertiefenden Diskussionen haben wesentlich zum
Gelingen dieser Arbeit beigetragen. Besonders dankbar bin ich meinem Freund und
Kollegen Martin Strobel für viele kritische Anmerkungen, hilfreiche Anregungen und
seine Bereitschaft, jederzeit als geistiger Sparrings-Partner zur Verfügung zu stehen.
Christoph Geier
IX
Inhaltsverzeichnis
Geleitwort .................................................................................................................... VII
Vorwort .......................................................................................................................... IX
Abbildungsverzeichnis ............................................................................................. XVII
Tabellenverzeichnis ................................................................................................... XIX
Abkürzungsverzeichnis ............................................................................................. XXI
1 Einleitung. ................................................................................................................ 1
1.1 Problemstellung und Relevanz des Themas ..................................................... 1
1.2 Abgrenzung des Themas .................................................................................. 3
1.3 Aufbau der Arbeit... .......................................................................................... 4
1.4 Vorgehensweise und Forschungsdesign ........................................................... 6
2 Prozeßorientierung als Paradigma des BPR ........................................................ 9
2.1 Systemtheorie als Basis der Beschreibung organisatorischer Strukturen ......... 9
2.1.1 Begriffliche Grundlagen der Systemtheorie ................................................ 10
2.1.2 Unternehmen aus Sicht der Systemtheorie ................................................. 11
2.2 Grundlagen der Prozeßorientierung ............................................................... 12
2.2.1 Wettbewerb als Treiber der Prozeßorientierung ......................................... 13
2.2.2 Prozesse als Element der Organisations gestaltung ..................................... 15
2.2.3 Abgrenzung von anderen Strukturierungsprinzipien .................................. 16
2.2.4 Arten von Geschäftsprozessen .................................................................... 17
2.2.5 Verbesserungspotential von Prozessen ....................................................... 19
2.2.5.1 Festlegung von Prozessen als Untersuchungsgegenstand .................. 21
2.2.5.2 ModelIierung von Geschäftsprozessen ............................................... 23
2.2.6 Zusammenfassung und Würdigung der Prozeßorientierung ....................... 24
2.3 Grundlagen des BPR ...................................................................................... 26
2.3.1 BPR als Ansatz zur Organisationsgestaltung .............................................. 28
2.3.2 Vorgehensweise bei BPR-Projekten ........................................................... 31
2.3.2.1 Vorphase ............................................................................................. 32
2.3.2.2 Istaufnabme ........................................................................................ 33
2.3.2.3 Designphase ........................................................................................ 34
2.3.2.4 Implementierungsphase ...................................................................... 35
2.3.3 Ziele des BPR ............................................................................................. 36
2.3.4 Gestaltungsfelder des BPR ......................................................................... 38
2.3.5 Erfolgsfaktoren für BPR-Projekten ............................................................. 41
2.3.6 Zusammenfassung und Bewertung des BPR-Ansatzes ............................... 43
2.4 Systemtheoretische Kategorien und BPR-Gestaltungsfelder ......................... 45
2.4.1 Abbildung von Elementen und Beziehungen in BPR-Gestaltungsfelder ... 45
2.4.2 Abbildung von Struktur und Verhalten in BPR-Gestaltungsfeldern .......... 47
2.4.3 Abbildung von Steuerung und Regelung in BPR-Gestaltungsfeldern ........ 47
2.5 Wirkungen der Implementierung von BPR-Maßnahmen ............................... 48
2.5.1 Veränderungen in der Ablauforganisation .................................................. 48
2.5.1.1 Beschreibungsdimensionen der Ablauforganisation .......................... 49
2.5.1.2 BPR-Sollkonzept für die Ablauforganisation ..................................... 50
XI
2.5.2 Veränderungen in der Aufbauorganisation ................................................. 52
2.5.2.1 Beschreibungsdimensionen der Aufbauorganisation ......................... 52
2.5.2.2 BPR-Sollkonzept für die Aufbauorganisation .................................... 53
2.5.3 Veränderungen in den Leistungen .............................................................. 54
2.5.3.1 Beschreibungsdimensionen der Leistungen ....................................... 55
2.5.3.2 BPR-Sollkonzept für die Leistungen .................................................. 55
2.5.4 Veränderungen bei OrganisationskulturlPersonalstruktur .......................... 56
2.5.4.1 Beschreibungsdimensionen für die
OrganisationskulturlPersonalstruktur ................................................. 56
2.5.4.2 BPR-Sollkonzept für OrganisationskulturlPersonalstruktur .............. 58
2.5.5 Veränderungen im Prozeßmanagement ...................................................... 59
2.5.5.1 Beschreibungsdimensionen des Prozeßmanagements ........................ 60
2.5.5.2 BPR-Sollkonzept des Prozeßmanagements ........................................ 60
2.6 Zusammenfassung und Implikationen für das Bewertungsverfahren ............. 61
3 Wirkungen des IT-Einsatzes ................................................................................ 65
3.1 Technologische Trends als Voraussetzung für erweiterte IT-Potentiale ........ 67
3.2 IT als Enabler in BPR-Projekten .................................................................... 69
3.2.1 Integration von IT in das BPR-Vorgehen ................................................... 70
3.2.2 Ebenen des IT-Einsatzes in BPR-Projekten ................................................ 71
3.3 Ansätze zur Kategorisierung von IT-Nutzen .................................................. 73
3.3.1 Effekte des IT -Einsatzes aus Sicht des Transaktionskostenansatzes .......... 73
3.3.2 Effekte des IT-Einsatzes aus Sicht der Technologiebündel.. ...................... 74
3.3.3 Effekte des IT -Einsatzes aus Sicht der Wertschöpfungskette ..................... 75
3.3.4 Effekte des IT-Einsatzes aus Sicht von Nutzenarten .................................. 77
3.3.5 Effekte des IT-Einsatzes in der Studie "The Corporation ofthe 1990s" .... 78
3.3.6 Effekte des IT-Einsatzes aus Sicht der lT-Potentiale nach Davenport ....... 79
3.3.7 Zusammenfassung und Würdigung ............................................................ 85
3.4 Beeinflussung der Gestaltungsfelder des BPR durch IT ................................ 87
3.4.1 Wirkung der IT auf die Ablauforganisation ................................................ 88
3.4.1.1 Trigger ................................................................................................ 89
3.4.1.2 Anfangs-lEndzeitpunkt. ...................................................................... 91
3.4.1.3 Aktivitäten .......................................................................................... 92
3.4.1.4 Reihenfolge ........................................................................................ 93
3.4.1.5 Schnittstellen ...................................................................................... 95
3.4.2 Wirkung der IT auf die Aufbauorganisation ............................................... 96
3.4.2.1 Spezialisierung ................................................................................... 97
3.4.2.2 Koordination ....................................................................................... 99
3.4.2.3 Konfiguration ................................................................................... 101
3.4.2.4 Delegation ........................................................................................ 103
3.4.2.5 Formalisierung .................................................................................. 104
3.4.3 Wirkung der IT auf die Leistungen ........................................................... 105
3.4.3.1 Leistungsmenge ................................................................................ 106
3.4.3.2 Leistungsvielfalt ............................................................................... 107
3.4.3.3 Leistungsbestandteile/-merkmale ..................................................... 109
3.4.4 Wirkung der IT auf die OrganisationskulturlPersonalstruktur. ................. 110
3.4.4.1 Organisationskultur .......................................................................... 111
3.4.4.2 Leistungsfähigkeit, -anforderungen, -bedingungen .......................... 113
3.4.4.3 Leistungsbereitschaft ........................................................................ 114
3.4.5 Wirkung der IT auf das Prozeßmanagement... .......................................... 114
XII
3.4.5.1 Meßgrößendefinition und Meßpunkte .............................................. 115
3.4.5.2 Meßgrößeninterpretation .................................................................. 116
3.5 Zusammenfassung und Implikationen für das Bewertungsverfahren ........... 118
4 Verfahren zur Nutzenbeurteilung des IT-Einsatzes ........................................ 123
4.1 Der Nutzenbegriff im Kontext untemehmerischer Entscheidungen ............ 123
4.2 Nutzenbetrachtung im Zusammenhang mit dem IT-Einsatz ........................ 125
4.3 Abschätzung von IT-Kosten ......................................................................... 130
4.3.1 Kostenkomponenten von IT-Investitionen ................................................ 130
4.3.2 Verfahren zur Kostenabschätzung ............................................................ 132
4.3.3 Zusammenhang von Kosten und Nutzen beim IT-Einsatz ....................... 133
4.4 Klassifikationsschema für Modelle der Nutzenbeurteilung ......................... 134
4.5 Anforderungen an Modelle der Nutzenbeurteilung ...................................... 136
4.6 Untersuchung traditioneller Methoden zur Nutzenbeurteilung .................... 140
4.6.1 Ein-und wenigdimensionale Verfahren ................................................... 140
4.6.2 Mehrdimensionale Verfahren ................................................................... 141
4.6.2.1 Nutzenanalyse ................................................................................... 142
4.6.2.2 Nutzwertanalyse ............................................................................... 142
4.6.2.3 Zusammenfassende Beurteilung der Verfahren ................................ 143
4.6.3 Verfahren mit Schwerpunkt auf Informationsverarbeitung ...................... 144
4.6.4 Verfahren mit Schwerpunkt auf Bürokommunikation .............................. 145
4.6.5 Verfahren mit Schwerpunkt auf Vergleichswerten ................................... 147
4.7 Zusammenfassende Bewertung der Verfahren zur Nutzenbeurteilung ........ 148
4.7.1 Grundsätzliche Eignung der Verfahren ..................................................... 148
4.7.2 Eignung der Verfahren für die BPR-Problematik ..................................... 150
4.8 Zusammenfassung und Implikationen für das Bewertungsverfahren ........... 153
5 Kritische Erfolgsfaktoren und Meßgrößen ...................................................... 157
5.1 Konzept der kritischen Erfolgsfaktoren ........................................................ 157
5.2 Meßgrößen und Meßgrößensysteme ............................................................ 159
5.2.1 Definition von Meßgrößen ........................................................................ 159
5.2.2 Anforderungen an Meßgrößensysteme ..................................................... 161
5.3 Zusammenfassung und Implikationen für das Bewertungsverfahren ........... 163
6 Beschreibung einer Bewertungssystematik ...................................................... 165
6.1 Elemente der Bewertungssystematik ............................................................ 165
6.2 Ablauf der Bewertung .................................................................................. 167
6.3 Aufbau der Fallstudien ................................................................................. 175
7 Fallstudie: Antragsbearbeitung in der Versicherungsindustrie •.••...••••.••••••..• 177
7.1 MarktlW ettbewerb ........................................................................................ 177
7.2 Situation im Lebensversicherungsmarkt ...................................................... 179
7.3 Rolle der IT in der Industrie ......................................................................... 180
7.4 Firmenportrait. .............................................................................................. 182
7.5 Motivation für das Projekt.. .......................................................................... 183
7.6 Darstellung der Kemfragestellung ................................................................ 184
7.7 Detailuntersuchung ....................................................................................... 185
7.7.1 Durchführung des ersten BPR-Projektes .................................................. 186
7.7.2 Durchführung des zweiten BPR-Projektes ............................................... 188
7.7.3 Erfolgsfaktoren und Ansatzpunkte ........................................................... 190
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