Microsoft Visio 2007. Руководство по практическому применению для подготовки графических документов - иллюстраций, чертежей, диаграмм, графиков, блок-схем, презентаций и отчетов

147 Pages·4.448 MB·Russian

Microsoft Visio 2007

Руководство по практическому
применению для подготовки
графических документов -
иллюстраций, чертежей,
диаграмм, графиков, блок-схем,
презентаций и отчетов

2014 г.
Предисловие от редактора

Однажды мне потребовалось отредактировать несколько графических
документов, выполненных в программе Microsoft Visio. Будучи в определенной
степени знакомым с системой автоматизированного проектирования AutoCAD я
почему-то легкомысленно решил, что имеющийся опыт позволит без особого
труда сработать и в графическом редакторе Microsoft Visio. Ведь и там, и здесь
речь идет о векторной графике, значит, и методы черчения в этих программах
должны быть идентичными.
Честно признаюсь, тогда ничего у меня не получилось. Программа не
слушалась и выполняла по моим командам порой совершенно непонятные мне
действия. Испытывая в тот момент страшный дефицит времени, тем не менее,
поставленную задачу выполнил - просто взял и вычертил «с нуля» все эти
чертежи в программе AutoCAD, после чего перенес их на чистые листы
документов Visio. В результате были изготовлены документы, которые имели
«родное» Visio-расширение (.VSD) и прекрасно открывались в программе Visio.
Один и очень существенный недостаток - эти чертежи нельзя было редактировать
в программе Visio.
Предполагая, что мне и в дальнейшем придется работать с документами
этого формата, принялся искать учебную литературу. Мои поиски в Интернете
показали, что соответствующих учебников в свободном доступе практически нет.
На торрент-трекерах я нашел сборник видеоуроков по работе с программой
Microsoft Visio и отсканированную книгу Юрия Солоницына «Microsoft Visio
2007. Создание деловой графики», изданной в Санкт-Петербурге издательством
«Питер» в 2009 г.
Не знаю как кому, но мне видеоуроки кажутся не очень удобным способом
усвоения новых знаний. Новый материал я привык изучать по учебной
литературе. И упомянутая книга содержала все, что нужно для того, чтобы
научиться уверенно работать в программе Visio. По моему мнению, изложение
учебного материала в ней выполнено очень простым и понятным языком. Книга
содержит множество иллюстраций, позволяющих обучаемым более эффективно
усваивать учебный материал. Однако тот экземпляр книги, который мне удалось
скачать из Интернета, был очень низкого качества и представлял собой
сканированную копию в формате DJVU. Текст местами был совсем неразборчив,
а об иллюстрациях и говорить не хочется.
За неимением лучшего, пришлось работать с этой копией книги.
Одновременно с разбором текста, изучением материала, начал восстанавливать
текст и воссоздавать рисунки, приведенные в книге. Текст я восстановил
практически полностью, а рисунки оказалось проще выполнить свои, тем более,
что получались они в результате выполнения учебных задач. Так что к концу
работы по освоению Visio у меня получилась новая редакция этой замечательной
книги, которую я и рекомендую всем желающим научиться работать в этой
программе «по-взрослому».
С уважением,
Monsieur Serg
2
Содержание

Введение 5
Глава 1. Назначение и возможности Microsoft Visio 2007 7
Варианты поставки Microsoft Visio 2007 8
Глава 2. Начинаем работу: создание документа, открытие 11
и сохранение файлов на диске
Быстрое создание нового документа 13
Сохранение документа на жестком диске 13
Открытие файлов 16
Работа с несколькими документами одновременно 20
Закрытие документа, завершение работы с программой 21
Отмена и повтор отмененных действий 21
Работа со справочной системой Microsoft Visio 2007 23
Глава 3. Подготовка простых иллюстраций, обозначение 26
связей между блоками
Основные элементы окна Microsoft Visio 2007 26
Выбор масштаба просмотра изображения 27
Направляющие линии и сетка 28
Дополнительные панели инструментов 30
Сборка иллюстрации из блоков 32
Работа с наборами фигур 33
Подключение новых наборов элементов 34
Рисующие инструменты 35
Вставка растровых изображений 38
Обозначение связей между блоками 42
Настройка формы соединительных линий 44
Глава 4. Выделение элементов и настройка их внешнего вида 46
Выделение и группировка элементов 46
Снятие выделения с элементов 49
Объединение элементов в группы 50
Копирование объектов 52
Удаление блоков 54
Изменение размера, перемещение и поворот объектов 54
Выравнивание блоков 57
Выравнивание и распределение элементов иллюстраций вручную 62
Порядок наложения элементов друг на друга 64
Настройка цвета линий и фона элементов 65
Выбор цвета линии и фона фигуры 68
Настройка толщины, типа штриха и окончаний линии 71
Использование цветовых тем 72
Дополнительные возможности настройки внешнего вида 74
элементов
Копирование параметров форматирования 75
3
Всплывающие подсказки для элементов 75
Глава 5. Работа с текстом 78
Текстовые элементы в Microsoft Visio 2007 78
Ввод и настройка форматирования текста 79
Текстовые подписи к элементам 79
Самостоятельные надписи 81
Выносные элементы и комментарии 83
Редактирование ранее введенного текста 85
Настройка форматирования текста 85
Вставка специальных символов 91
Работа с буфером обмена 93
Проверка орфографии 94
Глава 6. Оформление страниц и установка их размеров, 96
работа со слоями
Установка параметров страницы 96
Многостраничные документы 102
Фоновые изображения страниц 103
Работа со слоями 104
Глава 7. Обмен данными с другими приложениями 108
Выбор формата сохранения файла 109
Импорт данных 115
Глава 8.Печать документов 120
Предварительный просмотр результатов печати 120
Печать иллюстраций 123
Глава 9. Практическое использование Visio - оформление 126
графиков и диаграмм
Использование диаграмм Microsoft Graph 126
Построение диаграмм в Visio при помощи специальных 129
инструментов
Элементы графиков и таблиц 129
Временные диаграммы 134
Диаграммы Ганта 138
Приложение. Наборы элементов, входящие в комплект 142
поставки Microsoft Visio 2007
Алфавитный указатель 144

4
Введение

Компьютеры все шире используются в самых различных областях
деятельности человека. Наверное, сейчас уже трудно найти организацию, в
которой компьютеры не использовались бы для ведения документации,
подготовки различных отчетов и деловой переписки. Для значительного числа
людей компьютер стал не просто помощником, но и основным рабочим
средством.
Однако с компьютерами по-прежнему работают люди, которым не чуждо
ничто человеческое. Поэтому аккуратный деловой отчет или привлекательная
презентация ценятся сейчас ничуть не меньше, чем ценилось в девятнадцатом
веке письмо, написанное каллиграфическим почерком. Чтобы наш труд был
оценен по достоинству, его результаты нужно представить так, чтобы они были
понятны и при этом радовали глаз.
В тех случаях, когда речь идет о действительно ответственном проекте, для
оформления документации может быть нанят профессиональный дизайнер или
рекламное агентство, но это вовсе не означает, что менее важные документы
могут выглядеть неряшливо. При этом для придания им достойного внешнего
вида не обязательно иметь художественное образование или тратить средства на
оплату услуг специалиста, Можно воспользоваться специальным программным
обеспечением, способным существенно упростить процесс графического
оформления документации.
Эта книга посвящена программе Microsoft Office Visio, приложению,
предназначенному специально для подготовки наглядных и привлекательных
иллюстраций, схем, чертежей, графиков и диаграмм.
Процесс оформления документов в Visio в значительной мере
автоматизирован - вы сможете, как из кирпичиков, сложить иллюстрацию из
стандартных блоков и вам не придется тратить время на точную подгонку
элементов изображения друг к другу. Эти и многие другие действия будут
выполнены программой, а вам останется лишь скорректировать результат, если
вы сочтете это необходимым.
Отдельно следует отметить качество и разнообразие возможностей
визуального оформления иллюстраций. Многие готовые элементы, входящие в
комплект программы, имеют очень привлекательный, профессиональный
внешний вид. Кроме того, вы можете по своему желанию изменить окраску
элементов, толщину линий, размер шрифта и другие параметры.
Результатом работы с Microsoft Visio будет иллюстрация, которая может
содержать текстовые комментарии, фотографии или изображения,
подготовленные в других программах.
Вы можете использовать ее как самостоятельный документ, сохранить в виде
файла графического формата, отправить по электронной почте, распечатать или
вставить в виде рисунка текстовый документ, например, в отчет, подготовленный
с помощью Microsoft Word.
5
Программа Visio очень хорошо приспособлена для взаимодействия с
другими приложениями. Вы сможете без особого труда использовать
изображения или фрагменты текста, подготовленные в различных приложениях, в
иллюстрациях Visio, и, наоборот, размещать в документах Visio фрагменты,
подготовленные в других программах.
Кроме того, Visio рассчитана на работу с документами больших форматов,
поэтому вы сможете одинаково легко подготовить как небольшую иллюстрацию
для документа, так и плакат, предназначенный для печати на листе формата А1.
Как мы уже сказали, Visio является составной частью пакета приложений
Microsoft Office, поэтому освоение этой программы для пользователей, имеющих
опыт работы с программами Word или Excel, не составит большого труда.
Несмотря на это, специфические особенности программы Visio, ориентированной
на работу с графическими документами, могут потребовать комментариев и
пояснений.
Эта книга ориентирована, главным образом, на читателей, уже обладающих
базовыми навыками работы с компьютером и знакомых с основными
приложениями Microsoft Office.
Основное внимание уделяется процессу создания и подготовки графических
иллюстраций различных типов. Отдельные главы посвящены вопросам обмена
данными с другими приложениями, визуальному оформлению документов и
выводу иллюстраций на печать. Одна из глав посвящена подготовке графиков и
диаграмм, особенно востребованных в деловых отчетах.
В конце книги приведен краткий список наборов элементов, являющихся
строительным материалом для иллюстраций Visio. Он поможет вам лучше
ориентироваться в возможностях программы.

6
Глава 1. Назначение и возможности Microsoft Visio 2007

Программа Microsoft Visio является составной частью пакета Microsoft
Office. Основным назначением Visio является, как можно предположить по
названию этой программы, визуализация данных или, проще говоря, изготовление
практически любых схем, иллюстраций и диаграмм, необходимых для
оформления деловой документации.
Используя Visio, вы можете легко и быстро оформить блок-схему алгоритма,
изобразить структуру вашей организации или, например, последовательность
операций некоторого технологического процесса. При этом вам вовсе не
обязательно иметь навыки рисования - программа комплектуется большим
количеством готовых элементов или фигур, подходящих для использования в
самых разнообразных ситуациях.
Разместив элементы на листе, соединив их линиями, указывающими связи
между объектами или ход действий, и снабдив поясняющими надписями, вы
получите иллюстрацию, которую можно отпечатать и использовать как
самостоятельный документ или поместить в качестве рисунка в документ,
подготовленный в другой программе.
Возможности Visio не ограничиваются стандартными задачами, такими как
рисование простых графиков или блок-схем. Используя эту программу, вы
можете отобразить ход выполнения проекта, подготовить план здания или,
например, макет веб-страницы, а также интерфейс разрабатываемого в вашей
компании приложения. Содержание иллюстраций зависит только от вашего
воображения.
При этом вы сможете гибко настраивать внешний вид элементов, что
позволяет не только использовать функциональную окраску частей иллюстрации,
но и получить опрятный и привлекательный документ.
В процессе работы с документами в Visio вы можете использовать как
наборы стандартных графических объектов, так и данные, подготовленные в
других приложениях. Также можно поместить в документ фотоснимки и
текстовые фрагменты.
Если вы работаете с системами автоматизированного проектирования
(например, AutoCAD), то вы сможете разместить в документе Visio фрагменты
ваших чертежей или, наоборот, поместить в чертеж иллюстрацию, изготовленную
в Visio. В некоторых случаях можно использовать в иллюстрациях информацию,
хранящуюся в файлах на жестком диске или в базах данных.
Особенностью Visio является простая, но эффективная работа с документами
больших форматов. Благодаря этому вы сможете изготовить небольшой рисунок
для текстового отчета, схему формата А4 или плакат формата А1. При
необходимости крупноформатный документ может быть автоматически разбит на
несколько фрагментов меньшего размера (например, листов формата А4). Это
позволит вам печатать большие плакаты при помощи стандартного домашнего
или офисного принтера. При наличии широкоформатного принтера (плоттера) вы
сможете распечатывать документы и на листах большего размера.
7
Как мы уже говорили, Visio является составной частью Microsoft Office,
поэтому, при наличии некоторого опыта работы с Microsoft Word или Excel,
освоить Visio не составляет большого труда. Большинство кнопок, команд и
инструментов будут вам знакомы. На освоение специфичных для Visio способов
работы с элементами иллюстраций также не потребуется много времени.
Таким образом, Microsoft Visio является простым в использовании и
одновременно мощным инструментом, позволяющим создавать сложные и при
этом аккуратные схемы, диаграммы и иллюстрации к различным документам.

Варианты поставки Microsoft Visio 2007

В этой книге речь пойдет о Microsoft Visio 2007, точнее, о Microsoft Office
Visio 2007. Само название программы говорит о том, что она разрабатывалась как
компонент Microsoft Office и способна тесно взаимодействовать с остальными
приложениями, входящими в его состав. Visio поставляется в составе
программных пакетов, выпускаемых компанией Microsoft или отдельно.
Программа Microsoft Visio может поставляться в двух вариантах -
стандартном (standard) и профессиональном (professional). Эти варианты
отличаются друг от друга набором возможностей и, что немаловажно, ценой.
В расположенной ниже таблице представлен список основных характеристик
и возможностей, реализованных в стандартном и профессиональном вариантах
Visio. Проанализировав эти сведения, вы сможете выбрать вариант, подходящий
для решения стоящих перед вами задач. Если для этого достаточно стандартного
варианта программы, то вы сможете сэкономить на покупке значительную сумму.
Приведенный здесь список не является исчерпывающим, хотя бы потому, что с
помощью одних и тех же элементов вы можете создавать иллюстрации
совершенно различных типов. Однако функциональные возможности и набор
элементов, поставляемых совместно с Visio Standard. уступают комплекту
поставки Visio Professional.

Таблица 1.1.
Сравнение возможностей стандартного и профессионального вариантов
Microsoft Visio

Microsoft Microsoft
Функция программы Visio Visio
Standard Professional
Базовые функции работы с элементами диаграмм + +
Настройка внешнего вида элементов + +
Темы оформления элементов + +
Автоматическое соединение элементов + +
Взаимодействие с AutoCAD + +
Использование изображений + +
Справочная система + +
8
Продолжение табл. 1.1

Microsoft Microsoft
Функция программы Visio Visio
Standard Professional
Автоматический подбор наборов фигур для
+ +
выбранной задачи
Поддержка текста в формате UniCode + +
Взаимодействие с Microsoft Outlook 2007 + +
Взаимодействие с системой управления проектами
Microsoft Project, построение диаграмм Ганта + +
(временных диаграмм)
Взаимодействие со средствами разработки
+ +
приложений Microsoft Visual Studio и .NET
Сохранение иллюстраций в виде веб-страниц + +
Сохранение иллюстраций в растровых и
+ +
векторных форматах
Поддержка форматов *.PDF и *.XPS1 + +
Работа с графическими планшетами и
сенсорными экранами, распознавание рукописного + +
ввода2
Многопользовательская работа с документами при
+ +
помощи Microsoft Share Point Server
Режим рецензирования документов + +
Создание отчетов о параметрах элементов
+ +
иллюстрации
Построение схем и диаграмм
Блок-схемы, обычные и «объемные» + +
Схемы «мозгового штурма» + +
Схемы деловых и общих производственных
+ +
процессов
Временные диаграммы и календари + +
Простые планы зданий и помещений + +
Детализированные планы земельных участков,
- +
зданий и отдельных помещений
Чертежи инженерных систем зданий
(водоснабжение, вентиляция, энергоснабжение и - +
так далее)
Принципиальные электрические схемы - +
Схемы логических устройств + +
Машиностроительные чертежи - +
Карты местности3 + +
Математические графики и диаграммы + +
9
Продолжение табл. 1.1

Microsoft Microsoft
Функция программы Visio Visio
Standard Professional
Маркетологические графики + +
Организационные диаграммы + +
Простые схемы компьютерных сетей и
+ +
размещения оборудования
Подробные схемы компьютерных сетей - +
Схемы размещения специализированного сетевого
- +
оборудования
Структурные схемы веб-сайтов - +
Подробные схемы (карты) веб-сайтов и страниц4 - +
Схемы баз данных (включая загрузку и
- +
использование хранящихся в базе сведений)
Моделирование структуры программного
- +
продукта
Внутренняя структура приложения - +
Схемы потоков данных - +
Моделирование пользовательского интерфейса - +
Работа с диаграммами UML - +

1 Для работы с форматами *.PDF и *.ХРS вам потребуется установить
дополнительный программный модуль.
2 Visio способна распознавать цифры и текст, написанный от руки по-английски.
Поддержка других языков может отсутствовать или быть реализованной не
полностью.
3 Картография не является основной сферой применения Visio, поэтому средства
рbсования карт, включенные в комплект поставки программы, рассчитаны на
построение относительно простых схем проезда, маршрутов транспорта или
расположения зданий.
4 Visio может просканировать сайт и автоматически построить «карту»,
отображающую связи между размещенными на сайте страницами и документами.
Более полное описание программы и сравнение различных версий вы можете
найти на сайте компании Microsoft по адресу : http:/office.microsoft.com/ru-ru/visio.
Так как эта книга адресована, прежде всего, пользователям, начинающим
работу с Microsoft Visio, мы будем ориентироваться на стандартную версию этой
программы.
Переход на профессиональный вариант не будет представлять для вас труда,
так как общие принципы работы с документами и их элементами останутся без
изменений. Освоить дополнительные функции вы сможете самостоятельно при
помощи встроенной в приложение справочной системы, или обратившись к более
узкоспециализированной литературе.
10