Manual de Usuario para el registro de Ajustes en el Sistema de Bienes y Existencias

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SUBSECRETARÍA DE CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL
Manual de Usuario para el registro de
Ajustes en el Sistema de Bienes y
Existencias
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Manual de Usuario para el registro de Ajustes en el Sistema de Bienes y
Existencias
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Ministerio deEconomía y Finanzasdel Ecuador
Edición: Ministerio deEconomía yFinanzas
Cubierta: Ministerio deEconomía yFinanzas
Composición y diagramación: Ministerio deEconomía yFinanzas
Estructuración: Ministerio deEconomía yFinanzas
Subsecretaria de Contabilidad
Gubernamental Magdalena Vicuña C.
Autores: Ing.Cintia Catota Cruz
Ing.Diana Morales Alarcón
Ing.Gisela Guaña Oña
Ing.Yanina Morales Rivera
Modificación: Ing.Francisco Vega Vera
Ing.Cristina Guerrero Castellanos
Ing.Patricia Hidalgo Vallejo
Ing.Johanna Paula Buestán
Econ. Carlos Troya Proaño
Creación: 23-julio-2012
Actualización: 22-dic-2017
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ÍNDICE
1. ANTECEDENTES……………………………………………………………….5
2. BASE LEGAL……………………………………………………………………5
3. ÁMBITO DE APLICACIÓN…………………………………………………….6
4. PROCEDIMIENTO………………………………………………………………6
4.1 AJUSTES – EGRESOS…………………………………………………………6
4.1.1 CREAR …………………………………………………………………….7
4.1.2 MODIFICAR ……………………………………………………………..10
4.1.3 DETALLE AJUSTE …………………………………………………….11
4.1.5 REGISTRAR COMPARECIENTES ……………………………………16
4.1.7 APROBAR AJUSTES ………………………………………………….18
4.1.8 CAMBIAR ESTADO………………………………………………………….19
4.1.9 ANEXAR ………………………………………………………………….20
4.1.10 MARCAR CON ERROR ………………………………………………21
4.1.11 CONTABILIZAR ………………………………………………………..21
4.1.12 REVERTIR REGISTROS CONTABLES …………………………..23
4.1.13 CONSULTAR TODOS LOS REGISTROS ………………………….24
4.2 Ajustes – Traspaso Masivo de Bienes..........................................................25
4.3 MODIFICACIÓN DE CARACTERÍSTICAS VARIABLES..............................31
4.3.1 Crear....................................................................................................................32
4.3.2 Modificar............................................................................................................34
4.3.3 Eliminar..............................................................................................................34
4.3.4 Detallar...............................................................................................................35
4.3.5 Anexos................................................................................................................38
4.3.6 Solicitar..............................................................................................................39
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4.3.7 Validar.................................................................................................................40
4.3.8 Aprobar...............................................................................................................42
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MANUAL DE USUARIO PARA EL REGISTRO DE
AJUSTES EN EL SISTEMA DE BIENES Y
EXISTENCIAS
1. ANTECEDENTES
Con la finalidad de que las Entidades que utilizan el Sistema de Bienes y Existencias –
Módulo de Bienes, puedan registrar los ajustes por el egreso de bienes, se pone a
disposición de las Entidades el presente manual que servirá de guía para el correcto
uso de la herramienta informática.
2. BASE LEGAL
La Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental del Ministerio de Finanzas, ha
elaborado el presente instructivo, en concordancia con los artículos 152 y 158 del
Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas y NTCG 3.2.5.1 “Alcance”, que
señalan respectivamente:
“Art. 152.- Obligaciones de los servidores de las entidades.- Las máximas autoridades
de cada entidad u organismo público, serán los responsables de velar por el debido
funcionamiento del componente de contabilidad gubernamental y los servidores de las
unidades financieras, de observar la normativa contable… ”.
“Artículo 158.- Normativa aplicable.- El ente rector de las finanzas públicas tiene la
facultad privativa de expedir, actualizar y difundir los principios, normas técnicas,
manuales, procedimientos, instructivos y más disposiciones contables, que serán de
cumplimiento obligatorio por parte de las entidades y organismos del Sector Público no
Financiero”.
“NTCG 3.2.5.1: “Esta norma establece los criterios para el reconocimiento, valuación,
erogaciones capitalizables, baja y control de los bienes de larga duración, excepto la
pérdida de los mismos”.
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3. ÁMBITO DE APLICACIÓN
El instructivo está dirigido a las Entidades que operan en el Sistema de Bienes y
Existencias – Módulo Bienes.
4. PROCEDIMIENTO
4.1 Ajustes – Egresos
Al finalizar un período contable, las cuentas deben presentar su saldo real, por lo tanto, estos
valores servirán de base para preparar los estados financieros. Cuando los saldos de las
cuentas no son reales, es necesario aumentarlos, disminuirlos o corregirlos mediante los
asientos contables de ajuste. Siendo así, los ajustes por egresos son necesarios para llevar el
saldo de una cuenta a su valor real. De conformidad con lo establecido en la Norma de Control
Interno N° 406-10 Constatación Física de existencias y bienes de larga duración.”… las
diferencias que se obtengan durante el proceso de constatación física y conciliación con la
información contable, serán investigadas y luego se registrarán los ajustes respectivos…..”;
estos ajustes pueden ser por comodato, donación, obsolescencia, robo, traspaso y/o venta,
para proceder con el egreso de estos bienes,se debe ingresaren la siguiente ruta de acceso:
Bienes  Ajustes  Generación de Ajustes
El usuario ingresaenla rutacitada; selecciona su entidad y sepresenta la siguiente pantalla:
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Como se puede observar, en el lado superior derecho de la pantalla, se encuentra la barra de
herramientas con los siguientes botones:
 Crear
 Modificar
 Detalle Ajuste
 Registrar Comparecientes
 Aprobar Ajustes
 Cambiar Estado
 Anexos
 Marcar con Error
 Contabilizar
 Revertir Registro Contable
 Consultar Registros Contables
 Consultar todos los registros
A continuación seexplicala funcionalidad decada uno delos botones:
4.1.1 Crear
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Para realizar cualquier tipo de ajuste dentro del Sistema eSByE, primero debe crearse la
cabecera del documento.
Con este fin, sepresiona el botón “Crear” yen seguidase presenta la pantalla:
En la misma, se requiere llenar la siguiente información:
Ejercicio:el valor por defectopresenta el ejercicio vigente, ejemplo: 2015
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Institución: el valor por defectopresenta el código y nombre de la entidad, ejemplo: 130-9999-
0000 Ministerio de Finanzas.
Número de Ajuste: este campo, se presenta en blanco y se llenará automáticamente,una vez
que seconfirme la creación dela cabecera del formulario de ajuste.
Fecha de Ingreso: este campo se presenta en blanco y se llenará automáticamente, una vez
se confirme la creación de la cabecera del formulario de ajuste. Corresponde a la fecha en la
cualse registra el ajuste.
Estado:este campo,se presenta en blanco y se llenaráautomáticamente,una vez seconfirme
la creación de la cabecera del formulario de ajuste; y, éste puede ser: REGISTRADO o
APROBADO.
Tipo de Afectación: se presenta una lista de valores en el cual el usuario escogerá entre las
opciones: “Administrativa” y “Contable”. La opción Administrativa”, será controlada y habilitada
por la Dirección Nacional de Activos Públicos por tiempo determinado, mediante solicitud
escrita de la autoridad competente de la Entidad; y, la opción “Contable” no se requerirá de
solicitud de habilitación.
Bodega: en este campo, se presentará una lista de valores con las bodegas que el usuario
creó al iniciar el uso de la herramienta informática de la que se debe seleccionar la bodega en
la cual se encuentra registrado el bien, ejemplo: EDIFICIO NORTE.
Tipo de Ajuste:se escogerá de la lista de valores: EGRESO.
Tipo de Egreso: al seleccionar de la lista de valores que se despliega, se seleccionará el tipo
de egreso al que corresponde el ajuste, pueden ser: DONACIÓN, DONACIÓN_BCA,
LQDA_PROGRAMAS, OBSOLESCENCIA, OBSOLOCEN_BCA, ROBO, ADMINISTRATIVO,
TRASPASO, TRASPASOBCA, TRASL_PROGRAMAS, TRASL_PROYECTOS o VENTA;
Ejemplo: DONACIÓN.
País:este campodebe ser llenado al escogerde la lista de valores,el país donde se encuentra
registradoel bien;ejemplo: ECUADOR.
Provincia: este campo se llena al seleccionar de la lista de valores, la provincia donde se
encuentraregistrado el bien, ejemplo: 1700 PICHINCHA; sí, en el campo “País”, se seleccionó
unvalordiferente deECUADOR, este campo se deshabilita.
Cantón: este campo es llenado al seleccionar de la lista de valores, el cantón donde se
encuentra registrado el bien, ejemplo: 1701 QUITO, sí, en el campo “País”, se seleccionó un
valordiferente deECUADOR, este campo se deshabilita.
Tipo de bien: el usuario deberá escoger de la lista de valores el tipo de bienes al cual va a
realizar el ajuste; Ejemplo: MUEBLES.
Descripción:en este campo,seingresa informaciónrelacionada con elmotivo del ajuste.
Observación:en este campo,se ingresa una breve descripción del motivo del ajuste.
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Después de ingresar la información requerida, se presiona el botón “Crear”, para
confirmar el proceso; y,el registro se presenta en la pantalla principal:
4.1.2 Modificar
Con el botón “Modificar”, se puede realizar cambios en los campos que se encuentren
habilitados, después de crear la cabecera del formulario. Los cambios se podrán realizar
siempre y cuando el estado del ajuste seaREGISTRADO.
Si la información ingresada es correcta, no será necesario utilizareste botón.
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