CM M/GC for th e Wilkes R Replacemen nt Elementa ary School

756 Pages·2016·20.74 MB·English

Finance Deparrtment 
12204 NE 201st AAvenue 
Fairview, OR 97024 
503‐6611‐7200 

May 18, 22016 
RFP– CM//GC New Wilkes Replacemment Elementtary School 
Addendum #1

From: Robeert Collins
Senior Project Mannager
Day CPM Servicess

REQUESTFOR PROPOOSALS
CMM/GC for the Wilkes RReplacemennt Elementaary School
Reynoldds School Disstrict
The RFPP for the abovve referenced project and thhe work coverred are modified as follows, and except aas
set forthh herein, otheerwise remain unchanged aand in full efffect. This adddendum is paart of the RFFP
solicitatioon Documents for the abbove named project and modifies thee original RFFP Documennts
dated MMay 11, 2016. AAcknowledgemment of receippt of this addendum is requiired as part off the Proposaal.

Item #1 APPENDIXX A Project Description: (Add thee following informationn)
•• Wilkes RReplacemennt Elementary School Schematic DDesign Docuuments  

Attachmeents:

(cid:131) Schematic DDesign Note BBook by BLRB Architects, daated May 20166
(cid:131) Schematic DDesign Documments by BLRBB Architects
(cid:131) Pre-Demolittion Hazardouss building Matteerial Survey RReport of Wilkees Elementary
School by PPBS Engineerinng and Environnmental datedd February 20116
(cid:131) Topographicc Survey of Wilkes Elementaary School by Chase Jones & Associates dated
March 23, 22016
(cid:131) Phase 1 Environmental Site Assessmennt of Wilkes Ellementary Schhool by GeoDeesign,
Inc. dated AApril 12, 2016
(cid:131) Report of Geeotechnical Enngineering Serrvices for Wilkkes Elementaryy School by
GeoDesign,, Inc. dated Appril 26, 2016
(cid:131) Findings of Fact for Exemption from Commpetitive Biddding and the usse of the
Constructionn Manager/Geeneral Contracctor (CM/GC) MMethod of Conntacting for thee
Reynolds Scchool District ##7 Three Neww Replacementt Elementary SSchools –
Resolution NNo. LCRB 2015-2016-002

End oof Addendumm #1 
P a g e | 1                                                                        May 18, 2016RFP – CM/GC Neww Wilkes Replaceement Elementaryy School  – Addenddum #1
APPENDIX A
Project Description

• Schematic Design Note Book by BLRB Architects, dated May 2016

• Schematic Design Documents by BLRB Architects

• Pre-Demolition Hazardous building Material Survey Report of Wilkes Elementary
School by PBS Engineering and Environmental dated February 2016

• Topographic Survey of Wilkes Elementary School by Chase Jones & Associates dated
March 23, 2016

• Phase 1 Environmental Site Assessment of Wilkes Elementary School by GeoDesign, Inc.
dated April 12, 2016

• Report of Geotechnical Engineering Services for Wilkes Elementary School by
GeoDesign, Inc. dated April 26, 2016

• Findings of Fact for Exemption from Competitive Bidding and the use of the
Construction Manager/General Contractor (CM/GC) Method of Contacting for the
Reynolds School District #7 Three New Replacement Elementary Schools – Resolution
No. LCRB 2015-2016-002

• District Local and Diverse Community Engagement Program (CEP)
• Reynolds School District Background & Security Verification Process flow chart
22
WILKES ELEMENTARY SCHOOL
SCHEMATIC DESIGN NOTEBOOK
MAY 2016
Wilkes Elementary School 
Reynolds School District No. 7 
SCHEMATIC DESIGN  
Table of Contents 

1
Project Team
2 Schematic Design Narrative
Civil
Landscape
Structural
Architectural
Mechanical/Electrical/Telecommunications

3 Schematic Design Outline Specifications
Table of Contents
Landscape
Architectural
Mechanical/Electrical/Telecommunications

| Schematic Design Report     Table of Contents | 1
Wilkes Elementary School 
Reynolds School District No. 7 
SCHEMATIC DESIGN 
Project Team

Project Site
Wilkes Elementary
17020 NE Wilkes Rd
Portland, Oregon 97230
[phone]
Candice Henkin, Principal
[email protected]

Owner
GC/CM
Reynolds School District No. 7
NA
1204 NE 201St Avenue
Fairview, Oregon 97024
Surveyor
Rachel Hopper, Chief Financial and
Operations Officer Chase, Jones, & Associates Inc.
ph: [phone] x3406 716 SE 11th Ave #2
e: [email protected] Portland, Oregon 97214
ph: [phone]
chasejonesinc.com
Architect
Surveyor
BLRB Architects
1001 SW 5th Avenue Soils/Geotechnical
ph: [phone]
GeoDesign, Inc.
fx: [phone]
15575 Se Sequoia Parkway Suite 100
Richard Higgins, Principal in Charge Portland, Oregon 97224
e: [email protected] ph: [phone]
Doug DuCharme, Project Manager fx: [phone]
e: [email protected] //geodesigninc.com
Melissa Guarin, Project Architect Viola Lai, Project Engineer
e: [email protected] e: [email protected]
ph: [phone]
Construction Management
Civil
DAY CPM Services
12745 SW Beaverton Road, Suite 120 Humber Design Group, Inc.
Beaverton, Oregon 97005 117 SE Taylor Street Suite 001
ph: [phone] Portland, Oregon 97214
fx: [phone] ph: [phone]

Robert Collins, Senior Project Manager
Bill Brannan, Senior PM
e: [email protected]
e: [email protected]
cl: [phone]
Olivia McCraken, Project Designer
e: [email protected]
| Schematic Design Report     WES Project Team | 1
Wilkes Elementary School 
Reynolds School District No. 7 
SCHEMATIC DESIGN 
Project Team

Landscape Architect Mechanical / Electrical
Cameron McCarthy Landscape Engineers
Architecture & Planning
PAE
160 East Broadway
522 SW 5th Ave, Suite 1500
Eugene, Oregon 97401
Portland, Oregon 97204
ph: [phone]
ph: [phone]
fx: [phone]
Steve Turina, Principal in Charge, Electrical
Matt Koehler, Landscape Architect
Engineer of Record
e: [email protected]
e: [email protected]
Lauren Ransone, Project Manager Ruwan Jayaweera, PE, LEED AP
e: [email protected] Project Manager/Mechanical Engineer of
Record
e: [email protected]
Structural Dan Somlea Plumbing Lead
e: [email protected]
KPFF Engineers
Steve Nollkamper, Mechanical Lead
111 SW Fifth Avenue Suite 2500
e: [email protected]
Portland, Oregon 97204
Jeff Mutschler, Electrical Lead
ph: [phone]
e: [email protected]
Jerry Abdie, Project Engineer
Ryan Sennett, Technology Lead
e: [email protected]
e: [email protected]

Mallory Buck, Project Coordinator
Finish Hardware e: [email protected]
Assa Abloy
ph: [phone]
Wes Campos, Specification Consultant Food Service
e: [email protected] Halliday Associates, Inc.
656 NW Norwood Street
Acoustics (A/V) Camas, WA 98607
Stantec Consultanting ph: [phone]
fx: [phone]
www.haidesign.com
Laura Bourland, FCSI
e: [email protected]
| Schematic Design Report     WES Project Team | 2
Wilkes Elementary School 
Reynolds School District No. 7 
SCHEMATIC DESIGN 
Civil – Narrative 

STORM SYSTEM 
Stormwater is expected to be managed by a combination vegetated planters and below grade 
infiltration soakage trenches.  Per the geotech report prepared by GeoDesign dated April 26, 2016, 
shallow soakage trenches located 5.5 feet below the finished grade with a tested infiltration rate of 15 
in/hr, the design infiltration rate will be 5 in/hr, using a factor of safety of 3.  Due to shallow depths, 
grades will be a concern.  The two different types of storm planters are indicated on the plans as listed 
below: 
INF – Below grade infiltration gallery for roof and sidewalk only.  
PSB– Planted Storm Basin (Vegetated planter) will treat parking lot and demonstrational planter 
near entry.  Surface water will be infiltrated through a special soil mix during water quality 
storms.  Gravel storage will be provided below the planter for larger storm events. 
We will propose that the infiltration galleries located along the south will have an overflow system 
available to the public storm system.  Since there is not a lot of room available on this side of the 
building this should provide additional capacity if the galleries fail. 
A foundation drain will provided at all structures and connected to storm system. 
GRADING / EARTHWORK 
Contractor to include costs for 6‐12 inch deep clearing and grubbing of all existing pervious areas (lawn, 
planters, landscaped areas, etc.) 

The existing building basement can be abandoned in place.  Contractor to remove all vertical wall 
structures down to 4 feet below finished grade, and fracture basement floor slab into a maximum size of 
12‐inches.  Backfill with compacted structural fill. 

The two existing drywells shall be abandoned and decommissioned in place, in accordance with state 
plumbing codes.  Contractor to remove drywell structure to a depth of 4 feet below finished grade and 
backfill with pea‐gravel. 
SANITARY SYSTEM 
A new 8 inch Sanitary sewer connection to NE 169th Ave is proposed.  The size of this sanitary line will be 
confirmed with the plumbing engineer as design advances. 
A grease interceptor will be provide just outside the kitchen and will need to be vented through the 
building.  This will need to be coordinated with plumbing and city requirements. 
  SS‐1 – Sanitary Sewer connection to building 
  GIS‐1 – Grease Interceptor for kitchen waste. 
DOMESTIC AND FIRE SPRINKLER 
A 3 inch domestic water and 6 inch fire sprinkler are assumed service sizes for this building but will need 
to be confirmed by plumbing.  There is a 12” ductile iron water service located on NE 169th ave.  
Rockwood Water District is the water provider. The water meter need to be located in the Right of Way 
and the backwater valves for fire sprinkler and domestic water will be located in accessible vaults on the 
property right at the property line.  The fire department connection (FDC) will be located at the fire back 
flow vault.  Irrigation will need to be coordinated with the District and Landscape but will need its own 
backwater valve located on the site.  On site fire hydrants are likely required at the parent drop off. 
  WM – 3‐inch water meter. 
| Schematic Design Submittal    Civil Narrative | 1
Wilkes Elementary School 
Reynolds School District No. 7 
SCHEMATIC DESIGN 
Civil – Narrative 

  FS – 6‐inch Fire Service vault 
  BWV – Domestic Back Water Vault 
GAS SERVICE 
Gas service can be provided from NE 169th Ave.  The current building is served by a 2” gas line. 
  GAS – Gas Service to building. 
PUBLIC FRONTAGE 
NE 168th Ave and NE Wilkes Road will need half street improvements with street lighting, driveway pans, 
Right of Way dedications, green streets, and utility undergrounding.  Extents of this scope are expected 
to be clarified and confirmed during the pre‐application meeting on May 11th.  Two public Fire hydrants 
will need to be relocate with the new sidewalk. 
GS – Green street storm planter located downstream for treating storm water.  A public storm 
extension may be required for the green streets. 
SL  ‐ Public street light 

POWER 
Power for the new school is expected to come from NE Wilkes Rd to the north.  A new underground 
power line will be run south along NE169th Ave.   A precast concrete pull vault is likely required due to 
the distance.  The power line will be run to a proposed transformer located in the service yard at the SW 
corner of the site. 

| Schematic Design Submittal    Civil Narrative | 2
Wilkes Elementary School 
Reynolds School District No. 7 
SCHEMATIC DESIGN 
Landscape – Narrative 

GENERAL APPROACH  
The site development for this project will comply with the City of Gresham standards for development.  
Input and direction from the Reynolds School District representatives is also represented in the site 
development to date.     
GENERAL SITE DESIGN DESCRIPTION 
The site elements have been located to minimize earthwork, maximize parent and bus queuing from 
169th Avenue, and utilize the site to its maximum potential.  The proposed building is located in the 
current school’s existing play field area.  The existing school will maintain operation during construction 
of the new school.  Upon completion of the new school, the existing school will be demolished and 
construction of the parking lot and play field will commence.  The proposed school’s finish floor 
elevation (FFE) is approximately 183.50’‐184.00’.  Parent and Daycare Van pick up and drop off is located 
to the northeast of the building.  Bus pick up and drop off is located to the west of the building.  It is 
intended for all walks on site to be universally accessible and will not require landings or handrails 
(except where specifically noted).  Service and deliveries are located on the southwest side of the 
building.  Overall site design and detailing of exterior improvements will reflect the desire to connect 
students with nature. 
GRADING  
The existing site topography is generally flat, with the highest elevations in the southeastern quadrant.  
Site elements will generally follow the natural gradient to minimize the amount of cut and fill.  
Stormwater features will be located at the low points of the northeastern side of the site.  New walks 
will not exceed a 2% cross slope in any direction.  Grades will be set based on proximity to existing 
roadways.  Balancing cut and fill will be a goal for this project, however, determining the quantities is 
not possible at this point due to the lack of grading information on site and on 169th Avenue and NE 
Wilkes Road.  We recommend creating an allowance for cut and fill.   
LANDSCAPE AND IRRIGATION 
Landscape areas will be planted with combinations of trees, shrubs, grasses, and accent plantings.  The 
majority of the plants will be species native to Oregon or will be native “analogue” plants: plants that 
are adapted to similar climatic and growing conditions to native plants. The design will accommodate 
the mature size of the plants and trees selected and will also allow for low ongoing maintenance 
requirements and reduced life cycle costs.  Throughout the site trees and landscape plantings will be 
designed to add visual interest, provide screening, create shade, and used at locations where mowing of 
lawns is not practical.  Lawns will be seeded with a Rye Grass Fescue mix seed.  Athletic fields will use a 
Three‐way Rye Grass blend.  All landscape and lawn areas will be irrigated.  Tree plantings to the east of 
the play field and parking lot are intended to soften impacts of eastern winds.  There are six main 
landscape types anticipated: 

 Plant Beds: All plant beds shall have a minimum imported topsoil depth of 18” with 3” compost.  
All plant beds will have 3” minimum depth bark mulch.  Tree plantings at parking lots to be 2.5” 
caliper minimum.   
 New Lawns: All new lawns shall have a minimum imported topsoil depth of 12”.  Lawns 
throughout the site will be gently sloping from the south to the north.   
| Schematic Design Submittal   Landscape Narrative | 1
Wilkes Elementary School 
Reynolds School District No. 7 
SCHEMATIC DESIGN 
Landscape – Narrative 

 Turf Play Fields: All new turf fields shall be imported sandy loam type topsoil with a minimum 
depth of 12”.  Play fields to have 2 inches of compost incorporated into the top 4 inches.  Lawn 
athletic fields to have a drainage system comprised of sand channels and 2 inch pvc perforated 
pipe at 10 feet on center. 
 Storm Water Treatment Swale:  It is anticipated storm water treatment areas will be located 
along the northeastern edge of the site.  The treatment areas will have a minimum 18” imported 
specialty soil with 3” of compost till incorporated.  Rock mulch will be installed at a 3” minimum 
depth.   
 Landscape Buffers:  There are two types of buffer areas on the site.  The north and west edges 
of the property will have 20’ wide Type A buffers.  Within these buffers, trees are not required, 
but shall be planted at a total of 1 tree per 30 linear feet.  The west and south edge of the site 
will have a more intensive 30’ wide Type E buffer, requiring 1 tree per 15 linear feet and 60 
shrubs per 100 feet.   
 Green Roof:  The school’s design incorporates a green roof.  This will be comprised of an 
irrigated modular tray system by Greenfeathers.  Plantings shall consist of a mix of sedums and 
other plants with varying heights to add interest.  A paver system will allow students to access 
and walk amongst the planted areas.  A decorative guardrail system  (5‐6’ tall) will serve as fall 
protection. 

It is anticipated the existing irrigation on the site will be abandoned or removed.  New site irrigation will 
be accomplished with an automatically controlled underground system.  It will be designed and 
constructed to be as efficient in terms of water usage as possible.  The irrigation system will be centrally 
controlled using an automatic controller.  All lawn and landscape areas will have full head to head 
coverage.  Rotor heads will be used at large lawn areas and play fields.  Spray heads will be used at plant 
beds and small lawns.  Irrigation heads to have check valves to prevent low head drainage and pressure 
regulation.  All zone control valves to have pressure regulation devices.    A new Double Check Valve, 
Master Valve, and Flow Sensor will be installed.  Master Valve and Flow Sensor will be sized to match 
the mainline.  Refer to Civil for water meter and source information. 
PARKING AND DROP‐OFF AREAS  
The parking lot will be constructed of asphaltic concrete and integral concrete curb and walks along the 
perimeter.  Curbs along parent, daycare van, and bus loading will be painted yellow.  The raised walkway 
will be constructed using reinforced concrete.  Refer to Geotechnical or Civil for paving profiles.  Interior 
parking lot landscape planters incorporating tree and shrub plantings will be required.  In general 
landscape plantings within parking lots will be low in height.  Refer to electrical for parking lot lighting. 
SPECIFIC AREAS OF DEVELOPMENT 
MAIN ENTRANCE PLAZA  
At the main building entrance assume 2000 sf of specialty paving consisting of colored concrete with an 
acid wash finish.  Furnishing will include (3) steel 6 ft. benches with powder coat finish, and (2) steel 
litter receptacles with powder coat finish.  Assume one (1) 30 ft commercial grade aluminum flagpole 
which will be illuminated.  8 hoop style bike racks to accommodate 16 bikes will be located along the 
north side of the building.  Bike racks to be free standing, heavy gauge steel with galvanized finish.  15” 
| Schematic Design Submittal   Landscape Narrative | 2