Boardroom - User Manual (NL) - HubSpot

42 Pages·2014·6.66 MB·Dutch

by  Tam Vo

Boardroom
-
User Manual (NL)

v1.0 13/05/2014
v2.0 06/11/2014
Effacts: Boardroom User Manual

THE SPECIFICATIONS AND INFORMATION REGARDING THE PRODUCTS IN THIS MANUAL ARE SUBJECT TO
CHANGE WITHOUT NOTICE. ALL STATEMENTS, INFORMATION, AND RECOMMENDATIONS IN THIS
MANUAL ARE BELIEVED TO BE ACCURATE BUT ARE PRESENTED WITHOUT WARRANTY OF ANY KIND,
EXPRESS OR IMPLIED. USERS MUST TAKE FULL RESPONSIBILITY FOR THEIR APPLICATION OF ANY
PRODUCTS.
THE SOFTWARE LICENSE AND LIMITED WARRANTY FOR THE ACCOMPANYING PRODUCT ARE SET FORTH
IN THE INFORMATION THAT WAS HANDED WITH THE LICENSE AGREEMENT OF THIS PRODUCT AND ARE
INCORPORATED HEREIN BY THIS REFERENCE. IF YOU ARE UNABLE TO LOCATE THE SOFTWARE LICENSE
OR LIMITED WARRANTY, CONTACT YOUR EFFACTS REPRESENTATIVE FOR A COPY.
IN NO EVENT SHALL EFFACTS OR ITS SUPPLIERS BE LIABLE FOR ANY INDIRECT, SPECIAL,
CONSEQUENTIAL, OR INCIDENTAL DAMAGES, INCLUDING, WITHOUT LIMITATION, LOST PROFITS OR
LOSS OR DAMAGE TO DATA ARISING OUT OF THE USE OR INABILITY TO USE THIS MANUAL, EVEN IF
EFFACTS OR ITS SUPPLIERS HAVE BEEN ADVISED OF THE POSSIBILITY OF SUCH DAMAGES.

2
Effacts: Boardroom User Manual

Inhoud
1 Logingegevens .......................................................................................................................... 5
2 Boardroom App (iPad) .............................................................................................................. 6
2.1 Inloggen ............................................................................................................................ 6
2.2 Vergaderen ....................................................................................................................... 8
2.2.1 Agenda item en vergaderstuk ................................................................................... 9
2.2.2 Annotaties ............................................................................................................... 12
2.3 Algemene Instellingen (Boardroom App) ...................................................................... 22
3 Webapplicatie ........................................................................................................................ 23
3.1 Gebruikers ...................................................................................................................... 25
3.1.1 Administrator .......................................................................................................... 25
3.1.2 User (Secretaris & Bestuurslid) ............................................................................... 25
3.2 Aanmaken nieuwe gebruiker (NEW: LOGIN) ................................................................. 27
3.3 Aanmaken nieuw Bestuur (NEW: COMMITTEE) ............................................................ 28
3.4 Aanmaken nieuwe Vergadering (NEW: MEETING) ........................................................ 29
3.4.1 Agenda item ............................................................................................................ 30
3.4.2 Vergaderstukken (Annex genaamd in de web-applicatie) ..................................... 31
3.4.3 DocumentViewer .................................................................................................... 31
3.4.4 Overige Boardroom vergaderfuncties .................................................................... 36
3.5 Rapporten ....................................................................................................................... 37
3.5.1 Rapport maken ....................................................................................................... 37
3.6 Algemene functies (Effacts) ........................................................................................... 40
4 Effacts Support ....................................................................................................................... 42
4.1 Weblinks ......................................................................................................................... 42
4.2 Effacts Support contactinformatie ................................................................................. 42

3
Effacts: Boardroom User Manual

Beste Boardroom gebruiker,

Uw organisatie heeft gekozen voor Effacts Boardroom, de applicatie voor digitaal vergaderen.
Dit document is bedoeld om de gebruiker bekend te maken met de functionaliteiten van de
vergaderoplossing. De vergaderingen die voor u in de Boardroom App (iPad) en de Boardroom
Webapplicatie zichtbaar zijn hangt af van:
 de gebruikersrechten die u in Effacts Boardroom heeft;
 het bestuur/ de besturen waarvan u lid bent met de daarbij horende vergaderingen;
 en de vergaderingen waarvoor u (apart van uw bestuur) uitgenodigd bent om in deel
te nemen.

Wij wensen u veel productiviteit toe en zijn ervan overtuigd dat u met Effacts Boardroom een
goed besluit hebt genomen in flexibel, duurzaam en veilig vergaderen.

4
Effacts: Boardroom User Manual
1 Logingegevens

Enkel uw Boardroom Administrator binnen uw organisatie is in het systeem gemachtigd om
nieuwe loginaccounts en wachtwoorden te verstrekken.

Uw username en password ontvangt u door:
a) Een automatisch gegenereerde email vanuit Effacts Boardroom met daarin een
tijdelijk wachtwoord. Door op de link in de email te klikken gaat u direct naar een
nieuw scherm (Figuur 1.1) waarin u dit wachtwoord naar wens kunt aanpassen.
b) Een bericht van uw Boardroom Administrator met daarin voor u opgestelde
logingegevens.

Figuur 1.1 Change password scherm

Wanneer u voor de eerste keer Boardroom gebruikt en inlogt zal u gevraag worden om uw
tijdelijke wachtwoord in te voeren om vervolgens een nieuwe op te geven:

 Via de webbrowser komt u gelijk in het wijzigingsscherm
 Via uw iPad dient u na inloggen naar de ‘Online Backoffice’ te navigeren om in het
wachtwoord wijzigingsscherm te komen

5
Effacts: Boardroom User Manual
2 Boardroom App (iPad)

De Boardroom App kunt u downloaden via de Apple App Store. Nadat u de Boardroom App
heeft geïnstalleerd op uw iPad kunt u beginnen.
Om te kunnen vergaderen dient u in te loggen in de Boardroom App, dit doet u door een
Username en een Password op te geven.
2.1 Inloggen
Bij de eerste keer dat u de Boardroom App gebruikt zult u eenmalig een nieuwe Database
moeten aanmaken op uw iPad. Dit doet u door eenmalig op het > + (plusteken) in het
beginscherm te tikken (Figuur 2.1).

Figuur 2.1 Loginscherm Boardroom App (iPad) eerste keer in gebruikname
Zodra u de juiste logingegevens heeft ingevoerd selecteert u uw Boardroom omgeving en drukt
u op > GO.

6
Effacts: Boardroom User Manual
Nadat u het voorgaande hebt uitgevoerd dan zult u de volgende keren dat u inlogt
onderstaande loginscherm zien (Figuur 2.2). U hoeft enkel uw Password in te voeren en op >
Login te klikken.

Figuur 2.2 Loginscherm Boardroom App (iPad)

NOTE: Indien u Boardroom voor meerdere organisaties wilt gebruiken, dient u
wederom op het plusteken te klikken en de handelingen onder ‘1.1 Inloggen’ uit
te voeren. De aantekeningen zijn Database gebonden.

7
Effacts: Boardroom User Manual
2.2 Vergaderen
Na het succesvol inloggen kunt u beginnen met vergaderen in de Boardroom App. Het
beginscherm van Boardroom is in twee helften verdeeld (Figuur 2.3).
Links vindt u de afgelopen en komende vergaderingen en het archief. U kunt tussen deze twee
lijsten wisselen door op de knop “Vergaderingen” of “Archief” te drukken (bij het selecteren zal
de knop blauw oplichten).
Rechts van het scherm zullen de vergaderstukken worden getoond nadat u een vergadering (uit
het linker scherm) hebt geselecteerd met de bijbehorende vergaderstuk.
Het is tevens mogelijk om de “Online backoffice” te laten tonen via het rechterscherm door op
de blauw gekleurde tekst “ga naar uw online backoffice” te drukken.

Figuur 2.3 Beginscherm Boardroom App

8
Effacts: Boardroom User Manual
Uw vergadering gaat van start en u wilt de vergaderstukken raadplegen. Nadat u de juiste
vergadering heeft geselecteerd zie u de agendapunten van de vergadering en onderliggende
vergaderstukken in het vergaderscherm (Figuur 2.4).

Figuur 2.4 Boardroom App vergaderscherm

2.2.1 Agenda item en vergaderstuk
Een vergadering bevat ‘Agenda items’ en bijbehorende ‘vergaderstuk(ken)’ (annexen). Bij het
selecteren van een vergaderstuk zal deze in het rechterhelft van uw scherm worden getoond.
Het vergaderstuk kunt in volledige-schermmodus bekijken door het knopje > Hide in te drukken
en door op > Show te drukken sluit u deze schermmodus (beide knoppen vindt u onderaan uw
scherm).

Vergaderstukken die reeds zijn geraadpleegd kunnen worden gemarkeerd als gelezen. Plaats
hiervoor een (groen) vinkje in het selectie vak van het document. Op het moment dat een
bestaand vergaderstuk wordt vervangen door een nieuw vergaderstuk zal het vinkje
verdwijnen.

9
Effacts: Boardroom User Manual
Het is mogelijk om het volledige scherm van uw iPad te benutten voor uw vergaderstuk door de
vergaderlijst te doen verbergen (Figuur 2.5). Klik hiervoor op de knop > Verberg/ Hide dat
onderaan in het scherm bevindt. U kunt daarbij tevens ervoor kiezen om uw iPad staand of
liggend te gebruiken. Om terug te schakelen naar het voorgaande overzicht met
vergaderstukken drukt u op > Tonen/ Show (Figuur 2.6).

Figuur 2.5 Boardroom App vergaderscherm (“Hide” functie UIT)

10