escuela politécnica nacional facultad de ciencias administrativas

159 Pages·2016·19.37 MB·Spanish

ESCUELA POLITÉCNICA NACIONAL

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

LEVANTAMIENTO, DISEÑO Y ESTANDARIZACIÓN DE
PROCESOS DE LA COORDINACIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y GESTIÓN ESTRATÉGICA DEL SERVICIO DE
CONTRATACIÓN DE OBRAS (SECOB)

PROYECTO DE TITULACIÓN PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE
INGENIERO EMPRESARIAL

CYNTHIA LORENA PINO VACA
[email protected]
GABRIELA FERNANDA VILAÑA GORDÓN
[email protected]

Director: Mgs. Jaime Luis Cadena Echeverría
[email protected]
DECLARACIÓN

Nosotras, Cynthia Lorena Pino Vaca y Gabriela Fernanda Vilaña Gordón,
declaramos bajo juramento que el trabajo aquí descrito es de mi autoría; que no
ha sido previamente presentada para ningún grado o calificación profesional; y,
que hemos consultado las referencias bibliográficas que se incluyen en este
documento.
La Escuela Politécnica Nacional puede hacer uso de los derechos
correspondientes a este trabajo, según lo establecido por la Ley de Propiedad
Intelectual, por su Reglamento y por la normatividad institucional vigente.

Cynthia Lorena Pino Vaca

Gabriela Fernanda Vilaña Gordón
CERTIFICACIÓN

Certifico que el presente trabajo fue desarrollado por Cynthia Lorena Pino Vaca y
Gabriela Fernanda Vilaña Gordón, bajo mi supervisión.

Mgs. Jaime Luis Cadena Echeverría
DIRECTOR
AGRADECIMIENTOS

Agradezco a la Escuela Politécnica Nacional, al personal docente y administrativo
por permitir la culminación del presente trabajo; al Ing. Jaime Cadena por
acompañarnos en este arduo proceso y servirnos de guía para alcanzar esta meta
tan anhelada; al Servicio de Contratación de Obras SECOB, por poner su
confianza en mí para realizar este aporte a tan digna Institución; a cada uno de
los amigos y amigas que en su momento fueron un apoyo incondicional, y
finalmente a la persona que, de inicio a fin, estuvo a mi lado, me contagió su
fortaleza y me motivó para seguir adelante, Oscar.

Cynthia Lorena Pino Vaca

Agradezco a mis docentes, que a lo largo de estos años en la Escuela Politécnica
Nacional han transmitido parte de sus conocimientos para mi desarrollo
profesional y personal; en especial al Ing. Jaime Cadena por acogernos y
guiarnos en esta etapa final de nuestra carrera universitaria. A mis amigos que
gracias a su compañía, apoyo y respaldo brindado, hicieron mucho más
memorable esta etapa de mi vida. Finalmente, y no menos importante, agradezco
al SECOB, la Institución que nos abrió sus puertas para desarrollar este proyecto,
con el cual alcanzo una de mis metas planteadas.

Gabriela Fernanda Vilaña Gordón
DEDICATORIA

Este trabajo le dedico primordialmente a Dios, por darme la fortaleza necesaria y
valentía para culminar esta etapa de mi vida; a mis padres, Albin y Silvia, mi
hermano Erick, y mi abuelita Lucila, que con su entrega infinita y amor
incondicional he llegado junto a ellos a alcanzar grandes metas, y al resto de mi
familia, que han hecho que mi vida esté llena de felicidad. A Gaby, por ser mi
compañera, amiga y confidente, con quien hemos superado todos los obstáculos
hasta el final. Y finalmente a mí, ya que gracias a mi esfuerzo, constancia y
dedicación, fue un reto superado, uno más en mi vida.

Cynthia Lorena Pino Vaca

Este proyecto lo dedico a Dios por brindarme la oportunidad de estudiar y
culminar mis estudios universitarios; a mis padres, Patricio y Germania y mi
hermana Geovanna, por su amor, respaldo, guía y apoyo constante en mi vida. A
mi tía Marcia, por cuidarme y acogerme en su hogar durante estos cinco años. Y
a mi gran amiga Cynthia que desde el primer día, nos mantuvimos juntas hasta el
final.

Gabriela Fernanda Vilaña Gordón
ÍNDICE DE CONTENIDO

LISTA DE FIGURAS ……………………………...……………………………………… i
LISTA DE TABLAS …………………………….………..…..………………...………… ii
LISTA DE ANEXOS …………………………….……..…………………...…………… iii
RESUMEN …………………………….……………….………………………………… iv
ABSTRACT …………………………….……………….……………………...………… v

1 INTRODUCCIÓN ............................................................................................... 1
1.1 ANTECEDENTES .............................................................................................. 1
1.2 COORDINACIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y GESTIÓN
ESTRATÉGICA .................................................................................................................. 3
1.2.1 ORGANIGRAMA DE LA COORDINACIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y GESTIÓN ESTRATÉGICA ......................................................... 6
1.3 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA .......................................................... 6
1.4 OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN ......................................................... 8
1.4.1 OBJETIVO GENERAL ...................................................................................... 8
1.4.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ............................................................................. 8
2 MARCO TEÓRICO .......................................................................................... 10
2.1 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO .................................................... 10
2.1.1 MISIÓN .............................................................................................................. 11
2.1.2 VISIÓN ............................................................................................................... 11
2.1.3 VALORES .......................................................................................................... 12
2.1.4 POLÍTICAS ....................................................................................................... 13
2.2 GESTIÓN POR PROCESOS ........................................................................... 13
2.2.1 BENEFICIOS Y DESVENTAJAS DE LA GESTIÓN POR PROCESOS .. 14
2.2.2 ELEMENTOS DEL PROCESO ...................................................................... 15
2.2.3 JERARQUÍA DE PROCESOS ........................................................................ 16
2.2.4 MAPA DE PROCESOS .................................................................................... 18
2.3 LEVANTAMIENTO DE PROCESOS ............................................................ 20
2.4 DISEÑO DE PROCESOS ................................................................................. 21
2.5 DIAGRAMA DE FLUJO .................................................................................. 23
2.5.1 CARACTERÍSTICAS DE LOS DIAGRAMAS DE FLUJO ........................ 23
2.5.2 MODELADO DE PROCESOS CON BPMN ................................................. 24
2.6 DIAGNÓSTICO DE PROCESOS ACTUALES ............................................ 25
2.7 ANÁLISIS DE PROCESOS ............................................................................. 26
2.8 INDICADORES DE GESTIÓN DE PROCESOS .......................................... 26
2.8.1 CARACTERÍSTICAS DE LOS INDICADORES DE GESTIÓN DE
PROCESOS ........................................................................................................................ 27
2.8.2 ELEMENTOS DE LOS INDICADORES DE GESTIÓN DE PROCESOS 28
2.8.3 CLASIFICACIÓN DE LOS INDICADORES DE GESTIÓN DE
PROCESOS ........................................................................................................................ 30
2.8.4 PASOS PARA ELABORAR INDICADORES ............................................... 31
2.9 EL BPM .............................................................................................................. 32
2.10 BIZAGI ............................................................................................................... 34
2.11 LA NOTACIÓN BPMN .................................................................................... 35
2.12 ESTANDARIZACIÓN DE PROCESOS ........................................................ 37
2.12.1 FICHA DEL PROCESO ................................................................................... 38
2.12.2 MANUAL DE PROCESOS .............................................................................. 38
2.13 NORMA TÉCNICA DE ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS .............. 40
2.14 ESTATUTO ORGÁNICO DE GESTIÓN ORGANIZACIONAL POR
PROCESOS DEL SECOB: RESOLUCIÓN N° SECOB-DG-2014-0063 ..................... 41
3 METODOLOGÍA .............................................................................................. 42
3.1 ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL DE LOS PROCESOS DE LA
COORDINACIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y GESTIÓN
ESTRATÉGICA ................................................................................................................ 42
3.1.1 ANÁLISIS DE LOS PROCESOS DEL SERVICIO DE CONTRATACIÓN
DE OBRAS (SECOB) ........................................................................................................ 42
3.1.2 ANÁLISIS DE LOS PROCESOS DE LA COORDINACIÓN GENERAL
DE PLANIFICACIÓN Y GESTIÓN ESTRATÉGICA ................................................. 44
3.2 LEVANTAMIENTO DE LOS PROCESOS ACTUALES ............................ 49
3.3 DIAGRAMACIÓN DE LOS PROCESOS EN BIZAGI ................................ 50
3.4 DESARROLLO DE INDICADORES PARA EL CONTROL DE
PROCESOS ........................................................................................................................ 53
3.5 ESTANDARIZACIÓN DE PROCESOS ........................................................ 53
3.5.1 DIAGRAMA DE FLUJO .................................................................................. 53
3.5.2 FICHA DEL PROCESO ................................................................................... 54
3.5.3 MANUAL DE PROCESOS .............................................................................. 55
4 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES .............................................. 57
4.1 CONCLUSIONES ............................................................................................. 57
4.2 RECOMENDACIONES ................................................................................... 58
REFERENCIAS ................................................................................................................ 60
ANEXOS ............................................................................................................................ 63
i

LISTA DE FIGURAS

Figura 1 – Modelo de Proceso ISO 9000 ........................................................................... 14
Figura 2 – Elementos del proceso ...................................................................................... 16
Figura 3 – Jerarquía de procesos ........................................................................................ 17
Figura 4 – Mapa de Procesos.............................................................................................. 20
Figura 5 – Formato levantamiento de información ............................................................ 21
Figura 7 – Mapa de Procesos SECOB ................................................................................ 44
Figura 8 – Organigrama del Servicio de Contratación de Obras........................................ 64
ii

LISTA DE TABLAS

Tabla 1- Figuras básicas para un diagrama de flujo en notación BPMN ........................... 21
Tabla 2- Catálogo de Procesos de la Coordinación General de Planificación y Gestión
Estratégica – SECOB .......................................................................................................... 45
Tabla 3- Análisis del Estado Actual de las Generalidades de los Subprocesos de la
Coordinación General de Planificación y Gestión Estratégica .......................................... 125
Tabla 4- Análisis del Estado Actual de la Documentación e Indicadores de los
Subprocesos de la Coordinación General de Planificación y Gestión Estratégica ............ 131
Tabla 5- Tabla de Indicadores .......................................................................................... 136