BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengertian Prosedur Cara bekerja dalam sebuah organisasi akan ...

34 Pages·2012·0.72 MB·Indonesian

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1   Pengertian Prosedur
Cara bekerja dalam sebuah organisasi akan lebih efektif dan efisien jika

dilakukan berdasarkan prosedur. Prosedur dipengaruhi oleh uraian pekerjaan atau

job description sebuah jabatan. Menurut Sedarmayanti (2009: 134), “Prosedur

kerja adalah rangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama lain sehingga
men unjukkan adanya suatu urutan tahap demi tahap serta jalan yang harus
ditempuh dalam rangka penyelesaian sesuatu bidang tugas.

Jadi, prosedur kerja merupakan kegiatan yang harus dilakukan secara

berurutan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan tertentu. Prosedur hendaknya
didasarkan pada karakteristik organisasi yang bersangkutan.

2.2 Tujuan Pembuatan Prosedur Kerja
Prosedur digunakan sebagai langkah untuk melakukan suatu pekerjaan
secara sistematis. Prosedur merupakan bentuk dari pemprosesan, cara yang
digunakan untuk menampilkan atau memberikan sesuatu. Kebanyakan dari
perusahaan pada dasarnya mempunyai suatu sistem yang biasa atau sistem dasar
yang terdiri dari sejumlah prosedur rutin. Prosedur yang rutin tersebut akan
memberikan kemudahan bagi kegiatan kantor.
Prosedur dapat digunakan sebagai alat untuk memudahkan dalam
melakukan pekerjaan tertentu. Prosedur akan memperjelas tujuan, sasaran, dan
program kerja sehingga bermanfaat bagi para pelaksanan maupun semua pihak
yang berkepentingan untuk dijadikan sebagai pedoman kerja (Sedarmayanti,
2009).
Dari penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa tujuan pembuatan
prosedur pada intinya adalah untuk mengolah data menjadi informasi dalam
wadah formulir, catatan dan laporan dengan tetap menerapkan sistem
pengendalian intern yang didukung oleh kegiatan tata usaha melalui penerapan
urutan-urutan prosedur yang tepat waktu, relevan, dan terkendali untuk
mendukung informasi dengan tepat dan terkendali.
6
2.3 Manfaat Prosedur Kerja

Suatu prosedur dibuat tentunya memiliki manfaat. Berdasarkan pengertian

yang ada maka manfaat yang dapat diperoleh dari prosedur kerja yaitu
(Sed armayanti, 2009):
1. Prosedur kerja penting artinya sebagai suatu pola kerja yang merupakan

penjabaran tujuan, sasaran, program kerja, fungsi-fungsi dan

kebijaksanaan ke dalam kegiatan-kegiatan pelaksanaan yang nyata.

2. Melalui prosedur kerja yang dibuat dengan tepat, dapat dilakukan
  standarisasi dan pengendalian kerja dengan setepat-tepatnya.
3. Prosedur kerja bermanfaat baik bagi para pelaksana maupun semua pihak

yang berkepentingan, untuk dijadikan sebagai pedoman kerja.

2.4 Metode Penulisan Prosedur
Penulisan prosedur perlu diketahui guna mencari cara yang efektif dan
efisien bagi setiap kantor dalam membuat pedoman kerja. Banyak cara atau
metode yang dapat digunakan untuk menulis prosedur. Menurut Nuraida (2008),
cara atau prosedur yang dimaksud adalah:
1. Deskriptif
Deskriptif adalah cara yang paling sederhana, yaitu prosedur yang
dituliskan merupakan prosedur yang sederhana dan tidak memerlukan
simbol-simbol khusus.
2. Chart
Informasi yang ada hendaknya disajikan secara visual agar
mempermudah analisis terdapat prosedur atau metode kerja serta
mempermudah komunikasi. Simbol dapat membuat gambar-gambar
visual yang melukiskan instruksi-instruksi, macam kegiatan,
perpindahan suatu kegiatan ke kegiatan yang lain dan sebagainya,
sehingga menjadi tampak jelas dan berhubungan dari satu kegiatan ke
kegiatan lain. Chart dapat berarti peta, diagram, tabel, atau gambar.
Penulisan prosedur dengan chart adalah sebagai berikut.
a. Gambar/skema
7
Di dalam prosedur ini harus memuat gambar-gambar mengenai

tahapan atau tata cara menggunakan sesuatu.
  b. Arus pergerakan dokumen (document flow chart)
  Di dalam document flow chart digambarkan
bagian/departemen/divisi yang terlibat dalam prosedur tersebut.

Dengan kata lain, document flow chart menunjukkan perpindahan

dokumen kantor berserta salinannya dari satu bagian ke bagian

lain.
  c. Proses kegiatan (process chart)
Proses kegiatan perusahaan melewati satu atau beberapa

bagian/departemen. Dengan demikian dapat terjadi beberapa proses

dalam bagian/departemen yang sama. Jadi, yang menjadi perhatian
penting bukanlah dokumen dan bagian departemen, melainkan
proses atau pelaksanaan suatu prosedur kerja. Hanya saja dalam
proses kerja ini belum jelas siapa penanggung jawab untuk setiap
proses.
d. Diagram Gerakan (movement diagram)
Diagram gerakan menunjukkan gerakan melalui ruangan. Diagram
gerakan dapat digambarkan dalam sebuah layout berskala pada
sebuah meja atau floor plan sehingga gerakan tersebut dapat diukur
dan dipandang dalam hubungannya dengan faktor-faktor fisik.

2.5 Simbol-Simbol dalam Penulisan Prosedur
Dalam membuat peta prosedur banyak digunakan gambar atau simbol-
simbol yang bermacam-macam. Simbol-simbol yang digunakan untuk
menggambarkan suatu prosedur antara lain sebagai berikut :

8
Tabel 2.1

Simbol-simbol yang digunakan dalam Peta Prosedur

No. Simbol Arti
  Lingkaran Besar : Operasi
(operation) yang harus dikerjakan.

Apabila di tengahnya dibubuhi huruf:

1. C : berarti harus dikerjakan oleh juru

tulis (clerk)
  N : harus dikerjakan dengan mesin
  T : harus dikerjakan dengan mesin tik
Pemeriksaan mengenai jumlah atau

2.
kuantitas
Pemeriksaan (inspection, control atau

3. check) mengenai mutu atau kualitas
(quality)
Singkatan dari delay, artinya
penahanan atau penundaaan suatu
D
4. proses karena harus menunggu
tindakan atau penyelesaian lebih
lanjut
Arah jalannya atau arus (flow)

5. sesuatu dokumen melalui sesuatu
proses pengerjaan
Lingkaran Kecil: Pemindahan atau
6.
pengangkutan
Penyimpanan (storage) secara
7.
permanen
Penyimpanan untuk sementara
8.
(temporary)

Sumber : Sedarmayanti (2009)
2.6 Pengertian Arsip dan Kearsipan
9
Dalam segi bahasa, kata arsip jika dalam bahasa Belanda adalah “Archief”,

sedangkan dalam bahasa Inggris disebut “Archieve”. Kata arsip sendiri berasal
  dari bahasa Yunani, yaitu “Archia” yang berarti catatan, yang berubah lagi
men jadi “Archieon” yang berarti gedung pemerintah. Sedangkan dalam bahasa
Latin disebut ”Archium” dan akhirnya kata ini dipakai dalam bahasa Indonesia

dengan sebutan “Arsip”. Ada beberapa istilah lain dari kata arsip itu sendiri

seperti file, records, dan warkat.

2.6. 1 Pengertian Arsip
Istilah arsip berasal dari bahasa Yunani, yaitu dari kata arche, kemudian

berubah menjadi archea dan selanjutnya mengalami perubahan kembali menjadi

archeon. Archea artinya dokumen atau catatan mengenai permasalahan. Menurut
kamus umum bahasa Indonesia arsip adalah simpanan surat-surat penting.
Berdasarkan undang-undang nomor 7 tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan
Pokok Kearsipan, pasal 1 ayat a dan b (dalam ANRI.go.id), arsip adalah:
a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga dan
badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan
tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan
pemerintahan.
b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta atau
perseorangan, dalam bentuk corak apaupun, baik dalam keadaan tunggal
maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Menurut Drs. The Liang Gie (2007) dalam bukunya Administrasi
Perkantoran Modern berpendapat bahwa arsip adalah suatu kumpulan dokumen
yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap
kali diperlukan dalam secara cepat ditemukan kembali.
Adapun menurut Barthos (2007:1) arsip (records) yang dalam istilah bahasa
Indonesia ada yang menyebutkan sebagai “warkat”, pada pokoknya dapat
diberikan pengertian sebagai setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar
ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek
(pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya
ingatan orang (itu) pula.
10
Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa arsip adalah kumpulan

warkat yang mempunyai nilai guna bagi organisasi/perusahaan (pemerintah atau

swasta) dalam bentuk apapun yang dapat dibaca, dilihat, atau didengar baik dalam
kead aan tunggal maupun kelompok yang disimpan secara sistematis, sehingga
mudah ditemukan kembali setiap kali diperlukan.

2.6.2 Pengertian Kearsipan

Apabila menemukan terdapat adanya arsip maka dalam suatu organisasi
akan  timbul masalah pengurusan arsip tersebut, dan solusi yang baik dalam
pengurusan arsip tersebut adalah menggunakan sistem tertentu dalam suatu

organisasi. Terdapat banyak pendapat mengenai pengertian tentang kearsipan

yang dikemukakan oleh para ahli. Pendapat tersebut antara lain adalah sebagai
berikut.
Kemudian menurut Sugiarto dan Wahyono (2005) menjelaskan bahwa
yang dimaksud dengan kearsipan adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang
berupa penyusunan dokumen-dokumen secara sistematis sehingga dokumen-
dokumen tersebut apabila diperlukan kembali dapat ditemukan kembali dengan
cepat.
Menurut Quible (2001), filing is involves systematically classifying,
coding, arranging, and placing records in storage and facilitating their quick and
easy retrieval when requested by a user. Kearsipan adalah melibatkan
mengklasifikasikan yang sistematis, pengodean, mengatur, dan menempatkan
arsip dalam penyimpanan dan memfasilitasi pengambilan yang cepat dan mudah
ketika diminta oleh pengguna.
Menurut Shaw (2001: 78) suatu sistem kearsipan yang baik merupakan
hal penting bagi suatu organisasi karena terdapat beberapa alasan sebagai berikut:
1. To keep documents safe.
2. To keep the documents clean and an office tidy.
3. To keep acces to confidental documents under supervision
Dari pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa kearsipan adalah kegiatan
pengaturan dan penyimpanan arsip/wartat berdasarkan sistem dan prosedur
11
tertentu, sehingga dapat ditemukan kembali ketika diperlukan dengan cepat dan

tepat.

2.7 Jenis-Jenis Arsip
  Secara garis besar jenis arsip dapat digolongkan menjadi beberapa macam.
Menurut Nuraida (2008: 92) jenis-jenis arsip adalah:

1. Arsip dinamis

Arsip dinamis adalah arsip yang setiap hari digunakan secara langsung

untuk perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian kegiatan operasional
 perusahaan. Arsip dinamis terdiri dari dua macam, yaitu:
   Arsip aktif,
Yaitu arsip dipergunakan secara terus-menerus untuk berbagai

keperluan perusahaan atau arsip yang frekuensi penggunaannya cukup
tinggi karena banyak diperlukan untuk kegiatan perusahaan.
 Arsip in-aktif,
Yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan lagi secara terus-menerus
dalam kegiatan perusahaan untuk saat ini atau arsip yang frekuensi
penggunaannya sudah jarang. Arsip in-aktif masih perlu disimpan jika
suatu saat diperlukan karena arsip ini berkaitan denagn kegiatan
perusahaan atau berguna sebagai bahan referensi.
2. Arsip statis
Adalah arsip yang setiap hari digunakan namun tidak secara langsung
untuk perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian kegiatan operasional
perusahaan akan tetapi tetap disimpan dengan alasan historis.

Sedangkan menurut Haryadi (2009: 43), jenis-jenis arsip antara lain:
1. Arsip menurut subjek atau isinya
Contoh dari arsip ini adalah arsip keuangan, seperti laporan keuangan,
bukti pembayaran, bukti pembelian, surat perintah membayar, dan daftar gaji;
atau arsip kepegawaian, seperti data riwayat hidup pegawai, surat lamaran,
dan surat pengangkatan pegawai.
2. Arsip menurut bentuk atau wujudnya
12
Arsip dalam bentuk ini sangat banyak ragamnya, seperti naskah perjanjian,

akte pendirian perusahaan, notulen rapat, laporan-laporan, kuitansi, berita
  acara, bon penjualan, pita rekaman, microfilm, dan compact disk.
 3. Arsip menurut nilai atau kegunaannya
Contoh dari arsip ini adalah arsip yang memiliki nilai informasi, seperti

pengumuman, pemberitahuan, dan undangan. Juga arsip yang memiliki nilai

kegunaan administrasi, seperti ketentuan-ketentuan organisasi, surat

keputusan, prosedur kerja, dan uraian tugas pegawai. Selain itu, arsip yang
 memiliki kegunaan hukum, seperti akte pendirian perusahaan, akte kelahiran,
peraturan-peraturan, surat perjanjian, surat kuasa, kuitansi, berita acara, dan

keputusan peradilan.

4. Arsip menurut sifat kepentingannya
Contoh dari arsip ini adalah arsip non-esensial, seperti surat permohonan
cuti, surat pesanan barang, dan surat permintaan. Juga arsip penting, seperti
surat keputusan, daftar riwayat hidup, laporan keuangan, buku kas, dan daftar
gaji. Selain itu, ada juga arsip vital, seperti akte pendirian perusahaan, buku
induk pegawai, dan dokumen kepemilikan tanah.
5. Arsip menurut fungsinya
Arsip menurut fungsinya terdiri dari dua macam, yaitu arsip dinamis dan
arsip statis
6. Arsip menurut tempat atau tingkat pengelolaannya
Arsip jenis ini dapat dibedakan antara arsip pusat dan arsip unit, berkaitan
dengan kearsipan lembaga pemerintah. Bentuknya dapat berupa arsip nasional
pusat atau arsip nasional daerah.
7. Arsip menurut keasliannya
Arsip jenis ini dapat dibedakan menjadi arsip asli, arsip tembusan, arsip
salinan, dan arsip petikan.

2.8 Peranan Arsip dan Tujuan Kearsipan
Menurut Sedarmayanti (2008) arsip mempunyai peranan yaitu sebagai
berikut:
13
1. Alat utama ingatan suatu organisasi

Arsip menyimpan informasi yang berguna bagi suatu organisasi atau

perusahaan mengenai kejadian dimasa lalu yang tidak dapat selalu diingat
  manusia.
2. Bahan atau alat pembuktian otentik

Arsip merupakan bukti yang otentik bagi organisasi atau perusahaan dalam

menjalankan usahanya, khususnya jika terjadi suatu keadaan yang

memerlukan suatu pembuktian atau barang bukti.
 3. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan
Bagi seorang pengambil keputusan arsip dapat dijadikan dasarnya

sehingga hasil keputusan dapat terarah.

4. Barometer kegiatan suatu organisasi
Mengingat setiap kegiatan pada umumnya pada umumnya menghasilkan
arsip.
5. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainya
Arsip dapat berguna sebagai bahan penelitian untuk pengembangan ilmu
pengetahuan dan pengembangan organisasi.
Tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan
pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan pelaksanaan dan
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan
pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah (Barthos, 2007; 12).
Menurut Sedarmayanti (2005: 43) tujuan kearsipan adalah:
1. Agar arsip dapat disimpan dan ditemukan kembali dengan cepat dan tepat.
2. Menunjang terlaksananya penyusutan arsip yang berdaya guna dan
berhasil guna.

2.9 Sistem Pengorganisasian Arsip
14
Menurut Amsyah (2005) terdapat tiga macam sistem pengorganisasian arsip

yaitu sentralisasi, desentralisasi, dan kombinasi sentralisasi dan desentralisasi.

Untuk lebih jelasnya berikut penjelasan mengenai ketiga sistem tersebut.
 a. Sentralisasi
Sistem pengorganisasian arsip secara sentralisasi adalah

penyimpanan arsip dipusatkan di satu unit khusus, yaitu pusat

penyimpanan arsip atau disebut juga sebagai sentral arsip. Sistem ini

mempunyai kelebihan dan kekurangan sebagai berikut:
  Kelebihan sistem sentralisasi, yaitu:
   Ruang dan peralatan arsip dapat dihemat.
 Petugas dapat mengkonsentrasikan diri khusus pada pekerjaan

kearsipan.
 Kantor hanya menyimpan satu arsip, duplikasinya dapat
dimusnahkan.
 Sistem penyimpanan dari berbagai macam arsip dapat diseragamkan.
Adapun kekurangan dari sistem sentralisasi, yaitu;
 Adapun arsip hanya efisien dan efektif untuk organisasi yang kecil.
 Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistem
penyimpanan yang seragam.
 Unit kerja yang memerlukan arsip akan memakan waktu lebih lama
untuk memperoleh arsip yang diperlukan.
b. Desentralisasi
Bila suatu kantor/organisasi menganut sistem desentralisasi berarti
bahwa semua unit kerja mengelola arsip secara masing-masing, dan dalam
penggunaannya tergantung pada ketentuan kantor yang bersangkutan
(Amsyah, 2005). Dalam sistem ini semua kegiatan kearsipan mulai dari
pencatatan, penyimpanan, peminjaman, pengawasan, pemindahan, dan
pemusnahan dilakukan oleh unit kerja masing-masing.

Kelebihan dari sistem desentralisasi adalah:
15